2.3.1. Cơ quan Đăng ký đất đai
- Văn phòng Đăng ký đất đai là đơn vị sự nghiệp công trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thành lập hoặc tổ chức lại trên cơ sở hợp nhất Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường và các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trực thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường hiện có ở địa phương; có tư cách pháp nhân, có trụ sở, con dấu riêng và được mở tài khoản để hoạt động theo quy định của pháp luật.
- Văn phòng Đăng ký đất đai có chức năng thực hiện đăng ký đất đai và tài sản khác gắn liền với đất; xây dựng, quản lý, cập nhật, chỉnh lý thống nhất hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai; thống kê, kiểm kê đất đai; cung cấp thông tin đất đai theo quy định cho các tổ chức, cá nhân có nhu cầu.
2.3.2. Đăng ký đất đai, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất
- Đăng ký đất đai là bắt buộc đối với người sử dụng đất và người được giao đất để quản lý; đăng ký quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất thực hiện theo yêu cầu của chủ sở hữu.
- Đăng ký đất đai, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất gồm đăng ký lần đầu và đăng ký biến động, được thực hiện tại tổ chức đăng ký đất đai thuộc cơ quan quản lý đất đai, bằng hình thức đăng ký trên giấy hoặc đăng ký điện tử và có giá trị pháp lý như nhau.
- Đăng ký lần đầu được thực hiện trong các trường hợp sau đây: + Thửa đất được giao, cho thuê để sử dụng;
+ Thửa đất đang sử dụng mà chưa đăng ký;
+ Thửa đất được giao để quản lý mà chưa đăng ký; + Nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất chưa đăng ký.
- Đăng ký biến động được thực hiện đối với trường hợp đã được cấp Giấy chứng nhận hoặc đã đăng ký mà có thay đổi sau đây:
+ Người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất thực hiện các quyền chuyển đổi, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, thừa kế, tặng cho quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất; thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất;
+ Người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất được phép đổi tên; + Có thay đổi về hình dạng, kích thước, diện tích, số hiệu, địa chỉ thửa đất; + Có thay đổi về tài sản gắn liền với đất so với nội dung đã đăng ký;
+ Chuyển mục đích sử dụng đất; + Có thay đổi thời hạn sử dụng đất;
+ Chuyển từ hình thức Nhà nước cho thuê đất thu tiền thuê đất hàng năm sang hình thức thuê đất thu tiền một lần cho cả thời gian thuê; từ hình thức Nhà nước giao đất không thu tiền sử dụng đất sang hình thức thuê đất; từ thuê đất sang giao đất có thu tiền sử dụng đất theo quy định của Luật này.
+ Chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất của vợ hoặc của chồng thành quyền sử dụng đất chung, quyền sở hữu tài sản chung của vợ và chồng;
+ Chia tách quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất của tổ chức hoặc của hộ gia đình hoặc của vợ và chồng hoặc của nhóm người sử dụng đất chung, nhóm chủ sở hữu tài sản chung gắn liền với đất;
+ Thay đổi quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất theo kết quả hòa giải thành về tranh chấp đất đai được Ủy ban nhân dân cấp có thẩm quyền công nhận; thỏa thuận trong hợp đồng thế chấp để xử lý nợ; quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về giải quyết tranh chấp đất đai, khiếu nại, tố cáo về đất đai, quyết định hoặc bản án của Tòa án nhân dân, quyết định thi hành án của cơ quan thi hành án đã được thi hành; văn bản công nhận kết quả đấu giá quyền sử dụng đất phù hợp với pháp luật;
+ Xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền sử dụng hạn chế thửa đất liền kề; + Có thay đổi về những hạn chế quyền của người sử dụng đất.
- Người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất đã kê khai đăng ký được ghi vào Sổ địa chính, được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền
sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất nếu có nhu cầu và có đủ điều kiện theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan; trường hợp đăng ký biến động đất đai thì người sử dụng đất được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất hoặc chứng nhận biến động vào Giấy chứng nhận đã cấp.
Trường hợp đăng ký lần đầu mà không đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất thì người đang sử dụng đất được tạm thời sử dụng đất cho đến khi Nhà nước có quyết định xử lý theo quy định của Chính phủ.
- Các trường hợp đăng ký biến động quy định tại các điểm a, b, h, i, k và l khoản 4 Điều này thì trong thời hạn không quá 30 ngày, kể từ ngày có biến động, người sử dụng đất phải thực hiện thủ tục đăng ký biến động; trường hợp thừa kế quyền sử dụng đất thì thời hạn đăng ký biến động được tính từ ngày phân chia xong quyền sử dụng đất là di sản thừa kế.
- Việc đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất có hiệu lực kể từ thời điểm đăng ký vào Sổ địa chính. (Điều 95, Luật Đất đại 2013).
2.4. VĂN PHÒNG ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI TẠI VIỆT NAM 2.4.1. Cơ sở pháp lý về tổ chức hoạt động VPĐKĐĐ 2.4.1. Cơ sở pháp lý về tổ chức hoạt động VPĐKĐĐ
- Luật Đất đai năm 2003; - Luật Đất đai năm 2013;
- Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25 tháng 4 năm 2006 của Chính phủ về quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập;
- Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày 14 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập;
- Nghị định số 43/2014/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đất đai;
- Thông tư liên tịch số 50/2014/TTLT-BTNMT-BNV ngày 28 tháng 08 năm 2014 của liên bộ: Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Nội vụ hướng dẫn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Tài nguyên và Môi trường thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và Phòng Tài nguyên và Môi trường thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;
- Thông tư liên tịch số 15/2015/TT-BTNMT ngày 04 tháng 04 năm 2015 của liên bộ: Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Nội vụ, Bộ Tài chính hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và cơ chế hoạt động của Văn phòng Đăng ký đất đai trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường.
- Thông tư số 23/2014/TT-BTNMT ngày 19 tháng 5 năm 2014 của Bộ Tài nguyên và Môi trường Quy định về Giấy chứng nhận Quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất;
- Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT ngày 19 tháng 5 năm 2014 của Bộ Tài nguyên và Môi trường Quy định về Hồ sơ địa chính;
- Thông tư số 25/2014/TT-BTNMT ngày 19 tháng 5 năm 2014 của Bộ Tài nguyên và Môi trường Quy định về bản đồ địa chính;
- Thông tư số 28/2014/TT-BTNMT ngày 19 tháng 5 năm 2014 của Bộ Tài nguyên và Môi trường Quy định về thống kê, kiểm kê đất đai và lập bản đồ hiện trạng sử dụng đất.
2.4.2. Hoạt động của Văn phòng Đăng ký đất đai ở Việt Nam
Thực hiện Luật Đất đai năm 2003, Nghị định số 181/2004/NĐ-CP ngày 29/10/2004 của Chính phủ về thi hành Luật Đất đai, Ủy ban nhân dân tỉnh thành lập Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường (sau đây gọi là Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh) và chỉ đạo Ủy ban nhân dân cấp huyện thành lập Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trực thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường cấp huyện (sau đây gọi là Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện). Hệ thống Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất đã đi vào hoạt động nề nếp, góp phần vào thành tích chung của ngành Tài nguyên và Môi trường. Tuy nhiên trong quá trình hoạt động, cũng đã bộc lộ một số bất cập, hạn chế yếu kém, thiếu chuyên nghiệp, minh bạch, hiệu quả; chưa đáp ứng được yêu cầu Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa và cải cách hành chính công:
- Do hệ thống Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất được thành lập ở 2 cấp nên hệ thống hồ sơ địa chính cũng phải được thiết lập quản lý, cập nhật chỉnh lý biến động, lưu trữ ở 2 cấp, không chỉ gây lãng phí cả về kinh phí tổ chức thực hiện, kho lưu trữ mà còn dễ bị phân tán, tiềm ẩn nhiều nguy cơ mất an toàn, thất lạc và gây khó khăn cho việc quản lý, cung cấp thông tin đáp ứng yêu cầu quản lý và nhu cầu giao dịch của công dân.
- Quy trình cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính phức tạp và trùng lặp (Văn phòng đăng ký mỗi cấp sau khi cập nhật, chỉnh lý hồ sơ tại cấp mình phải gửi thông báo và gửi hồ sơ liên quan cho Văn phòng đăng ký cấp kia để cùng cập nhật, chỉnh lý hồ sơ), trong điều kiện còn rất khó khăn về cơ sở vật chất, nhân lực, công nghệ thông tin nhất là ở cấp huyện thì đây là một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng hồ sơ địa chính không được lập, cập nhật, chỉnh lý đầy đủ, đồng bộ theo quy định và không thống nhất giữa 2 cấp.
- Do không có một đầu mối điều hành chung đã dẫn đến tình trạng nơi thì quá tải công việc, không đáp ứng kịp thời nhu cầu của công dân, thời gian giải quyết thủ tục hành chính và dễ phát sinh trì trệ, tiêu cực do có quá nhiều giao dịch; có nơi lại rơi vào tình trạng nhàn rỗi do không có hoặc quá ít các giao dịch song vẫn hưởng lương, chế độ như mọi người, gây lãng phí ngân sách và nhân lực.
- Theo cơ chế quản lý: Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện trực thuộc và phụ thuộc vào hoạt động của phòng Tài nguyên và Môi trường cấp huyện, nên sự phối hợp hoạt động trong hệ thống giữa Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh và Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện lỏng lẻo, thiếu chặt chẽ; vai trò hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh đối với các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện trong quá trình thực hiện nhiệm vụ đăng ký, cấp Giấy chứng nhận, lập và chỉnh lý hồ sơ địa chính và thống kê đất đai kém hiệu lực, hiệu quả.
Thực hiện Luật Đất đai năm 2013; Nghị định số 43/2014/NĐ-CP ngày 15/5/2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đất đai; theo chỉ đạo của Bộ Tài nguyên và Môi trường tại Công văn số 3490/BTNMT- TCQLĐĐ ngày 19 tháng 8 năm 2014; Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thành lập hoặc tổ chức lại trên cơ sở hợp nhất Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường và các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường hiện có ở địa phương về Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường quản lý và đổi tên Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất (cấp tỉnh) thành Văn phòng Đăng ký đất đai và đổi tên Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất (cấp huyện) thành Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai huyện, thành phố. Việc phải thành lập Văn phòng Đăng ký đất đai trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường là cần thiết phù hợp với tiến trình hoàn thiện và hiện đại hóa hệ thống quản lý đất đai Việt Nam và đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực đất đai.
2.4.2.1. Vị trí, chức năng
Văn phòng Đăng ký đất đai là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường, có chức năng thực hiện đăng ký đất đai, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất; xây dựng, quản lý, cập nhật, chỉnh lý thống nhất hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai; thống kê, kiểm kê đất đai và cung cấp thông tin đất đai cho tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.
Văn phòng Đăng ký đất đai có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng; được Nhà nước bố trí văn phòng, trang thiết bị làm việc và mở tài khoản theo quy định của pháp luật.
2.4.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
a) Thực hiện việc đăng ký đất được Nhà nước giao quản lý, đăng ký quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.
b) Thực hiện việc cấp lần đầu, cấp đổi, cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (sau đây gọi là Giấy chứng nhận).
c) Thực hiện việc đăng ký biến động đối với đất được Nhà nước giao quản lý, quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.
d) Lập, chỉnh lý, cập nhật, lưu trữ và quản lý hồ sơ địa chính; tiếp nhận, quản lý việc sử dụng phôi Giấy chứng nhận theo quy định của pháp luật.
e) Cập nhật, chỉnh lý, đồng bộ hóa, khai thác dữ liệu đất đai; xây dựng, quản lý hệ thống thông tin đất đai theo quy định của pháp luật.
f) Thực hiện việc thống kê, kiểm kê đất đai và lập bản đồ hiện trạng sử dụng đất; chỉnh lý bản đồ địa chính; trích lục bản đồ địa chính.
g) Kiểm tra bản trích đo địa chính thửa đất; kiểm tra, xác nhận sơ đồ nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất do tổ chức, cá nhân cung cấp phục vụ đăng ký, cấp Giấy chứng nhận.
h) Thực hiện đăng ký giao dịch bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất theo quy định của pháp luật.
i) Cung cấp hồ sơ, bản đồ, thông tin, số liệu đất đai, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất cho các tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.
k) Thực hiện các dịch vụ trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ phù hợp với năng lực theo quy định của pháp luật.
l) Quản lý viên chức, người lao động, tài chính và tài sản thuộc Văn phòng Đăng ký đất đai theo quy định của pháp luật; thực hiện chế độ báo cáo theo quy định hiện hành và tình hình thực hiện nhiệm vụ về các lĩnh vực công tác được giao.
2.4.2.3. Cơ cấu tổ chức
a) Lãnh đạo Văn phòng Đăng ký đất đai
Văn phòng Đăng ký đất đai có Giám đốc và không quá 02 Phó Giám đốc. Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm Giám đốc và Phó Giám đốc Văn phòng Đăng ký đất đai thực hiện theo quy định của pháp luật và phân cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh,