ạ Con người
• Giao diện người dùng bao gồm: Đặc tả giao diện web, Phân loại người sử
dụng và chuẩn giao diện sử dụng; Đặc tả giao diện Desktop.
• Đào tạo, giám sát sử dụng bao gồm: Cơ sở tri thức, Chương trình-đào tạo, Theo dõi đánh giá, Tài liệu hướng dẫn sử dụng.
• Số hóa dữ liệu bao gồm: Quy trình số hóa, Công cụ số hóa, Số hóa hồ sơ. • Môi trường hợp tác bao gồm: Cơ quan nhà nước, Đối tác, Doanh nghiệp, người sử dụng.
b. Hệ thống nền tảng công nghệ thông tin • Cổng thông tin trực tuyến: Tra cứu thông tin
• Các phần mềm ứng dụng: Cơ chế thực thi, Quản lý các Mô đun, Quản lý tri thức, Quản lý việc tái nạp, Quản lý ứng dụng và kiểm soát truy cập.
• Phần mềm công nghệ nền: Chuẩn mở, nền máy chủ, nền máy trạm.
• Cơ sở dữ liệu: Chức năng tích hợp dữ liệu,cơ sở dữ liệu trung tâm, Giao diện truy cập dữ liệu, Cơ sở dữ liệu phân tán, Chuẩn dữ liệu, Mô hình hóa dữ liệu, Thống kê báo cáọ
• Cơ sở hạ tầng: Mạng LAN, Internet, Thiết bị-máy móc, An ninh bảo mật. c. Chính sách
• Các quy chế liên quan tới ứng dụng công nghệ thông tin: Quy chế thông tin, Quy chế an toàn HTTT, Quy chế ứng dụng công nghệ-thông tin, Quy chế báo cáo, Quy hoạch công nghệ thông tin, Quy trình nghiệp vụ, Chiến lược phát triển.
92
Hình 3.9. Kiến trúc công nghệ thông tin chi tiết
Nguồn: Tác giả xây dựng
Tóm lại, kiến trúc-tổng thể (EA) được thực hiện đồng thời cùng chiến lược ứng dụng công nghệ thông tin với các mục tiêu của doanh nghiệp sẽ giúp nhà quản lý doanh nghiệp và các bộ, nhân viên tạibộ phận nghiệp vụ và bộ phận công nghệ thông tin cùng hiểu và cùng cộng tác làm việc. Điều này góp phần tăng cường khả năng hỗ
trợ, phối hợp trong tổ chức về việc ứng dụngcông nghệ thông tin phục vụ cho sự phát triển kinh doanh/nghiệp vụ. Đặc biệt, Kiến trúc tổng thể (EA) cho HTQLTT được xây dựng thành công sẽ giúp doanh nghiệp-nâng cao hiệu quả quản lý-tri thức của đơn vị.
3.3. Thực nghiệm xây dựng HTQLTT dựa trên nền ERP
Trên cơ sở nghiên cứu về kiến trúc tổng thể (EA) cho HTQLTT, nghiên cứu tiến hành thực nghiệm phát triển HTQLTT tại DNVVN Việt Nam. Kết quả đã triển khai thử nghiệm được hệ thống KMS tại một doanh nghiệp cụ thể.
Hệ thống được phát triển trên nền tảng mã nguồn mở OpenERP. Hệ thống gồm có 2 phần chính:
93
- Các Mô đun hỗ trợ hoạt động quản lý và tác nghiệp cho doanh nghiệp - Mô đun Chia sẻ tri thức
Đơn vị sử dụng là một số DNVVN tại Thành phố Thái Nguyên (Công ty Nhựa Incomtech, Công ty camera Thành Minh, Doanh nghiệp Uyn Thủy,…) đã sử dụng “HTQLTT” để quản trị doanh nghiệp, hỗ trợ các hoạt động tác nghiệp như giới thiệu sản phẩm, bán hàng, mua hàng,.. và phát triển HTQLTT.
Sau khi cài đặt xong, giao diện chính của hệ thống như sau:
Hình 3.10. Giao diện chính của hệ thống
Nguồn: Tác giả xây dựng
Các chức năng của hệ thống hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ:
Hệ thống bao gồm đầy đủ các chức năng hỗ trợ các quy trình tác nghiệp trong doanh nghiệp, hệ thống bao gồm các Mô đun như: Quản trị quan hệ khách hang (CRM), Quản lý sản xuất, Quản lý bán hàng,…
94
Hình 3.11. Các Mô đun hỗ trợ hoạt động sản xuất kinh doanh
Nguồn: Tác giả xây dựng
Hình 3.12. Mô đun Chia sẻ tri thức trong doanh nghiệp
Nguồn: Tác giả xây dựng
Khi sử dụng Mô đun Chia sẻ tri thức của doanh nghiệp sẽ giúp cho đối tượng sử
95
nhóm. Khi một nhóm được tạo ra thì mọi người có thểđược chia sẻ tập tin, thảo luận về
các ý tưởng, các câu hỏi và vấn đề vướng mắc trong khâu tác nghiệp cũng như khâu quản lý. Ngoài ra, hệ thống chia sẻ trong doanh nghiệp phá vỡ việc cát cứ thông tin cho riêng mình. Người sử dụng có thể tìm kiếm trên hệ thống hiện có những lời giảng và kiến thức chuyên môn cần thiết để hoàn thành dự án một cách nhanh chóng.
Kết luận chương
Kiến trúc tổng thể cho HTQLTT được thực hiện cùng chiến lược và kế hoạch sử dụng công nghệ thông tin với các mục tiêu của tổ chức (Iyer, B. và Gottlieb, 2004). Nó góp phần nâng cao khả năng quản lý tri thức doanh nghiệp bao gồm quy trình nghiệp vụ, kiến thức mỗi cá nhân trong doanh nghiệp làm cho tri thức hiệnhay ẩn có thể quản lý được tốt hơn. Hướng tới mục tiêu này, chương 3 đã trình bày và lựa chọn phương pháp khung kiến trúc nhằm xây dựng kiến trúc tổng thể phù hợp cho HTQLTT tại DNVVN Việt Nam.. Kết quảđã xây dựng được kiến trúc từ tổng thể tới chi tiết cho HTQLTT. Bên cạnh đó, tác giảđã áp dụng kiến trúc tổng thể này để xây dựng và triển khai HTQLTT tại doanh nghiệp cụ thể.
96
CHƯƠNG 4
MÔ HÌNH HỆ THỐNG QUẢN-LÝ TRI THỨC
TẠO LỢI THẾ-CẠNH TRANH CHO DOANH NGHIỆP-VỪA VÀ NHỎ
Ở VIỆT NAM
Trong chương này, tác giả đề xuất mô hình nghiên cứu và kiểm định mức độ ảnh hưởng từ HTQLTT tới LTCT cho DNVVN ở Việt Nam. Các phần nội dung được trình bày chi tiết từ thiết kế nghiên cứu, mô hình nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu tới kết quả kiểm định mô hình nghiên cứụQua đó, tìm ra sự bất cập của quản lý tri thức trong doanh nghiệp hiện nay, phân tích để tìm ra nguyên nhân và giải pháp, lựa chọn giải pháp tối ưu và tiến hành xây dựng, triển khai HTQLTT trong doanh nghiệp.
4.1. Đặt vấn đề
Những nghiên cứu gần đây trong lĩnh vực HTTT đánh giá cao HTQLTT (KMS) như sựđổi mới cần thiết để nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Trước biến
động liên tục của thị trường, doanh nghiệp luôn phải nỗ lực để tạo ra và duy trì LTCT. Doanh nghiệp phải quản lý hiệu quả các tài nguyên của đơn vị mình và một trong những tài sản chiến lược quan trọng nhất đó là tri thức (Nonaka, 1995). Tri thức doanh nghiệp có thể được tìm thấy, được sử dụng và được chia sẻ bởi các nhà sản xuất quyết
định khi họ cần nó.Có nhiều hệ thống công nghệ thông tin có thể hỗ trợ hiệu quả các dòng tri thức. Một hệ thống có thể hỗ trợ tốt nhất dòng tri thức là KMS, từđó có thể
nâng cao sự sáng tạo, thu thập, tổ chức, phổ biến tri thức (M. Alavi và D. Leidner, 2001). Nói cách khác hệ thống KMS ảnh hưởng rất lớn đến việc tạo dựng LTCT.
Đặc điểm quan trọng nhất của KMS thường tập trung vào các đặc tính hiệu suất và hiệu quả sử dụng tài nguyên hệ thống. Hiệu quả của hệ thống KMS ảnh hưởng đến khả năng tăng cường hội nhập và chuyển giao tri thức, cho phép các nhà lãnh đạo khai thác tốt hơn tri thức đã có. Ra quyết định là một hoạt động chuyên sâu và cần một hệ
thống KMS cung cấp thông tin đến các nhà lãnh đạo nhằm tối ưu hóa việc ra quyết
định (Bolloju, 2002). Mặt khác, hệ thống KMS ảnh hưởng đến một số hoạt động xử lý thông tin tuần tự đại diện cho khả năng học tập của doanh nghiệp (Grant, 2002). Những hoạt động này là cơ sở cho việc mua lại, phân phối và sử dụng thông tin thị
trường. Một hệ thống KMS hiệu quả sẽ hỗ trợ khả năng học tập của doanh nghiệp bằng cách tăng cường khả năng tạo ra, thu thập, tổ chức, và phổ biến tri thức (M. Alavi và D. Leidner, 2001). Bên cạnh đó, doanh nghiệp tiến hành đổi mới thông qua quá trình hoạt động, cho phép các doanh nghiệp tổng hợp và đem lại năng lực cốt lõi và
97
LTCT bằng cách áp dụng tri thức và công nghệ trong nội bộ và bên ngoài để phát triển sản phẩm, dịch vụ và quy trình mớị
Như vậy, hiệu quả quản lý của ba thành phần: ra quyết định, khả năng học tập, năng lực đổi mới của doanh nghiệp sẽ kịp thời giải quyết các vấn đề mà doanh nghiệp mắc phải, từ đó dẫn đến nâng cao LTCT. Có rất ít nghiên cứu giải quyết mức độ ảnh hưởng của chất lượng KMS đối với việc ra quyết định, khả năng học tập, năng lực đổi mới của doanh nghiệp và LTCT. Chưa có nghiên cứu nào chỉ ra các tác động của Chất lượng của KMS tới LTCT trong DNVVN tại Việt Nam để hướng dẫn các doanh nghiệp cải thiện hiệu quả và nâng cao LTCT. Từ lý do này, luận án tiến hành nghiên cứu để xác định và giải thích vấn đề nêu trên.
4.2. Thiết kế nghiên cứu
Để xây dựng và kiểm định-mô hình phát triển HTQLTT nhằm tạo LTCT trong doanh nghiệp, nghiên cứuxây dựng Thiết kế nghiên cứunhư sau:
- Thiết kế-nghiên cứu tổng thể
Luận án lựa chọn ngẫu nhiên các doanh nghiệp trong cả nước hoạt động về lĩnh vực công nghệ thông tin và truyền thông gồm các loại hình: nhà nước, tư nhân, liên doanh, vốn đầu tư nước ngoài,… tập trung chính vào DNVVN; và tiến hành khảo sát bằng hai phương pháp: -phỏng vấn-trực tiếp và sử dụng phiếu điều trạ
Thiết kế nghiên cứu bao gồm:
- Các cuộc phỏng vấn, kết quả phiếu điều tra là chìa khóa cung cấp thông tin quan trọng cho công trình nghiên cứụ
- Người được phỏng vấn: lãnh đạo, người lao động và đối tác của các doanh nghiệp Các cuộc phỏng vấn và phiếu điều tra sẽ được sử dụng để bổ sung cho tài liệu nghiên cứu trong việc quản lý tri thức.
Nghiên cứu sử dụng phương pháp điều tra để kiểm định việc xác định các nguyên nhân đích thực của vấn đề quản lý tri thức trong doanh nghiệp, đánh giá hiệu quả của mô hình giải pháp được đưa rạQua đó, tiếp tục áp dụng phương pháp tiếp cận hệ thống (System Appoach) để xem xét vai trò, vị trí của quản lý tri thức như là một nhân tố cấu thành của quản trị doanh nghiệp hiện đạị Tìm ra sự bất cập của quản lý tri thức trong doanh nghiệp hiện nay, phân tích để tìm ra nguyên nhân và giải pháp, -lựa chọn giải pháp-tối ưu và tiến hành cài đặt xây dựng HTQLTT và đánh giá hiệu quả của hệ thống nàỵ
98
4.3. Mô hình nghiên cứu
Quản lý tri thức là cơ sở cho việc sử dụng hiệu-quả các nguồn-lực trong doanh nghiệp. HTQLTT là hệ thống dựa trên nền tảng công nghệ thông tin với mục tiêu là tập trung vào việc quản lý hoạt động tạo ra, thu thập, tổ chức, phổ biến và duy trì tri thức. Sự phát triển của KMS đòi hỏi tri thức thu được từ sự kết hợp ổn định giữa các cá nhân, bộ phận, quy trình trong doanh nghiệp. Một hệ thống KMS có khả năng hỗ
trợ tích hợp và chuyển giao tri thức cho phép các thành phần của hệ thống khai thác tốt hơn tri thức thức hiện có trong doanh nghiệp (Ị Becerra-Fernandez và J. Rodriguez, 2001).Vì vậy, một hệ thống KMS hiệu quả có thể cải thiện khả năng tiếp cận, triển khai và phát triển nguồn tri thức được giữ lại từ các quá trình sản xuất, kinh doanh của một doanh nghiệp. KMS hỗ trợ cho khả năng ra quyết định, học tập của tổ chức và đổi mới quy trình, sản phẩm, dịch vụ nhằm nâng cao LTCT cho doanh nghiệp.
Hệ thống-quản lý -ri thức
KMS cho phép doanh nghiệp đạt được nhiều lợi ích từ khai thác, tạo ra và trao
đổi tri thức để gia tăng lợi nhuận (Alavi và Leidner,1999). KMS góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động doanh nghiệp bằng cách giúp các nhân viên giảm thời gian phân tích dữ liệu hoặc sự kiện, hỗ trợ quá trình ra quyết định, khả năng học tập và đổi mới sản phẩm, quy trình của doanh nghiệp nhằm đáp ứng thời gian nhanh chóng để giải quyết vấn đề của doanh nghiệp và đạt được LTCT (H. Benbya và N. Belbaly, 2005).
Theo Delone và McLean (1992), một HTTT thành công bao gồm sáu nhân tố
liên quan đến nhau: chất lượng hệ thống, chất lượng thông tin, sử dụng hệ thống, người sử dụng sự hài lòng, tác động cá nhân và tác động của tổ chức. Chất lượng là căn cứđánh giá một HTQLTT. Chất lượng KMS được định nghĩa là niềm tin dựa trên
đối tượng của người sử dụng hệ thống và được đo bởi biến: độ tin cậy, tính linh hoạt, hội nhập, tiếp cận và kịp thờị Độ tin cậy đề cập đến sự tin cậy của các hoạt động KMS, tính linh hoạt đề cập đến cách KMS thích nghi với sự thay đổi nhu cầu của người sử dụng, tích hợp đề cập đến cách KMS cho phép dữ liệu được tích hợp từ nhiều nguồn khác nhau, khả năng tiếp cận đề cập đến sự dễ dàng truy cập từ KMS, và kịp thời đề cập đến mức độ mà KMS cung cấp đáp ứng kịp thời các yêu cầu về thông tin.
Điều quan trọng là mỗi một biến phản ánh nhận thức về chất lượng KMS và cách thức mà KMS cung cấp thông tin có thể ảnh hưởng đến việc ra quyết định, năng lực đổi mới và khả năng học tập của tổ chức.
99
Trong quá trình ra quyết định, người ra quyết định kết hợp nhiều loại tri thức khác nhau (bao gồm cả tri thức ẩn và tri thức hiện) (Nonaka, 1991). Quá trình ra quyết
định tạo ra tri thức mới, bắt đầu với việc xác định và chẩn đoán các vấn đề, tiếp theo là phát triển các phương án giải quyết thông qua tìm kiếm các giải pháp có sẵn hoặc lập phương án mới, cuối cùng là đánh giá và lựa chọn các phương án giải quyết phù hợp (M. Boisot, 1998). Trong nhiều doanh nghiệp, quyết định tốt nhất được thực hiện khi việc phát triển, đánh giá và lựa chọn các giải pháp thay thế từ việc trao đổi thông tin giữa các chuyên giạ Do đó, việc quản lý hiệu quả các tri thức tương ứng với việc loại bỏ các thông tin quá tải bằng cách tổng hợp, phân loại và đối chiếu các dữ liệu quan trọng. Trong thực tế, việc loại bỏ bớt một lượng lớn thông tin dư thừa cho phép các nhà lãnh đạo ra quyết định tập trung vào nhiều nhân tố trọng tâm hơn.
Đối với việc hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định thì các HTTT hỗ trợ tương đối thụ động với việc quét dữ liệu bên trong và bên ngoài nhằm tìm ra sự khác biệt giữa các báo cáo và phương án kinh doanh (N.Bolloju và ctg, 2002). Tuy nhiên, trong trường hợp của KMS, sự hỗ trợ từ hệ thống là chủđộng, tích cực hơn vì KMS tổ chức các dữ
liệu với khả năng phân tích để khám phá thông tin, tri thức và đưa ra phương án giải quyết vấn đề. Nghiên cứu đánh giá tác động của KMS đối với việc ra quyết định. Điều này tương ứng với việc khám phá và khai thác tri thức.Ở đây, khai thác liên quan đến việc sử dụng hiệu quả các tri thức và năng lực hiện có, trong khi khám phá ám chỉ một nhu cầu đổi mới liên tục của tri thức và năng lực. Hai hành động là bổ sung chứ không thay thế cho nhaụ Nói cách khác, hoạt động ra quyết định được hỗ trợ rất nhiều từ sự
kết hợp giữa khám phá và khai thác tri thức. Mặc dù vậy, các nghiên cứu về lĩnh vực này đã không xem xét đầy đủ các khía cạnh của vấn đề.
Khả năng học tập của tổ chức
Học tập của tổ chức là việc kế thừa lại các tri thức của các cá nhân, đơn vị chức năng trong doanh nghiệp để áp dụng tri thức trong công việc (Miller, 1996). Theo những nghiên cứu trước đây cho thấy rằng khả năng học tập của tổ chức bao gồm bốn quá trình: tạo ra tri thức, thu thập tri thức, tổ chức tri thức và phổ biến tri thức (M. Alavi và D. Leidner, 2001). Đầu tiên, tạo ra tri thức đề cập đến khả năng của một doanh nghiệp có nguồn gốc ý tưởng, giải pháp mới và hữu ích.Sáng tạo tri thức có thể được quy hoạch và kiểm soát và quá trình này liên tục phát triển.Việc tạo ra tri thức trong doanh nghiệp được thực hiện thông qua tri thức tích lũy của các cá nhân, bộ
phận trong doanh nghiệp.Thứ hai, kế thừa lại tri thức đại diện cho khả năng của doanh nghiệp xác định được thông tin và tri thức bên ngoài quan trọng đối với hoạt động của