6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.2.Các phân hệ trong hệ thống ERP tại Công ty Cổ Phần Sản Xuất
Xuất Thép Việt Mỹ
Trong hệ thống SAP ERP có nhiều phân hệ nhƣ phân hệ SD, FI, CO, MM, PP,…
Hình 2.3. Các phân hệ trong hệ thống SAP ERP
Công ty CP SX Thép Việt Mỹ chỉ chọn các phân hệ chính sau của hệ thống SAP ERP:
- Quản lý bán hàng (SD-Sale Distribution): cho phép quản lí các quy trình bán hàng rất mềm dẻo, cung cấp số liệu kịp thời, góp phần tăng khả năng thực hiện đúng hạn các đơn hàng của khách hàng, tự động hóa quy trình từ bán hàng đến thu tiền, góp phần làm giảm các chi phí bán hàng
- Quản lý mua hàng và kho (MM-Material Management): gồm các phân hệ đƣợc thiết kế nhằm quản lí hiệu quả việc mua sắm hàng hóa, dịch vụ đa dạng và phức tạp. Các phân hệ quản lí mua sắm cho phép công ty quản lí các yêu cầu mau sắm toàn công ty, công tác mua sắm, quản lý và lựa chọn nhà cung cấp.
sản xuất, từ khâu nguyên liệu đến thành phẩm cuối cùng. SAP ERP hỗ trợ môi trƣờng sản xuất, giúp cải tiến và kiểm soát quy trình sản xuất tốt hơn.
- Kế toán tài chính (FI-Financials): cung cấp cho công ty toàn bộ bức tranh về tình hình tài chính và cho phép kiểm soát toàn bộ các giao dịch nghiệp vụ, giúp tăng tốc độ khai thác thông tin và tính minh bạch trong các báo cáo tài chính từ độ tăng hiệu quả hoạt động. Công ty có thể đóng sổ cuối kì nhanh hơn, ra quyết định chính xác hơn dựa trên số liệu tức thì do hệ thống cung cấp, góp phần làm giảm chi phí vận hành doanh nghiệp. Các phân hệ chính của FI là Kế toán tổng hợp, Công nợ phải thu, Công nợ phải trả, Tài sản cố định,…
- Kế toán quản trị (CO-Controlling)
- Quản lý hàng hóa thành phầm bảng mã vạch (Barcode) tích hợp SAP - Web đặt hàng tích hợp SAP
Với các chức năng của mình, hệ thống SAP ERP đã hỗ trợ rất nhiều cho hoạt động kinh doanh nói chung cũng nhƣ công tác kế toán nói riêng tại Công Ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ. Hệ thống ERP mô phỏng tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình. Thông tin đƣợc luân chuyển tự động giữa các bƣớc của quy trình và đƣợc kiểm soát chặt chẽ. Nó tạo ra sự kết nối chặt chẽ giữa các nhân viên trong phòng ban và giữa các phòng ban với nhau, từ đó giúp cho nhân viên thực hiện trong từng phân hệ có đầy đủ các thông tin cần thiết để thực hiện công việc của mình. Đối với bộ phận kế toán tài chính, giảm bớt đƣợc khối lƣợng công việc hạch toán nhờ dữ liệu đƣợc cung cấp từ các phân hệ có liên quan và chất lƣợng thông tin đƣợc đảm bảo do trải qua quy trình xét duyệt nghiêm ngặt. Các báo cáo của bộ phận kế toán trên phần mềm ERP có thể lấy thông tin từ nhiều bƣớc trong quy trình và thậm chí từ nhiều quy trình khác nhau.
2.3.TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THÉP VIỆT MỸ DỤNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THÉP VIỆT MỸ
2.3.1. Những t y đổi về tổ chức thông tin kế toán
a. Hệ thống tài khoản
Hệ thống tài khoản kế toán đƣợc xem là “xƣơng sống” của hệ thống kế toán, đảm bảo cho việc xử lý số liệu và cung cấp thông tin hữu ích cho ngƣời sử dụng. Do vậy hệ thống tài khoản kế toán cần đƣợc xây dựng phù hợp với đối tƣợng kế toán và đối tƣợng quản lý chi tiết, cũng nhƣ phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Cấu trúc hệ thống tài khoản linh hoạt giúp nhà quản lý dễ dàng có đƣợc thông tin quản lý tài chính nhiều chiều khác nhau. Do đó khi ứng dụng ERP, xuất phát từ nhu cầu và khả năng đáp ứng đƣợc thông tin, ngoài hệ thống tài khoản công ty vẫn áp dụng theo Thông Tƣ 200/2014/TT-BTC, công ty cũng xây dựng thêm các tài khoản chi tiết hơn với nhiều chiều thông tin phục vụ cho nhu cầu theo dõi, hạch toán chi tiết tại công ty. Trƣớc đây, khi phát sinh thêm các khoản mục quản lý, nhân viên kế toán thƣờng mở thêm tiểu khoản chi tiết để theo dõi. Điều này sẽ gây bất lợi cho việc quản lý khi muốn theo dõi phát sinh theo những góc nhìn khác. Tuy nhiên, cấu trúc một tài khoản trong hệ thống ERP không chỉ bao gồm các phân đoạn dành cho tài khoản đƣợc Bộ Tài chính quy định, mà còn nhiều phân đoạn khác nhƣ lĩnh vực kinh doanh, đơn vị kinh doanh, vùng địa lý hoạt động… tùy vào nhu cầu quản lý của đơn vị. Đơn vị có thể định nghĩa bao nhiều phân đoạn tùy vào nhu cầu quản lý của mình. Khi triển khai hệ thống ERP, công ty đã coi các đơn vị này nhƣ các đơn vị hạch toán độc lập và thay vì việc mở tiểu khoản chi tiết, tạo phân đoạn quy định mã đơn vị hạch toán để kiểm soát. Hệ thống kế toán tại công ty đã góp phần ghi nhận, phản ánh thƣờng xuyên liên tục về tình hình biến động tài sản và nguồn vốn cũng nhƣ ghi nhận các khoản chi phí, doanh thu phát sinh. Việc xây dựng tài khoản chi
tiết giúp kế toán có thể quản lý và theo dõi chặt chẽ tình hình sử dụng các nguồn lực tại từng bộ phận cụ thể. Tại Công ty Cổ Phần Sản Xuất Thép Việt Mỹ, mỗi tài khoản gồm 10 ký số, trong đó 4 ký tự đầu là số hiệu tài khoản và 6 ký tự sau là các tiểu khoản do đơn vị tự mở để quản lý, chi tiết nhƣ bảng 2.1:
Bảng 2.1. Cấu trúc hệ thống tài khoản tại Công ty CPSX Thép Việt Mỹ
STT N óm tà oản Từ g á trị Đến g á trị
1. Tài sản ngắn hạn 1110000000 1999999999
2. Tài sản dài hạn 2110000000 2999999999
3. Nợ phải trả (ngắn hạn và dài hạn) 3110000000 3999999999
4. Vốn chủ sở hữu 4110000000 4999999999
5. Doanh thu và các khoản giảm trừ
doanh thu 5110000000 5999999999
6. Chi phí sản xuất kinh doanh 6110000000 6999999999
7. Thu nhập khác 7110000000 7999999999
8. Chi phí khác 8110000000 8999999999
Đặc biệt, đối với hệ thống SAP chuẩn thì không có tài khoản 911 - Xác định kết quả hoạt động kinh doanh, có nghĩa là hàng tháng sẽ không có bút toán kết chuyển từ TK đầu 5,6,7,8 (Tài khoản P/L – Profit and Loss) sang tài khoản 911 và cũng không có bút toán hạch toán 911 với tài khoản 4212. Đối với báo cáo Bảng cân đối số phát sinh thì các tài khoản đầu 5,6,7,8 vẫn tồn tại số dƣ vào cuối tháng, cuối năm; tài khoản 911 không có số liệu liệu phát sinh; tài khoản 4212 sẽ không có số liệu phát sinh đối với tài khoản 911. Đối với Bảng cân đối kế toán, Kết quả hoạt động kinh doanh thì phần lợi nhuận đƣợc tính toán dựa trên số liệu của các tài khoản đầu 5,6,7,8.
b. Tài khoản trung gian
Tài khoản trung gian là khái niệm rất thƣờng gặp trong khi triển khai ERP. Hệ thống ERP áp dụng tài khoản trung gian để kết nối số liệu giữa các phân hệ, nhằm đảm bảo tính quy trình của hệ thống. Việc thực hiện hạch toán qua tài khoản trung gian có thể sẽ làm tăng khối lƣợng công việc của kế toán viên lên, bù lại, các báo cáo quản lý lại có số liệu hết sức chi tiết. Đây là một điểm khác biệt rất lớn so với cách hạch toán kế toán truyền thống, tuy nhiên trên góc độ kinh tế thì sự vận động của tài sản và nguồn vốn trong các nghiệp vụ trên vẫn không có gì thay đổi. Để đảm bảo cho bảng cân đối kế toán của Công ty không phát sinh thêm nhiều so với cách hạch toán truyền thống, nhân viên kế toán có thể sử dụng các tài khoản không thuộc hệ thống tài khoản chính thức của kế toán Việt Nam và xem đó là các tài khoản trung gian. Nhƣ vậy, việc phát sinh giao dịch ở các tài khoản trung gian không làm ảnh hƣởng đến các báo cáo tài chính của Công ty và Kế toán trƣởng có thể dựa vào số dƣ của các tài khoản này để kiểm tra quy trình tác nghiệp đã đƣợc thực hiện đầy đủ chƣa.
Bảng 2.2. Các nhóm TK trung gian mà công ty sử dụng
Diễn giải Số tài khoản
Tài khoản trung gian GR/IR Phí 3310000008 TK trung gian dịch vụ chƣa có hóa đơn 3310000007 Trung gian điều chuyển TSCĐ_ Đơn vị giao 1360000009 Trung gian điều chuyển TSCĐ_ Đơn vị nhận 3360000009 Trung gian kiểm kê thừa TSCĐ 3381000009 Trung gian mua hàng chƣa xác định công nợ 3310200009 Trung gian phân loại cầm cố, KQ, KC 2441999998 Trung gian phân loại chi phí Phải trả_Chƣa HĐ 3352999998 Trung gian phân loại chi phí trả trƣớc 2421999998 Trung gian phân loại Cho vay 1283999998
Diễn giải Số tài khoản
Trung gian phân loại CP phải trả CNV 3351999998 Trung gian phân loại DT nắm giữ đến ngày đáo hạn 1281999998 Trung gian phân loại nợ nhận ký quỹ 3441999998 Trung gian phân loại nợ nội bộ chi nhánh 1368999998 Trung gian phân loại nợ phải thu 1311999998 Trung gian phân loại nợ phải thu khác 1389999998 Trung gian phân loại nợ phải trả 3311999998 Trung gian phân loại nợ phải trả CNV 3341999998 Trung gian phân loại nợ phải trả khác 3388999998 Trung gian phân loại nợ phải trả nội bộ 3368999998 Trung gian phân loại Nợ vay 3411999998 Trung gian Ploại Thu trƣớc NCC 1311199998 Trung gian Ploại Trả trƣớc NCC 3311199998 Trung gian xử lý millcut 1381000009
Dƣới đây là một minh họa về việc sử dụng tài khoản trung gian trong hạch toán kế toán. Tài khoản trung gian đƣợc sử dụng ở đây là tài khoản 3319: Ví dụ: Định khoản cho trƣờng hợp khi hạch toán hoàn ứng nhƣng hóa đơn chƣa về hạch toán qua tài khoản trung gian để kiểm soát tình trạng hóa đơn gốc.
- Khi hạch toán hoàn ứng (căn cứ theo hóa đơn) lƣu ý ghi nhận thuế để kê khai trong kỳ hạch toán.
Nợ TK 6*, Nợ TK 133* Có TK 3319
- Khi nhận hóa đơn gốc về Nợ TK 3319
c. Phương thức hạch toán
Trong hệ thống SAP ERP, hạch toán kế toán không phải là điểm bắt đầu mà là kết quả của quá trình xử lý thông tin từ bộ phận chức năng khác. Mỗi thao tác nghiệp vụ trong quy trình sản xuất kinh doanh đều đƣợc ghi nhận bằng một bút toán hạch toán trên hệ thống. Cùng với quy trình nghiệp vụ đƣợc chia thành nhiều công đoạn khác nhau, các nghiệp vụ kế toán cũng đƣợc chia thành nhiều cặp bút toán khác nhau. Ví dụ, trong quy trình mua hàng, có bút toán nhận hàng tƣơng ứng với việc nhận hàng hoá vào kho; bút toán ghi nhận công nợ phải trả tƣơng ứng với việc chấp nhận chứng từ mua hàng; bút toán thanh toán tƣơng ứng với việc chấp nhận thanh toán... nhƣng việc định khoản kế toán bao giờ cũng diễn ra sau cùng của quá trình thực hiện giao dịch đó. Để quản lý tình trạng – tiến trình công việc, ngƣời ta có thể sử dụng các trạng thái chứng từ và mã nghiệp vụ để thực hiện, cùng với đó các thông tin khai báo về cặp định khoản sẽ đƣợc mặc định trong hệ thống để trợ giúp ngƣời dùng. Hệ thống ERP định nghĩa các tài khoản liên kết trong từng cặp bút toán ứng với mỗi loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các quy tắc hạch toán ngầm định để đảm bảo các cặp bút toán này thống nhất với nhau.Đồng thời, tất cả các giao dịch phát sinh đều đƣợc kế toán định nghĩa các tài khoản hạch toán đi kèm. Chính vì vậy, trong thao tác nhập/xuất, nhân viên chỉ cần chọn đúng giao dịch cần ghi nhận thì hệ thống sẽ tự động phát sinh định khoản tƣơng ứng.
Các báo cáo của bộ phận kế toán trên phần mềm ERP có thể lấy thông tin từ nhiều bƣớc trong quy trình và thậm chí từ nhiều quy trình khác nhau. Các module của SAP ERP phục vụ cho các phòng ban nhƣng hơn thế, nó giải quyết mối quan hệ giữa các phòng ban khi mô phỏng tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình. Thông tin đƣợc luân chuyển tự động giữa các bƣớc của quy trình và đƣợc kiểm soát chặt chẽ. Cách làm này tạo ra năng suất lao
động và hiệu quả quản lý thông tin rất cao cho doanh nghiệp, các báo cáo tài chính và quản trị đƣợc thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn.
Tất cả các phân hệ của SAP ERP đều tiến hành hạch toán tự động, ngoại trừ phân hệ kế toán Sổ cái (GL) thực hiện các bút toán một cách trực tiếp nhƣ các phần mềm kế toán thông thƣờng. Bút toán đƣợc sinh ra một cách tự động và đƣợc kiểm soát nhiều tầng thông qua quá trình phê duyệt ngay trên hệ thống vì thế những sai sót về định khoản là hầu nhƣ không xảy ra.
d. Phương thức ch a sổ kế toán
Khác biệt với phần mềm Effect khi việc sửa bất kỳ một giao dịch nào trên hệ thống đều thực hiện đƣợc nếu mở kỳ và không để lại dấu vết nào. Nhƣợc điểm này đã không còn từ khi ứng dụng hệ thống ERP, mọi sai sót đều để bị kiểm soát và chỉ có thể sửa lại bằng cách thực hiện bút toán đảo.
Hệ thống cung cấp chi tiết quy trình thực hiện khi chữa sổ kế toán. Dƣới đây là quy trình chữa chứng từ mà công ty đang áp dụng:
+ Quy trình điều chỉnh chứng từ đƣợc xây dựng để xử lý trong trƣờng hợp chứng từ phân hệ GL, CM, AR, AP, AA sai về định khoản, số tiền, ngày hạch toán,…
+ Khi áp dụng hệ thống việc chỉnh sửa chứng từ phải tuân thủ quy trình vì hệ thống SAP không cho phép chỉnh sửa trực tiếp các giá trị hạch toán trên chứng từ gốc.
+ Chứng từ đã hạch toán trên hệ thống (posted) thì chỉ đƣợc phép chỉnh sửa các thông tin diễn giải, số hóa đơn, assigment,… Các thông tin nhƣ tài khoản, trung tâm chi phí, trung tâm lợi nhuận, nhà cung cấp, khách hàng không đƣợc chỉnh sửa.
+ Chứng từ đã thực hiện liên kết với chứng từ khác, ví dụ: hóa đơn đã đƣợc thanh toán, chứng từ thanh toán cho hóa đơn, chứng từ đã đƣợc cấn trừ, muốn hủy chứng từ thì phải cắt đứt mối liên kết giữa các chứng từ với sau
trƣớc khi hủy.
Phiếu kế toán
FI.18 - QUY TRÌNH ĐIỀU CHỈNH CHỨNG TỪ
N h â n v iê n k ế t o á n Bắt đầu Bước 4
Sửa thông tin chung Sửa thông tin chi tiết
(FB02) Bước 1 Phân loại chứng từ sai Bước 2 Hủy chứng từ hạch toán sai (FB08/AB08/FBRA) FI.17 Nhập lại bút toán đúng Kết thúc Sai định khoản Sai thông tin diễn giải
Bước 3
In phiếu kế toán và chuyển cho kế toán
trưởng
(ZGL01)
Hình 2.4. Quy trình điều chỉnh chứng từ e. Khả n ng truy xuất nguồn gốc
Khả năng truy xuất nguồn gốc trong hệ thống ERP cũng là một chức năng quan trọng mà theo đó ngƣời sử dụng có thể nhấp chuột vào một hạng mục tại bất kỳ màn hình nào để chỉ ra một con số cụ thể bắt nguồn từ đâu hoặc đã đƣợc hạch toán nhƣ thế nào. Chức năng này giúp ngƣời dùng dễ dàng có đƣợc các chi tiết mong muốn của một bút toán mà không cần phải tốn thời gian để truy xuất bút toán đó từ màn hình tìm kiếm chuẩn.
f. Hệ thống sổ sách và báo cáo
Trong phần mềm kế toán truyền thống, các báo cáo đƣợc thiết kế theo mẫu có sẵn, vì vậy khi nhân viên kế toán cần lập một báo cáo có nội dung
khác thì sẽ không thực hiện đƣợc. Còn trong hệ thống ERP có các công cụ hỗ trợ mạnh mẽ để tạo ra các báo cáo theo yêu cầu của ngƣời sử dụng với các thông tin mong muốn để lên mẫu báo cáo, điều này tạo nên rất nhiều thuận lợi cho ngƣời thực hiện.
Bên cạnh các báo cáo chuẩn của hệ thống SAP ERP, đơn vị triển khai Citek còn phát triển thêm các báo cáo để phục vụ cho nhu cầu của Công ty. Bảng 2.3 dƣới đây là một số các danh sách báo cáo chuẩn và báo cáo phát