7. Kết cấu luận văn
1.2.2. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
1.2.2.1.Khái niệm tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Theo Nghiêm Văn Lợi (2008), giáo trình Nguyên lý kế toán, Nhà xuất bản Tài chính, Hà Nội, nêu: “Hệ thống chứng từ kế toán là một tập hợp các minh chứng bằng văn bản chứng minh các nghiệp vụ kinh tế đã được thực hiện” [12, tr.235]. Tổchức chứng từ kế toán đƣợc hiểu là “Tổ chức việc ban hành, ghi chép chứng từ, kiểm tra, luân chuyển và lưu trữ tất cả các loại chứng từ kế toán sử dụng trong đơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin, kiểm tra thông tin đó phục vụ cho ghi sổ kế toán và tổng hợp kế toán” [12, tr.106].
Chứng từ kế toán vừa là phƣơng tiện thông tin, vừa là phƣơng tiện để chứng minh bằng văn bản tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành. Tổ chức thu nhận thông tin vào chứng từ kế toán là công việc chủ yếu của công tác xây dựng hệ thống thông tin kế toán. Nội dung của công việc này là tổ chức hệ thống chứng từ kế toán ban đầu ở các bộ phận của đơn vị.
-Chứng từ kế toán là những chứng từ chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh thực sự hoàn thành, mọi số liệu ghi vào sổ kế toán đều bắt buộc phải đƣợc chứng minh bằng các chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp.
- Chứng từ kế toán hợp pháp là chứng từ kế toán đƣợc lập theo mẫu của chế độ kế toán, việc ghi chép trên chứng từ đúng nội dung, bản chất, mức độ nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đƣợc pháp luật cho phép có đủ chữ ký và dấu của đơn vị.
-Chứng từ kế toán hợp lệ là chứng từ kế toán đƣợc ghi chép đầy đủ, kịp thời các yếu tố, các tiêu thức và theo đúng quy định về phƣơng pháp lập của từng loại chứng từ. Để thu nhận và cung cấp đầy đủ kịp thời nội dung thông tin kế toán phát sinh ở đơn vị thì chứng từ kế toán phải phản ánh bao quát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn vị.
Chứng từ kế toán bao gồm nhiều loại có tính chất, đặc điểm khác nhau và đƣợc phân loại theo các tiêu thức chủ yếu sau:
- Theo công dụng kinh tế các chứng từ đƣợc chia thành:
+Chứng từ mệnh lệnh: Là chứng từ yêu cầu (cho phép) thực hiện các nghiệp vụ kinh tế nhƣ: Lệnh chi tiền, lệnh xuất vật tƣ, lệnh điều xe…
+Chứng từ thực hiện: Là chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã hoàn thành nhƣ: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho…
+Chứng từ thủ tục kế toán: Là những chứng từ đƣợc lập kèm với các chứng từ của từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh dùng để tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi sổ kế toán nhƣ: Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, chứng từ ghi sổ, bảng tính hao mòn tài sản cố định…
- Theo địa điểm lập, các chứng từ đƣợc chia thành:
+ Chứng từ bên trong: Là chứng từ do nội bộ đơn vị lập nhƣ: Phiếu thu, phiếu chi, bảng thanh toán lƣơng, thanh toán bảo hiểm xã hội,..
+ Chứng từ bên ngoài: Là các chứng từ có liên quan đến hoạt động của đơn vị nhƣng do các đối tƣợng ở ngoài đơn vị lập nhƣ: Các chứng từ thanh toán do kho bạc, ngân hàng lập nhƣ giấy báo nợ, báo có, hoá đơn mua hàng…
- Theo nội dung kinh tế, các chứng từ đƣợc chia thành: +Chứng từ về lao động tiền lƣơng.
+Chứng từ về vật tƣ.
+Các chứng từ tiền tệ.
+Các chứng từ về tài sản cố định…
-Theo quy định có tính pháp lý, các chứng từ áp dụng trong đơn vị SN đƣợc chia thành 2 loại là chứng từ bắt buộc và chứng từ hƣớng dẫn.
+ Chứng từ kế toán bắt buộc: là chứng từ phản ánh mối quan hệ kinh tế
giữa các pháp nhân đã đƣợc Nhà nƣớc tiêu chuẩn hóa về quy cách, biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh và phƣơng pháp lập thống nhất cho mọi loại hình, thành phần kinh tế, nhiệm vụ của đơn vị là phải tổ chức thực hiện.
+ Chứng từ kế toán hƣớng dẫn: là loại chứng từ Nhà nƣớc chỉ hƣớng dẫn,
các chỉ tiêu cơ bản, đặc trƣng, trên cơ sở đó các đơn vị lựa chọn vận dụng vào điều kiện cụ thể mà có thể thêm, bớt hoặc thay đổi mẫu biểu, tùy thuộc vào đặc điểm
tình hình, yêu cầu quản lý cụ thể của từng đơn vị để xây dựng những chứng từ nội bộ, phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý của đơn vị.
1.2.2.2. Nội dung tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
* Xácđịnh danhmục chứng từ kế toán
Hiện nay chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị SN tuân theo quy định của Luật Kế toán, Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 quy định chi tiết và hƣớng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán, và Thông tƣ số
107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính, cụ thể [3]:
- Các đơn vị SN đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc quy định trong Thông tƣ số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính. Trong quá trình thực hiện, các đơn vị không đƣợc sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc.
- Ngoài các chứng từ kế toán bắt buộc đƣợc quy định tại Thông tƣ số
107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính và các văn bản khác, đơn
vị SN đƣợc tự thiết kế mẫu chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mẫu chứng từ tự thiết kế phải đáp ứng tối thiểu 7 nội dung quy định tại Điều 16 Luật Kế toán, phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị.
-Đối với mẫu chứng từ in sẵn phải đƣợc bảo quản cẩn thận, không đƣợc để hƣ hỏng, mục nát. Séc, Biên lai thu tiền và giấy tờ có giá phải đƣợc quản lý nhƣ tiền.
- Danh mục, mẫu và giải thích phƣơng pháp lập các chứng từ kế toán bắt buộc quy định tại Phụ lục số 01 kèm theo Thông tƣ số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính.
* Xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ kế toán
Trong các đơn vị sự nghiệp có thu trình tự và thời gian luân chuyển chứng
từ là do kế toán trƣởng hoặc trƣởng phòng tài chính kế toán của đơn vị quy định. Chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc từ bên ngoài vào đều phải tập trung
vào bộ phận kế toán của đơn vị. Bộ phận kế toán có trách nhiệm kiểm tra kỹ
từng chứng từ, sau khi kiểm tra và xác minh là đúng thì mới đƣợc dùng chứng từ đó để ghi sổ kế toán;
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán trong các đơn vị sự nghiệp có thu
gồm các bƣớc sau [10]:
chúngtừ: tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động
của đơn vị đều phải đƣợc lập chứng từ kế toán. Chứng từ đƣợc lập thành một
hay nhiều bản tùy thuộc vào yêu cầu quản lý. Chứng từ phải đƣợc lập rõ ràng,
đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung nghiệp vụ kinh tế. Chứng từ kế toán
không đƣợc viết tắt, không đƣợc tẩy xóa, sửa chữa, khi viết phải dùng bút mực,
số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo.
- Kiểm tra chứng từ kế toán. Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm: + Kiểm tra tính chính xác, rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán.
+ Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để ghi trên chứng từ kế toán.
+ Kiểm tra tính chính xác của thông tin trên chứng từ kế toán: việc chấp
hành quy chế quản lý luân chuyển nội bộ, quy chế kiểm tra, xét duyệt chứng từ
kế toán, thông qua việc kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện các hành vi vi phạm chính sách chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính của Nhà nƣớc phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho...) đồng thời báo ngay cho Thủ trƣởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành;
Nếu có chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và con số
không rõ ràng thì ngƣời chịu trách nhiệm kiểm tra, ghi sổ phải trả lại hoặc báo cáo cho nơi lập chứng từ biết để làm lại, làm thêm thủ tục và điều chỉnh, sau đó làm căn cứ ghi sổ.
- Phân loại, sắp xếp chứng từ và ghi sổ kế toán.
- Lưu trữ, bảo quản và hủy chứng từ kế toán.
Công tác lƣu trữ chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán đã sử dụng phải đƣợc sắp xếp, phân loại, bảo quản, lƣu trữ theo đúng quy định của chế độ lƣu trữ chứng từ, tài liệu kế toán của Nhà nƣớc.
Trong quá trình sử dụng nếu xảy ra việc mất chứng từ gốc trong mọi trƣờng hợp phải báo cáo với thủ truởng đơn vị biết để có biện pháp xử lý kịp thời.
Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán căn cứ theo Nghị định số 174/2016/NĐ-
CP hƣớng dẫn luật kế toán.
* Tổ chức sử dụng chứng từ cho việc ghi sổ kế toán: Về sử dụng và quản lý biểu mẫu, chứng từ kế toán: Tất cả các đơn vị SNCT đều phải áp dụng chứng từ kế
toán Nhà nƣớc đã ban hành cho các đơn vị SN. Ngoài các chứng từ kế toán bắt buộc đƣợc quy định tại Thông tƣ và các văn bản khác, đơn vị SN đƣợc tự thiết kế mẫu chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mẫu chứng từ tự thiết kế phải đáp ứng tối thiểu 7 nội dung quy định tại Điều 16 Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015, phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị.
(Hệ thống chứng từ kế toán đƣợc sử dụng tại các đơn vị sự nghiệp theo quy định đƣợc trình bày ở Phụ lục 1.1)