7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.1.1. Kế hoạch hoá vốn lưu động
Bất cứ một doanh nghiệp nào muốn tồn tại và phát triển ngoài nguồn vốn tự có thì cần thiết phải có một lượng vốn nhất định. Chính vì vậy cần phải có sự dự báo nhu cầu vốn và kế hoạch huy động vốn thích hợp.
Đối với công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung qua quá trình phân tích nhận thấy cân bằng tài chính trong ngắn hạn của công ty bị phá vỡ. Nguyên nhân là do VLĐ không đủ bù đắp cho nhu cầu VLĐ. Mặc dù VLĐ chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp, đặc biệt là nó có tốc độ quay vòng nhanh nên nếu quản lý không chặt chẽ có thể làm tăng lên rất nhanh và từ đó làm giảm hiệu quả kinh doanh.
Mục đích của việc dự toán VLĐ là giúp cho công ty tính toán VLĐ bổ sung cho kỳ kinh doanh tiếp theo và định hướng số VLĐ bổ sung nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục. Việc đưa ra các dự toán hoàn toàn chính xác là không thể. Tuy nhiên công ty cần phải cố gắng dự toán càng chính xác càng tốt. Nếu VLĐ thiếu sẽ gây ra sự gián đoạn trong quá trình sản xuất kinh doanh, nếu VLĐ thừa sẽ gây ra tình trạng ứ đọng vốn làm cho vòng quay vốn chậm, khả năng sinh lời đồng vốn thấp. Vì vậy việc dự toán VLĐ là nhiệm vụ quan trọng của công ty.
Có nhiều phương pháp dự toán VLĐ như phương pháp theo thống kê kinh nghiệm của kỳ trước, phương pháp dựa vào phần trăm doanh thu…Đối
84
với công ty nên áp dụng phương pháp dựa vào phần trăm doanh thu. Nội dung của phương pháp như sau:
Bước 1: Tính số dư bình quân của các khoản mục trên bảng CĐKT. Bước 2: Chọn những khoản mục vốn chịu sự tác động trực tiếp của doanh thu rồi tính tỷ lệ phần trăm của các khoản mục đó so với doanh thu tiêu thụ trong năm thực hiện.
Bước 3: Dùng tỷ lệ phần trăm đó để ước tính nhu cầu VLĐ sản xuất kinh doanh của công ty năm kế hoạch trên cơ sở doanh thu dự kiến năm kế hoạch.
Bước 4: Tính nhu cầu VLĐ trong năm kế hoạch, định hướng huy động nguồn trang trải trên cơ sở kết quả kinh doanh kế hoạch.
Áp dụng: Năm 2014 công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung đạt doanh thu là 1,283,804 triệu đồng. Giả sử như năm 2014 doanh lợi trên doanh thu là 4%, dành 30% trích lập vào các quỹ: quỹ dự trữ bắt bắt buộc, quỹ dự phòng tài chính, quỹ đầu tư và phát triển và quỹ khen thưởng, phúc lợi. Dành 70% lợi nhuận sau thuế để chia lãi cổ phần. Dự kiến năm 2015 doanh thu tăng lên khoảng 70 tỷ. Ta tiến hành dự báo nhu cầu VLĐ như sau:
Bước 1: Tính số dư bình quân của các khoản mục trên bảng CĐKT năm 2014.
TÀI SẢN SỐ DƯ BQ NGUỒN VỐN SỐ DƯ
BQ
A.Tài sản ngắn hạn 211,183 A.Nợ phải trả 168,126
1.Tiền 12,198 I.Nợ ngắn hạn 167,307 3.Các khoản phải thu 136,403 1.Vay ngắn hạn 88,316 4.Hàng tồn kho 52,050 2.Phải trả nhà cung cấp 70,751 5.Tài sản NH khác 8,806 3.Phải nộp ngân sách 125
4.Phải trả người lao động 3,309
85
B.Tài sản dài hạn 73,125 B.Nguồn vốn chủ sở hữu 116,182
1.Vốn đầu tư của CSH 98,466 2.Lợi nhuận chưa phân phối 2,062
CỘNG 284,308 CỘNG 284,308
Từ bảng tính trên ta thấy các khoản mục của phần tài sản đều chịu sự ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu. Bên phần nợ phải trả của nguồn vốn ta thấy có khoản: phải trả nhà cung cấp, phải nộp ngân sách nhà nước và phải trả người lao động là chịu ảnh hưởng trực tiếp của doanh thu.
Bước 2: Tính tỷ lệ phần trăm của các khoản mục so với doanh thu tiêu thụ.
TÀI SẢN TỶ LỆ % NGUỒN VỐN TỶ LỆ %
A.Tài sản ngắn hạn 16.45 A.Nợ phải trả 13.10 1.Tiền 0.95 I.Nợ ngắn hạn 13.03 2.Các khoản phải thu 10.62 1.Phải trả nhà cung cấp 5.51 3.Hàng tồn kho 4.05 2.Phải nộp ngân sách 0.01 4.Tài sản NH khác 0.69 3.Phải trả người lao động 0.26 5.Tài sản dài hạn 5.7
CỘNG 22.15 CỘNG (1+2+3) 5.78
Bước 3: Doanh thu dự kiến của công ty vào năm 2015 là 1,353,804 triệu đồng (tăng 70 tỷ).
Vậy cứ 1 đồng doanh thu tiêu thụ sản phẩm tăng lên cần phải tăng 0,2215 đồng để bổ sung cho phần tài sản và cứ 1 đồng doanh thu tăng lên thì công ty chiếm 0,0578 đồng của nguồn vốn.
Vì thế 1 đồng doanh thu tăng lên thì công ty cần phải bổ sung: 0,2215 – 0,0578 = 0,1637 đồng vốn
86
0,1637 * 70.000 = 11,459 triệu đồng
Lợi nhuận sau thuế ước tính của doanh nghiệp năm 2015 là: 1,353,804* 4% = 54,152 triệu đồng
Lợi nhuận sau thuế để chia lãi cổ phần: 54.152* 70% = 37,907 triệu đồng Lợi nhuận còn lại sau khi chia lãi cổ phần được bổ sung vốn:
54,152* (1 – 0,7) = 16,246 triệu đồng Bước 4:
Mặc khác, ta xác định NVTX và VLĐR trong năm 2015 như sau: NVTX = VCSH (năm 2014) + Nợ DH + phần LNST còn lại được bổ sung. NVTX = 116,263 + 0 + 16,246 = 132,509 triệu đồng.
VLĐR = NVTX – TSDH =132,509– 70,084 = 62,425 triệu đồng
Như vậy trong năm 2015 nếu doanh thu tăng lên ở mức 1,353,804 triệu đồng thì nhu cầu vốn bổ sung cho năm kế hoạch là 11,459 triệu đồng.
Nhu cầu VLĐR ròng năm 2015 là : 129,402 +11,459 = 140,861 triệu đồng
Do vậy giá trị ngân quỹ ròng của công ty năm 2015 là : 62,425–140,861 = - 78,436 triệu đồng
Qua kết quả tính toán ta thấy nếu công ty thực hiện kế hoạch gia tăng doanh thu vào năm 2015 và tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu là không đổi so với năm 2014 đã làm cho cân bằng tài chính tại công ty có phần cải thiện hơn, cân bằng tài chính ngắn hạn tại công ty 2015 an toàn hơn năm 2014 (NQR2015> NQR2014). Nhưng để thực hiện được mức doanh thu như trên thì công ty phải nổ lực rất lớn trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty.
Việc dự toán nhu cầu VLĐ sẽ giúp cho công ty chủ động hơn cho việc huy động vốn như huy động vốn từ các tổ chức tín dụng, tránh tình trạng huy
87
động vốn quá mức làm ứ đọng vốn hay huy động quá ít không đủ cho quá trình sản xuất kinh doanh của công ty.
3.1.2. Tổ chức quản lý vốn lưu động có kế hoạch và khoa học
Quản lý tốt VLĐ sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp chủ động hơn, kịp thời đưa ra những biện pháp giải quyết các vấn đề phát sinh đảm bảo việc thực hiện kế hoạch VLĐ, tránh thất thoát, lãng phí từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng VLĐ, thường xuyên phân tích tình hình sử dụng VLĐ để có biện pháp điều chỉnh.
Tăng cường công tác quản lý các khoản phải thu, hạn chế tối đa lượng vốn VLĐ bị chiếm dụng
Qua BCĐKT và các sổ sách có liên quan cho thấy công tác quản lý nợ và thu hồi nợ của công ty chưa chặt chẽ, các khoản khách hàng nợ của công ty chủ yếu là nợ đến hạn và nợ quá hạn vì thế vốn của công ty bị chiếm dụng khá nhiều. Trong nền kinh tế thị trường như hiện nay, đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm là tốt nhưng cần phải xây dựng chính sách tín dụng để khuyến khích khách hàng thanh toán sớm và đúng hạn. Công ty hiện nay áp dụng chính sách thương mại khá lỏng lẻo một mặt đem lại doanh thu khá lớn nhưng mặt khác cũng chứa đựng những rủi ro khi mà nợ quá hạn và nợ đến hạn ngày càng gia tăng. Vì vậy quản lý khoản phải thu như thế nào đòi hỏi công ty phải đưa ra chính sách hợp lý vừa mang lại lợi ích kinh tế vừa hài lòng khách hàng. Bên cạnh đó cần có biện pháp thu hồi nợ đối với những khách hàng nợ dây dưa nợ, khó đòi.
-Đối với các khoản phải thu ngắn hạn thì công ty cần có biện pháp thu hồi nợ một cách nhanh chóng, đôn đốc khách hàng trả nợ cho công ty. Đến tận nơi để thu tiền đối với những khách hàng ở gần, gửi thư tín dụng, gọi điện hay nhờ ngân hàng thu hộ đối với những khách hàng ở xa.
88
-Đối với khoản phải thu khách hàng là dài hạn, trường hợp nợ chưa đến hạn phải trả thì công ty phải gửi thư báo cho khách hàng để họ biết được thời hạn trả tiền cho công ty. Trường hợp nợ quá hạn thì công ty nên ngừng việc cung cấp hàng hóa cho khách hàng và thu lãi suất quá hạn. Tiến hành các thủ tục thu hồi nợ nhanh nhất nhằm hạn chế việc chiếm dụng vốn trong thời gian dài.
-Với những khách hàng mua lẻ với khối lượng nhỏ, công ty tiếp tục thực hiện chính sách “mua đứt bán đoạn”, không để nợ hoặc chỉ cung cấp chiết khấu ở mức thấp với những khách hàng nhỏ nhưng thường xuyên.
-Với những khách hàng lớn, trước khi ký hợp đồng, công ty cần phân loại khách hàng, tìm hiểu kỹ về khả năng thanh toán của họ. Hợp đồng luôn phải quy định chặt chẽ về thời gian, phương thức thanh toan và hình thức phạt khi vi phạm hợp đồng. Khách hàng mua với số lượng lớn thanh toán theo phương thức trả chậm là chủ yếu, thời gian cho phép nợ là 30 ngày. Đối với khách hàng truyền thống có quan hệ làm ăn tốt với công ty như công ty Thép Việt Nam, công ty Cổ phần Thép Miền Trung, công ty xây lắp Huế…có vị thế tín dụng, tiềm lực tài chính mạnh, thanh toán nhanh thì công ty có thể tăng thời gian tín dụng và linh hoạt trong việc cấp tín dụng. Mục đích còn duy trì mối quan hệ hợp tác kinh doanh lâu dài với công ty.
- Công ty nên xác định rõ kỳ thu tiền bình quân và xác định số dư các khoản phải thu: chỉ tiêu này cho thấy được nợ tồn đọng của từng khách hàng để có biện pháp thu hồi vốn, tránh tình trạng mở rộng mức bán chịu.
- Cần xác định, đánh giá chính xác tuổi nợ của từng khoản nợ: nợ ngắn hạn, nợ dài hạn, nợ quá hạn, nợ khó đòi. Bóc tách từng khoản nợ để có những biện pháp cứng rắn giải quyết đối với từng khoản nợ sao cho áp hợp lý, hiệu quả và vẫn giữ được uy tín, khách hàng.
89
phải thu theo tuổi. Như vậy, công ty sẽ biết được một cách dễ dàng khoản nào sắp đến hạn để có thể có các biện pháp hối thúc khách hàng trả tiền. Định kỳ công ty cần tổng kết công tác tiêu thụ, kiểm tra các khách hàng đang nợ về số lượng và thời gian thanh toán, tránh tình trạng để các khoản thu rơi vào tình trạng nợ khó đòi.
- Trong hợp đồng mua bán, cần quy định rõ về thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán…và kèm theo các điều khoản yêu cầu các bên phải chịu trách nhiệm một cách đầy đủ, nghiêm chỉnh các quy định trong hợp đồng phù hợp với chính sách tài chính quy định, chẳng hạn như: Nếu thanh toán chậm với thời hạn quy định sẽ xử phạt vi phạm hợp đồng, hoặc nợ quá hạn phải chịu lãi suất theo lãi suất nợ quá hạn của ngân hàng.
- Trước khi thực hiện hợp đồng bán trả chậm, công ty cần phải xem xét, nghiên cứu kỹ từng đối tượng khách hàng, tức là cần làm tốt công tác thẩm định uy tín khách hàng. Công ty có thể từ chối ký hợp đồng với khách hàng nợ nần dây dưa, hoặc thiếu khả năng thanh toán. Có như vậy mới tránh tình trạng thất thoát VLĐ do khách hàng không chịu thanh toán hoặc không có khả năng thanh toán. Đối với các khách hàng thanh toán chậm thì công ty cần xem xét cụ thể để đưa ra các chính sách phù hợp như thời gian hạn nợ, giảm nợ nhằm giữ gìn mối quan hệ sẵn có và chỉ nhờ cơ quan chức năng can thiệp nếu áp dụng biện pháp trên không mang lại kết quả.
- Không chấp nhận bán chịu với mọi giá để giải phóng hàng tồn kho mà trước khi quyết định bán chịu hay không công ty nên phân tích khả năng tín dụng của khách hàng và đánh giá khoản tín dụng được đề nghị. Đánh giá khả năng tín dụng của khách hàng nhằm xác định liệu khoản tín dụng này sẽ được khách hàng thanh toán đúng thời hạn hay không. Để làm được điều này công ty phải xây dựng được một hệ thống các chỉ tiêu tín dụng như: phẩm chất, tư cách tín dụng, năng lực trả nợ, vốn của khách hàng, tài sản thế chấp,
90
điều kiện của khách hàng. Công ty chỉ nên bán chịu cho khách hàng khi được cái lớn hơn cái đã mất.
Quản lý hàng tồn kho, giảm thiểu chi phí lưu kho
Về mặt bản chất, hàng tồn kho là nguồn vốn nhàn rỗi được sử dụng cho tương lai.Nếu công ty dự trữ quá nhiều hoặc quá ít đều gây nên tình trạng thừa hoặc thiếu. Do vậy công ty chỉ nên giữ một lượng hàng hóa vừa đủ để tạo “miếng đệm an toàn” giữa hàng tồn kho và tiêu thụ. Việc hàng tồn kho trong năm còn nhiều tỷ trọng tương đối cao trong tổng VLĐ cho thấy lượng hàng hóa mua cũng như gửi tại các đại lý còn nhiều. Việc hàng tồn kho trong quá trình chưa đến tay người tiêu dùng có nhu cầu và chuyển giao quyền sở hữu thì việc mất mát, hỏng hóc, thất thoát vốn là không tránh khỏi.
Công ty Cổ Phần Kim Khí Miền Trung là một doanh nghiệp vừa sản xuất vừa kinh doanh mặt hàng sắt thép, nguyên liệu và hàng hóa chủ yếu nhập từ nước ngoài với giá trị lớn cho nên cần một lượng vốn rất lớn mà lượng vốn chủ yếu là vốn vay cho nên công ty sẽ bị tăng chi phí khi sử dụng nguồn vốn này. Hiện nay do áp lực của lạm phát làm cho tỷ giá VND/USD tăng sẽ làm cho giá hàng nhập khẩu vào Việt Nam tăng (do hàng hoá nhập khẩu tính bằng USD). Tuy nhiên một số các chi phí khác giảm khi tồn kho tăng đó là chi phí đặt hàng và giảm giá do chiết khấu khối lượng lớn. Do vậy để quản lý tốt hàng tồn kho, công ty cần có kế hoạch hàng hóa trong khâu tiêu thụ và dự trữ hàng hóa hợp lý, công ty cần quan tâm một số vấn đề sau:
- Lập kế hoạch cho hoạt động kinh doanh trên cơ sở tình hình năm báo cáo, chi tiết số lượng theo từng tháng, quý. Kiểm tra chất lượng số hàng hóa khi nhập về.Nếu hàng kém phẩm chất thì phải đề nghị người bán đền bù tránh thiệt hại cho công ty.
-Xác định lượng hàng tồn kho hợp lý phục vụ vừa đủ cho nhu cầu tiêu thụ, tránh tình trạng tồn kho quá lớn gây ứ đọng VLĐ bằng cách tổ chức tốt
91
quá trình thu mua, dự trữ. Lưu trữ trong kho phải duy trì được chất lượng tốt trong thời gian lưu kho, phải có đội kiểm định chất lượng hàng lưu kho nhằm giảm thiểu khả năng hàng lưu kho bị mất mát, hao hụt do các yếu tố chủ quan và khách quan. Bảo quản tốt hàng tồn kho. Hàng tháng, kế toán hàng hóa cần đối chiếu sổ sách, phát hiện số hàng tồn đọng để xử lý, tìm biện pháp để giải phóng số hàng hóa tồn đọng để nhanh chóng thu hồi vốn.
- Trong công ty có sản xuất một số loại thép nhưng với quy mô số lượng nhỏ, vì thế công ty phải cân đối giữa số lượng sản xuất được với lượng hàng tồn kho dự đoán sẽ dự trữ. Từ đó đưa ra lượng hàng hóa cần mua bên ngoài nhập vào công ty một cách phù hợp nhất. Muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty tiến hành đều đặn, liên tục và hoàn thành được kế hoạch sản xuất thì việc cung ứng vật tư phải tổ chức hợp lý, thường xuyên đảm bảo các loại vật tư về số lượng, chất lượng, nhưng kịp thời tránh tình trạng dự trữ quá nhiều.