6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.1.Quá trình triển khai thực hiện ERP tại Công ty Cổ Phần Sản
PHẦN SẢN XUẤT THÉP VIỆT MỸ
2.2.1. Quá trình triển khai thực hiện ERP tại Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ Xuất Thép Việt Mỹ
Trƣớc khi triển khai hệ thống ERP, Công ty sử dụng phần mềm kế toán Effect từ năm 2010. Phần mềm Effect đƣợc xem là một công cụ đắc lực, hỗ
KẾ TOÁN TRƢỞNG Kế toán vật tƣ, thành phẩm và nợ phải trả Kế toán bán hàng, nợ phải thu kiêm ngân hàng Kế toán tiền mặt kiêm thủ quỹ Kế toán tổng hợp
trợ cho bộ phận kế toán trong việc nhập liệu, tổng hợp các số liệu, thực hiện nhanh chóng các sổ sách, báo cáo kế toán khi cần thiết. Bộ phận kinh doanh chỉ sử dụng phần mềm Effect để làm lệnh xuất hàng và theo dõi đƣợc các số liệu về hàng tồn kho, công nợ khách hàng. Ngoài ra, bộ phận vật tƣ thực hiện các lệnh xuất vật tƣ trên phần mềm. Với các tính năng còn hạn chế của phần mềm Effect và những lợi ích của phần mềm ERP mang lại, cùng với việc chuyển đổi thành công ty con của Công ty TNHH Thép An Hƣng Tƣờng, ban lãnh đạo Công Ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ đã quyết định ứng dụng hệ thống ERP từ năm 2017.
Quá trình triển khai thực hiện ứng dụng hệ thống SAP ERP tại Công ty CP SX Thép Việt Mỹ đƣợc chia thành 5 giai đoạn:
- Giai đoạn 1: Chuẩn bị dự án
Đây là giai đoạn thiết kế qui trình triển khai dự án. Giai đoạn này sẽ quyết định chi tiết triển khai nhƣ thế nào về lịch trình, thời hạn,… để dự án đƣợc hoàn tất. Xác định vai trò và phân công trách nhiệm cho từng ngƣời. Các nguồn lực sử dụng cho việc triển khai đƣợc quyết định, những ngƣời đứng đầu để triển khai dự án đƣợc chỉ định. Các thành viên trong đội triển khai đƣợc lựa chọn và đƣợc phân công nhiệm vụ. Giai đoạn này sẽ quyết định khi nào bắt đầu dự án, thực hiện nhƣ thế nào và dự định khi nào hoàn tất dự án. Bên cạnh đó, giai đoạn này còn thực hiện tìm hiểu quy trình nghiệp vụ và Master data của Công ty.
- Giai đoạn 2: Phân tích thiết kế
Có thể cho rằng giai đoạn này quyết định thành công hay thất bại cho quá trình triển khai dự án ERP. Đây là tiến trình xuyên suốt của mô hình hoạt động hiện tai và định hƣớng mô hình trong tƣơng lai bằng việc xây dựng giải pháp quy trình nghiệp vụ tƣơng lai và phù hợp với Công ty, xây dựng biểu mẫu thu thập Master data.
- Giai đoạn 3: Xây dựng hệ thống
Đây là giai đoạn triển khai giải pháp đã thống nhất đến các bộ phận phòng ban để ánh xạ nghiệp vụ thực tế vào quy trình đã thống nhất. Đồng thời đào tạo ngƣời dùng chính, thực hiện phân quyền cho ngƣời sử dụng truy cập vào hệ thống SAP và lập kế hoạch chuyển đổi dữ liệu.
- Giai đoạn 4: Chuẩn bị vận hành hệ thống
Doanh nghiệp sẽ bƣớc vào giai đoạn triển khai và chạy thử nghiệm. Đây là giai đoạn khó khăn nhất đối với bản thân doanh nghiệp, kết quả của giai đoạn này quyết định rất lớn đến sự thành bại của ý tƣởng. Đây còn là giai đoạn chuyển đổi Master data và số dƣ từ kỳ trƣớc, chuẩn bị cho giai đoạn vận hành chính thức hệ thống.
- Giai đoạn 5: Vận hành và hỗ trợ
Thực hiện vận hành và hỗ trợ quyết toán tháng đầu tiên. Nếu những thử nghiệm ban đầu và tiến hành triển khai thành công, doanh nghiệp sẽ đƣa phần mềm vào chạy thực tế và quản lý hoạt động của doanh nghiệp. Đây là giai đoạn thể hiện những kết quả trong quá trình hoạt động, từ đó tìm cách khắc phục để nâng cao hiệu quả quản lý. Doanh nghiệp sẽ vừa hoạt động vừa bắt đầu hƣớng tới những giải pháp hỗ trợ để tăng thêm tính hiệu quả mà hệ thống quản lý đang mang lại.