Tri thức quản lý bao gồm các khái niệm, nhiệm vụ quản lý, công nghệ, và thực tiễn, tất cả đều được sử dụng vào mục đích quản lý tri thức. Nó kết hợp các ý tưởng, các quá trình từ một hoặc nhiều ngành như thông tin quản lý, quản lý công nghệ thông tin, thông tin liên lạc, quản lý nhân sự và các nguồn lực khác.
Hệ thống quản lý tri thức (KMS) bao gồm các công cụ hỗ trợ công nghệ và vấn
đề của tổ chức. KMS là tất cả các mảng kiến thức của tổ chức, như vậy KMS bao gồm kiến thức hiện, ẩn, sáng tạo, nắm bắt, chia sẻ, lưu giữ, sử dụng. Vì vậy nó có thể được
định nghĩa theo nhiều cách khác nhau và áp dụng trong nhiều lĩnh vực tổ chức các hoạt
động liên quan đến con người, công nghệ và quy trình. Hơn nữa, nó có thể được thực hiện bằng nhiều cách khác nhau trong tổ chức. Để xem toàn bộ hình ảnh của kiến thức quản lý trong tổ chức, nó cần được phân tích như một hệ thống.
Theo Ronald Maier (2007), HTQLTTlà một hệ thống công nghệ thông tin, có ý nghĩa như một hệ thống ứng dụng hoặc một nền tảng công nghệ thông tin, và tích hợp các chức năng để xử lý các tri thức ẩn, tri thức hiện trong toàn bộ hoặc một số bộ phận trong tổ chức. Theo các mức độ khác nhau mà một doanh nghiệp sở hữu HTQLTT để
xử lý các tri thức ẩn, tri thức hiện trong toàn bộ hoặc một vài bộ phận của doanh nghiệp. KMS là tất cả các mảng kiến thức của tổ chức, như vậy KMS bao gồm tri thức hiện, ẩn, sáng tạo, nắm bắt, chia sẻ, lưu giữ, sử dụng. Vì vậy nó có thểđược định nghĩa theo nhiều cách khác nhau và áp dụng trong nhiều lĩnh vực tổ chức các hoạt động liên quan đến con người, công nghệ và quy trình. Hơn nữa, nó có thểđược thực hiện bằng nhiều cách khác nhau trong tổ chức.
48
Một HTQLTT cung cấp dịch vụ tích hợp để triển khai quản lý tri thức cho tất cả
những người tham gia vào quá trình quản lý tri thức.
- Hệ thống quản lý tri thức (KMS) hỗ trợ các hoạt động: + Thu thập, phân phối, lưu trữ và sử dụng tri thức + Sáng tạo ra tri thức mới
+ Tích hợp tri thức mới vào cơ sở dữ liệu của tổ chức, doanh nghiệp. - Chức năng của HTQLTT:
+ Thu thập mọi tri thức, kinh nghiệm liên quan
+ Sẵn sàng đáp ứng nhu cầu sử dụng cho từ phía người dùng bất kể không gian và thời gian.
+ Hỗ trợ trong quy trình tác nghiệp, quá trình ra quyết định. - Sử dụng các công nghệ hiện đại để:
+ Lưu trữ dữ liệu có cấu trúc và phi cấu trúc
+ Tìm kiếm, phân phối và sử dụng thông tin từ các hệ thống ứng dụng tích hợp trong tổ chức cũng như các hệ thống khác của tổ chức.
Trong nghiên cứu từ góc độ công nghệ (Grundstein, 2008), HTQLTT được định nghĩa là các ứng dụng của tổ chức dựa trên các phương tiện điện tử và hệ thống thông tin truyền thông để hỗ trợ các quy trình quản lý tri thức khác nhaụ Chúng thường không phải là một hệ thống công nghệ hay HTTT riêng biệt (King, 2009).
Nói chung, một hệ thống được định nghĩa là một nhóm các yếu tố độc lập nhưng có liên quan bao gồm một tổng thế thống nhất. Trong điều kiện của quản lý tri thức, một hệ thống có thể được xem như là gồm các thành phần khác nhau, chúng tương tác và tác động lẫn nhau để duy trì và đảm bảo quản lý tri thức trong tổ chức. Quản lý tri thức có thể được xem như là một hệ thống được xác nhận bởi các tác giả
khác nhaụ (Grundstein & Rosenthal-Sabroux, 2007) nhận định rằng: “Quản lý tri thức
được thực hiện trong một hệ thống, và là một tập hợp các thành phần tương tác được tổ chức theo một mục đích”. (Abdullah et al. 2005) nhấn mạnh rằng “đó là một nhu cầu cho một hệ thống được gọi là HTQLTT để cho phép mọi người làm việc cùng nhau mọi lúc, mọi nơi mà không phụ thuộc vào nền tảng kiến thức của mỗi cá nhân”. (Bartholomew, 2008) cho rằng “một trong những sai lầm phổ biến của quản lý tri thức là để suy nghĩ về nó như là một tập hợp các công cụ riêng biệt và các quá trình chứ
49
Thành phần quan trọng nhất của HTQLTT là quá trình quản lý tri thức, trong đó
đề cập đến cái gì có thể được thực hiện với tri thức trong tổ chức (Wong, 2005). Quá trình quản lý tri thức bao gồm một tập hợp các hoạt động trong tổ chức để xác định, bổ
sung, tạo ra, lưu trữ, chia sẻ và áp dụng tri thức. Theo (Stankeviciute, 2002), quá trình quản lý tri thức được định nghĩa là các hoạt động được đưa ra để hỗ trợ tích cực cho tổ
chức đểđảm bảo phát triển và sử dụng các tri thức có hiệu quả.
Tổng kết các cách tiếp cận khác nhau, (Stankeviciute, 2002) đưa ra cấu trúc của quá trình quản lý tri thức: xác định các tri thức, tiếp nhận, tổ chức, chia sẻ, chuyển giao, sáng tạo tri thức mớị Quá trình quản lý tri thức có thể liên kết được với việc tạo ra các tri thức mới, chia sẻ và chuyển giao các tri thức hiện có và mới, lưu trữ, khai thác và đo lường tác động của tri thức. Nhận định này cũng tương đồng với mô hình SECI của Nonaka, 1995 về quá trình quản lý tri thức được tách thành bốn giai đoạn: Xã hội hóa (Socialization), Ngoại hóa (Externalization), Kết hợp (Combination), Tiếp thu (Internalization). Dựa trên các tài liệunghiên cứu, có thể kết luận rằng quá trình quản lý tri thức bao gồm: xác định tri thức, nhận, tạo, lưu trữ, chia sẻ và sử dụng tri thức của một tổ chức:
Xác định tri thức: là việc xác định tất cả các tri thức quan trọng thuộc sở hữu của người lao động và nhóm của họ trong tổ chức.
Nhận tri thức: liên quan đến việc nhân viên có được tri thức bằng cách có được các thông tin mới, tri thức và kinh nghiệm.
Sáng tạo tri thức: là việc tạo ra tri thức mới được cụ thể hóa trong các sản phẩm mới, dịch vụ, quy trình và khái niệm.
Lưu trữ tri thức có giá trị: là việc lưu trữ các tri thức mới, chính thức hóa và làm cho các tri thức mới này dễ tiếp cận.
Chia sẻ tri thức: có nghĩa là sự khuếch tán tri thức, kinh nghiệm và các thông tin có giá trị giữa các cá nhân và các nhóm của họ trong tổ chức.
Sử dụng tri thức: là sử dụng hiệu quả tri thức của tổ chức trong quá trình kinh doanh thông qua việc giải quyết vấn đề, ra quyết định, thiết kế sản phẩm và dịch vụ
mới đem lại các lợi ích cho tổ chức.
Quá trình quản lý tri thức không thể tồn tại độc lập, nó cần được lồng ghép vào quy trình tổ chức khác để tạo ra giá trị. Nó phải phù hợp với chiến lược lãnh đạo chung của tổ chức và duy trì bởi một văn hóa thích hợp của tổ chức. Điều này đòi hỏi bối
50
cảnh hình thành tổ chức phù hợp, tức là cần phải có một môi trường đặc biệt được tạo ra để bảo đảm thực hiện quá trình quản lý tri thức.
Dựa trên các mô hình HTQLTT hiện có, một tổ chức cần xác định được sáu yếu tố: chiến lược lãnh đạo, cơ sở hạ tầng, công nghệ, tổ chức học tập, văn hóa của tổ
chứcvà quá trình quản lý tri thức. Sáu yếu tố này sẽđịnh hình lên môi trường cho quá trình quản lý tri thức của một tổ chức.
Chiến lược lãnh đạo của tổ chức: Quá trình quản lý tri thức trong tổ chức không
được thực hiện vì một cá nhân nàọ Các nhu cầu quản lý tri thức và nhận thức chúng cần được các thành viên trong tổ chức hướng tới mục đích của tổ chức. Muốn làm
được điều này cần có người quản lý giỏi, hướng mọi hoạt động của tổ chức theo chiến lược lãnh đạo đã định sẵn, chỉ như vậy thì quá trình quản lý tri thức mới tồn tại và phát triển được. Chiến lược lãnh đạo cần xác định rõ ràng, các nguồn lực cần thiết phải
được phân bổ hợp lý, tổ chức cần xác định tầm nhìn chiến lược lãnh đạo chung, tức là hỗ trợ và hướng dẫn cho các thành viên khác hoạt động vì chiến lược lãnh đạo của tổ
chức. Như (Maier, 2007, p. 132) khẳng định, trong tất cả các nỗ lực thay đổi tổ chức,
điều quan trọng hàng đầu là nhà quản lý cần đặt ra mục tiêu chiến lược lãnh đạo, có đủ
ngân sách để chủđộng và cung cấp cho hoạt động của tổ chức được tốt hơn. Ví dụ về
việc cần thay đổi hành vi để cải thiện việc xử lý các tri thức. Vì vậy, chiến lược lãnh
đạo đóng vai trò quan trọng trong HTQLTT, vì cần tích hợp trình quản lý tri thức với chiến lược lãnh đạo kinh doanh tổng thể, tổ chức quy trình và sáng kiến khác. Tuy nhiên, lãnh đạo có tầm nhìn xa chưa đủ để đảm bảo sự thành công của một HTQLTT.Cần phát triển cùng các yếu tố khác của tổ chức.
Cơ cấu tổ chức: (Stacey, 1995) lập luận rằng các tổ chức có các cấu trúc hay các mạng lưới bao gồm cả chính thức và không chính thức. Các mạng lưới chính thức tồn tại để thúc đẩy tựổn định và được đưa ra bởi các cấu trúc chính thức và những hạn chế trong thành lập một tổ chức. Các mạng lưới không chính thức là một mạng lưới có các mối quan hệ xã hội khác nhau, giữa những người trong một tổ chức và ranh giới qua họ. Do đó, cơ sở hạ tầng của tổ chức xác định cách các nhân viên trong tổ chức
được tổ chức thành các mạng lưới chính thức và không chính thức hoặc các đội, và cách họ tương tác chính thức và không chính thức. Theo (Meso & Smith, 2000) các cấu trúc hình thành bởi nhân viên, và những liên kết xuất phát từ các mạng lưới hoặc các đội, dẫn đến tổ chức học tập.Vì vậy, tổ chức học tập là một thành phần quan trọng trong HTQLTT.
Tổ chức học tập: Theo Miller học tập là tiếp thu tri thức mới, và xác định ai có khả năng và sẵn sàng để áp dụng tri thức đó trong việc đưa ra quyết định hoặc ảnh
51
hưởng khác (Lee và Choi, 2003). Tổ chức học tập cho các cá nhân, nhóm hoặc tổ chức (tập thể) với mức độ tương tác trong và giữa các cấp phức tạp (Juceviciene & Burksiene, 2009). Theo (Grundstein & Rosenthal-Sabroux, 2007), mục đích của việc tổ chức quá trình học tập trong HTQLTT là nhằm nâng cao tri thức cá nhân, để tăng cường năng lực, và chuyển đổi chúng thành một tập thể thông qua tri thức tương tác,
đối thoại, thảo luận, trao đổi kinh nghiệm, và quan sát. Tuy nhiên, tổ chức học tập không thể không có một sự thay đổi cơ bản trong văn hóa của tổ chức.
Văn hóa tổ chức: Văn hóa tổ chức là một thực thể phức tạp của các giá trị, niềm tin, các mô hình hành vi, và các biểu tượng. Nó đại diện cho giá trị của tổ chức, mà có thể biến thành một mô hình cho các hoạt động và hành vi của nhân viên (Ho, 2009). Theo (Sharkie, 2003), văn hóa cung cấp một môi trường làm việc trong đó người lao
động tham gia, thách thức, năng động và được khen thưởng một cách tích cực cho việc thực hiện và đóng góp của họ cho thành công của tổ chức. Để thành công trong việc tạo ra và phát triển HTQLTT một “văn hóa tri thức” với một định hướng tích cực để tri thức và học tập có thểđược tạo ra trong tổ chức, phù hợp với quan điểm của (Oliver & Kandadi, 2000). Như trích dẫn của (King, 2009, p 10), một văn hóa tri thức là một hình thức đặc biệt của văn hóa trong tổ chức, nó đại diện cho một cách tổ chức sống, ở đó cho phép và thúc đẩy con người tạo ra, chia sẻ và sử dụng tri thức vì lợi ích lâu dài và thành công của tổ chức.
Cơ sở hạ tầng công nghệ: Vai trò của công nghệ truyền thông và thông tin trong quản lý tri thức là nhỏ so với các yếu tố khác. Tuy nhiên, công nghệ có giá trị thực sự
cho sáng tạo và phát triển của HTQLTT. Vì vậy, một HTQLTT đúng không thể
tưởng tượng mà không có truyền thông phù hợp, và công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong hỗ trợ quá trình quản lý tri thức.Như (McNabb, 2007) chỉ ra công nghệ tạo thuận lợi cho chuyển đổi các dữ liệu thông tin, và các thông tin tri thức. Chúng giúp phân phối tri thức theo chiều dọc và theo chiều ngang, cũng như làm cho tri thức dễ dàng tìm kiếm và sử dụng (Ho, 2009). Vì vậy, các tổ chức cần phải có công nghệ để có thể giúp họ quản lý tri thức có hệ thống và tạo ra đòn bẩy tích cực. Công nghệ thích hợp là công nghệ phù hợp với bất kỳ HTQLTT nàọ
Quá trình quản lý tri thức: Hoạt động phát triển tri thức là bước đầu tiên một tổ chức phải làm để tạo ra các HTQLTT. Tùy thuộc việc tìm kiếm mục tiêu chiến lược lãnh đạo, cơ sở kiến thức hiện có và năng lực sở hữu bởi các nhân viên, các tổ
chức khác nhau có thể thực hiện các kiến thức liên quan đến các hoạt động cũng khác nhaụVí dụ, một số tổ chức có thể thực hiện tất cả các hoạt động trong chuỗi quá trình quản lý tri thức, và nó chỉ có giá trịđối với một số người trong tổ chức.Tuy
52
nhiên (Stankeviciute, 2002) cho rằng sẽ là sai lầm nếu chỉ tập trung vào một hoặc hai hoạt động chính mà bỏ qua những hoạt động khác. Vì vậy, có thể thừa nhận rằng tất cả
các hoạt động quản lý tri thức cần thiết nên được tạo lập, tích hợp và thực hiện.