6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Hiện nay Phòng Tài chính Kế toán của Công ty bao gồm 25 người trong đó có 1 kế toán trưởng, 1 giám đốc ngân quỹ 1 kế toán tổng hợp và 22 kế toán viên – thu ngân. Trong quá trình hạch toán của Công ty, nhân viên kế toán chịu trách nhiệm phần hành kế toán cụ thể tạo thành mắt xích quan trọng trong công tác kế toán. Công tác kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức tổ chức kế toán tập trung. Các kế toán ở tại các bộ phần thuộc hệ thống siêu thị, bán sỉ, kho, vận chuyển, TTBH sẽ tập hợp số liệu chuyển về kế toán tại văn phòng để hoạch toán, báo cáo tình hình tại mỗi bộ phần cho KTT và Ban TGĐ hằng ngày và khi được yêu cầu đột xuất. Tại văn phòng, các kế toán viên thực hiện hoàn chỉnh chứng từ, phân loại và xử lý
chứng từ, ghi sổ và lập báo cáo tài chính. Thông qua đó cung cấp thông tin về tình hình tài chính của Công ty cho Ban TGĐ.
Bộ phận kế toán của Công ty Viettronimex Đà Nẵng có thể được khái quát theo sơ đồ ở hình 2.2 như sau:
Hình 2.2 – Mô hình bộ máy kế toán
Chức năng nhiệm vụ của các vị trí trong bộ phận kế toán được mô tả như sau:
-Kế toán trưởng: giúp Ban tổng giám đốc tổ chức, chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác Tài chính của Công ty. Phối hợp với các Giám đốc phòng ban khác để xây dựng và hoàn thiện các mục tiêu doanh thu và định mức chi phí. Đồng thời tham mưu cho BTGĐ các đề xuất cải tiến phương pháp quản
Kế toán trưởng Siêu thị KT Siêu thị Thu ngân siêu thị Bán sỉ KT Sỉ Kho KT Kho Vận chuyển Thu ngân tổ TT Bảo hành KT TT Bảo hành Văn phòng KT Ngân hàng KT Hàng hóa Thủ Quỹ KT Tổng hợp KT Lương KT Thuế
lý Công ty, thường xuyên kiểm tra, đôn đốc và giám sát bộ phận kế toán dưới các đơn vị trực thuộc hoàn thành nhiệm vụ.
-Kế toán tổng hợp: Kiểm tra tình hình thu tiền và nộp tiền của các siêu thị, vận chuyển, trung tâm bảo hành, kiểm tra đề xuất các khoản chi phí như: khuyến mãi, văn phòng phẩm, điện, nước, chi phí lắp đặt thuê ngoài, xăng, dầu, tiếp khách hội nghị, theo dõi công nợ phải trả, các khoản chiết khấu hỗ trợ, lập kế hoạch thanh toán và đối chiếu công nợ với nhà cung cấp.
-Kế toán hàng hóa: Theo dõi quản lý tình hình nhập, xuất, tồn hàng hóa của toàn Công ty, theo dõi luân chuyển hàng hóa giữa các Siêu thị, kiểm tra sổ ghi chép hàng hóa hàng ngày tại các Siêu thị, theo dõi việc nhập xuất hàng của bộ phận Kho, tổ chức kiểm kê hàng hóa tồn kho, hàng trưng bày, hàng bảo hành sửa chữa linh phụ kiện, báo cáo xử lý hàng chênh lệch theo định kỳ (hàng tháng) hoặc đột xuất tại các bộ phận, kiểm tra, báo cáo xử lý hàng hư hỏng tồn kho hàng quý.
-Kế toán ngân hàng: trực tiếp làm việc với các đơn vị tín dụng mà Công ty giao phó, phụ trách việc thực hiện thủ tục thanh toán cho các đối tác qua ngân hàng theo nguồn vốn hiện có, theo dõi và báo cáo các món tiền đi và về tài khoản của Công ty, theo dõi các món vay nợ Ngân hàng và đối chiếu thường xuyên với Ngân hàng.
-Kế toán tiền lương: thanh toán các khoản phải nộp ngân sách tạm ứng, thực hiện việc trích BHYT, BHXH, BHTN theo quy định, xác định lương thưởng cho cán bộ công nhân viên.
-Kế toán thuế: thu thập, sắp xếp và lưu trữ hóa đơn từ các siêu thị và bộ phận bán sỉ, xử lý các hóa đơn không hợp lệ, kê khai và lập các báo cáo thuế hàng tháng – hằng năm.
-Thủ quỹ: có nhiệm vụ chi tiền mặt khi có quyết định của Ban tổng giám đốc, theo dõi, ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình tăng, giảm và số tiền còn tồn tại quỹ.
-Kế toán kinh doanh bán sỉ: lập hóa đơn bán hàng cho nhóm khách hàng sỉ, theo dõi, ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình công nợ của khách hàng sỉ. Theo dõi, đôn đốc thu hồi công nợ, lập biên bản đối chiếu công nợ, xác nhận số dư nợ chi tiết với khách hàng sỉ.
-Kế toán siêu thị: theo dõi việc bán hàng, tình hình nhập – xuất – tồn hàng hóa của siêu thị, theo dõi công nợ tại siêu thị, tập hợp chi phí có liên quan gởi lên Phòng Kế toán.
-Thu ngân siêu thị: lập hóa đơn bán hàng cho khách lẻ tại các siêu thị, theo dõi và báo cáo tình hình tiền mặt tại các siêu thị, chốt quỹ hằng ngày và nộp tiền mặt về quỹ tại văn phòng.
-Kế toán kho: theo dõi việc nhập – xuất – tồn hàng hóa tại kho, kiểm tra, báo cáo các hàng hư hỏng hay các trường hợp chênh lệch hàng tại kho hàng tháng.
-Thu ngân vận chuyển: theo dõi việc thu tiền từ bộ phận vận chuyển, báo cáo tình hình thu tiền với các bộ phận liên quan để khớp đúng công nợ với khách hàng.
-Kế toán trung tâm bảo hành: theo dõi việc nhập, xuất hàng bảo hành, theo dõi tiền công của các dịch vụ bảo hành, theo dõi nhập xuất tồn của các nguyên vật liệu bảo hành.
Như vậy, các vị trí kế toán khác nhau có chức năng nhiện vụ khác nhau. Tuy nhiên, giữa kế toán các bộ phận có mối quan hệ khăng khít với nhau, cùng nhau trao đổi thông tin và hoàn thành nhiệm vụ tài chính của phòng Kế toán.
2.2 THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ VỐN LƢU ĐỘNG TẠI CÔNG TY VIETTRONIMEX ĐÀ NẴNG
2.2.1 Lập dự toán vốn lƣu động
Công tác lập dự toán vốn lưu động tại Công ty hiện chưa có một quy trình rõ ràng và nhất quán. Lập dự toán cho các thành phần của vốn lưu động được thực hiện một cách rời rạc từng phần và nền tảng cơ bản là dự toán tiêu thụ được xác lập vào đầu mỗi năm tài chính.
a. Lập dự toán tiêu thụ
Vào đầu mỗi năm tài chính, trên cơ sở phân tích tình hình hoạt động năm trước và tình hình biến động của thị trường, Công ty đề ra mục tiêu về doanh thu, lợi nhuận cần thực hiện trong năm. Từ mục tiêu doanh thu của toàn Công ty, BTGĐ sẽ phân bổ mục tiêu doanh thu cho từng siêu thị và bộ phận kinh doanh bán sỉ. Mỗi bộ phận tùy vào quy mô và tình hình kinh doanh cụ thể của mình sẽ tự xây dựng kế hoạch doanh thu cụ thể theo từng tháng từ doanh thu tổng cả năm đươc BTGĐ phân bổ.
Bảng 2.1 – Kế hoạch doanh thu năm 2014
BỘ PHẬN T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 T9 T10 T11 T12 2014 Siêu thị 1 7 3 5 6 7 7 5 4 3 4 6 8 65 Siêu thị 2 9 5 6 8 8 8 5 5 5 5 7 9 80 Siêu thị 3 16 6 8 12 14 14 7 7 6 6 9 15 120 Kinh doanh 25 13 16 22 24 21 12 12 10 10 15 20 200 CÔNG TY 57 27 35 48 53 50 29 28 24 25 37 52 465
(Nguồn: Báo cáo doanh số Viettronimex ĐN 2014)
Bảng 2.2 – Kế hoạch doanh thu năm 2015
BỘ PHẬN T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 T9 T10 T11 T12 2015 Siêu thị 1 10 6 5.5 8 9.5 9 4.5 3.5 3.5 3.5 5 7 75 Siêu thị 2 15.2 7.2 7.6 11.4 12.3 11.4 5.7 4.7 4.7 4.5 6.3 9 100 Siêu thị 3 20 10.5 10 15.5 16.5 15.5 7.5 6.5 6.5 6 8.5 12 135 Kinh doanh 29 14.5 18 25 26.5 23 13 13 12 11 18 22 225 CÔNG TY 74.2 38.2 41.1 59.9 64.8 58.9 30.7 27.7 26.7 25 37.8 50 535
BTGĐ sẽ căn cứ vào bảng kế hoạch này để theo dõi tình hình bán hàng và hoàn thành chỉ tiêu doanh số của mỗi bộ phận và đưa ra những chính sách hỗ trợ bán hàng phù hợp cho từng giai đoạn để các bộ phận có thể hoàn thành mục tiêu doanh thu đã đề ra.
b. Công tác lập tự doán vốn lưu động
Dự toán hàng tồn kho.
Vào đầu mỗi năm, Công ty sẽ ký cam kết doanh số mua hàng với các nhà cung cấp về giá trị hàng hóa mua vào trong năm. Từ cam kết đó, doanh số mua vào sẽ được phân bổ theo quý rồi chi tiết cho từng tháng. Đơn hàng mua thường được lập vào đầu mỗi tháng. Nhân viên mua hàng sẽ dựa trên kết quả tiêu thụ của các mặt hàng trong 30 ngày trước để lập ra đơn đặt hàng. (Biểu mẫu đơn đặt hàng được trình bày tại Phụ lục 06) Ngoài ra, các siêu thị hoặc bộ phận kinh doanh bán sỉ vẫn có thể yêu cầu nhập hàng ngoài kế hoạch khi có nhu cầu bán hàng. Tuy nhiên, đơn hàng mua được xác định không chỉ từ nhu cầu thị trường và tình hình tồn kho thực tế của Công ty mà còn từ yêu cầu của nhà cung cấp sao cho đạt được doanh số mua hàng theo tháng, theo quý của mỗi hãng.
Điện máy là ngành có các nhóm sản phẩm mang tính mùa vụ, ví dụ như mùa điều hòa vào quý II, mùa quạt, máy giặt, máy sấy vào quý III, mùa TV vào dịp Tết,… Vậy nên, vào mỗi giai đoạn trong năm Công ty sẽ nhập một nhóm hàng khác nhau dựa trên mức cam kết doanh số mua vào với hãng. Tuy nhiên, việc thời tiết diễn biến bất thường gây ra những sai lầm trong dự đoán nhu cầu theo mùa như các năm. Bên cạnh đó, việc bùng nổ các kĩ thuật công nghệ tiên tiến trong ngành điện máy tạo điều kiện cho các sản phẩm ra mới liên tục, thị hiếu của thị trường từ đó cũng thay đổi nhanh chóng, hàng hóa dễ bị lỗi thời dẫn đến ứ đọng, khó bán hoặc nhà cung cấp lại ngưng sản
xuất mẫu cũ và chuyển sang mẫu mới chỉ trong vòng một năm, khách hàng muốn mua lại mẫu cũ cũng không thể đặt hàng để bán.
Những ràng buộc và biến động nêu trên khiến cho Công ty khá bị động trong việc xác định nhu cầu cũng như lập dự toán về hàng tồn kho. Công ty chưa có một quy trình hay phương thức tính toán nào cụ thể cho công tác lập dự toán hàng tồn kho, còn phụ thuộc vào hãng và mang tính ngắn hạn.
Dự toán nợ phải thu.
Công tác lập dự toán nợ phải thu tại Công ty chưa có bất cứ hoạt động rõ nét nào. Các khoản nợ phải thu của Công ty chủ yếu phát sinh từ nhóm khách hàng sỉ. Khách hàng sỉ của Công ty chiếm phần lớn là những doanh nghiệp tư nhân, những cửa hàng bán buôn nhỏ lẻ tại các tỉnh miền Trung – Tây Nguyên. Chính vì tính chất nhỏ lẻ, không quy củ mà việc thanh toán công nợ theo hạn mức thời gian và hạn mức công nợ thường không được tuân thủ một cách nghiêm ngặt. Khách hàng sau khi lấy hàng sẽ thường thanh toán khi họ đặt hàng trở lại hoặc vào thời điểm cuối tháng.
Dự toán vốn bằng tiền.
Công ty chưa xây dựng một dự toán vốn bằng tiền xuyên suốt cho năm tài chính hay từng quý, từng tháng. Hằng ngày, báo cáo tiền được lập và báo cáo cho kế toán trưởng và BTGĐ. Báo cáo thể hiện số tiền mặt hiện có tại quỹ và số dư tại các tài khoản ngân hàng, số dư nợ vay ngân hàng và ngày đến hạn của các khế ước vay, kế hoạch thanh toán cho nhà cung cấp và các chi phí phát sinh hằng ngày. Từ đó, BTGĐ ra quyết định sẽ thanh toán tiền cho nhà cung cấp nào hay chi phí nào sẽ được trả. Báo cáo tiền hằng ngày được lập mang tính chất thống kê, đối phó chưa mang tính định hướng trong việc quản lý vốn lưu động hiệu quả.
Tóm lại, công tác lập dự toán vốn lưu động chỉ mới dừng lại ở cái nên dự toán tiêu thụ, dự toán hàng tồn kho đã có được thực hiện nhưng vẫn chưa
thực sự rõ nét. Việc dự toán vốn lưu động còn sơ sài, bị động, mang tính chất đối phó. Quá trình hoạch định và thực hiện công tác quản trị vốn lưu động vẫn còn rời rạc ở từng thành phần của vốn lưu động và chưa thực sự quy củ. Thực trạng này làm cho vốn lưu động của doanh nghiệp không được sử dụng một cách tối ưu, gây lãng phí nguồn lực.
2.2.2 Tổ chức thực hiện quản trị vốn lƣu động tại Công ty
a. Tổng quan về tình hình vốn lưu động tại Công ty.
Kêt cấu của vốn lưu động tại Công ty.
Bảng 2.3 – Phân tích tỷ trọng vốn lưu động (2014 – 2015)
ĐVT: 1.000 đồng
TÀI SẢN NGẮN HẠN
Năm 2015 Năm 2014 Chênh lệch giá trị
Chênh lệch cơ cấu Giá trị Tỷ trọng % Giá trị Tỷ trọng % Mức tăng Tỷ lệ tăng % (1) (2) (3) (4) (5) = (1) - (3) (6) = (5): (3) (7) = (2) - (4) 1. Tiền và các khoản tương đương tiền 1,965,391 1.78 1,648,432 1.762 316,959 19.23 0.02 2. Các khoản phải thu ngắn hạn 20,695,464 18.71 20,194,700 21.583 500,754 2.48 -2.87 3. Hàng tồn kho 87,494,716 79.10 71,112,031 76.002 16,382,684 23.04 3.10 4. TS ngắn hạn khác 454,064 0.41 611,177 0.653 (157,113) -25.71 - 0.24 Tổng TS ngắn hạn 110,609,635 100 93,566,340 100 17,043,295 19
(Nguồn: Báo cáo tài chính Viettronimex Đà Nẵng 2014- 2015)
Qua số liệu của Bảng 2.3, có thể thấy quy mô hoạt động của Công ty đã tăng lên một cách nhanh chóng. Tổng giá trị tài sản lưu động trong năm 2015 tăng so với năm 2014 là 17.043 triệu tương ứng tỷ lệ tăng 19%. Phân tích những chỉ tiêu bên trong của tài sản lưu động để xác định những ảnh hưởng làm thay đổi cơ cấu của vốn lưu động, ta có:
- Hàng tồn kho tăng 16.383 triệu tương ứng tỷ lệ tăng 23,038 %. Đây là nguyên nhân chủ yếu của việc tăng giá trị tài sản ngắn hạn. Để chủ động thích ứng với nhu cầu hàng hóa của thị trường và việc phát triển quy mô của Công ty con ở Quảng Bình trở thành một siêu thị phân phối hàng bán lẻ đồng thời cũng là một kho hàn để phân phối hàng bán sỉ cho các khách hàng ở phía Bắc, bên cạnh việc ký kết hợp tác với nhiều nhà cung cấp mới Công ty còn tăng lượng hàng nhập từ các hãng. Điều này đã làm cho giá trị hàng tồn kho tăng mạnh.
- Các khoản phải thu ngắn hạn tăng 501 triệu tương ứng 2,480%. Chiếm tỷ trong lớn nhất trong các khoản phải thu ngắn hạn là phải thu của khách hàng. Trong thuyết minh Báo cáo tài chính năm 2015 cho thấy khoản phải thu khách hàng tăng lên chủ yếu là do khoản phải thu tại Công ty CP Điện tử - Tin học Quảng Bình (Công ty con của Công ty) với giá trị là 1.643 triệu, phải thu của các khách hàng sỉ tăng không đáng kể. Khoản trả trước cho người bán là Công ty TNHH TM&DV Bạch Đặng (đây là đơn vị cho công ty thuê đất tại 460 Nguyễn Hữu Thọ - siêu thị thứ 3 của Công ty) giảm 2,048 triệu.
- Tiền và các khoản tương đương tiền tăng 317 triệu tương ứng tỷ lệ tăng 19,228%.
- Tài sản ngắn hạn khác giảm 157 triệu tương ứng 25,707%.
Xem xét tỷ trọng từng khoản mục trong tài sản ngắn hạn, ta thấy tỷ lệ thay đổi cơ cấu không nhiều.
- Hàng tồn kho vẫn chiếm tỷ trong cao nhất trong tổng tài sản ngắn hạn (trên 75%) vì những mặt hàng trong ngành hàng điện tử - điện lạnh thường có giá trị lớn và cơ cấu cho nhóm này có xu hướng tăng vì qui mô tăng trưởng của Công ty tăng. Đặc biệt vào thời điểm 31/12 mỗi năm là giai đoạn Công ty tích trữ hàng để phục vụ cho việc bán hàng cao điểm vào dịp
tết Dương lịch và tết Âm lịch nên giá trị hàng tồn kho thường cao hơn lúc bình thường. Để thấy rõ được biến động này, ta sẽ phân tích biến động hàng tồn kho theo quý ở phần phân tích hàng tồn kho.
- Các khoản phải thu ngắn hạn chiếm khoảng 20% giá trị của tài sản ngắn hạn. Trong khoản mục này, phải thu ngắn hạn của khách hàng chiếm phần lớn là khoản phải cụ thể là 18.700 triệu đồng vào ngày 31/12/2015 (chiếm hơn 90%) và 16.638 triệu đồng vào ngày 31/12/2014 (chiếm hơn