6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.2.Giải pháp hoàn thiện quản trị khoản phải thu
Công ty hiện không đầu tư đầy đủ nguồn lực cũng như chính sách trong việc theo dõi và thực hiện việc thu nợ, mặc dù khoản này chiếm phần không nhỏ trong tổng vốn lưu động. Thời gian thu hồi nợ càng ngắn thì Công ty càng có nhiều tiền để quay vòng vốn. Để rút ngắn thời gian trung bình từ khi bán hàng đến khi thu được nợ từ khách hàng, Công ty nên đưa ra một giải pháp toàn diện từ chính sách, hệ thống, con người, công cụ hỗ trợ đến kỹ năng, quy trình thu nợ.
Chính sách.
Công ty cần xây dựng qui định về tiêu chuẩn được mua nợ và hạn mức được mua nợ cho khách hàng, đặc biệt là khách hàng sỉ.
+ Với nhóm khách hàng mua bán tín chấp lâu năm Công ty cần đánh giá lại lịch sử giao dịch, cơ sở vật chất, doanh thu dự kiến, khả năng thanh toán,… để xác định lại hạn mức với nhóm khách hàng này. Ký kết hợp đồng
mua bán hàng năm bằng văn bản với các khách hàng cũ để nâng cao tính chuyên nghiệp cho Công ty và tạo ra sự ràng buộc về mặt pháp lý với khách hàng chứ không chỉ là những thỏa thuận bằng lời nói. (Mẫu Hợp đồng nguyên tắc xem tại Phụ lục 10) Điều này sẽ tạo ra tâm lý tuân thủ cho khách hàng trong việc thanh toán công nợ cũng như không mua quá hạn mức mà Công ty đã đề cho mỗi khách hàng. Tuy nhiên Công ty cũng cần cân bằng việc thu nợ, tính thanh khoản được cải thiện nhưng có rủi ro là khách hàng sẽ chuyển sang ký hợp đồng với doanh nghiệp khác có chính sách tín dụng thương mại mềm dẻo hơn.
+ Với những khách hàng mới, Công ty cần tìm hiểu kỹ về khả năng tài chính và thanh toán của khách hàng từ đó xác định bán tín chấp hay thanh toán trước tiền hàng. Trong 3 đơn hàng đầu tiên nên áp dụng chính sách thanh toán trước tiền hàng, từ đơn hàng thứ 4 trở đi Công ty bắt đầu áp dụng hạn mức bán chịu cho từng khách hàng với công nợ 7 ngày.
Qui định người phê chuẩn hạn mức theo từng cấp bậc: BTGĐ sẽ phê chuẩn hạn mức cho khách hàng sỉ và những hợp đồng có giá trị trên 20 triệu với khách hàng lẻ, giám đốc siêu thị sẽ có thể phê duyệt những hợp đồng có giá trị dưới 20 triệu.
Chính sách thưởng phạt cho nhân viên thu nợ đạt được chỉ tiêu để ra để động viên, khuyến khích nhân viên làm việc.
Khuyến khích khách hàng sớm trả nợ bằng cách áp dụng chính sách chiết khấu đối với những khoản nợ được thanh toán trước hay đúng hạn.
Con người.
Đào tạo nhân viên bán hàng sỉ những kỹ năng giao tiếp qua điện thoại, khả năng thuyết phục khách hàng thanh toán hoặc cam kết thanh toán, cách xử lý các tình huống khó, sử dụng thành thạo các phần mềm hỗ trợ...
Kế toán sỉ hiện tại chỉ dừng lại ở công việc báo cáo công nợ cho cấp trên, chưa quản lý được tình hình thu nợ của nhân viên bán hàng sỉ. Công ty cần có bộ phận chuyên trách theo dõi sát sao hơn tình hình công nợ và thúc đẩy nhân viên bán hàng sỉ và lẻ thu nợ.
Công cụ hỗ trợ
Công ty hiện đang sử dụng một phần mềm quản lý bàn hàng và một phần mềm kế toán riêng biệt, điều này tạo ra một độ trễ về số liệu khi hợp nhất hai phần mềm với nhau. Một số báo cáo về doanh số và công nợ hiện phải theo dõi trên Excel một cách thủ công.
Do đó Công ty cần xây dựng và theo dõi công nợ khách hàng sỉ theo bảng phân tuổi các khoản phải thu, phân tích mức độ trả nợ và không trả nợ đúng hạn của khách hàng. Bộ phận kế toán tài chính và bộ phận kinh doanh sẽ đối chiếu thông tin về các khoản công nợ cũng như tình hình kinh doanh hiện tại của khách hàng để kịp thời đôn đốc những khoản nợ quá hạn và có biện pháp thu nợ phù hợp.
Bảng 3.3 Tỉ lệ công nợ theo tuổi công nợ của nhóm khách hàng Quảng Nam tại ngày 31/12/2015
ĐVT: 1.000 đồng Nợ hiện tại Tuổi công nợ Dƣới 7 ngày 7-15 ngày 16-30 ngày 31-45 ngày 46-60 ngày Trên 60 ngày Giá trị 4,008,689 947,430 783,657 866,539 308,643 234,955 867,465 Tỉ lệ (%) 100.00 23.63 19.55 21.62 7.70 5.86 21.64
(Nguồn: Tổng hợp BC Công nợ sỉ hằng ngày Viettronimex ĐN 2015)
Như đã phân tích ở chương trước, Công ty hoạt động bán sỉ mạnh tại các tỉnh miền Trung, đặc biệt là Quảng Nam. Doanh số tại đây chiếm hơn 30% doanh số của nhóm khách hàng sỉ. Bảng theo dõi công nợ chi tiết theo khách
hàng tại Quảng Nam vào ngày 31/12/2015 tại Phụ lục 11 cho thấy hơn 50% công nợ của thị trường này nằm ở nhóm công nợ quá hạn. Tỉ lệ được tính trong Bảng 3.3 như trên.
Hai khách hàng có tỉ lệ nợ xấu cao là Cửa hàng Kim Phượng và Công ty Việt Kim Phượng với giá trị nợ trên 60% lên tới 736,75 triệu đồng. Công ty cần làm việc trực tiếp với chủ hai khách hàng này, tìm hiểu về tình hình hoạt động thực tế xem họ có bị vướng mắc gì trong việc thanh toán công nợ hay không, có mất khả năng thanh toán hay không để trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Trình tự sẽ là: nhân viên kinh doanh bán hàng trực tiếp gọi điện cho khách hàng, rồi PTGĐ gọi điện để xác nhận tình hình với khách hàng. Nếu có dấu hiệu bất thường Công ty có thể trực tiếp cử kế toán kinh doanh và nhân viên kinh doanh đến tận cửa hàng để tìm hiểu tình hình thực tế và báo cáo về cho BTGĐ, từ đó đưa ra phương án xử lý phù hợp.
- Trường hợp 1: Nếu vì sai lệch công nợ mà chưa giải quyết được vấn đề sai lệch thì yêu cầu khách hàng trả những khoản công nợ khớp đúng giữa hai bên.
- Trường hợp 2: Khách hàng đã mất khả năng thanh toán, Công ty cần cử nhân viên đến cửa hàng, thu hồi những sản phẩm của Công ty còn lại, đánh giá lại hàng hóa thu về, bù trừ công nợ cho khách hàng. Xác định số nợ phải thu khó đòi và trích lập dự phòng theo quy định của Nhà nước.