3.2.1.1. Hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ cho phân tích
Để phân tích các chỉ tiêu tài chính đạt hiệu quả, cần có hệ thống thông tin cung cấp đầy đủ, kịp thời chính xác nguồn thông tin cần thiết.
Việc sử dụng nguồn thông tin được trình bày trong các báo cáo tài chính được lập ra hàng năm tại Công ty v n được tiến hành đều đặn. Báo cáo tài chính được sử dụng như một nguồn dữ liệu chính khi phân tích, do đó, các báo cáo tài chính phải được lập và hoàn thiện một cách đầy đủ; phải phản ảnh chính xác tình hình tài chính của doanh nghiệp; đảm bảo cung cấp đủ số liệu cho phân tích tài chính cũng như cung cấp thông tin giúp cho việc kiểm tra một cách toàn diện và có hệ thống tình hình sản xuất, kinh doanh, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, để có một kết quả phân tích tài chính mang tính chính xác cao, đội ngũ phân tích cần sử dụng thêm các nguồn thông tin khác ngoài các thông tin có được từ các báo cáo tài chính. Phân tích tài chính là nhằm đưa ra những dự đoán tài chính, dự đoán kết quả trong tương lai của doanh nghiệp, trên cơ sở đó đưa ra những quyết định phù hợp. Do đó, cần tập hợp đầy đủ những thông tin liên quan đến tình hình tài chính của doanh nghiệp, cụ thể: các thông tin chung về nền kinh tế như tình hình kinh tế chính trị, môi trường pháp lý, môi trường kinh tế, các chính sách tiền tệ, các chính sách thuế khóa… các thông tin về ngành nghề kinh tế của doanh nghiệp như đặc điểm của ngành kinh tế có liên quan đến thực thể sản ph m, cơ cấu sản xuất tác động đến khả năng sinh lời, độ lớn của thị trường và triển vọng phát triển…
Nhìn chung, để có những thông tin cần thiết phục vụ cho công tác phân tích tài chính, đòi hỏi người làm công tác phân tích phải tập hợp đ y đủ những thông tin
thích hợp liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. Số lượng nguồn thông tin phải đầy đủ, bao gồm: thông tin chung về tình hình kinh tế, thông tin về ngành sản xuất và thông tin về đặc điểm hoạt động của Công ty. Chất lượng nguồn thông tin phải được sàng lọc qua các khâu, qua các phòng ban có liên quan để cung cấp kịp thời và chính xác cho phân tích tài chính.
Làm tốt công tác trên, hoạt động phân tích tài chính tại Công ty sẽ ngày một hoàn thiện, phân tích tài chính sẽ trở thành một công cụ phục vụ đắc lực cho Ban Giám đốc trong việc định hình hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như đưa ra những quyết định tài chính phù hợp với sự phát triển của Công ty.
3.2.1.2. Hoàn thiện công tác tổ chức phân tích
Việc hoàn thiện công tác tổ chức phân tích tài chính tại Công ty cổ phần khí cụ điện I – VINAKIP cần được thực hiện thông qua việc tăng cường chất lượng đội ngũ cán bộ phân tích và xây dựng quy trình phân tích phù hợp.
- Tăng cường chất lượng đội ngũ cán bộ phân tích
Để đảm bảo nắm rõ đặc điểm, tình hình hoạt động của Công ty, Ban Giám đốc cần xem x t nâng cao chất lượng, trình độ chuyên môn cán bộ phân tích bằng cách áp dụng một số biện pháp sau:
+ Tăng cường đào tạo, tập huấn những cán bộ hiện đang công tác tại Công ty thông qua việc cử họ tham gia các hội nghị, hội thảo hoặc các khóa đào tạo ngắn ngày về các vấn đề liên quan đến công tác phân tích tài chính; mời các chuyên viên có kinh nghiệm và kỹ năng về lĩnh vực phân tích tài chính để bồi dưỡng trực tiếp cho đội ngũ cán bộ phân tích cũng như các cán bộ tài chính kế toán.
+ Đối với những cán bộ kế toán hiện đang chuyên trách nhiệm vụ phân tích, cần tách khỏi công việc của kế toán viên mà chỉ tập trung đảm trách trực tiếp việc phân tích tài chính.
+ Đối với bộ phận tài chính kế toán, đây là bộ phận có ảnh hưởng quyết định đến kết quả của công tác phân tích. Công ty cũng cần chú trọng đào tạo nâng cao năng lực, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tinh thần trách nhiệm, trung thực, khách
quan để có thể đáp ứng được yêu cầu công tác hạch toán kế toán và công tác phân tích tài chính.
+ Công ty cần có chính sách thu hút, tuyển dụng thêm nguồn nhân lực có đủ trình độ, năng lực, nhiệt tình vào đội ngũ nhân lực phân tích tài chính.
+ Công ty cần có chính sách phù hợp với đội ngũ thực hiện công tác phân tích tài chính, giúp họ yên tâm công tác, cống hiến năng lực của mình cho sự phát triển của Công ty.
- Xây dựng quy trình phân tích phù hợp
Quy trình phân tích tại Công ty cần được xây dựng cụ thể, chỉ tiết làm cơ sở hướng d n cho cán bộ phân tích thực hiện nhiệm vụ. Quy trình phân tích đề cập đến các vấn đề chủ yếu sau:
+ Lập kế hoạch phân tích, trong đó cần xác định rõ các yếu tố:
Thứ nhất, nội dung phân tích. Cần liệt kê những nội dung cụ thể, bao gồm: phân tích khái quát tình hình tài chính, khả năng thanh toán, luồng tiền; phân tích khả năng hoạt động kinh doanh; phân tích hiệu quả sử dụng tài sản; phân tích doanh thu, chi phí; phân tích năng lực hoạt động theo đặc điểm riêng của lĩnh vực, ngành nghề đang hoạt động; phân tích rủi ro và khả năng sinh lãi.
Thứ hai, phạm vi phân tích. Đối với các chỉ tiêu tài chính cơ bản trên, phạm vi phân tích phụ thuộc vào đặc điểm riêng của từng ngành nghề kinh doanh, năng lực hoạt động của Công ty. Do vậy, cần xác định rõ phạm vi phân tích đối với từng ngành nghề chủ đạo của Công ty. Với quy mô và lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty chủ yếu là xử lý môi trường, phạm vi phân tích cần phải chi tiết theo từng phân khúc thị trường của sản ph m, địa bàn hoạt động trong nội thành hoặc các tỉnh lân cân, để thấy được khả năng phát triển cũng như những rủi ro sẽ gặp phải, qua đó có những biện pháp tích cực nhằm hoàn thiện cũng như nâng cao hiệu quả của ngành nghề này.
Thứ ba, thời gian phân tích. Công tác phân tích tài chính tại Công ty nên được thực hiện thường xuyên và tiến hành hàng quý và hàng năm. Để đảm bảo yêu cầu về thời hạn nộp báo cáo tài chính và cung cấp thông tin cho công tác phân tích
cũng như sự phù hợp với chế độ kế toán hiện hành áp dụng cho từng loại hình doanh nghiệp. Thời hạn nộp báo cáo tài chính quý là ngày cuối cùng của tháng của quý tiếp theo, thời hạn nộp báo cáo tài chính năm là ngày cuối cùng của tháng thứ hai của năm kế tiếp. Trên cơ sở đó, cán bộ phân tích sẽ tiến hành phân tích, thời hạn tối đa để hoàn thành là 10 ngày kể từ khi tập hợp đầy đủ thông tin, kịp thời phản ánh đúng tình hình tài chính cũng như những vấn đề còn tồn tại, giúp Ban Giám đốc đánh giá đúng những khó khăn và có hướng xử lý phù hợp.
+ Thực hiện phân tích
Khi tiến hành bước này, cán bộ phân tích cần tiến hành theo trình tự cơ bản sau: Thu nhận và kiểm tra thông tin từ hệ thống thông tin, bước này được thực hiện nhờ sự phối hợp với các bộ phận, phòng ban khác có liên quan. Các thông tin sau khi được tiếp nhận cần được kiểm tra tính chính xác trên cơ sở so sánh và đối chiếu số liệu. Việc tiến hành phân tích được thực hiện theo nội dung, phạm vi và phải đảm bảo về mặt thời gian trong mục lập kế hoạch phân tích.
+ Nhận x t, đánh giá kết quả phân tích
Dựa trên những số liệu đã được phân tích, cán bộ phân tích cần tổng hợp, đánh giá kết quả phân tích, đưa ra những nhận x t về tình hình tài chính, hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty, những khó khăn, hạn chế và nguyên nhân từ đó đề xất những giải pháp khắc phục. Những vấn đề này cần được thể hiện trong báo cáo tóm tắt giúp Ban Giám đốc có cái nhìn tổng quan về thực trạng hoạt động của Doanh nghiệp.
3.2.1.3. Hoàn thiện phương pháp phân tích
Để đưa ra những đánh giá chính xác về tình hình tài chính thực sự của Công ty, việc sử dụng phương pháp phân tích đóng vai trò quan trọng, khai thác được triệt để thông tin, xem x t được mọi khía cạnh, đem lại hiệu quả cao trong công tác phân tích tài chính.
Việc hoàn thiện phương pháp phân tích các chỉ tiêu tài chính tại Công ty cổ phần Khí cụ điện I - VINAKIP cần được tiến hành theo hướng hoàn thiện các
phương pháp đang sử dụng và bổ sung kết hợp thêm một số phương pháp mới như phương pháp Dupont và phân tích đồ thị.
a. Hoàn thiện các phương pháp đang được sử dụng bao gồm phương pháp so sánh và phương pháp tỷ lệ
- Phương pháp so sánh
Phương pháp so sánh đang được sử dụng tại công ty Công ty mới chỉ dừng lại ở mức so sánh số tuyệt đối, số tương đối, so sánh ngang nên chưa phản ánh chính xác được sự biến động chỉ tiêu kỳ này so với kỳ trước. Để phát huy hiệu quả của phương này, cán bộ phân tích cần sử dụng số liệu của nhiều năm liên tiếp, ít nhất là từ 3 đến 5 năm. Bên cạnh đó, cần thu thập thêm thông tin của các công ty khác cùng ngành có sự tương đồng về tiềm lực tài chính cũng như điều kiện về môi trường và địa bàn kinh doanh tương đối giống nhau. Từ đó tiến hành phân tích, so sánh tìm ra điểm mạnh và điểm yếu của mình nhằm phát huy được điểm mạnh, hạn chế khắc phục được những điểm yếu còn tồn tại, nâng cao năng lực cạnh tranh của Công ty. Tuy nhiên, việc sử dụng phương pháp này chỉ có tính chất tạm thời, để nâng cao hiệu quả của việc phân tích, cán bộ thực hiện công tác phân tích tài chính nên sử dụng phương pháp so sánh dọc.
So sánh dọc là việc so sánh các chỉ tiêu cùng một cột để thấy được tỷ trọng của từng chỉ tiêu đơn vị so với một chỉ tiêu tổng quát. Đánh giá tỷ trọng của từng chỉ tiêu qua các năm ta có thể thấy được xu hướng phát triển của doanh nghiệp, lĩnh vực nào đang mở rộng hay thu hẹp. Ngoài ra, phương pháp này cũng sẽ giúp cho Ban Giám đốc và nhà phân tích thấy được chỉ tiêu đơn vị là hợp lý hay không, từ đó có hướng điều chỉnh đúng đắn và kịp thời. Sử dụng so sánh dọc, giúp người làm công tác phân tích dễ dàng hơn trong việc so sánh chỉ tiêu với các doanh nghiệp cùng ngành hay số trung bình ngành.
- Phương pháp tỷ lệ
Khi áp dụng phương pháp này cần xác định được các ngưỡng, các định mức để nhận x t, đánh giá tình hình tài chính doanh nghiệp trên cơ sở so sánh các tỷ lệ của doanh nghiệp với các tỷ lệ tham chiếu. Do đó, cán bộ phân tích cần tính toán tất
cả các chỉ tiêu tài chính cần thiết giúp cho việc phân tích được thực hiện trên tất cả các khía cạnh nhằm đánh giá toàn diện tình hình tài chính và hiệu quả kinh doanh của Công ty. Để thực hiện được công việc này thì nguồn thông tin kế toán và tài chính cần phải được cung cấp đầy đủ và chính xác, đây là cơ sở để tính toán những tham chiếu tin cậy. Bên cạnh đó, cần áp dụng các phần mềm tin học trong khi tiến hành phân tích giúp cho thời gian thu thập, tích lũy dữ liệu được rút ngắn và đ y nhanh quá trình tính toán hàng loạt các tỷ lệ.