7. Kết cấu luận văn
3.2. Yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện tổ chức kế toán tại Trƣờng Cao đẳng
đẳng Viglacera
3.2.1. Yêu cầu hoàn thiện tổ chức kế toán tại Trường Cao đẳng Viglacera Trong
thời đại công nghệ 4.0 hiện nay cùng với định hƣớng phát triển chung
của đất nƣớc, Trƣờng Cao đẳng Viglacerea đã và đang đứng trƣớc nhiều cơ hội phát triển đồng thời cũng phải đối mặt với những khó khăn, thách thức. Với yêu cầu phát triển quy mô, đồng thời không ngừng nâng cao chất lƣợng, hiệu quả trong công tác
đào tạo và nghiên cứu khoa học, từ đó đặt ra cho Nhà trƣờng cần hoàn thiện nhiều vấn đề từ cơ chế quản lý, các hệ thống chính sách, mục tiêu đến việc huy động và sử dụng các nguồn lực tài chính của đơn vị sao cho tiết kiệm, hiệu quả. Để đảm bảo cho việc hoàn thiện tổ chức kế toán tại Trƣờng Cao đẳng Viglacerea vừa mang tính khả thi, vừa đáp ứng đƣợc yêu cầu của công tác quản lý nói chung và công tác quản lý tài chính nói riêng thì các giải pháp hoàn thiện phải đáp ứng đƣợc các yêu cầu nhƣ sau:
-Nhà trƣờng thực hiện tổ chức kế toán phải đảm bảo yêu cầu bộ máy kế toán gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả. Đây là điều kiện cần thiết để giúp cho bộ máy kế toán thực hiện tốt nhiệm vụ với chi phí thấp nhất. Bộ máy kế toán đƣợc tổ chức gọn nhẹ hiệu quả sẽ giúp cho Nhà trƣờng tiết kiệm đƣợc chi phí, giảm bớt các bộ phận hoặc thao tác trung gian tạo điều kiện để việc cung cấp thông tin đƣợc nhanh chóng, kịp thời.
- Việc hoàn thiện tổ chức kế toán phải đúng theo quy định trong các văn bản pháp lý về kế toán hiện hành bao gồm các quy định của Luật Kế toán và phải phù hợp với cơ chế quản lý của Nhà nƣớc và chế độ kế toán hiện hành, có khả năng thích ứng trong tƣơng lai. Đồng thời, việc này cũng phải phù hợp với sự nghiệp hoạt động đặc thù riêng của Nhà trƣờng.
- Ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ, triển khai phát triển hệ thống công nghệ thông tin nhằm quảng bá, phát triển Nhà trƣờng cũng nhƣ góp phần giúp
3.2.2. Nguyên tắc hoàn thiện tổ chức kế toán tại Trường Cao đẳng Viglacera Để tổ chức kế toán trong Nhà trƣờng thực sự là công cụ quản lý vĩ mô có hiệu quả thì việc hoàn thiện tổ chức kế toán phải đáp ứng đƣợc các nguyên tắc định hƣớng sau:
-Đảm bảo nguyên tắc phù hợp: Việc tổ chức kế toán phải đúng với những quy định trong điều lệ tổ chức kế toán Nhà nƣớc, chế độ và thể lệ kế toán do Nhà nƣớc ban hành, phù hợp với chính sách, chế độ quản lý kinh tế tài chính của Nhà nƣớc trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, chế độ hành chính sự nghiệp trong từng thời k .
-Đảm bảo tính đặc thù của lĩnh vực chuyên môn, nghĩa là tổ chức kế toán từ hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, sổ sách kế toán, hình thức kế toán và các báo cáo kế toán phải phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động, tổ chức quản lý tại Nhà trƣờng.
- Đảm bảo tính thống nhất trong phân công tổ chức công việc kế toán và bộ máy kế toán.
- Đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả. Việc tổ chức kế toán tại Nhà trƣờng cần phải tuân thủ theo nguyên tắc này để đảm bảo tổ chức bộ máy gọn nhẹ, phân công công việc hợp lý tránh chồng chéo để thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, đảm bảo hoàn thành công việc theo đúng yêu cầu.
- Đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Trong tổ chức kế toán cần thực hiện phân công, phân nhiệm rõ ràng, một số công việc cần đƣợc phân công cho nhiều ngƣời, tránh phân công cho một ngƣời kiêm nhiệm làm ảnh hƣởng đến chất lƣợng công tác kế toán. Cần thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa ngƣời ra quyết định thực hiện nghiệp vụ tài chính và ngƣời chấp hành quyết định đó.
- Đảm bảo tính quốc tế và chuẩn mực quốc gia của nghề nghiệp kế toán.
- Đảm bảo việc dự toán thu chi ngân sách hợp lý và chính xác trong từng k kế toán, đảm bảo việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kịp thời chính xác, đảm bảo việc chi tiêu trong Nhà trƣờng đúng mục đích, đúng chế độ và sử dụng nguồn kinh phí một cách tiết kiệm nhất góp phần quản lý chặt chẽ nguồn vốn ngân sách nhà nƣớc.
- Việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nên tiến hành đồng thời trên cả lĩnh
vực quản lý vĩ mô và vi mô. Trong điều kiện thực tế, do ý thức chấp hành luật pháp còn hạn chế, các chế tài kỷ luật trong lĩnh vực tài chính còn chƣa nghiêm, tình
trạng thực hiện chi tiêu và tập trung các khoản thu của ngân sách vƣợt ra ngoài khuôn khổ của chế độ, tiêu chuẩn, định mức cho phép còn diễn ra phổ biến thì việc tăng cƣờng kiểm soát và quản lý tập trung càng cần thiết. Việc phân cấp tổ chức công tác kế toán đồng thời với việc phân cấp quản lý, giao quyền nhiều hơn cùng với tăng cƣờng trách nhiệm của các đơn vị sử dụng ngân sách theo xu hƣớng hiện nay sẽ mang lại hiệu quả cao trong công tác quản lý tài chính nói chung và trong công tác kế toán ở đơn vị hành chính sự nghiệp nói riêng.
3.3. Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại Trƣờng Cao đẳng
Viglacera
3.3.1. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
Hiện nay, Trƣờng Cao đẳng Viglacera mô hình tổ chức bộ máy kế toán áp dụng tại trƣờng là mô hình tập trung. Tuy nhiên, quy mô của Trƣờng ngày càng phát triển trong những năm gần đây nên mô hình này trong tƣơng lai sẽ không còn phù hợp, vấn đề này đặt ra một mô hình tổ chức bộ máy kế toán trong mới tƣơng lai tại đơn vị.
Sự phân công trách nhiệm của nhân viên kế toán chƣa chú trọng đến sự phân quyền khi sử dụng phần mềm kế toán. Việc nhập dữ liệu hiện nay chƣa có sự phân quyền rõ ràng nên vẫn có sự nhầm lẫn, trùng lắp trong quá trình nhập dữ liệu vào máy tính khi lập chứng từ kế toán. Bên cạnh đó các nhân viên trong bộ phận kế toán còn kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ khác nhau dẫn đến tính hiệu quả trong công việc chƣa đƣợc cao.
Chính sách đào tạo nhân viên kế toán: Đào tạo cơ bản về nghiệp vụ kế toán để thực hiện tốt hơn. Nhà trƣờng phải có kế hoạch đào tạo và đào tạo lại về trình độ tin học cho đội ngũ kế toán và tạo điều kiện để nhân viên kế toán đƣợc tham gia đầy đủ các lớp tập huấn do cơ quan cấp trên hoặc cơ quan thuế tổ chức để nắm bắt và cập nhập đầy đủ kịp thời về những đổi mới chính sách của Nhà nƣớc. Kết hợp với các đơn vị cung cấp phần mềm kế toán để đào tạo nghiệp vụ kế toán máy cho nhân viên.
Chính vì vậy để xây dựng bộ máy kế toán hoạt động hiệu quả, phù hợp với cơ cấu tổ chức quản lý của đơn vị, tôi mạnh dạn đƣa ra một số các đề xuất sau:
- Nhà trƣờng thực hiện rà soát, đánh giá lại toàn bộ bộ máy kế toán cả về năng lực, trình độ, phẩm chất đạo đức. Trên cơ sở đó tiến hành sắp xếp lại tổ chức, kiện toàn bộ máy kế toán theo hƣớng chuyên trách, hoạt động có hiệu quả, tránh sự
chồng chéo trong công việc và phù hợp với nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Cụ thể: Nhà trƣờng nên tổ chức lại số lƣợng lao động kế toán thay vì Nhà trƣờng đang sử dụng 04 ngƣời trong bộ phận kế toán nhƣ hiện nay thì nên có 05 ngƣời trong bộ phận kế toán đó là: 01 kế toán trƣởng, 01 kế toán vật tƣ, 01 kế toán thanh toán, 01 kế toán
thuế, 01 thủ quỹ với phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng vị trí công việc.
+ Nhà trƣờng cần phân quyền khi các kế toán viên sử dụng phần mềm kế toán để tránh sự nhầm lẫn, trùng lặp trong quá trình nhập dữ liệu vào máy tính và dễ dàng kiểm tra khi có sai sót trong khâu hạch toán.
+Có chính sách, chế độ đãi ngộ một cách hợp lý để cán bộ làm công tác kế
toán yên tâm công tác vì hầu hết nhân viên kế toán đều là nữ và đều phải đi làm xa. - Thƣờng xuyên đào tạo, bồi dƣỡng nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ làm công
tác tài chính kế toán dƣới nhiều hình thức. Tăng cƣờng tính chủ động học hỏi của các cán bộ kế toán để cập nhật các chế độ chính sách, chế độ kế toán mới. Cử cán bộ
tham dự các lớp đào tạo, đồng thời tạo điều kiện, bố trí thời gian, hỗ trợ để cán bộ đƣợc học cao hơn nữa nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cũng nhƣ kiến thức quản lý cho các cán bộ làm công tác quản lý tài chính kế toán. Khuyến khích cán bộ kế toán học ngoại ngữ để đáp ứng yêu cầu thực tiễn ngày càng cao.
- Nhà trƣờng cần thành lập bộ phận kiểm soát nội bộ nhằm tăng cƣờng
công tác kiểm tra, kiểm soát tình hình tài chính - tài sản của đơn vị. Nhà trƣờng nên có 01 ngƣời kiểm soát nhằm kiểm soát lại tất cả những chứng từ trƣớc khi các kế toán viên trình Kế toán trƣởng và Hiệu trƣởng xét duyệt chứng từ.
3.3.2. Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Tại Trƣờng Cao đẳng Viglacera công tác tổ chức hệ thống chứng từ kế toán thực hiện theo đúng chế độ kế toán của Nhà nƣớc ban hành. Tuy nhiên, ở một số khía
cạnh Nhà trƣờng cần tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện, chuẩn hóa hệ thống chứng từ đã và đang sử dụng, đảm bảo khách quan, trung thực, minh bạch của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phát hiện ngăn ngừa tiêu cực trong quản lý kinh tế.
Đối với khâu lập chứng từ: Hoàn thiện quy định về lập chứng từ kế toán tại Nhà trƣờng: cần có các quy định cụ thể về các yếu tố của chứng từ, đặc biệt yếu tố về chữ ký của những ngƣời có thẩm quyền, trách nhiệm phải đồng nhất.
Cần quy định về thủ tục, phƣơng pháp lập chứng từ. Nhà trƣờng cần phải xây dựng đƣợc quy trình phân công nhiệm vụ của từng nhân viên trong bộ máy kế toán, công tác phối hợp giữa bộ máy kế toán với các bộ phận khác trong Nhà trƣờng.
Đối với khâu kiểm tra chứng từ: Bộ phận kế toán và các bộ phận chức năng trong Nhà trƣờng có liên quan phải kiểm tra các loại chứng từ kế toán (bao gồm chứng bên trong và bên ngoài Nhà trƣờng). Để hạn chế tối đa những sai sót về mặt chứng từ thì kế toán cần tăng cƣờng kiểm tra đối với tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh kể cả thu, chi trong Nhà trƣờng, chứng từ kế toán phát sinh liên quan đến bộ phận nào thì bộ phận đó phải có trách nhiệm kiểm tra và công việc kiểm tra phải đƣợc thực hiện một cách thƣờng xuyên, liên tục và phải đƣợc coi là khâu bắt buộc trong khâu lập và tiếp nhận chứng từ.
Nhà trƣờng nên xây dựng một quy trình, nội dung, kế hoạch kiểm tra trong
toàn trƣờng (kiểm tra thƣờng xuyên và đột xuất); có những hình thức khen thƣởng,
động viên kịp thời đối với những tập thể, cá nhân làm tốt. Đây cũng là biện pháp để nâng cao trách nhiệm trong công tác kiểm tra trong nội bộ bộ phận kế toán và các bộ phận khác trong bộ máy nhà trƣờng. Bên cạnh đó, phải có hình thức xử lý theo từng mức độ vi phạm, để hạn chế quá trình sai sót trong thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao.
Trình từ kiểm tra chứng từ kế toán ở Nhà trƣờng phải đƣợc tiến hành nhƣ sau:
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, phản ánh trên chứng từ;
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán; - Kiểm tra việc chấp hành qui chế quản lý nội bộ của những ngƣời lập, kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế.
Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, thể lệ kinh tế, tài chính của Nhà nƣớc và đơn vị, phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho...) đồng thời báo ngay cho Hiệu trƣởng và kế toán trƣởng Nhà trƣờng biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành.
Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và con số không rõ ràng, thì ngƣời chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại hoặc báo cho nơi lập chứng từ biết để làm lại, làm thêm thủ tục và điều chỉnh, sau đó mới dùng làm căn cứ ghi sổ.
Đối với khâu luân chuyển chứng từ: Nhà trƣờng phải xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ tối ƣu trong nội bộ đơn vị, quy định thời gian tiếp nhận và xử lý chứng từ nhằm tránh sự chậm trễ khi xử lý chứng từ. Khi xây dựng quy trình luân
chuyển chứng từ phải đảm bảo tránh đƣợc các khâu trung gian và kịp thời cập nhật thông tin vào sổ kế toán.
Cần yêu cầu bộ phận kế toán nghiêm chỉnh thực hiện việc khoá sổ k kế toán. Tránh trƣờng hợp để đến qua k kế toán rồi mà các kế toán phần hành phát hiện chênh lệch sổ sách của mình, tự động quay lại sửa trong phần mềm ở k trƣớc làm ảnh hƣởng tới sổ sách của các bộ phận khác. Cần phải sửa sai, điều chỉnh bằng bút toán vào thời điểm hiện tại.
Đối với khâu lƣu trữ, bảo quản và tiêu hủy chứng từ:
Để đảm bảo việc lƣu trữ chứng từ đƣợc thuận tiện cho bộ phận kế toán, Nhà trƣờng nên bố trí một kho lƣu trữ rộng hơn, có điều kiện bảo quản chứng từ tốt hơn, để bảo quản lƣu trữ chứng từ theo đúng quy định của Nhà nƣớc. Do tình hình thời tiết khắc nghiệt cho nên cần phải trang bị các máy móc, thiết bị bảo quản nhƣ hút ẩm, đồng thời phải kiểm tra thƣờng xuyên kho lƣu trữ để tránh mối mọt, rách nát… đảm bảo thời hạn bảo quản lƣu trữ của từng loại chứng từ kế toán theo đúng Luật Kế toán.
3.3.3. Hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Trƣờng Cao đẳng Viglacera đã xây dựng đƣợc hệ thống tài khoản kế toán chi tiết phù hợp với đặc điểm của đơn vị (trên cơ sở các tài khoản quy định tại Thông tƣ số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính), đáp ứng yêu cầu của công tác hạch toán, lập báo cáo tài chính và cung cấp thông tin phục vụ quản lý. Đơn vị
phải thƣờng xuyên cập nhật chế độ kế toán, cơ chế chính sách để công tác hạch toán
phản ánh đúng với chế độ kế toán mới. Việc hoàn thiện tài khoản kế toán trên góc độ kế toán tài chính phải dựa trên tính tuân thủ và tính linh hoạt.
- Tính tuân thủ: theo đúng quy định nhà nƣớc
- Tính linh hoạt: nhƣ mở thêm tài khoản cấp 2, 3 phù hợp với tình hình hạch toán kế toán tại Nhà trƣờng và phù hợp với các nguồn thu, nguồn chi theo từng ngành nghề đào tạo và các hoạt động khác của Nhà trƣờng.
3.3.4. Hoàn thiện tổ chức hệ thống sổ kế toán
3.3.4.1.Hoàn thiện tổ chức hệ thống sổ kế toán
Trƣờng Cao đẳng Viglacera áp dụng thực hiện theo hình thức kế toán Nhật ký chung. Hình thức kế toán này phù hợp với đặc điểm hoạt động, phù hợp với mô hình tổ chức, quản lý của Nhà trƣờng.
Trƣờng Cao đẳng Viglacera cần có giải pháp cụ thể trong việc hoàn thiện hình thức kế toán Nhật ký chung trong điều kiện có ứng dụng CNTT nhƣ: Thực hiện khóa sổ, in sổ kế toán tổng hợp, chi tiết, đối chiếu số liệu giữa