6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.1. ĐÁNH GIÁ VIỆC TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG
CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THÉP VIỆT MỸ
3.1.1. Ƣu đ ểm
Qua phân tích thực trạng tổ chức thông tin kế toán tại Công Ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ, có thể thấy công ty đã xây dựng đƣợc hệ thống thông tin kế toán theo đúng định hƣớng ERP. Hệ thống có sự liên kết số liệu giữa các phân hệ, đồng thời giảm thiểu đƣợc quy trình xử lý thủ công, hầu hết mọi nguồn thông tin và mọi công việc đều đƣợc xử lý thông qua hệ thống mạng máy tính. Bên cạnh đó, hệ thống chứng từ đƣợc lập đầy đủ tuân theo quy định hiện hành, trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý. Công tác tổ chức đã đáp ứng đƣợc một phần yêu cầu về thông tin, giúp cho nhà quản lý có đƣợc các thông tin và số liệu cần thiết trong quá trình ra quyết định.
Qua khảo sát thực tế ở doanh nghiệp, luận văn đã rút ra một số lợi ích của hệ thống SAP ERP mang lại cho hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ:
- Việc ứng dụng hệ thống SAP ERP đã làm tăng năng suất lao động của nhân viên, các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch có liên quan, chẳng hạn nhƣ khi các giao dịch tác nghiệp xảy ra thì các bút toán hạch toán tƣơng ứng nhƣ tăng, giảm hàng tồn kho từ phân hệ quản lý kho, công nợ phải thu từ phân hệ bán hàng… thực hiện công việc ghi nhận và xử lý các nghiệp vụ. Hệ thống ERP với chức năng hạch toán tự động giúp cho
nhân viên trong công ty nói chung và bộ phận kế toán tài chính nói riêng giảm bớt những sai sót trong hạch toán. Doanh nghiệp có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có khả năng tối ƣu hóa các nguồn lực nhƣ nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công vừa đủ để sản xuất, kinh doanh. Vai trò truyền thống của kế toán thay đổi, kế toán không còn tập trung vào hoạt động nhập dữ liệu, kết chuyển, tính toán dữ liệu mà chuyển sang vai trò phân tích dữ liệu, thông tin cũng nhƣ giám sát, kiểm soát thông qua sự hỗ trợ của hệ thống SAP.
- Thông tin đƣợc cung cấp thống nhất, đầy đủ và liên tục, cho phép cung cấp thông tin ở nhiều mức độ khác nhau: từ mức độ chi tiết cao đến mức độ chi tiết thấp. Hệ thống cũng thực hiện một cách linh hoạt tùy theo đối tƣợng và đa dạng về hình thức, đồng thời có thể truy xuất từ nhiều nơi khác nhau với bất kỳ thời điểm nào. Hệ thống hỗ trợ tối đa khi có nhiều báo cáo chuẩn và báo cáo phát triển, tùy vào nhu cầu sử dụng linh hoạt của ngƣời dùng. Đồng thời các báo cáo đƣợc thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn. Điều này cũng là một trong những yếu tố giúp phát triển kế toán quản trị tại công ty. Nhân viên kế toán đã tiết kiệm thời gian hơn nhờ tiện ích này của hệ thống, không phải truy xuất các dữ liệu thô và thực hiện xử lý thủ công khi làm báo cáo. Các báo cáo phát triển của hệ thống cũng là một công cụ hữu ích do đơn vị triển khai cấu hình theo yêu cầu của Thép Việt Mỹ để xem các thông tin mong muốn. Các báo cáo này góp phần giúp ngƣời dùng kiểm soát và hạn chế các sai sót có thể xảy ra trong quá trình nhập liệu.
- Mỗi quy trình của các phân hệ đều có hƣớng dẫn cụ thể và rõ ràng từng bƣớc thực hiện, nhƣ quy trình quản lý giá bán-chiết khấu, quy trình tạo danh mục,…từ tài liệu của đơn vị triển khai giúp cho ngƣời sử dụng mới có thể nắm bắt và hiểu rõ quy trình, tránh các sai sót trong quá trình sử dụng.
viên trong từng bộ phận cũng nhƣ giữa các bộ phận với nhau đƣợc phân chia rõ ràng theo quy trình. Từ đó tránh đƣợc tình trạng kiêm nhiệm có thể gây ra những gian lận và việc đùn đẩy trách nhiệm giữa các nhân viên, giữa các bộ phận khi có sai sót xảy ra. Chẳng hạn nhƣ khi nhân viên kinh doanh cần kiểm tra lƣợng hàng trong kho để xác nhận đơn đặt hàng của khách hàng, nhƣng số liệu lƣợng hàng tồn kho không chính xác dẫn đến việc không đủ hàng để giao cho khách, rõ ràng trách nhiệm này là do bộ phận kho.
- Hệ thống đang quản trị với các đơn vị trung tâm, đó là Trung tâm chi phí (Cost Center) và Trung tâm lợi nhuận (Profit Center), nhằm ghi nhận các chi phí và lợi nhuận một các tập trung, và dễ kiểm soát. Công ty coi các phòng ban nhƣ là trung tâm chi phí/lợi nhuận và chức năng này ngày càng đƣợc chú trọng. Đây là tiền đề doanh nghiệp ứng dụng kế toán trách nhiệm, đƣợc xem là một công cụ để đo lƣờng về kết quả hoạt động của một bộ phận bất kỳ trong tổ chức, qua đó giúp các nhà quản trị kiểm soát và đánh giá trách nhiệm quản trị ở từng cấp quản trị khác nhau.
- Vì lý do chi phí, các phần mềm kế toán thông thƣờng chỉ đƣợc cài đặt với số lƣợng máy tính nhất định. Nếu muốn truy cập vào phần mềm ở không gian khác, nhân viên chỉ có thể sử dụng ứng dụng Teamviewer để truy cập từ xa, gây bất tiện khi sử dụng. Phần mềm ERP với ƣu điểm có thể cài đặt trên bất kỳ máy tính nào, cho phép nhân viên có thể truy cập chƣơng trình mà không cần ngồi tại công ty. Sự khác biệt này của hệ thống SAP giúp cho nhân viên có thể sử dụng phần mềm ERP mọi nơi, giúp tăng năng suất lao động và tạo sự linh hoạt trong việc sử dụng.
- Các thủ tục kiểm soát tổ chức thông tin đƣợc chú trọng và nâng cao, nhằm thực hiện các mục tiêu mang tính hiệu lực, hiệu quả quản lý và tuân thủ các quy định của nhà nƣớc.
Tƣờng, việc hợp nhất báo cáo tài chính của công ty CP SX Thép Việt Mỹ lên đơn vị mẹ là vô cũng cần thiết và quan trọng. Hệ thống SAP ERP cung cấp các công cụ hỗ trợ ngƣời dùng thực hiện báo cáo hợp nhất này một cách nhanh chóng và tiết kiệm thời gian.
3.1.2. Hạn chế
Bên cạnh những ƣu điểm trên, tổ chức thông tin kế toán trong ứng dụng SAP ERP tại công ty vẫn còn tồn tại một số hạn chế nhƣ sau:
- Trong giai đoạn đầu sử dụng phần mềm ERP, các nhân viên trong công ty còn lúng túng trong việc hiểu và sử dụng linh hoạt hệ thống. Hệ thống có nhiều Tcode với chức năng tƣơng tự nhau, màn hình hạch toán tồn tại nhiều phần không cần nhập dữ liệu, dễ gây nhầm lẫn và sai sót cho ngƣời mới sử dụng chƣơng trình. Nhân viên trong các phòng ban không biết về nghiệp vụ kế toán nên dễ xảy ra sai sót trong khi nhập liệu. Nhân viên kế toán còn kiêm nhiệm nhiều vị trí. Hiện nay, kế toán tổng hợp đang kiêm nhiệm chức năng kế toán quản trị.
- Các bút toán chữa sổ trong hệ thống ERP trong giai đoạn này phát sinh rất nhiều, chƣa có quy chế hạn chế và kiểm soát chúng.
- Với chi phí cao trong việc mua tài khoản sử dụng SAP, công ty sử dụng chung một tài khoản cho nhiều ngƣời trong cùng một phòng ban. Điều này tuy giúp tiết kiệm chi phí nhƣng làm hạn chế việc kiểm soát trách nhiệm của ngƣời nhập liệu, gây khó khăn trong việc quy trách nhiệm với những sai sót phát sinh làm ảnh hƣởng đến hệ thống.
- Hệ thống ERP hỗ trợ nhiều chức năng hữu ích khác, tuy nhiên hệ thống thông tin kế toán tại công ty chƣa đáp ứng đƣợc đầy đủ yêu cầu để những quy trình đó thực hiện đƣợc trên hệ thống. Trong giai đoạn triển khai dự án, công ty đã định hƣớng dùng Barcode trong việc xuất, nhập kho thành phẩm. Ngoài ra còn có chính sách tồn trữ của phân hệ quản lý kho. Hệ thống
quản lý tồn kho sẽ cho phép ngƣời quản lý thiết lập các chính sách tồn trữ cho kho, cho các mặt hàng tồn kho. Ví dụ, doanh nghiệp có thể áp dụng chính sách tồn kho tối thiểu-tối đa cho các vật tƣ, nguyên liệu phụ, giá trị nhỏ không cần quản lý chặt chẽ; đến khi kho xuống dƣới mức tồn tối thiểu thì hệ thống sẽ cảnh báo để yêu cầu mua thêm hàng. Còn đối với nguyên liệu nhập khẩu chẳng hạn, giá trị lớn và thời gian mua hàng dài, có thể áp dụng chính sách về điểm đặt hàng tối ƣu. Các chính sách tồn trữ giúp bảo đảm lƣợng hàng tồn kho phục vụ kịp thời cho sản xuất kinh doanh cũng nhƣ không để lƣợng tồn nhiều không cần thiết.
- Hạn chế của chu trình cung ứng hiện nay là việc mua vật tƣ chƣa đƣợc thực hiện hợp lý. Hiện nay, vật tƣ đƣợc mua về theo yêu cầu của bộ phận có nhu cầu, chƣa chú trọng đến số lƣợng vật tƣ còn tồn tại kho để xác định lƣợng vật tƣ cần mua.Vì thế, để đảm bảo việc mua vật tƣ đƣợc thực hiện đúng, đủ và kịp thời, bộ phận vật tƣ phải có sự phối hợp giữa nhân viên thu mua và thủ kho.Với đề nghị của bộ phận có nhu cầu, thủ kho phải kiểm tra lại lƣợng vật tƣ còn tồn trong kho tại thời điểm đó và đề xuất số lƣợng mua hợp lý. Với việc cập nhật kịp thời dữ liệu lên hệ thống ERP giúp hạn chế số lƣợng tồn kho vật tƣ vƣợt mức so với quy định.