6. Tổng quan về tài liệu nghiên cứu
3.2.2. Xây dựng hệ thống các chuẩn mực
nhân viên Công ty nhưng việc áp dụng những giá trị mới làm thay đổi thói quen của nhân viên là điều rất khó. Chính vì thế Công ty cần có những chuẩn mực, quy tắc mang tính bắt buộc để nhân viên chấp hành và thực hiện. Hệ thống chuẩn mực có thể chia thành hai bộ phận, đó là hệ thống văn bản, quy định của Công ty.
+ Hệ thống chuẩn mực thành văn:
Nhấn mạnh khía cạnh “Đạo đức trong kinh doanh”. Công ty cần nghiêm chỉnh chấp hành các quy định bắt buộc của hệ thống pháp luật của Nhà nước. Hoạt động kinh doanh phải nghiêm túc tuân thủ và thực hiện tốt các trách nhiệm, nghĩa vụ của mình.
Quy tắc trong nội bộ:
- Ban hành hệ thống các chính sách, nguyên tắc kỷ luật, quy định của Công ty như chính sách về tiền lương, tiền thưởng, phúc lợi, đào tạo, đề bạt trong Công ty đều phải rõ ràng, công khai mọi thành viên trong Công ty đều có thể tìm hiểu.
- Những nguyên tắc về kinh doanh như: Chất lượng sản phẩm, quy trình giao nhận hàng, quy trình cung ứng hàng hóa, quy tắc trong hợp tác với đối thủ cạnh tranh, đảm bảo tuân thủ pháp luật (Luật Dược, Luật Đấu thầu, Luật Doanh nghiệp …) và các văn bản hướng dẫn thực hiện Luật.
- Những hướng dẫn đối với cộng đồng xã hội: sự hoà nhập, hành động để cùng chung tay xây dựng xã hội phát triển và cộng đồng bền vững: hưởng ứng các phong trào bảo vệ môi trường xanh sạch đẹp, các hoạt động từ thiện như phát thuốc miễn phí cho trẻ em nghèo...
- Quy trình, cách thức chia sẻ thông tin phối hợp giữa các cá nhân, phòng ban trong nội bộ. Tất cả phải được thể hiện bằng văn bản và thực hiện theo đúng nội dung văn bản đã ban hành.
viên: Quy định cụ thể về chế độ cử đi đào tạo để nâng cao trình độ chuyên môn – nghiệp vụ, khen thưởng, tuyên dương, thưởng bằng tiền, hiện vật có giá trị…
- Có những chế tài đối với nhân viên bỏ việc sau khi được đào tạo chuyên sâu.
- Quy tắc trong giao tiếp: Thay đổi ngôn ngữ trong giao tiếp, ngôn ngữ trong văn bản, thể hiện thái độ trân trọng, lịch sự, cầu thị đối với khách hàng, đối tác, văn bản phải được soạn thảo theo đúng thể hức, văn phong hành chính.
+ Hệ thống chuẩn mực không thành văn:
Khuyến khích những phát kiến, tư tưởng tích cực đồng thời loại bỏ những chuẩn mực tự phát có tính tiêu cực:
- Văn hóa ứng xử giữa cấp trên với cấp dưới: tin và tín nhiệm người có tài, có năng lực, lắng nghe ý kiến của cấp dưới, tôn trọng và quan tâm cấp dưới, hãy chia sẻ với nhân viên bằng tấm lòng và trái tim, khen, chê, động viên kịp thời, thực hiện đúng lời hứa.
- Văn hóa ứng xử của cấp dưới với cấp trên: tuân thủ trật tự, đẳng cấp và không được vượt cấp trong hệ thống tổ chức của Công ty, cần phản hồi thường xuyên về việc thực hiện công việc của mình, tiếp nhận những ý kiên phê bình một cách vô tư, cầu thị, cư xử khéo léo, không nói xấu, không chê bai lãnh đạo sau lưng, học hỏi những phong cách và kinh nghiệm tốt của lãnh đạo.
- Văn hóa ứng xử giữa các đồng nghiệp: dùng hành vi làm cho đồng nghiệp thấy rằng giao tiếp là an toàn, không nên tò mò về đời tư người khác, không bình luận người khác sau lưng, không lật lọng, không cố chấp với những sai lầm của đồng nghiệp, cần có sự quan quan hệ đi lại với đồng nghiệp tuy nhiên không nên trao đổi một cách thực dụng, cạnh tranh một cách
lành mạnh vì mục tiêu chung của Công ty, đối xử với đồng nghiệp một cách chân thành, công bằng, sẵn sàng khen ngợi những ưu điểm của đồng nghiệp một cách tự nhiên, không tâng bốc, xu nịnh, phân biệt rạch ròi giữa việc công và việc tư.
- Văn hóa giao tiếp với khách hàng: khi giao dịch với khách hàng cần nhớ đặt tinh thần phục vụ khách hàng lên hàng đầu và tuân thủ theo các quy tắc, có trách nhiệm với khách hàng, đáp ứng kịp thời các nhu cầu chính đáng của họ và không được chậm trễ khi đã hứa, thông tin kịp thời cho khách hàng nếu có sự chậm trễ, tôn trọng khách hàng, không can thiệp vào công việc nội bộ doanh nghiệp của khách hàng trừ khi có yêu cầu cho lời khuyên, không nên tỏ ra quá thân thiện vì điều này khiến cho họ phát sinh ý tưởng muốn được những ưu đãi đặc biệt mà nên giữa một khoảng cách hợp lý, lưu ý rằng mọi khách hàng đều quan trọng, không được phân biệt địa vị, hình dáng, cách ăn mặc bề ngoài của họ, khuyến khích khách hàng phản hồi về thông tin sản phẩm, dịch vụ của Công ty, không quên lời cảm ơn sau các cuộc tiếp xúc.
- Văn hóa giao tiếp với nhà cung cấp, đối tác: không bắt họ phải chờ đợi vì đối với họ thời gian cũng quý như vàng, không đối xử kém ưu tiên giữa họ với nhau, thông tin kịp thời bất cư sự thay đổi nào về ngân sách, hợp đồng, kế hoạch sản xuất kinh doanh để họ có những điều chỉnh tương ứng, nêu rõ những yêu cầu của doanh nghiệp bằng văn bản, giấy tờ càng chi tiết càng tốt, tránh nói miệng, hứa suông, thanh toán đúng hạn và thể hiện sự hài lòng đối với những hợp đồng hoàn thành tốt, cẩn thần về những bí mật kinh doanh của Công ty, và người lại cũng không dò hỏi những bí mật về đối thủ như thế sẽ làm cho họ trở nên khó xử, mạnh dạn đề nghị cho lời khuyên và những tin tức về tình hình kinh doanh trong ngành dược phẩm.
- Văn hóa giao tiếp với cơ quan chính quyền: Ăn mạc nghiêm túc, chỉnh tề, không sặc sỡ, lòe loẹt quá dễ gây ra ác cảm, và nếu được hẹn thì đến
đúng giờ, mỗi cơ quan thường có quy định riêng của nó, vì vậy nếu bất bình vì nó vô lý cũng không nên phản đối vì nó có thể gây khó khăn cho giải quyết công việc, sau này có thể góp ý qua hộp thư của họ, tôn trọng người đại diện của cơ quan chính quyền nhưng không có nghĩa là phải quỳ lụy, khúm núm làm mất thể diện. cần giữ phong thái đúng mực, nói năng nhẹ nhàng hòa nhã, trình bày vấn đề ngắn gọn, dễ hiểu và đề nghị giải quyết công việc theo đúng chức trách trách và nhiệm vụ, cần nhớ rằng ai cũng muốn người khác coi mình là quan trọng, đây cũng là diễn biến tâm lý hết sức tự nhiên. Vì thế người đại diện có làm ra vẻ quan trọng hóa thì cũng phải thông cảm, cái chính là giải quyết được công việc.
- Văn hóa giao tiếp với báo chí, truyền thông: tỏ ra lịch sự, cởi mở khi tiếp xúc với báo chí. Cung cấp những thông tin cần thiết, nếu đó không phải là bí mật công nghệ, kinh doanh. Sử dụng ngôn từ đúng mực, không dùng những lời lẽ thô thiển, chỉ trích, chê bai, so sánh người này với người khác, doanh nghiệp này với doanh nghiệp kia, sản phẩm, dịch vụ của các doanh nghiệp với nhau, chuẩn bị sẵn sàng những gì nên nói, những gì không nên nói, tránh đề tình trạng sau một hồi phỏng vấn mới nói với báo chí rằng:” Việc này xin đừng đưa lên báo”, với thông tin chưa chắc chắn có thể nói với phóng viên đó là những tin tức chưa được thẩm định, chỉ có tính tham khảo.