7. Kết cấu luận văn
3.3.5. Hoàn thiện tổ chức hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống báo cáo quyết toán
quyết toán
Hệ thống báo cáo kế toán rất quan trọng, nó phản ánh hoạt động kinh tế tài chính tại Nhà trƣờng qua các chỉ tiêu đƣợc phản ánh trong báo cáo kế toán. Do đó, hệ thống báo cáo kế toán phải đƣợc xác lập dựa trên tình hình thực tế hoạt động tại Trƣờng trên cơ sở tuân thủ những nguyên tắc của chế độ tài chính, kế toán, cụ thể là Nhà trƣờng đã tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán theo quy định của Bộ Tài chính ban hành tại Thông tƣ số
107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, hệ thống
báo cáo kế toán tại Trƣờng vẫn còn tồn tại một số vấn đề cần tiếp tục hoàn thiện.
Để nâng cao chất lƣợng, hiệu quả kinh tế các hoạt động kinh tế, tài chính nói chung nhằm đảm bảo cho công tác giáo dục và đào tạo, cần tập trung một số điểm sau:
- Tăng cƣờng công tác đào tạo, bồi dƣỡng nâng cao trình độ cho chủ tài khoản, kế toán trƣởng nhằm nhận thức rõ tầm quan trọng của việc phân tích hoạt động tài chính của đơn vị. Sử dụng các phƣơng pháp để phân tích nhƣ: Phƣơng pháp so sánh, phƣơng pháp số tuyệt đối, phƣơng pháp số tƣơng đối, phƣơng pháp thay thế liên hoàn, phƣơng pháp đồ thị...
-Nội dung phân tích: Ngoài việc phân tích tình hình thực hiện kế hoạch theo dự toán của các khoản chi thƣờng xuyên nên tập trung vào đi sâu phân tích hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí, nguồn thu khác của đơn vị để tìm ra những hạn chế và đề ra những giải pháp nhằm tăng thu, tiết kiệm chi, cụ thể:
+ Lập Báo cáo thu chi hoạt động đào tạo để đánh giá hiệu quả hoạt động cho từng hoạt động cụ thể: đào tạo cho các đơn vị thuộc Tổng công ty, cho các đơn vị ngoài Tổng công ty, các tổ chức khác…
+Lập Báo cáo chi hoạt động nghiên cứu khoa học để đánh giá mức độ
hoàn thiện của từng dự án Nhà trƣờng đƣợc giao trong năm.
+ Lập bổ sung một số báo cáo chi tiết phục vụ cho việc chỉ đạo thực hiện các nghiệp vụ trong trƣờng nhƣ: Báo cáo tổng hợp tình hình thu - nợ học phí và Báo cáo chi tiết tình hình thu - nợ học phí.
Báo cáo tổng hợp tình hình thu - nợ học phí cập nhật tổng thu học phí trong từng quý, tổng số học phí sinh viên đƣợc miễn giảm, tổng số học phí sinh viên còn nợ. Báo cáo này giúp các nhà quản lý nắm bắt kịp thời tình hình thu học phí trong k , tình hình miễn giảm học phí trong k (các đối tƣợng con CBCNV Trƣờng) và số học phí còn chƣa thu đƣợc theo từng hệ đào tạo và từng khóa, để từ đó chỉ đạo các biện pháp thu học phí kịp thời, tránh tình trạng sinh viên bỏ học giữa chừng hoặc đến khi chuẩn bị tốt nghiệp sinh viên mới nộp học phí nhƣ hiện nay.
Báo cáo chi tiết tình hình thu - nợ học phí sẽ liệt kê cụ thể tất cả các sinh viên còn nợ học phí theo từng hệ. Báo cáo này sẽ chuyển cho các khoa quản lý sinh viên, để từ đó có các biện pháp nhắc nhở kịp thời việc nộp học phí. Nguồn số liệu để lập báo cáo này từ phần mềm thu và quản lý học phí.
-Đối với các hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ cần tập trung vào phân tích hiệu quả của từng hoạt động, cơ cấu chi phí của các loại hình để có biện pháp điều chỉnh, chỉ đạo kịp thời nhằm đạt đƣợc hiệu quả cao
Bảng 3.1. Báo cáo thu - chi hoạt động đào tạo
BÁO CÁO THU- CHI HOẠT ĐỘNG ĐÀO TẠO NĂM:...
Năm Năm Chênh lệch
Chỉ tiêu Số tuyệt Tỷ lệ
trƣớc nay tƣơng
đối đối (%)
I. Hoạt động đào tạo Cao đẳng 1. Số lƣợng sinh viên
2. Thu học phí 3. Thu lệ phí 4. Chi hoạt động 5. Chênh lệch thu chi
6. Chi hoạt động bình quân/ 1 sinh viên II. Hoạt động đào tạo hệ trung cấp 1. Số lƣợng học sinh
2. Thu học phí, lệ phí 3. Thu lệ phí
4. Chi hoạt động 5. Chênh lệch thu chi
6. Chi hoạt động bình quân/ 1 học sinh III. Hoạt động đào tạo ngắn hạn 1. Số lƣợng học sinh
2. Thu học phí 3. Thu lệ phí 4. Chi hoạt động 5. Chênh lệch thu chi
6. Chi hoạt động bình quân/ 1 học sinh Tổng thu học phí
Tổng thu lệ phí
Tổng thu học phí, lệ phí Tổng chi hoạt động Chênh lệch thu - chi
Bảng 3.2. Báo cáo chi hoạt động nghiên cứu khoa học TRƢỜNG CAO ĐẲNG VIGLACERA
BÁO CÁO HOẠT ĐỘNG NGHIÊN CỨU KHOA HỌC NĂM:...
Năm Năm Chênh lệch
Chỉ tiêu Số Tỷ lệ
trƣớc nay tuyệt tƣơng
đối đối (%)
I. Nghiên cứu khoa học tổng c ng ty
1.Số lƣợng công trình 2. Chi hoạt động
3. Chi hoạt động bình quân/1 công trình II. Nghiên cứu khoa học cấp Bộ
1. Số lƣợng công trình 2. Chi hoạt động
3. Chi hoạt động bình quân/1 công trình
III. Nghiên cứu khoa học cấp tổng cục 1. Số lƣợng công trình
2. Chi hoạt động
3. Chi hoạt động bình quân/1 công trình Tổng chi hoạt động NCKH
Nguồn: Đề xuất của tác giả
Bảng 3.3. Báo cáo tổng hợp t nh h nh Thu - Nợ Học phí TRƢỜNG CAO ĐẲNG VIGLACERA
BÁO CÁO TỔNG HỢP TÌNH HÌNH THU - NỢ HỌC PHÍ
QUÝ:... NĂM ... Tổng Số học Số học Số học Số học Số Tỷ lệ số học học Khóa/ Hệ đào phí phí phí phí đã phí đã phí nợ học miễn miễn tạo phải nộp kỳ nộp còn phí giảm giảm
nộp này lũy kế phải (%)
kỳ này lũy kế lũy kế nộp 1. Hệ đào tạo Lớp 2. Hệ đào tạo Lớp 3. Hệ đào tạo Lớp 4…. Tổng
Bảng 3.4. Báo cáo chi tiết t nh h nh Thu - Nợ Học phí
TRƢỜNG CAO ĐẲNG VIGLACERA BÁO CÁO
CHI TIẾT TÌNH HÌNH THU - NỢ HỌC PHÍ
QUÝ:... NĂM ...
Tổng Số Số Số Số Số
học học Tỷ lệ
Họ số học phí học phí học học nợ
tên Mã phí phí phí phí
TT sinh số phải đã đã miễn miễn còn học
nộp giảm phí
viên nộp lỹ kỳ nộp kỳ giảm phải (%)
kế lũy kế lũy kế nộp
này này
A
Tổng
Nguồn: Đề xuất của tác giả
Bảng 3.5. Báo cáo thu - chi
TRƢỜNG CAO ĐẲNG VIGLACERA
BÁO CÁO THU - CHI
NĂM ...
Chỉ tiêu Thực tế Dƣ toán Chênh lệch
Số tiền Tỷ lệ %
I. Nguồn thu ……
II. Các khoản chi …..
III. Chênh lệch thu - chi Cộng
Nguồn: Đề xuất của tác giả 3.2.6. Hoàn thiện tổ chức kiểm tra kế toán
Kiểm tra kế toán là một trong những vấn đề rất quan trọng, đảm bảo cho công tác kế toán tại Nhà trƣờng đi vào nề nếp, thực hiện đúng những chế độ tài chính quy định, ngăn ngừa hành vi tiêu cực. Vì vậy, kiểm tra công tác kế toán cần đƣợc thực hiện từng bƣớc và đảm bảo có hiệu quả.
Thứ nhất, cần xem xét sửa đổi bổ sung quy chế thu chi nội bộ cho phù
hợp với hoạt động đào tạo theo nhiệm vụ chính trị được giao cũng như hoạt động dịch vụ đào tạo của Trường.
Mục đích xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ của Nhà trƣờng là nhằm quản lý tập trung, thống nhất các nguồn thu, tăng cƣờng các nguồn thu, đảm bảo chi tiêu thống nhất trong toàn Trƣờng, chi tiêu tiết kiệm, hợp lý. Trên cơ sở đó từng bƣớc tăng thu nhập cho cán bộ, giáo viên, góp phần xây dựng cơ sở vật chất, tái đầu tƣ phát triển Trƣờng. Để hoàn thiện quy chế chi tiêu nội bộ Nhà trƣờng phải đƣa ra hệ thống định mức, tiêu chuẩn chi tiêu phù hợp với tình hình hoạt động của Trƣờng.
Thứ hai, cần tăng cường công tác kiểm tra kiểm soát nội bộ để đảm bảo
cho công táckế toánđược thực hiện đầy đủ, kịp thời.
Công tác kiểm tra giám sát ở Trƣờng chƣa đƣợc coi trọng đúng mức. Việc thực
hiện kiểm tra thƣờng xuyên của các cấp quản lý đối với các đơn vị cũng không đƣợc thực hiện nghiêm chỉnh, do đó nhiều vi phạm của các đơn vị không đƣợc xử lý kịp thời; nhiều đơn vị không tuân thủ theo các quy định, quy chế của Nhà trƣờng nhƣng Nhà trƣờng chƣa có các biện pháp để chấn chỉnh, đƣa hoạt động của các bộ phận đi vào nề nếp. Vì vậy phải tăng cƣờng công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát và xử lý vi phạm trong nội bộ Nhà trƣờng, đặc biệt là đối với các khâu, các lĩnh vực của hoạt động tài chính. Nội dung tổ chức hoạt động này gồm:
+ Lập kế hoạch kiểm tra định k : Kiểm tra tình hình ghi chép của kế toán
trong các tài liệu, báo cáo kế toán do máy in ra nếu sai sót phải tiến hành yêu cầu
kế toán viên phụ trách sửa chữa kịp thời.
+Tổ chức thực hiện kế hoạch kiểm tra việc thực hiện chế độ chính sách,
các quy định về chi cho các đối tƣợng.
+ Phân công phân nhiệm cho từng cá nhân trên cơ sở đảm bảo từng phần hành công việc cụ thể.
+Lập và báo cáo về tình hình thực hiện kiểm tra
Nhà trƣờng cần thực hiện nghiêm túc quy chế công khai tài chính: Công khai các nguồn tài chính và quá trình sử dụng các nguồn kinh phí, công khai việc trích lập các quỹ và quá trình sử dụng các quỹ với toàn bộ cán bộ viên chức,
Việc công khai tài chính tạo điều kiện cho các cá nhân và tập thể ngƣời lao động đƣợc phát huy quyền làm chủ, tham gia vào quá trình quản lý tài chính,
giám sát, kiểm tra các hoạt động tài chính của đơn vị, giúp hoàn thiện công tác
quản lý tài chính.
Để việc kiểm tra công tác kế toán đơn vị đƣợc thực hiện tốt và có hiệu quả cao, Nhà trƣờng nên thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ riêng biệt, độc lập với đội ngũ kế toán nắm vững chuyên môn nghiệp vụ. Muốn vậy, lãnh đạo Trƣờng phải trao cho kiểm toán viên nội bộ một quyền hạn đủ rộng, các khía cạnh cần kiểm tra phải đƣợc thực hiện triệt để để đảm bảo các nguyên tắc nghề nghiệp phải đƣợc thực hiện đầy đủ.
Kiểm soát nội bộ để đảm bảo cung cấp thông tin trung thực và đáng tin cậy tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí cũng nhƣ đảm bảo an toàn tài sản của đơn vị sự nghiệp luôn là vấn đề hàng đầu khi tổ chức CTKT. Cơ cấu tổ chức quản lý trong bộ phận kế toán phải rõ ràng, khoa học, có qui chế về lề lối làm việc và các qui định về quan hệ với nội bộ các bộ phận, phòng, khoa, ban khác trong đơn vị sự nghiệp.
Tổ chức bộ máy kế toán phải đảm bảo tính kiểm soát cao, đáp ứng tốt các quy định và yêu cầu của kiểm soát nội bộ, đặc biệt các thủ tục kiểm soát trong môi
trƣờng tin học hóa. Do đó cần phân định rõ ràng các chức năng trong hệ thống kế toán và tuân thủ nguyên tắc phân chia nhiệm vụ khi tổ chức bộ máy kế toán.
Trong điều kiện đơn vị ứng dụng phần mềm kế toán thì cách thức, phƣơng pháp kiểm tra kế toán cũng cần có sự thay đổi cho phù hợp. Do đặc thù của chƣơng trình, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc sử dụng chứng từ gốc nhập liệu một lần duy nhất cho các đối tƣợng kế toán đã đƣợc mã hóa theo nguyên tắc "nhập liệu chi tiết nhất" và "chống trùng". Vì vậy, trƣớc hết chúng ta cần xác định những rủi ro, gian lận và sai sót có thể xảy ra.
Đánh giá rủi ro, sai sót trong m i trƣờng xử lý bằng máy tính
Qua kết quả khảo sát nhận thấy có rất nhiều rủi ro có thể xảy ra trong môi trƣờng kế toán xử lý bằng máy. Để dễ dàng khi đánh giá và xây dựng các thủ tục kiểm soát, nên phân các rủi ro thành các loại sau:
* Rủi ro liên quan đến việc vẫn thực hiện nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhƣng
trƣờng xử lý kế toán thủ công;
* Rủi ro trong xử lý thông tin, là những rủi ro liên quan đến việc ghi nhận, xử lý dữ liệu, tổng hợp báo cáo.
- Đầu vào: Nhập dữ liệu sai, không chính xác, nhập trùng dữ liệu, nhập
không đầy đủ và không hợp lệ.
- Xử lý: Dữ liệu xử lý bị sai nhƣ việc phân loại sai, tính toán sai do ngƣời
lập chƣơng trình xử lý không chính xác.
- Kết quả: Thông tin tổng hợp thành các báo cáo kế toán cũng không xác
định chính xác, báo cáo có thể đƣợc chuyển giao không đúng ngƣời nhận.
*Rủi ro liên quan tới hệ thống: Liên quan tới hệ thống bao gồm những rủi ro liên quan tới việc xây dựng, bảo dƣỡng hệ thống, rủi ro liên quan tới việc sử dụng hệ thống… Các rủi ro đó bao gồm:
- Rủi ro liên quan tới quy trình phát triển hệ thống: Hệ thống đƣợc phát
triển không đúng quy trình (phân tích, thiết kế, thực hiện, bảo dƣỡng hệ thống); hệ thống không đáp ứng nhu cầu của kế toán của đơn vị.
- Rủi ro liên quan tới con ngƣời; - Rủi ro liên quan tới thiết bị;
- Rủi ro liên quan tới dữ liệu hệ thống: Dữ liệu bị phá hủy do cố tình phá
hoại hoặc do vô tình sử dụng không đúng kỹ thuật; hệ thống và dữ liệu dễ bị thâm nhập, phá hoại để sửa chƣơng trình xử lý hoặc phá hủy hay lấy cắp thông tin
- Dữ liệu dễ bị mất do máy hỏng, do bị phá hoại hoặc ăn cắp thiết bị lƣu trữ.
Gian lận trong m i trƣờng kế toán máy
Trong bất cứ môi trƣờng nào (kế toán thủ công hay kế toán máy), gian lận nào cũng gồm ba thành phần:
-Biển thủ tài sản;
-Chuyển đổi các tài sản biển thủ thành tiền;
- Che dấu việc biển thủ bằng các ghi chép giả mạo trên sổ kế toán hoặc các
báo cáo.
Trong môi trƣờng xử lý bằng máy, ngoài các gian lận thƣờng xảy ra nhƣ trong môi trƣờng xử lý kế toán thủ công, ngƣời ta còn sử dụng máy tính và các kỹ thuật đặc thù của nó để thực hiện các gian lận.
Các kiểu gian lận thƣờng xảy ra: Cố tính nhập sai dữ liệu; phá hủy các máy tính chứa dữ liệu và chƣơng trình quan trọng; ăn cắp thông tin qua việc truy cập bất hợp pháp máy tính hoặc mạng máy tính; sử dụng máy tính nhƣ một công cụ để tạo ra một hệ thống sổ sách song song khác cho mục đích gian lận tài chính; và sử dụng máy tính để lừa dối ví dụ nhƣ tạo một trung tâm dữ liệu giả.
Nhƣ vậy, đơn vị phải tổ chức kiểm tra kế toán thƣờng xuyên hàng ngày, hàng tháng để giảm thiểu tối đa những rủi ro và gian lận phát sinh.
Tổ chức tự kiểm tra tài chính, kế toán là một trong những vấn đề rất quan trọng để đảm bảo cho công tác kế toán của đơn vị đi vào nề nếp, thực hiện đúng chế độ tài chính quy định nhằm phát hiện, ngăn ngừa, chấn chỉnh kịp thời những sai phạm, những hành vi tiêu cực trong quản lý tài chính. Tổ chức tự kiểm tra tài chính, kế toán hay cụ thể đó là tổ chức công tác kiểm tra nội bộ.
Tổ chức công tác kiểm tra nội bộ phải đƣợc tiến hành bởi nhân viên chuyên trách hoặc kiêm nhiệm làm việc tại đơn vị. Kiểm tra nội bộ nhằm mục đích chủ yếu để đánh giá việc thực hiện các quy chế chi tiêu nội bộ, kiểm tra công tác kế toán, tài chính ở đơn vị. Công tác kiểm tra nội bộ có tính độc lập tƣơng đối cao so với công tác tự kiểm tra ở các bộ phận. Nó có tác động tích cực đến việc phát hiện và điều chỉnh những sai sót trong công tác quản lý và công tác kế toán ở đơn vị, vì vậy việc xây