Phần 2 Tổng quan nghiên cứu
2.4. Văn phòng đăng ký đất đai tại Việt Nam
2.4.2. Hoạt động của Văn phòng Đăng ký đất đai ở Việt Nam
Thực hiện Luật Đất đai năm 2003, Nghị định số 181/2004/NĐ-CP ngày 29/10/2004 của Chính phủ về thi hành Luật Đất đai, Ủy ban nhân dân tỉnh thành lập Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường (sau đây gọi là Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh) và chỉ đạo Ủy ban nhân dân cấp huyện thành lập Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trực thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường cấp huyện (sau đây gọi là Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện). Hệ thống Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất đã đi vào hoạt động nề nếp, góp phần vào thành tích chung của ngành Tài nguyên và Môi trường. Tuy nhiên trong quá trình hoạt động, cũng đã bộc lộ một số bất cập, hạn chế yếu kém, thiếu chuyên nghiệp, minh bạch, hiệu quả; chưa đáp ứng được yêu cầu Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa và cải cách hành chính công:
- Do hệ thống Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất được thành lập ở 2 cấp nên hệ thống hồ sơ địa chính cũng phải được thiết lập quản lý, cập nhật chỉnh lý biến động, lưu trữ ở 2 cấp, không chỉ gây lãng phí cả về kinh phí tổ chức thực hiện, kho lưu trữ mà còn dễ bị phân tán, tiềm ẩn nhiều nguy cơ mất an toàn, thất lạc và gây khó khăn cho việc quản lý, cung cấp thông tin đáp ứng yêu cầu quản lý và nhu cầu giao dịch của công dân.
- Quy trình cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính phức tạp và trùng lặp (Văn phòng đăng ký mỗi cấp sau khi cập nhật, chỉnh lý hồ sơ tại cấp mình phải gửi thông báo và gửi hồ sơ liên quan cho Văn phòng đăng ký cấp kia để cùng cập nhật, chỉnh lý hồ sơ), trong điều kiện còn rất khó khăn về cơ sở vật chất, nhân lực, công nghệ thông tin nhất là ở cấp huyện thì đây là một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng hồ sơ địa chính không được lập, cập nhật, chỉnh lý đầy đủ, đồng bộ theo quy định và không thống nhất giữa 2 cấp.
- Do không có một đầu mối điều hành chung đã dẫn đến tình trạng nơi thì quá tải công việc, không đáp ứng kịp thời nhu cầu của công dân, thời gian giải quyết thủ tục hành chính và dễ phát sinh trì trệ, tiêu cực do có quá nhiều giao dịch; có nơi lại rơi vào tình trạng nhàn rỗi do không có hoặc quá ít các giao dịch song vẫn hưởng lương, chế độ như mọi người, gây lãng phí ngân sách và nhân lực.
- Theo cơ chế quản lý: Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện trực thuộc và phụ thuộc vào hoạt động của phòng Tài nguyên và Môi trường cấp huyện, nên sự phối hợp hoạt động trong hệ thống giữa Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh và Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện lỏng lẻo, thiếu chặt chẽ; vai trò hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh đối với các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện trong quá trình thực hiện nhiệm vụ đăng ký, cấp Giấy chứng nhận, lập và chỉnh lý hồ sơ địa chính và thống kê đất đai kém hiệu lực, hiệu quả.
Thực hiện Luật Đất đai năm 2013; Nghị định số 43/2014/NĐ-CP ngày 15/5/2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đất đai; theo chỉ đạo của Bộ Tài nguyên và Môi trường tại Công văn số 3490/BTNMT- TCQLĐĐ ngày 19 tháng 8 năm 2014; Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thành lập hoặc tổ chức lại trên cơ sở hợp nhất Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường và các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường hiện có ở địa phương về Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường quản lý và đổi tên Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất (cấp tỉnh) thành Văn phòng Đăng ký đất đai và đổi tên Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất (cấp huyện) thành Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai huyện, thành phố. Việc phải thành lập Văn phòng Đăng ký đất đai trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường là cần thiết phù hợp với tiến trình hoàn thiện và hiện đại hóa hệ thống quản lý đất đai Việt Nam và đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực đất đai.
2.4.2.1. Vị trí, chức năng
Văn phòng Đăng ký đất đai là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường, có chức năng thực hiện đăng ký đất đai, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; xây dựng, quản lý, cập nhật, chỉnh lý thống nhất hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai; thống kê, kiểm kê đất đai và cung cấp thông tin đất đai cho tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.
Văn phòng Đăng ký đất đai có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng; được Nhà nước bố trí văn phòng, trang thiết bị làm việc và mở tài khoản theo quy định của pháp luật.
2.4.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
a) Thực hiện việc đăng ký đất được Nhà nước giao quản lý, đăng ký quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.
b) Thực hiện việc cấp lần đầu, cấp đổi, cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (sau đây gọi là Giấy chứng nhận).
c) Thực hiện việc đăng ký biến động đối với đất được Nhà nước giao quản lý, quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.
d) Lập, chỉnh lý, cập nhật, lưu trữ và quản lý hồ sơ địa chính; tiếp nhận, quản lý việc sử dụng phôi Giấy chứng nhận theo quy định của pháp luật.
e) Cập nhật, chỉnh lý, đồng bộ hóa, khai thác dữ liệu đất đai; xây dựng, quản lý hệ thống thông tin đất đai theo quy định của pháp luật.
f) Thực hiện việc thống kê, kiểm kê đất đai và lập bản đồ hiện trạng sử dụng đất; chỉnh lý bản đồ địa chính; trích lục bản đồ địa chính.
g) Kiểm tra bản trích đo địa chính thửa đất; kiểm tra, xác nhận sơ đồ nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất do tổ chức, cá nhân cung cấp phục vụ đăng ký, cấp Giấy chứng nhận.
h) Thực hiện đăng ký giao dịch bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất theo quy định của pháp luật.
i) Cung cấp hồ sơ, bản đồ, thông tin, số liệu đất đai, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất cho các tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.
k) Thực hiện các dịch vụ trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ phù hợp với năng lực theo quy định của pháp luật.
l) Quản lý viên chức, người lao động, tài chính và tài sản thuộc Văn phòng Đăng ký đất đai theo quy định của pháp luật; thực hiện chế độ báo cáo theo quy định hiện hành và tình hình thực hiện nhiệm vụ về các lĩnh vực công tác được giao.
2.4.2.3. Cơ cấu tổ chức
a) Lãnh đạo Văn phòng Đăng ký đất đai
Văn phòng Đăng ký đất đai có Giám đốc và không quá 02 Phó Giám đốc. Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm Giám đốc và Phó Giám đốc Văn phòng Đăng ký đất đai thực hiện theo quy định của pháp luật và phân cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh), phù hợp với tiêu chuẩn chức danh theo quy định.
b) Cơ cấu tổ chức
- Phòng Hành chính - Tổng hợp;
- Phòng Kế hoạch - Tài chính (Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét quyết định thành lập đối với Văn phòng Đăng ký đất đai có từ 15 Chi nhánh trở lên);
- Phòng Đăng ký và cấp giấy chứng nhận; - Phòng Thông tin - Lưu trữ;
- Phòng Kỹ thuật địa chính;
- Các Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai.
Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai tại các quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh là đơn vị hạch toán phụ thuộc; có con dấu riêng và được Nhà nước bố trí văn phòng, trang thiết bị làm việc theo quy định của pháp luật. Chi nhánh có Giám đốc, không quá 02 Phó Giám đốc và các bộ phận chuyên môn. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định số lượng Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai.
Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Đăng ký đất đai và các Chi nhánh trực thuộc Văn phòng Đăng ký đất đai; thực hiện bổ nhiệm, miễn nhiệm Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng của Văn phòng Đăng ký đất đai và Giám đốc, Phó Giám đốc Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý cán bộ của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, phù hợp với tiêu chuẩn chức danh theo quy định.
c) Biên chế, số lượng người làm việc của Văn phòng Đăng ký đất đai được giao trên cơ sở đề án vị trí việc làm gắn với chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động và nằm trong tổng biên chế, số lượng người làm việc của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
2.4.2.4. Cơ chế hoạt động
a) Văn phòng Đăng ký đất đai thực hiện cơ chế tự chủ đối với đơn vị sự nghiệp công lập.
b) Nguồn kinh phí của Văn phòng Đăng ký đất đai
* Kinh phí do ngân sách địa phương đảm bảo, gồm:
- Kinh phí đảm bảo hoạt động thường xuyên thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Đăng ký đất đai (sau khi đã cân đối với nguồn thu sự nghiệp) theo quy định hiện hành;
- Kinh phí thực hiện các nhiệm vụ do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền đặt hàng, nhiệm vụ đột xuất được cấp có thẩm quyền giao;
- Vốn đầu tư xây dựng cơ bản, kinh phí mua sắm trang thiết bị, sửa chữa lớn tài sản cố định phục vụ hoạt động sự nghiệp của đơn vị theo dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Kinh phí khác.
* Nguồn thu sự nghiệp, gồm:
- Phần tiền thu phí, lệ phí được để lại cho đơn vị sử dụng theo quy định của Nhà nước;
- Thu từ hoạt động dịch vụ phù hợp với lĩnh vực chuyên môn và khả năng của đơn vị;
- Thu khác (nếu có). * Nội dung chi, gồm:
- Chi thường xuyên, gồm: chi hoạt động thường xuyên theo chức năng, nhiệm vụ được cấp có thẩm quyền giao, chi hoạt động thường xuyên phục vụ cho công tác thu phí, lệ phí của đơn vị, gồm: tiền lương; tiền công; các khoản phụ cấp lương; các khoản trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn theo quy định hiện hành; dịch vụ công cộng; văn phòng phẩm; các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn; sửa chữa thường xuyên tài sản cố định và các khoản chi khác theo chế độ quy định;
- Chi hoạt động dịch vụ, gồm: tiền lương; tiền công; các khoản phụ cấp lương; các khoản trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn theo quy định hiện hành; nguyên, nhiên, vật liệu; khấu hao tài sản cố định; sửa chữa tài sản cố định; chi các khoản thuế phải nộp theo quy định của pháp luật; các khoản chi khác (nếu có);
- Chi không thường xuyên, gồm:
+ Chi thực hiện các nhiệm vụ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đặt hàng, nhiệm vụ đột xuất được cấp có thẩm quyền giao. Đối với nhiệm vụ có định mức kinh tế kỹ thuật, đơn giá được cấp có thẩm quyền ban hành thực hiện theo đơn giá đã được quy định và khối lượng thực tế thực hiện. Đối với nhiệm vụ chưa có định mức kinh tế kỹ thuật, đơn giá dự toán, thực hiện theo chế độ chi tiêu tài chính hiện hành của Nhà nước và được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
+ Chi đầu tư xây dựng cơ bản, mua sắm trang thiết bị, sửa chữa lớn tài sản cố định phục vụ hoạt động sự nghiệp của đơn vị theo dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
+ Chi khác.
2.4.2.5. Cơ chế phối hợp
Việc phối hợp giữa Văn phòng Đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai với Phòng Tài nguyên và Môi trường, Ủy ban nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp huyện), cơ quan tài chính, cơ quan thuế và các cơ quan, đơn vị khác có liên quan trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Đăng ký đất đai theo các nguyên tắc sau:
- Bảo đảm thực hiện đồng bộ, thống nhất, chặt chẽ, kịp thời, công khai, minh bạch;
- Xác định rõ cơ quan, đơn vị chủ trì, phối hợp; trách nhiệm, quyền hạn của người đứng đầu cơ quan, đơn vị; nội dung, thời hạn, cách thức thực hiện; chế độ thông tin, báo cáo;
- Tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành; phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, quy chế tổ chức hoạt động của từng cơ quan, đơn vị. (Thông tư liên tịch số 15/2015/TTLT-BTNMT-BNV-BTC ngày 04/4/2015 về hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và cơ chế hoạt động của Văn phòng Đăng ký đất đai trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường).