Kiến trúc nghiệp vụ (Business Process Architecture): bao gồm chiến lược phát triển, hệ thống quản lý, cơ cấu tổ chức, các quy trình nghiệp vụ chủ yếu của một hệ thống.
Kiến trúc dữ liệu (Data Architecture): cấu trúc các tài sản dữ liệu vật lý (văn bản, sách,…) và logic (dữ liệu số hóa) của hệ thống và các công cụ để quản lý các tài sản dữ liệu đó.
Kiến trúc ứng dụng (Application Architecture): bản thiết kế tổng thể các phần mềm ứng dụng phải được sử dụng, tương tác giữa chúng với nhau và quan hệ của chúng với các quy trình nghiệp vụ chủ yếu của hệ thống.
Kiến trúc công nghệ (Technology Architecture): mô tả các hạ tầng phần cứng và phần mềm cần thiết để có thể khai triển ba lớp kiến trúc nói trên. Kiến trúc công nghệ gồm: hạ tầng công nghệ thông tin, các phần mềm lớp giữa (midleware), mạng, truyền thông, các tiêu chuẩn,…
Khung kiến trúc hệ thống: Khung kiến trúc xác lập các quy định chung để tạo lập, giải thích, phân tích và sử dụng các kiến trúc trong một lĩnh vực phần mềm riêng biệt hoặc trong cộng đồng những người có liên quan.
3.2.2. Quy trình nghiệp vụ của hệ thống quản lý tri-thức doanh-nghiệp
Quy trình nghiệp vụ của HTQLTT doanh nghiệp được thiết lập dựa trên mô hình sáng tạo tri thức SECI (Nonaka&đtg, 1991) như hình 3.6.
Hình 3.2. Sơđồ quy trình nghiệp vụ của hệ thống quản lý tri thức doanh nghiệp
85
Hình 3.3. Đặc tả chi tiết quy trình nghiệp vụ của HTQLTT doanh nghiệp
Nguồn: Tác giả xây dựng
Quy trình bao gồm các giai đoạn chuyển biến của tri thức:
Giai đoạn 1: Tác nghiệp
Từ các hoạt động tác nghiệp của doanh nghiệp, khi nảy sinh ra những vướng mắc về nghiệp vụ cần được giải quyết và người sử dụng sẽđem ra thảo luận.
Giai đoạn 2: Tập hợp những vướng mắc
Các vướng mắc, câu hỏi của cá nhân người sử dụng trong các dự án, các sự kiện
được đem ra làm các chủđề thảo luận trên hệ thống mạng nội bộ.Tại đây, mỗi thắc mắc về
nghiệp vụ hoặc về hệ thống cùng về một lĩnh vực sẽđược nhóm lại thành một nhóm.
Giai đoạn 3: Trao đổi
Người sử dụng tiến hành trao đổi các vấn đề vướng mắc thông qua hệ thống mạng xã hội nội bộ của tổ chức.Đối tượng tham gia trao đổi ởđây có thể là nhân viên, quản lý cấp trung, quản lý cấp cao, hoặc các chuyên giạ
Hệ thống mạng xã hội của tổ chức kết nối với các chuyên viên, theo dõi những vấn đề người sử dụng quan tâm, chia sẻ tài liệu và thúc đẩy công việc để đạt kết quả
tốt nhất. Công việc cần thực hiện được hoàn thành với sự hợp tác hiệu quả giữa các phòng ban, các chi nhánh, tài liệu và các ứng dụng kinh doanh thông qua mạng nàỵ
86
Giai đoạn 4: Trả lời, giải quyết các vướng mắc
Những vấn đề đưa ra thảo luận được trả lời bởi những người có kinh nghiệm (nhân viên, quản lý cấp trung, quản lý cấp cao,..) hoặc các chuyên gia trong mỗi lĩnh vực chuyên sâụ
Hệ thống phân quyền cho một số cá nhân phụ trách từng lĩnh vực. Khi có bất cứ
câu hỏi nào được đưa ra thì người phụ trách sẽ chịu trách nhiệm trả lờị Ví dụ khi có một câu hỏi cho bộ phận Marketing, bộ phận bán hàng, hoặc bất kỳ bộ phận khác, không cần gửi email mà đăng câu hỏi trực tiếp lên mạng xã hội của doanh nghiệp và nhận được câu trả lời từ những người phụ trách.
Giai đoạn 5:Đánh giá câu trả lời
Sau khi thảo luận, các câu trả lời được bổ sung, đánh giá bởi các nhân viên phụ
trách, các chuyên gia hoặc được đánh giá bởi chính nhân viên thông qua tính năng bình chọn cho ý tưởng/kinh nghiệm haỵ Những kinh nghiệm chia sẻ giữa các cá nhân trở thành những tri thức mới sau đó được phổ biến rộng rãi trong toàn hệ thống doanh nghiệp. Nó có thể dễ dàng được tìm kiếm khi người sử dụng cần đến và được ứng dụng vào thực tiễn.
Giai đoạn 6: Lưu trữ cơ sở dữ liệu tri-thức
Tất cả tri thức được lưu trữ vào cơ sở dữ liệụ Sau đó được các cá nhân tiếp thu trở lại trong hình thức tri-thức chủ quan mới, tốt hơn và trở thành cơ-sở cho việc quá trình sáng tạo ra tri thức mớị
3.2.3. Kiến trúc nghiệp vụ
Hình 3.4. Khung kiến trúc nghiệp vụ của HTQLTT doanh nghiệp
87
Để xây dựng kiến trúc HTQLTT doanh nghiệp, đội ngũ triển khai và người sử
dụng cần thống nhất lập ra một Ban chỉ đạo với thành viên là lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp.
Ban chỉđạo phải xây dựng được chiến lược chung cho việc phát triển HTQLTT doanh nghiệp, thiết lập các yêu cầu chức năng nghiệp vụ cho hệ thống. Mỗi yêu cầu phải có mục tiêu và thời hạn hoàn thành cụ thể. Sau đó, tổ chức một số bộ phận nhân sựđể thực hiện: Chủ nhiệm dự án, Tư vấn quản lý, Tư vấn hệ thống, Tư vấn kỹ thuật, Giám sát chất lượng và có sự tham gia của các phòng ban, khách hàng.
3.2.4. Kiến trúc dữ liệu
Hệ thống KMS gồm rất nhiều các Mô đun chức năng hoạt động độc lập và mỗi Mô đun được xây dựng cơ sở dữ liệu riêng. Các kho cơ sở dữ liệu này được sử dụng
độc lập nhưng có thểđược kết hợp với nhau bởi Mô đun chia sẻ tri thức
Hình 3.5. Kiến trúc dữ liệu
88
3.2.5. Kiến trúc ứng dụng
Cách nhìn từ các lớp kiến trúc ứng dụng
Hình 3.6. Kiến trúc lớp ứng dụng
89
Cách nhìn chi tiết các Phân hệ Kiến trúc ứng dụng
Hình 3.7. Phân hệ kiến trúc ứng dụng
90
3.2.6. Kiến trúc công nghệ-thông tin tổng thể
Để xây-dựng lên HTQLTT doanh nghiệp, không thể thiếu được đó chính là khung kiến trúc công nghệ thông tin tổng thể (hình 3.12). Nhìn vào đây, ta có thể thấy
được một hệ thống cần thực hiện những đầu việc gì trước khi triển khai dự án. Khung kiến trúc sẽ tiếp cận 3 thành phần chính của hệ thống:
• Con người (I)
Bao gồm: Giao diện người dùng; Đào tạo, giám sát sử dụng; Số hóa dữ liệu; môi trường hợp tác.
• Hệ thống nền tảng công nghệ thông tin (II)
Bao gồm: Cổng thông tin trực tuyến; Các phần mềm ứng dụng; Phần mềm công nghệ nền; Cơ sở dữ liệu; Cơ sở hạ tầng.
• Chính sách (III)
Bao gồm: Các quy chế liên quan tới ứng dụng công nghệ thông tin; Quy hoạch công nghệ thông tin; Quy trình nghiệp vụ; Chiến lược phát triển.
Hình 3.8. Kiến trúc công nghệ thông tin tổng thể
91
3.2.7. Kiến trúc công nghệ thông tin chi tiết
ạ Con người
• Giao diện người dùng bao gồm: Đặc tả giao diện web, Phân loại người sử
dụng và chuẩn giao diện sử dụng; Đặc tả giao diện Desktop.
• Đào tạo, giám sát sử dụng bao gồm: Cơ sở tri thức, Chương trình-đào tạo, Theo dõi đánh giá, Tài liệu hướng dẫn sử dụng.
• Số hóa dữ liệu bao gồm: Quy trình số hóa, Công cụ số hóa, Số hóa hồ sơ. • Môi trường hợp tác bao gồm: Cơ quan nhà nước, Đối tác, Doanh nghiệp, người sử dụng.
b. Hệ thống nền tảng công nghệ thông tin • Cổng thông tin trực tuyến: Tra cứu thông tin
• Các phần mềm ứng dụng: Cơ chế thực thi, Quản lý các Mô đun, Quản lý tri thức, Quản lý việc tái nạp, Quản lý ứng dụng và kiểm soát truy cập.
• Phần mềm công nghệ nền: Chuẩn mở, nền máy chủ, nền máy trạm.
• Cơ sở dữ liệu: Chức năng tích hợp dữ liệu,cơ sở dữ liệu trung tâm, Giao diện truy cập dữ liệu, Cơ sở dữ liệu phân tán, Chuẩn dữ liệu, Mô hình hóa dữ liệu, Thống kê báo cáọ
• Cơ sở hạ tầng: Mạng LAN, Internet, Thiết bị-máy móc, An ninh bảo mật. c. Chính sách
• Các quy chế liên quan tới ứng dụng công nghệ thông tin: Quy chế thông tin, Quy chế an toàn HTTT, Quy chế ứng dụng công nghệ-thông tin, Quy chế báo cáo, Quy hoạch công nghệ thông tin, Quy trình nghiệp vụ, Chiến lược phát triển.
92
Hình 3.9. Kiến trúc công nghệ thông tin chi tiết
Nguồn: Tác giả xây dựng
Tóm lại, kiến trúc-tổng thể (EA) được thực hiện đồng thời cùng chiến lược ứng dụng công nghệ thông tin với các mục tiêu của doanh nghiệp sẽ giúp nhà quản lý doanh nghiệp và các bộ, nhân viên tạibộ phận nghiệp vụ và bộ phận công nghệ thông tin cùng hiểu và cùng cộng tác làm việc. Điều này góp phần tăng cường khả năng hỗ
trợ, phối hợp trong tổ chức về việc ứng dụngcông nghệ thông tin phục vụ cho sự phát triển kinh doanh/nghiệp vụ. Đặc biệt, Kiến trúc tổng thể (EA) cho HTQLTT được xây dựng thành công sẽ giúp doanh nghiệp-nâng cao hiệu quả quản lý-tri thức của đơn vị.
3.3. Thực nghiệm xây dựng HTQLTT dựa trên nền ERP
Trên cơ sở nghiên cứu về kiến trúc tổng thể (EA) cho HTQLTT, nghiên cứu tiến hành thực nghiệm phát triển HTQLTT tại DNVVN Việt Nam. Kết quả đã triển khai thử nghiệm được hệ thống KMS tại một doanh nghiệp cụ thể.
Hệ thống được phát triển trên nền tảng mã nguồn mở OpenERP. Hệ thống gồm có 2 phần chính:
93
- Các Mô đun hỗ trợ hoạt động quản lý và tác nghiệp cho doanh nghiệp - Mô đun Chia sẻ tri thức
Đơn vị sử dụng là một số DNVVN tại Thành phố Thái Nguyên (Công ty Nhựa Incomtech, Công ty camera Thành Minh, Doanh nghiệp Uyn Thủy,…) đã sử dụng “HTQLTT” để quản trị doanh nghiệp, hỗ trợ các hoạt động tác nghiệp như giới thiệu sản phẩm, bán hàng, mua hàng,.. và phát triển HTQLTT.
Sau khi cài đặt xong, giao diện chính của hệ thống như sau:
Hình 3.10. Giao diện chính của hệ thống
Nguồn: Tác giả xây dựng
Các chức năng của hệ thống hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ:
Hệ thống bao gồm đầy đủ các chức năng hỗ trợ các quy trình tác nghiệp trong doanh nghiệp, hệ thống bao gồm các Mô đun như: Quản trị quan hệ khách hang (CRM), Quản lý sản xuất, Quản lý bán hàng,…
94
Hình 3.11. Các Mô đun hỗ trợ hoạt động sản xuất kinh doanh
Nguồn: Tác giả xây dựng
Hình 3.12. Mô đun Chia sẻ tri thức trong doanh nghiệp
Nguồn: Tác giả xây dựng
Khi sử dụng Mô đun Chia sẻ tri thức của doanh nghiệp sẽ giúp cho đối tượng sử
95
nhóm. Khi một nhóm được tạo ra thì mọi người có thểđược chia sẻ tập tin, thảo luận về
các ý tưởng, các câu hỏi và vấn đề vướng mắc trong khâu tác nghiệp cũng như khâu quản lý. Ngoài ra, hệ thống chia sẻ trong doanh nghiệp phá vỡ việc cát cứ thông tin cho riêng mình. Người sử dụng có thể tìm kiếm trên hệ thống hiện có những lời giảng và kiến thức chuyên môn cần thiết để hoàn thành dự án một cách nhanh chóng.
Kết luận chương
Kiến trúc tổng thể cho HTQLTT được thực hiện cùng chiến lược và kế hoạch sử dụng công nghệ thông tin với các mục tiêu của tổ chức (Iyer, B. và Gottlieb, 2004). Nó góp phần nâng cao khả năng quản lý tri thức doanh nghiệp bao gồm quy trình nghiệp vụ, kiến thức mỗi cá nhân trong doanh nghiệp làm cho tri thức hiệnhay ẩn có thể quản lý được tốt hơn. Hướng tới mục tiêu này, chương 3 đã trình bày và lựa chọn phương pháp khung kiến trúc nhằm xây dựng kiến trúc tổng thể phù hợp cho HTQLTT tại DNVVN Việt Nam.. Kết quảđã xây dựng được kiến trúc từ tổng thể tới chi tiết cho HTQLTT. Bên cạnh đó, tác giảđã áp dụng kiến trúc tổng thể này để xây dựng và triển khai HTQLTT tại doanh nghiệp cụ thể.
96
CHƯƠNG 4
MÔ HÌNH HỆ THỐNG QUẢN-LÝ TRI THỨC
TẠO LỢI THẾ-CẠNH TRANH CHO DOANH NGHIỆP-VỪA VÀ NHỎ
Ở VIỆT NAM
Trong chương này, tác giả đề xuất mô hình nghiên cứu và kiểm định mức độ ảnh hưởng từ HTQLTT tới LTCT cho DNVVN ở Việt Nam. Các phần nội dung được trình bày chi tiết từ thiết kế nghiên cứu, mô hình nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu tới kết quả kiểm định mô hình nghiên cứụQua đó, tìm ra sự bất cập của quản lý tri thức trong doanh nghiệp hiện nay, phân tích để tìm ra nguyên nhân và giải pháp, lựa chọn giải pháp tối ưu và tiến hành xây dựng, triển khai HTQLTT trong doanh nghiệp.
4.1. Đặt vấn đề
Những nghiên cứu gần đây trong lĩnh vực HTTT đánh giá cao HTQLTT (KMS) như sựđổi mới cần thiết để nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Trước biến
động liên tục của thị trường, doanh nghiệp luôn phải nỗ lực để tạo ra và duy trì LTCT. Doanh nghiệp phải quản lý hiệu quả các tài nguyên của đơn vị mình và một trong những tài sản chiến lược quan trọng nhất đó là tri thức (Nonaka, 1995). Tri thức doanh nghiệp có thể được tìm thấy, được sử dụng và được chia sẻ bởi các nhà sản xuất quyết
định khi họ cần nó.Có nhiều hệ thống công nghệ thông tin có thể hỗ trợ hiệu quả các dòng tri thức. Một hệ thống có thể hỗ trợ tốt nhất dòng tri thức là KMS, từđó có thể
nâng cao sự sáng tạo, thu thập, tổ chức, phổ biến tri thức (M. Alavi và D. Leidner, 2001). Nói cách khác hệ thống KMS ảnh hưởng rất lớn đến việc tạo dựng LTCT.
Đặc điểm quan trọng nhất của KMS thường tập trung vào các đặc tính hiệu suất và hiệu quả sử dụng tài nguyên hệ thống. Hiệu quả của hệ thống KMS ảnh hưởng đến khả năng tăng cường hội nhập và chuyển giao tri thức, cho phép các nhà lãnh đạo khai thác tốt hơn tri thức đã có. Ra quyết định là một hoạt động chuyên sâu và cần một hệ
thống KMS cung cấp thông tin đến các nhà lãnh đạo nhằm tối ưu hóa việc ra quyết
định (Bolloju, 2002). Mặt khác, hệ thống KMS ảnh hưởng đến một số hoạt động xử lý thông tin tuần tự đại diện cho khả năng học tập của doanh nghiệp (Grant, 2002). Những hoạt động này là cơ sở cho việc mua lại, phân phối và sử dụng thông tin thị
trường. Một hệ thống KMS hiệu quả sẽ hỗ trợ khả năng học tập của doanh nghiệp bằng cách tăng cường khả năng tạo ra, thu thập, tổ chức, và phổ biến tri thức (M. Alavi và D. Leidner, 2001). Bên cạnh đó, doanh nghiệp tiến hành đổi mới thông qua quá trình hoạt động, cho phép các doanh nghiệp tổng hợp và đem lại năng lực cốt lõi và
97
LTCT bằng cách áp dụng tri thức và công nghệ trong nội bộ và bên ngoài để phát triển sản phẩm, dịch vụ và quy trình mớị
Như vậy, hiệu quả quản lý của ba thành phần: ra quyết định, khả năng học tập, năng lực đổi mới của doanh nghiệp sẽ kịp thời giải quyết các vấn đề mà doanh nghiệp mắc phải, từ đó dẫn đến nâng cao LTCT. Có rất ít nghiên cứu giải quyết mức độ ảnh hưởng của chất lượng KMS đối với việc ra quyết định, khả năng học tập, năng lực đổi mới của doanh nghiệp và LTCT. Chưa có nghiên cứu nào chỉ ra các tác động của Chất lượng của KMS tới LTCT trong DNVVN tại Việt Nam để hướng dẫn các doanh nghiệp cải thiện hiệu quả và nâng cao LTCT. Từ lý do này, luận án tiến hành nghiên cứu để xác định và giải thích vấn đề nêu trên.
4.2. Thiết kế nghiên cứu
Để xây dựng và kiểm định-mô hình phát triển HTQLTT nhằm tạo LTCT trong doanh nghiệp, nghiên cứuxây dựng Thiết kế nghiên cứunhư sau:
- Thiết kế-nghiên cứu tổng thể
Luận án lựa chọn ngẫu nhiên các doanh nghiệp trong cả nước hoạt động về lĩnh vực công nghệ thông tin và truyền thông gồm các loại hình: nhà nước, tư nhân, liên doanh, vốn đầu tư nước ngoài,… tập trung chính vào DNVVN; và tiến hành khảo sát bằng hai phương pháp: -phỏng vấn-trực tiếp và sử dụng phiếu điều trạ
Thiết kế nghiên cứu bao gồm:
- Các cuộc phỏng vấn, kết quả phiếu điều tra là chìa khóa cung cấp thông tin quan trọng cho công trình nghiên cứụ
- Người được phỏng vấn: lãnh đạo, người lao động và đối tác của các doanh nghiệp Các cuộc phỏng vấn và phiếu điều tra sẽ được sử dụng để bổ sung cho tài liệu