6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.1.TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VIETTRONIMEX ĐÀ NẴNG
2.1.1 Sơ lƣợc quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Công ty Viettronimex Đà Nẵng được thành lập từ tháng 10/1989, tiền thân là CN Công ty Xuất nhập khẩu điện tử tại Đà Nẵng. Vào thời điểm này, Công ty đã tổ chức nhiều hoạt động kinh doanh nhập khẩu, lắp ráp các loại sản phẩm điện tử để tiêu thụ trên thị trường cả nước. Đồng thời đẩy mạnh kinh doanh bán lẻ tại thị trường Quảng Nam - Đà Nẵng cũng như một số tỉnh lân cận với nhiều sản phẩm và chủng loại khác nhau. Trong những năm đầu hoạt động, Công ty đã bước đầu tạo được uy tín đối với khách hàng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu các sản phẩm điện máy. Nhưng do thành phố Đà Nẵng lúc này còn đang trong quá trình quy hoạch xây dựng và phát triển nên dân số ít, khả năng tiêu thụ còn hạn chế, do đó Công ty gặp không ít khó khăn.
Tuy nhiên, đứng trước khó khăn, tập thể lãnh đạo và nhân viên với sự đoàn kết vì sự phát triển của Viettronimex đã đưa ra quyết định đột phá khi chuyển Công ty sang hoạt động theo hình thức cổ phần hóa ngay từ đầu năm 2001. Viettronimex Đà Nẵng đã là một trong những đơn vị đầu tiên của Tổng Công ty điện tử và tin học Việt Nam tiến hành cổ phần hóa, định hướng kinh doanh theo hướng chuyên nghiệp, hiện đại, định hướng thương hiệu bằng chất lượng phục vụ và đa dạng sản phẩm. Cũng do đa dạng về sản phẩm nên để đảm bảo đúng chất lượng các mặt hàng, ngay từ những ngày đầu cổ phần hóa, Công ty đã định hướng chỉ cung ứng đến tận tay khách hàng những sản phẩm chính hãng từ các tập đoàn nổi tiếng trên thế giới và tất cả những mặt hàng này đều được bảo hành chính hãng.
Từ sau khi cổ phần hóa, trách nhiệm cá nhân của cán bộ nhân viên ngày càng cao hơn, chiến lược marketing cũng được đẩy mạnh hơn, nên Công ty đã nhanh chóng khẳng định được thương hiệu là nơi mua sắm điện tử - điện máy đáng tin cậy đối với khách hàng tại Đà Nẵng và các vùng lân cận. Với tốc độ mở rộng hoạt động như hiện nay, Viettronimex Đà Nẵng hứa hẹn nhiều sự tin cậy từ khách hàng, với đầy đủ các sản phẩm điện tử - điện lạnh và tin học của các tập đoàn chính hãng nổi tiếng thế giới.
2.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty
Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu.
Hiện Công ty đang kinh doanh mua bán, lắp đặt, bảo hành, bảo trì, sửa chữa các sản phẩm điện tử – điện lạnh – điện gia dụng, máy vi tính. Lắp ráp điện tử – điện lạnh – điện gia dụng.
Công ty là phân phối chính thức tại miền Trung – Tây Nguyên các sản phẩm của những thương hiệu toàn cầu như Samsung, Sharp, Panasonic, Sony, Sanyo, Electrolux, Toshiba, TCL, Alaska, Midea,...
Địa bàn hoạt động.
Thị trường của Công ty trãi rộng khắp các tỉnh miền Trung và Tây Nguyên, tổng số các đại lý của Công ty hơn 200 đại lý, chiếm 20% thị phần của toàn khu vực miền Trung Tây Nguyên.
Kênh phân phối.
Bán sỉ: Phân phối cho các đại lý bán lẻ ở các tỉnh miền Trung – Tây Nguyên, đặc biệt là các tỉnh Quảng Nam, Quảng Ngãi, Huế, Quảng Bình,… Hoạt động này do đội ngũ nhân viên kinh doanh đầu ra của phòng kinh doanh phụ trách. Đối với khách hàng sỉ là các đại lý tại khu vực miền Trung và Tây Nguyên, Công ty chịu trách nhiệm giao hàng đến tận tay, chăm sóc và thực hiện tốt những chính sách hỗ trợ để các đại lý đưa đến tận tay người tiêu dùng những sản phẩm chất lượng tốt nhất với giá hợp lý nhất.
Bán lẻ: Phân phối hàng hóa đến trực tiếp người tiêu dùng thông qua hệ thống 3 siêu thị bán lẻ tại Đà Nẵng và 1 siêu thị bán lẻ tại Quảng Bình. Đối với khách hàng là những cá nhân mua lẻ thì được Công ty chăm sóc chu đáo thông qua hệ thống nhân viên tư vấn bán hàng chuyên nghiệp, giúp quý khách có thể chọn được những sản phẩm ưng ý, phù hợp với gia đình và bản thân. Nhằm đảm bảo lợi ích của khách hàng, Công ty luôn chịu trách nhiệm lắp đặt tận tay người tiêu dùng, đồng thời Công ty cũng có những Trung tâm sửa chữa, bảo hành, bảo trì đối với các sản phẩm Điện tử - Điện lạnh - Tin học phục vụ công tác bảo hành và sửa chữa cho khách hàng khi có nhu cầu.
2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Bộ máy quản lý của Công ty được áp dụng theo mô hình trực tuyến chức năng. Mọi hoạt động mang tính chất ra quyết định đều phải được thông qua Ban tổng giám đốc.
Ghi chú: Quan hệ nghiệp vụ Quan hệ điều hành
Hình 2.1 – Bộ máy quản lý của Công ty Viettronimex Đà Nẵng
Chức năng nhiệm vụ của mỗi phòng ban cụ thể như sau:
-Đại hội cổ đông: là cơ quan quyết định cao nhất trong Công ty, Đại hội cổ đông bao gồm tất cả các Cổ đông có quyền biểu quyết. Đại hội cổ
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN TỔNG GIÁM ĐỐC Phòng Kinh doanh Phòng Marketing Phòng IT Phòng HC – NS Hệ thống Siêu thị bán lẻ Phòng Kế toán Kho – Vận chuyển TT Bảo hành
đông họp ít nhất mỗi năm một lần hoặc có thể họp bất thường theo yêu cầu của Cổ đông.
-Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lí của Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định để mọi qui định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty.
-Tổng giám đốc: do Hội đồng Quản trị Công ty quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỉ luật. Tổng giám đốc là đại diện pháp nhân, là người có quyền điều hành cao nhất của Công ty, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Công ty, về việc quản lí, sử dụng, bảo toàn và phát triển vốn, về kết quả kinh doanh trước Hội đồng Quản trị.
-Phòng Kế toán: là cơ quan chuyên môn giúp Ban Tổng giám đốc cũng như Công ty trong việc quản lí tài chính, xây dựng các kế hoạch tài chính ngắn hạn, dài hạn, thực hiện công tác kế toán thống kê của Công ty
-Phòng Kinh doanh: xây dựng kế hoạch tiêu thụ và dự trữ hàng hóa, nghiên cứu thị trường để mở rộng về việc tiêu thụ hàng hóa đáp ứng nhu cầu hoạt động của Công ty, phối hợp với Phòng Kế toán để xác lập tình hình công nợ theo các hợp đồng kinh tế với đôn đốc việc thu hồi nợ.
-Phòng Marketting: nghiên cứu tiếp thị và thông tin, xây dựng và tổ chức truyền thông, quảng cáo, tổ chức khuyến mãi, hậu mãi, nghiên cứu thị trường, xây dựng giá bán, dự báo doanh thu, khảo sát hành vi ứng xử của khách hàng, xác định mục tiêu, định vị thương hiệu cho Công ty, để đưa ra những dự án hợp lý nhằm nâng cao doanh số bán hàng.
-Phòng Công nghệ Thông tin (IT): giúp Ban Tổng giám đốc quản lý về việc triển khai, ứng dụng công nghệ thông tin trong các bộ phận của Công ty. Phối hợp với các phòng chức năng thực hiện nhiệm vụ có ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý. Xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý của Công ty.
-Phòng Hành chính – Tổng hợp: xây dựng và triển khai các kế hoạch do Ban Tổng giám đốc phê duyệt, tổng hợp tình hình các hoạt động của Công ty, tổ chức, sắp xếp, bố trí phân công lao động toàn Công ty, quản lý, tổng hợp, thống nhất công việc giữa các phòng ban trong Công ty.
-Hệ thống các Siêu thị: đây là bộ phận phụ trách hoạch động bán lẻ của Công ty, tư vấn bán hàng và chăm sóc khách hàng, chịu trách nhiệm hoàn thành mục tiêu doanh số bán ra, trưng bày và quản lý hàng hóa tại mỗi siêu thị, lập báo cáo định kỳ theo yêu cầu của Ban TGĐ.
-Các đơn vị trực thuộc (kho, vận chuyển, trung tâm bảo hành,...): các đơn vị này hỗ trợ cho hoạt động bán sỉ và bản lẻ được vận hành một cách trôi chảy, xuyên suốt, hoạt động theo sự chỉ đạo của Công ty, chịu sự giám sát chặt chẽ của Công ty. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Mặc dù chức năng nhiệm vụ của mỗi bộ phận là khác nhau, nhưng để hoàn thành tốt kế hoạch đã đề ra, các bộ phận trong Công ty bên cạnh việc hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình còn phải luôn cần có sự trao đổi thông tin và hỗ trợ lẫn nhau để tìm ra những giải pháp tối ưu nhất.
2.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Hiện nay Phòng Tài chính Kế toán của Công ty bao gồm 25 người trong đó có 1 kế toán trưởng, 1 giám đốc ngân quỹ 1 kế toán tổng hợp và 22 kế toán viên – thu ngân. Trong quá trình hạch toán của Công ty, nhân viên kế toán chịu trách nhiệm phần hành kế toán cụ thể tạo thành mắt xích quan trọng trong công tác kế toán. Công tác kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức tổ chức kế toán tập trung. Các kế toán ở tại các bộ phần thuộc hệ thống siêu thị, bán sỉ, kho, vận chuyển, TTBH sẽ tập hợp số liệu chuyển về kế toán tại văn phòng để hoạch toán, báo cáo tình hình tại mỗi bộ phần cho KTT và Ban TGĐ hằng ngày và khi được yêu cầu đột xuất. Tại văn phòng, các kế toán viên thực hiện hoàn chỉnh chứng từ, phân loại và xử lý
chứng từ, ghi sổ và lập báo cáo tài chính. Thông qua đó cung cấp thông tin về tình hình tài chính của Công ty cho Ban TGĐ.
Bộ phận kế toán của Công ty Viettronimex Đà Nẵng có thể được khái quát theo sơ đồ ở hình 2.2 như sau:
Hình 2.2 – Mô hình bộ máy kế toán
Chức năng nhiệm vụ của các vị trí trong bộ phận kế toán được mô tả như sau:
-Kế toán trưởng: giúp Ban tổng giám đốc tổ chức, chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác Tài chính của Công ty. Phối hợp với các Giám đốc phòng ban khác để xây dựng và hoàn thiện các mục tiêu doanh thu và định mức chi phí. Đồng thời tham mưu cho BTGĐ các đề xuất cải tiến phương pháp quản
Kế toán trưởng Siêu thị KT Siêu thị Thu ngân siêu thị Bán sỉ KT Sỉ Kho KT Kho Vận chuyển Thu ngân tổ TT Bảo hành KT TT Bảo hành Văn phòng KT Ngân hàng KT Hàng hóa Thủ Quỹ KT Tổng hợp KT Lương KT Thuế
lý Công ty, thường xuyên kiểm tra, đôn đốc và giám sát bộ phận kế toán dưới các đơn vị trực thuộc hoàn thành nhiệm vụ.
-Kế toán tổng hợp: Kiểm tra tình hình thu tiền và nộp tiền của các siêu thị, vận chuyển, trung tâm bảo hành, kiểm tra đề xuất các khoản chi phí như: khuyến mãi, văn phòng phẩm, điện, nước, chi phí lắp đặt thuê ngoài, xăng, dầu, tiếp khách hội nghị, theo dõi công nợ phải trả, các khoản chiết khấu hỗ trợ, lập kế hoạch thanh toán và đối chiếu công nợ với nhà cung cấp.
-Kế toán hàng hóa: Theo dõi quản lý tình hình nhập, xuất, tồn hàng hóa của toàn Công ty, theo dõi luân chuyển hàng hóa giữa các Siêu thị, kiểm tra sổ ghi chép hàng hóa hàng ngày tại các Siêu thị, theo dõi việc nhập xuất hàng của bộ phận Kho, tổ chức kiểm kê hàng hóa tồn kho, hàng trưng bày, hàng bảo hành sửa chữa linh phụ kiện, báo cáo xử lý hàng chênh lệch theo định kỳ (hàng tháng) hoặc đột xuất tại các bộ phận, kiểm tra, báo cáo xử lý hàng hư hỏng tồn kho hàng quý.
-Kế toán ngân hàng: trực tiếp làm việc với các đơn vị tín dụng mà Công ty giao phó, phụ trách việc thực hiện thủ tục thanh toán cho các đối tác qua ngân hàng theo nguồn vốn hiện có, theo dõi và báo cáo các món tiền đi và về tài khoản của Công ty, theo dõi các món vay nợ Ngân hàng và đối chiếu thường xuyên với Ngân hàng.
-Kế toán tiền lương: thanh toán các khoản phải nộp ngân sách tạm ứng, thực hiện việc trích BHYT, BHXH, BHTN theo quy định, xác định lương thưởng cho cán bộ công nhân viên.
-Kế toán thuế: thu thập, sắp xếp và lưu trữ hóa đơn từ các siêu thị và bộ phận bán sỉ, xử lý các hóa đơn không hợp lệ, kê khai và lập các báo cáo thuế hàng tháng – hằng năm.
-Thủ quỹ: có nhiệm vụ chi tiền mặt khi có quyết định của Ban tổng giám đốc, theo dõi, ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình tăng, giảm và số tiền còn tồn tại quỹ.
-Kế toán kinh doanh bán sỉ: lập hóa đơn bán hàng cho nhóm khách hàng sỉ, theo dõi, ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình công nợ của khách hàng sỉ. Theo dõi, đôn đốc thu hồi công nợ, lập biên bản đối chiếu công nợ, xác nhận số dư nợ chi tiết với khách hàng sỉ.
-Kế toán siêu thị: theo dõi việc bán hàng, tình hình nhập – xuất – tồn hàng hóa của siêu thị, theo dõi công nợ tại siêu thị, tập hợp chi phí có liên quan gởi lên Phòng Kế toán.
-Thu ngân siêu thị: lập hóa đơn bán hàng cho khách lẻ tại các siêu thị, theo dõi và báo cáo tình hình tiền mặt tại các siêu thị, chốt quỹ hằng ngày và nộp tiền mặt về quỹ tại văn phòng.
-Kế toán kho: theo dõi việc nhập – xuất – tồn hàng hóa tại kho, kiểm tra, báo cáo các hàng hư hỏng hay các trường hợp chênh lệch hàng tại kho hàng tháng.
-Thu ngân vận chuyển: theo dõi việc thu tiền từ bộ phận vận chuyển, báo cáo tình hình thu tiền với các bộ phận liên quan để khớp đúng công nợ với khách hàng.
-Kế toán trung tâm bảo hành: theo dõi việc nhập, xuất hàng bảo hành, theo dõi tiền công của các dịch vụ bảo hành, theo dõi nhập xuất tồn của các nguyên vật liệu bảo hành.
Như vậy, các vị trí kế toán khác nhau có chức năng nhiện vụ khác nhau. Tuy nhiên, giữa kế toán các bộ phận có mối quan hệ khăng khít với nhau, cùng nhau trao đổi thông tin và hoàn thành nhiệm vụ tài chính của phòng Kế toán.
2.2 THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ VỐN LƢU ĐỘNG TẠI CÔNG TY VIETTRONIMEX ĐÀ NẴNG
2.2.1 Lập dự toán vốn lƣu động
Công tác lập dự toán vốn lưu động tại Công ty hiện chưa có một quy trình rõ ràng và nhất quán. Lập dự toán cho các thành phần của vốn lưu động được thực hiện một cách rời rạc từng phần và nền tảng cơ bản là dự toán tiêu thụ được xác lập vào đầu mỗi năm tài chính.
a. Lập dự toán tiêu thụ
Vào đầu mỗi năm tài chính, trên cơ sở phân tích tình hình hoạt động năm trước và tình hình biến động của thị trường, Công ty đề ra mục tiêu về doanh thu, lợi nhuận cần thực hiện trong năm. Từ mục tiêu doanh thu của toàn Công ty, BTGĐ sẽ phân bổ mục tiêu doanh thu cho từng siêu thị và bộ phận kinh doanh bán sỉ. Mỗi bộ phận tùy vào quy mô và tình hình kinh doanh cụ thể của mình sẽ tự xây dựng kế hoạch doanh thu cụ thể theo từng tháng từ doanh thu tổng cả năm đươc BTGĐ phân bổ.
Bảng 2.1 – Kế hoạch doanh thu năm 2014
BỘ PHẬN T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 T9 T10 T11 T12 2014 Siêu thị 1 7 3 5 6 7 7 5 4 3 4 6 8 65 Siêu thị 2 9 5 6 8 8 8 5 5 5 5 7 9 80 Siêu thị 3 16 6 8 12 14 14 7 7 6 6 9 15 120 Kinh doanh 25 13 16 22 24 21 12 12 10 10 15 20 200 CÔNG TY 57 27 35 48 53 50 29 28 24 25 37 52 465 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(Nguồn: Báo cáo doanh số Viettronimex ĐN 2014)
Bảng 2.2 – Kế hoạch doanh thu năm 2015
BỘ PHẬN T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 T9 T10 T11 T12 2015