8. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.2. Thực trạng công tác kiểm soát chi vốn CTMTQG qua Kho bạc
a. Quy trình kiểm soát chi vốn CTMTQG qua Kho bạc Nhà nước ðắk Lắk.
Theo cơ cấu tổ chức hiện nay, Phòng Kiểm soát chi có chức năng tham mưu, giúp Giám ñốc KBNN ðắk Lắk tổ chức thực hiện công tác vốn CTMTQG. Theo ñó, chức năng, nhiệm vụ của Phòng này trong lĩnh vực kiểm soát thanh toán vốn CTMTQG chủ yếu bao gồm:
CTMTQG ñược giao quản lý tại cơ quan KBNN cấp tỉnh.
- Tổng hợp báo cáo ñịnh kỳ, ñột xuất về tình hình kiểm soát, thanh toán vốn CTMTQG ñược giao quản lý với KBNN, cơ quan tài chính ñịa phương và các cơ quan có thẩm quyền.
- Xác nhận số thanh toán vốn CTMTQG cho dự án theo quy ñịnh do Phòng Kiểm soát chi trực tiếp kiểm soát, thanh toán; ñảm bảo ñối chiếu số liệu chi chương trình mục tiêu khớp ñúng với số liệu của Phòng Kế toán nhà nước ñịnh kỳ theo quy ñịnh.
- Thực hiện quyết toán vốn CTMTQG ñược giao quản lý theo quy ñịnh; tổng hợp báo cáo quyết toán vốn CTMTQG khác của KBNN cấp huyện.
Các khoản thanh toán vốn CTMTQG thuộc nguồn vốn ngân sách qua KBNN ðắk Lắk ñược kiểm soát thanh toán theo quy trình kiểm soát thanh toán vốn ñầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất ñầu tư trong nước qua hệ thống Kho bạc Nhà nước ñược ban hành theo Quyết ñịnh 282/Qð-KBNN ngày 20/4/2012 của Kho bạc Nhà nước. Chủ yếu có ba quy trình chính:
- Quy trình kiểm soát tạm ứng vốn
- Quy trình kiểm soát thanh toán khối lượng hoàn thành
- Quy trình kiểm soát thanh toán khi quyết toán dự án, công trình ñược duyệt.
Tổng quát quy trình kiểm soát thanh toán vốn CTMTQG qua Kho bạc Nhà nước ðắk Lắk có thể khái quát thành các bước sau ñây:
Bước 1: Cán bộ kiểm soát chi nhận hồ sơ, tài liệu do chủ ñầu tư gửi ñến Kho bạc Nhà nước và thực hiện kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, sự lô gích về thời gian các văn bản, tài liệu, số lượng, loại hồ sơ và thực hiện giao nhận tài liệu với khách hàng giao dịch thông qua Phiếu giao nhận tài liệu. Nếu hồ sơ ñầy ñủ theo quy ñịnh thì tiến hành lập phiếu theo dõi quá trình xử lý công việc, ñồng thời báo cáo Trưởng phòng Kiểm soát chi NSNN ñể
tổng hợp, theo dõi.
Trường hợp hồ sơ chưa ñầy ñủ, chưa phù hợp, chưa ñúng theo quy ñịnh thì cán bộ kiểm soát chi lập thông báo kết quả tiếp nhận hồ sơ và báo cáo Trưởng phòng Kiểm soát chi ñể thông báo cho chủ ñầu tư biết.
Bước 2: Căn cứ hồ sơ ñề nghị tạm ứng của chủ ñầu tư, cán bộ kiểm soát chi thực hiện kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, tài liệu, ñối chiếu mức vốn ñề nghị tạm ứng, thanh toán phù hợp với các ñiều khoản thỏa thuận trong hợp ñồng.
Căn cứ vào kết quả kiểm tra và kế hoạch vốn năm, dự toán năm, cán bộ kiểm soát chi xác ñịnh số vốn chấp nhận tạm ứng, thanh toán, tên, tài khoản ñơn vị ñược hưởng, ghi ñầy ñủ vào các chỉ tiêu và ký vào Giấy ñề nghị thanh toán vốn ñầu tư, Giấy rút vốn ñầu tư/Giấy rút dự toán, ñồng thời lập Tờ trình lãnh ñạo, trình trưởng phòng Kiểm soát chi.
Trường hợp số chấp nhận tạm ứng, thanh toán có sự chênh lệch so với số ñề nghị của chủ ñầu tư, cán bộ kiểm soát chi dự thảo văn bản và báo cáo trưởng phòng Kiểm soát chi, trình lãnh ñạo KBNN tỉnh ký gửi chủ ñầu tư.
Bước 3: Trưởng phòng KSC kiểm tra hồ sơ, ký tờ trình lãnh ñạo KBNN tỉnh, Giấy ñề nghị thanh toán vốn ñầu tư, Giấy rút vốn ñầu tư/Giấy rút dự toán sau ñó chuyển lại hồ sơ cho cán bộ kiểm soát chi, ñể cán bộ kiểm soát chi trình lãnh ñạo phụ trách Kiểm soát chi ký duyệt.
Trường hợp Trưởng phòng Kiểm soát chi chấp nhận tạm ứng, thanh toán số khác so với số cán bộ chuyên quản trình, trưởng phòng Kiểm soát chi ghi lại số chấp nhận tạm ứng trên tờ trình lãnh ñạo và yêu cầu cán bộ chuyên quản lập văn bản (theo mẫu số 02/KSC)trình lãnh ñạo KBNN tỉnh ký gửi chủ ñầu tư.
Trường hợp phát hiện hồ sơ chưa ñầy ñủ, chưa phù hợp, chưa ñúng theo quy ñịnh thì Trưởng phòng trả lại hồ sơ cho cán bộ Kiểm soát chi, lập văn bản
trình lãnh ñạo ký ñể thông báo cho chủ ñầu tư.
Bước 4: Lãnh ñạo KBNN tỉnh xem xét, ký duyệt tờ trình, Giấy ñề nghị thanh toán vốn ñầu tư, sau ñó chuyển trả hồ sơ cho cán bộ Kiểm soát chi.
Trường hợp lãnh ñạo KBNN tỉnh yêu cầu làm rõ hồ sơ tạm ứng, thanh toán thì cán bộ Kiểm soát chi có trách nhiệm giải trình.
Trường hợp lãnh ñạo KBNN tỉnh phê duyệt khác với số ñề nghị chấp nhận tạm ứng, thanh toán của phòng Kiểm soát chi NSNN thì sau khi lãnh ñạo trả hồ sơ về, cán bộ Kiểm soát chi dự thảo văn bản và báo cáo trưởng phòng Kiểm soát chi NSNN trình lãnh ñạo KBNN tỉnh ký gửi chủ ñầu tư về kết quả chấp nhận tạm ứng, thanh toán.
Trường hợp phát hiện hồ sơ chưa ñầy ñủ, chưa phù hợp, chưa ñúng theo quy ñịnh thì lãnh ñạo KBNN tỉnh chuyển trả lại hồ sơ cho cán bộ Kiểm soát chi, báo cáo trưởng phòng và lập văn bản trình lãnh ñạo ký ñể thông báo cho chủ ñầu tư.
Bước 5: Cán bộ kiểm soát chi nhập dữ liệu vào chương trình quản lý thanh toán vốn ñầu tư, trình trưởng phòng kiểm soát chi ký duyệt.
Bước 6: Lãnh ñạo phòng Kiểm soát chi kiểm tra và ký duyệt trên chương trình máy tính.
Bước 7: Chuyển Giấy rút vốn ñầu tư/Giấy rút dự toán, Giấy ñề nghị thanh toán vốn ñầu tư ñã ñược phê duyệt; Giấy ñề nghị thanh toán tạm ứng (nếu có) gửi phòng KTNN.
Bước 8: Phòng KTNN tổ chức tiếp nhận chứng từ do phòng Kiểm soát chi gửi, thực hiện hạch toán kế toán và trình lãnh ñạo ký duyệt theo yêu cầu của bộ hồ sơ. Nếu phát hiện sai sót hoặc chứng từ kế toán không hợp lệ, hợp pháp, phòng KBNN thông báo lý do và chuyển trả chứng từ cho Phòng Kiểm soát chi. Sau khi chuyển tiền cho ñơn vị thụ hưởng, Phòng KTNN lưu 01 liên Giấy rút vốn ñầu tư/ Giấy rút dự toán, Giấy ñề nghị thanh toán tạm ứng (nếu
có) chứng từ còn lại chuyển trả phòng Kiểm soát chi ñể lưu hồ sơ và trả chủ ñầu tư.
b. Thực trạng thực hiện các nội dung kiểm soát chi vốn CTMTQG qua Kho bạc Nhà nước ðắk Lắk
(i) ðối với công tác tiếp nhận hồ sơ, chứng từ:
Hồ sơ, tài liệu chủ ñầu tư gửi ñến KBNN làm căn cứ kiểm soát, thanh toán phải là bản chính hoặc bản sao y bản chính, riêng hợp ñồng kinh tế phải là bản chính. Chỉ gửi một lần cho cả quá trình thực hiện dự án, và gửi bổ sung khi có ñiều chỉnh.
ðối với nội dung công việc này, công chức ñược giao nhiệm vụ kiểm soát chi thực kiểm tra hồ sơ, chứng từ do chủ ñầu tư cung cấp về sự ñầy ñủ về số lượng, tính hợp pháp, hợp lệ. Trường hợp phát hiện hồ sơ chưa ñầy ñủ, chưa phù hợp, chưa ñúng theo quy ñịnh thì lập thông báo kết quả tiếp nhận hồ sơ, báo cáo lãnh ñạo phòng trình lãnh ñạo KBNN tỉnh ký ñể thông báo cho chủ ñầu tư biết cung cấp bổ sung.
Nếu hồ sơ ñầy ñủ theo quy ñịnh thì tiến hành lập phiếu giao nhận hồ sơ chứng từ với chủ ñầu tư ñồng thời tổng hợp, theo dõi ñể thanh toán.
(ii) ðối với công tác Kiểm soát chi:
Nội dung các hồ sơ, tài liệu, chứng từ phải kiểm soát ñược quy ñịnh theo 2 nhóm:
Nhóm 1: ðối với khoản chi có tính chất chi ñầu tư. -Kiểm soát tạm ứng vốn:
Ngoài tài liệu cơ sở của dự án theo quy ñịnh như trên, khi tạm ứng vốn, chủ ñầu tư còn gửi ñến KBNN các tài liệu sau gồm: Giấy ñề nghị thanh toán vốn ñầu tư; Giấy rút vốn ñầu tư; Bảo lãnh khoản tiền tạm ứng của nhà thầu (nếu trong hợp ñồng chủ ñầu tư và nhà thầu thoả thuận có bảo lãnh tiền tạm ứng); chủ ñầu tư gửi KBNN bản sao có ñóng dấu sao y bản chính của chủ ñầu tư.
KBNN ðắk Lắk kiểm soát mức vốn tạm ứng, thu hồi và thời ñiểm thu hồi tạm ứng thực hiện theo quy ñịnh tại Thông tư số 86/2011/TT-BTC ngày 17/6/2011 và công văn số 16989/BTC-ðT ngày 03/12/2011 của Bộ Tài chính, cụ thể: Tổng mức vốn tạm ứng của các hợp ñồng thực hiện trong năm tối ña là 30% kế hoạch vốn giao hàng năm cho dự án. Trường hợp dự án ñược bố trí kế hoạch vốn mà mức vốn tạm ứng không ñủ theo hợp ñồng, sau khi ñã thanh toán khối lượng hoàn thành và thu hồi toàn bộ hoặc một phần số vốn ñã tạm ứng lần trước, theo ñề nghị của chủ ñầu tư, Kho bạc nhà nước tạm ứng tiếp cho dự án (tổng số vốn ñã tạm ứng không vượt mức quy ñịnh của hợp ñồng). Tổng số dư vốn tạm ứng chưa thu hồi tối ña là 30% kế hoạch vốn giao hàng năm cho dự án. Trường hợp dự án ñược ñiều chỉnh kế hoạch thì mức tạm ứng tối ña là 30% kế hoạch ñiều chỉnh. Nếu mức vốn ñã tạm ứng chưa thu hồi cao hơn 30% kế hoạch ñiều chỉnh thì thực hiện thông báo cho chủ ñầu tư ñể thu hồi, ñảm bảo tổng số dư vốn tạm ứng tối ña là 30% kế hoạch vốn ñiều chỉnh của dự án.
Thời gian của công tác kiểm soát tạm ứng vốn ñược thực hiện trong 03 ngày làm việc kể từ khi cán bộ kiểm soát chi nhận ñầy ñủ hồ sơ của chủ ñầu tư. (Thời gian thực hiện tại phòng KSC là 02 ngày, Phòng KTNN là 01 ngày). Trình tự kiểm soát tạm ứng ñược thực hiện như sau:
Bước 1: Căn cứ hồ sơ ñề nghị tạm ứng của chủ ñầu tư, cán bộ kiểm soát chi thực hiện: ñối chiếu với hồ sơ cơ sở ban ñầu của dự án; kiểm tra việc lựa chọn nhà thầu (thuộc ñối tượng ñấu thầu, chỉ ñịnh thầu, hay hình thức lựa chọn nhà thầu khác theo Luật ñấu thầu); Kiểm tra mức vốn ñề nghị tạm ứng với các ñiều khoản ñược thoả thuận trong hợp ñồng; Kiểm tra kế hoạch vốn ñược bố trí phê duyệt của dự án. Nếu hồ sơ ñề nghị tạm ứng thoả mãn ñiều kiện chi, cán bộ kiểm soát chi xác ñịnh số vốn chấp nhận tạm ứng; tên và tài khoản ñơn vị ñược hưởng, ghi ñầy ñủ vào các chỉ tiêu và ký vào Giấy ñề nghị
thanh toán vốn ñầu tư (tạm ứng), giấy rút vốn ñầu tư, ñồng thời lập tờ trình trình trưởng phòng ký kiểm soát.
Bước 2: Trưởng phòng Kiểm soát chi kiểm tra hồ sơ, nếu chấp nhận cho tạm ứng, thực hiện ký kiểm soát vào Giấy ñề nghị thanh toán vốn ñầu tư, Giấy rút vốn ñầu tư và tờ trình lãnh ñạo cơ quan, sau ñó chuyển lại hồ sơ cho cán bộ kiểm soát chi ñể trình lãnh ñạo cơ quan ký duyệt.
Bước 3: Lãnh ñạo KBNN tỉnh phụ trách kiểm soát chi ñầu tư xem xét, ký duyệt tờ trình lãnh ñạo của phòng Kiểm soát chi NSNN và Giấy ñề nghị thanh toán vốn ñầu tư, sau ñó chuyển trả hồ sơ phòng Kiểm soát chi NSNN.
Trường hợp lãnh ñạo KBNN yêu cầu làm rõ hồ sơ tạm ứng thì phòng Kiểm soát chi NSNN có trách nhiệm giải trình.
Trường hợp lãnh ñạo KBNN phê duyệt khác với số vốn ñề nghị chấp nhận tạm ứng của phòng Kiểm soát chi NSNN thì sau khi lãnh ñạo trả hồ sơ, cán bộ kiểm soát chi dự thảo văn bản (theo mẫu số 02/KSC) và báo cáo Trưởng phòng Kiểm soát chi NSNN trình lãnh ñạo KBNN ký gửi chủ ñầu tư về kết quả chấp nhận tạm ứng.
Bước 4: Cán bộ kiểm soát chi nhập dữ liệu vào chương trình quản lý thanh toán vốn ñầu tư, trình trưởng phòng kiểm soát chi ký duyệt.
Bước 5: Lãnh ñạo phòng Kiểm soát chi kiểm tra và ký duyệt trên chương trình máy tính.
Bước 6: Cán bộ kiểm soát chi lập phiếu giao nhận chứng từ gồm giấy ñề nghị thanh toán vốn ñầu tư, Giấy rút vốn ñầu tư cho phòng Kế toán Nhà nước.
Bước 7: Sau khi tiếp nhận chứng từ do phòng KSC gửi, Kế toán viên thuộc phòng KTNN thực hiện kiểm tra mẫu dấu, chữ ký, tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán. Thực hiện hạch toán và ký trên chứng từ Giấy rút vốn ñầu tư, ký máy, sau ñó trình Kế toán trưởng ñể kiểm tra xen xét hồ sơ, ký duyệt chứng từ.
Nếu phát hiện sai sót hoặc chứng từ kế toán không hợp lệ, hợp pháp, phòng Kế toán thông báo lý do và chuyển trả hồ sơ phòng Kiểm soát chi NSNN ñể xử lý.
Kế toán trưởng kiểm tra, nếu chấp nhận thanh toán, thực hiện ký trên chứng từ Giấy rút vốn ñầu tư, ký máy, sau ñó trình lãnh ñạo cơ quan phụ trách về kế toán ký duyệt.
Bước 8: Lãnh ñạo KBNN phụ trách về kế toán xem xét, ký duyệt giấy rút vốn ñầu tư; sau ñó chuyển trả hồ sơ cho phòng Kế toán ñể làm thủ tục chuyển tiền cho ñơn vị thụ hưởng.
Phòng Kế toán lưu 01 liên giấy rút vốn ñầu tư, hồ sơ còn lại chuyển lại phòng Kiểm soát chi ñể lưu hồ sơ và trả chủ ñầu tư.
-Kiểm soát thanh toán khối lượng hoàn thành.
Ngoài tài liệu cơ sở cung cấp ban ñầu của dự án, khi thanh toán khối lượng hoàn thành, chủ ñầu tư còn gửi ñến KBNN các tài liệu: Bảng xác ñịnh giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp ñồng ñề nghị thanh toán có xác nhận của ñại diện bên giao thầu và ñại diện tư vấn (nếu có) và ñại diện bên nhận thầu (thanh toán theo hợp ñồng); Giấy ñề nghị thanh toán vốn ñầu tư; Giấy ñề nghị thanh toán tạm ứng VðT (nếu có); Giấy rút vốn ñầu tư.
Khi có khối lượng phát sinh ngoài hợp ñồng, ngoài các tài liệu trên, chủ ñầu tư phải gửi ñến KBNN dự toán bổ sung, phụ lục bổ sung hợp ñồng; Bảng xác ñịnh giá trị khối lượng công việc phát sinh ngoài hợp ñồng ñề nghị thanh toán có xác nhận của ñại diện bên giao thầu và ñại diện tư vấn (nếu có) và ñại diện bên nhận thầu.
ðối với trường hợp thanh toán không theo hợp ñồng, chủ ñầu tư còn phải gửi ñến KBNN những tài liệu: Dự toán ñược duyệt cho từng công việc; Giấy ñề nghị thanh toán vốn ñầu tư (trường hợp có nhiều nội dung chi không thể ghi hết trong Giấy ñề nghị thanh toán vốn ñầu tư thì chủ ñầu tư có thể lập
bảng kê nội dung chi ñề nghị thanh toán kèm theo); Giấy ñề nghị thanh toán tạm ứng VðT (nếu có); Giấy rút vốn ñầu tư.
Thời hạn kiểm soát thanh toán khối lượng hoàn thành ñược thực hiện trong 03 ngày làm việc kể từ khi cán bộ kiểm soát chi nhận ñầy ñủ hồ sơ của chủ ñầu tư. Trình tự thanh toán ñược thực hiện như sau:
Bước 1: Căn cứ hồ sơ ñề nghị thanh toán của chủ ñầu tư gồm: Giấy ñề nghị thanh toán vốn ñầu tư, giấy rút vốn ñầu tư, giấy ñề nghị thanh toán tạm ứng vốn ñầu tư (nếu có), cán bộ kiểm soát chi thực hiện kiểm tra việc lựa chọn nhà thầu theo quy ñịnh (thuộc ñối tượng chỉ ñịnh thầu, ñấu thầu hay các hình thức lựa chọn nhà thầu khác theo luật ñấu thầu), thực hiện ñối chiếu mức vốn ñề nghị thanh toán với các ñiều khoản thoả thuận trong hợp ñồng. Kiểm tra số vốn ñề nghị thanh toán với vốn còn lại theo kế hoạch vốn ñược giao hay theo dự toán ñược duyệt.
Căn cứ vào kết quả kiểm tra, cán bộ kiểm soát chi xác ñịnh số vốn chấp nhận thanh toán, số vốn tạm ứng cần phải thu hồi (nếu có), tên, tài khoản ñơn vị ñược hưởng, ghi ñầy ñủ các chỉ tiêu và ký vào Giấy ñề nghị thanh toán vốn ñầu tư, giấy rút vốn ñầu tư, giấy ñề nghị thanh toán tạm ứng vốn ñầu tư (nếu có), ñồng thời lập tờ trình, trình Trưởng phòng Kiểm soát chi toàn bộ hồ sơ