2. Thực trạng pháp luật thực hiện về công chứng trên địa bàn thành phố
2.2.4. Hạn chế trong việc thực hiện pháp luật công chứng về công tác quản lý
quản lý nhà nước trong tổ chức và hoạt động công chứng
Việc cho phép thành lập, đăng ký hoạt động các Văn phòng công chứng chưa được thực hiện một cách bài bản, chưa tạo ra được cơ chế khuyến khích các tổ chức hành nghề công chứng tập trung đầu tư cơ sở vật chất, con người ngay từ ban đầu để đáp ứng nhiệm vụ.
Công tác kiểm tra, thanh tra về tình hình tổ chức, hoạt động công chứng còn chưa chặt chẽ, thường xuyên nên dẫn đến việc tháo gỡ vướng mắc, khó khăn, phát hiện, chấn chỉnh những hành vi vi phạm pháp luật, quy tắc đạo đức hành nghề công chứng đôi khi còn chưa hiệu quả.
Với đặc thù là hoạt động tiềm ẩn nhiều rủi ro và khó có thể tránh khỏi sai sót. Nhiều vụ kiện dân sự, thậm chí có dấu hiệu hình sự đã xảy ra liên quan
đến trách nhiệm của Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng. Trong giai đoạn 04 năm từ 2014 đến nay, năm qua, Thanh tra Bộ Tư pháp và Sở Tư pháp thành phố Hà Nội đã ra 54 quyết định xử phạt hành chính với các tổ chức hành nghề vi phạm với 15 tổ chức và cá nhân có vi phạm dưới nhiều hình thức khác nhau.
Từ ngày 01/01/2017 đến năm 2019, Sở Tư pháp thành phố Hà Nội đã ban hành 63 Quyết định xử phạt vi phạm hành chính đối với 19 tổ chức hành nghề công chứng (126.5000.000 đồng); 37 công chứng viên (231.500.000 đồng) và 01 công dân (phạt 7.000.000 đồng) [61].
Tháng 12/2019, Thanh tra Bộ Tư pháp đã tiến hành thanh tra hoạt động công chứng của nhiều Văn phòng công chứng (VPCC) trên địa bàn thành phố Hà Nội và phát hiện một số sai phạm như: VPCC Thăng Long đã không niêm yết giá thù lao công chứng, Đoàn thanh tra đã tiến hành lập biên bản vi phạm hành chính và ra quyết định xử phạt với mức tiền phạt là 1 triệu đồng. Trong tổng số 12 VPCC được thanh tra, mới có 5 VPCC (Thăng Long, Tuệ Tĩnh, Hồ Gươm, Nguyễn Tú, Thái Hà) thực hiện việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình [61].
Kiểm tra về hoạt động nghiệp vụ, hầu hết các tổ chức hành nghề công chứng được thanh tra đều chưa thực hiện đúng các quy định về lời chứng của công chứng viên (Quy định tại Điều 5 Luật công chứng). Tại VPCC Thái Hà, VPCC Tuệ Tĩnh, VPCC Hồ Gươm, VPCC Nguyễn Tú, VPCC Kinh Đô, VPCC Vạn Xuân, VPCC Thăng Long; Phòng công chứng số 6,7,8,9 vẫn sai về việc thực hiện hình thức của trang Lời chứng của Công chứng viên. Một số lời chứng của công chứng viên ở Phòng công chứng số 1 thiếu ngày tháng, thiếu cụm từ “không trái với đạo đức xã hội”; phòng công chứng số 6,7 thiếu tên của công chứng viên; một số lời chứng của Phòng công chứng số 1,4,6,7… có lời chứng mâu thuẫn với hợp đồng giao dịch như: địa điểm tài
sản giao dịch không khớp; hợp đồng thuê trụ sở đặt biển quảng cáo nhưng lời chứng lại chứng nhận hợp đồng chuyển nhượng.
Đoàn Thanh tra đã phát hiện Phòng công chứng số 7 đã không tiến hành mở sổ sách và hạch toán kế toán theo quy định như: Không mở sổ cái, sổ chi tiết hoạt động, sổ quỹ tiền mặt; sổ tiền gửi được lập sơ sài, không phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không đóng dấu giáp lai, không có chữ ký của chủ tài khoản.
Mặt khác, qua kiểm tra xác suất một số chứng từ thu phí công chứng tại Phòng công chứng số 7 cho thấy, mặc dù các việc công chứng đều được đơn vị thực hiện việc thu phí, nhưng có một số vụ việc mức thu phí công chứng không đúng với quy định tại Thông tư số 91/2007/TTLT- BTP-BTC của liên Bộ (Bộ Tư pháp và Bộ Tài chính) về việc thu phí công chứng.
Thanh tra cũng phát hiện VPCC Thăng Long chi tiền hoa hồng soạn thảo văn bản, photo tài liệu, thu thập tài liệu cho Ngân hàng Techcombank và Habubank theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu thực hiện và hạch toán khoản chi này vào chi phí. Theo Đoàn Thanh tra việc này vô hình chung đã tạo ra sự cạnh tranh không lành mạnh giữa các tổ chức hành nghề công chứng. Sau khi chỉ rõ sai phạm, Đoàn Thanh tra đã yêu cầu VPCC Thăng Long phải chấm dứt ngay các khoản chi trên.
Thanh tra Bộ Tư pháp đã kiến nghị Lãnh đạo Bộ Tư pháp chỉ đạo Cục Bổ trợ Tư pháp tiến hành rà soát toàn bộ các quy định của pháp luật về công chứng đất đai, dân sự, giao dịch bảo đảm liên quan đến nghiệp vụ công chứng nhằm phát hiện ra những vấn đề còn chồng chéo, kiến nghị với cơ quan có thẩm quyền sửa đổi cho phù hợp.
Đối với Sở Tư pháp Thành phố Hà Nội, cần tổ chức kiểm điểm rút kinh nghiệm sâu sắc đối với Phòng công chứng số 9, Phòng công chứng số 7 về những sai phạm nghiêm trọng và có hình thức kỷ luật thỏa đáng đối với các
cán bộ sai phạm. Các hành vi vi phạm đều phản ánh các bất cập đang tồn tại trong việc thực hiện pháp luật công chứng.