2. Thực trạng pháp luật thực hiện về công chứng trên địa bàn thành phố
2.2.3. Hạn chế trong việc thực hiện pháp luật công chứng về Thủ tục công
giao kết giao dịch, hợp đồng đã đầy đủ, mà vẫn phải bảo đảm yếu tố chính xác, an toàn, áp lực công việc rất lớn, sai sót rất dễ xảy ra nếu thiếu kỹ năng hành nghề.
Nhìn chung, chất lượng đội ngũ công chứng viên còn nhiều bất cập, hạn chế, bên cạnh các công chứng viên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có tâm với nghề, còn nhiều công chứng viên hạn chế về năng lực chuyên môn, kỹ năng hành nghề, chưa tuân thủ quy tắc đạo đức hành nghề công chứng, thậm chí một số công chứng viên có hành vi vi phạm đạo đức nghề nghiệp, vi phạm pháp luật nghiêm trọng đến mức bị truy cứu trách nhiệm hình sự làm ảnh hưởng đến uy tín của đội ngũ công chứng viên nói riêng và nghề công chứng nói chung.
2.2.3 Hạn chế trong việc thực hiện pháp luật công chứng về Thủ tục công chứng chứng
a. Hồ sơ công chứng:
Hồ sơ công chứng không được quy định chi tiết, cụ thể trong Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành, do đó các công chứng viên phải áp dụng nhiều quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật khác như Bộ luật Dân sự, Luật đất đai, Luật nhà ở, Luật kinh doanh bất động sản, Luật hôn nhân và gia đình, Luật doanh nghiệp, Luật các tổ chức tín dụng, Luật cư trú,... khiến cho việc áp dụng Luật Công chứng tưởng chừng như đơn giản, chặt chẽ lại trở nên phức tạp, không rõ ràng. Thực tế cho thấy, các công chứng viên, tùy theo trình độ, năng lực, kinh nghiệm của mỗi người đã tiếp nhận, xử lý một cách khác nhau, dẫn đến tình trạng tổ chức hành nghề công chứng này thì tiếp nhận yêu cầu công chứng nhưng tổ chức hành nghề công chứng khác thì từ chối, công chứng viên này thì tiếp nhận nhưng Công chứng viên khác lại từ chối.
Từ thực tiễn hoạt động công chứng cho thấy, dù có quy định chi tiết về hồ sơ thì việc thực hiện vẫn gặp nhiều khó khăn, Ví dụ: Chứng minh nhân dân quá hạn nhưng vẫn được công chứng viên chấp nhận, có trường hợp được thay thế bằng đơn xin cấp lại chứng minh nhân dân, thẻ ngành, giấy phép lái xe. Các giấy tờ về hộ tịch liên quan như chứng nhận kết hôn, giấy khai sinh, giấy khai tử, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân,... bị cấp sai hình thức (đăng ký quá hạn, đăng ký lại, cấp lại, bản sao, bản chính...), sai thẩm quyền (thẩm quyền thuộc về Ủy ban nhân dân huyện thì lại do Ủy ban nhân dân xã cấp), sai sót trong các giấy chứng nhận về quyền sử dụng, sở hữu tài sản (sai tên tuổi, địa chỉ, diện tích, chưa đăng ký biến động...) khi các Công chứng viên yêu cầu đính chính lại cho đúng theo quy định của pháp luật thì người yêu cầu công chứng lại cho là bị gây khó dễ. Ngược lại, có những Công chứng viên do hạn chế về kinh nghiệm hoặc dễ dãi nên đã chấp nhận những giấy tờ này, dẫn tới sai sót.
b. Địa điểm công chứng
Việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng. Tuy nhiên, lý do chính đáng khác là lý do gì lại chưa có quy định cụ thể để đảm bảo cho việc thực hiện. Vì vậy, thời gian qua các Văn phòng công chứng đã lợi dụng quy định này thực hiện việc công chứng ngoài trụ sở một cách tràn lan với lý do theo yêu cầu của tổ chức tín dụng hoặc khách hàng, dẫn đến cạnh tranh không lành mạnh giữa các tổ chức hành nghề công chứng. Điều này cũng gây khó khăn cho hoạt động quản lý nhà nước đối với các tổ chức hành nghề công chứng do không thể xử phạt hành chính đối với hành vi này.
d. Việc sửa đổi, hủy bỏ, bổ sung Hợp đồng giao dịch:
Hiện nay vẫn còn một số tình trạng thực tế có sự chồng chéo về Luật tạo nên tính không nhất quán cho các giao dịch, từ đó tiềm ẩn cao nguy cơ xảy ra tranh chấp. Ví dụ: Luật Công chứng quy định việc hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng phải có sự thỏa thuận, cam kết bằng văn bản của tất cả những người đã tham gia hợp đồng, giao dịch đó và phải được công chứng (khoản 1 Điều 52). Quy định này lại trái với quy định tại Điều 588 Bộ luật Dân sự về đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng ủy quyền như sau:
“Trong trường hợp ủy quyền có thù lao, bên ủy quyền có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng bất cứ lúc nào, nhưng phải trả thù lao cho bên được ủy quyền tương ứng với công việc mà bên được ủy quyền đã thực hiện và bồi thường thiệt hại; nếu ủy quyền không có thù lao thì bên ủy quyền có thể chấm dứt thực hiện hợp đồng bất cứ lúc nào, nhưng phải báo trước cho bên được ủy quyền một thời gian hợp lý.
Tương tự như vậy, quy định này trái với quy định tại Điều 103 Luật nhà ở về đơn phương hủy hợp đồng thuê nhà:
“1. Bên cho thuê nhà ở có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng khi bên thuê nhà ở
3. Bên đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng thuê nhà ở phải thông báo cho bên kia biết trước ít nhất một tháng, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác”
Đây là hai loại hợp đồng không ngang bằng về quyền, nghĩa vụ giữa bên ủy quyền và được ủy quyền, giữa bên thuê nhà và cho thuê nhà, do đó, nếu quy định việc hủy bỏ phải có sự thỏa thuận của hai bên sẽ gây sự hiểu lầm về quyền và nghĩa vụ của các bên trong giao dịch, dẫn đến hành vi ký kết sai. Thực tế cho thấy, giao dịch về ủy quyền định đoạt nhà đất rất phổ biến, mà thực chất là giao dịch mua bán, chuyển nhượng, khi có điều khoản quy định việc hủy bỏ hợp đồng phải có sự thỏa thuận của hai bên khiến người yêu cầu
công chứng rất yên tâm khi ký kết, nhưng về bản chất, quyền sở hữu về tài sản luôn luôn thuộc về người ủy quyền. Do đó, không nên quy định về việc hủy bỏ phải có thỏa thuận của hai bên đối với hợp đồng ủy quyền và hợp đồng thuê nhà. Luật Công chứng quy định việc hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng chỉ được thực hiện khi có thỏa thuận, cam kết của tất cả những người tham gia hợp đồng, giao dịch đó. Trong khi đó, Bộ luật Dân sự lại quy định một bên có quyền hủy hợp đồng, Điều 103 và Điều 124 Luật nhà ở cũng quy định một bên có quyền đơn phương hủy hợp đồng cho thuê nhà, hợp đồng quản lý nhà ở. Sự mâu thuẫn này đã gây lúng túng cho người yêu cầu công chứng cũng như Công chứng viên.
e. Sự phối hợp giữa tổ chức hành nghề công chứng và các cơ quan, tổ chức liên quan
Để thực hiện được mục đích của mình trong giao dịch dân sự, kinh tế, người dân phải thực hiện nhiều bước với thủ tục, hồ sơ khác nhau, trong đó thủ tục công chứng chỉ là một khâu.
Ví dụ: Để thực hiện việc chuyển nhượng, mua bán nhà đất, người dân phải thực hiện các bước sau: Bước một, ký kết hợp đồng công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng. Bước hai, nộp hồ sơ đăng ký sang tên từ người bán, chuyển nhượng sang người mua, nhận chuyển nhượng tại cơ quan tài nguyên và môi trường. Bước ba, nhận thông báo thuế và nộp thuế thu nhập cá nhân, trước bạ đối với diện tích nhà đất chuyển nhượng, mua bán tại kho bạc. Bước bốn, nộp giấy xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính tại cơ quan tài nguyên và môi trường để nhận Giấy chứng nhận đã được đăng ký sang tên.
Để thực hiện việc thế chấp tài sản, người dân phải thực hiện các bước sau: Bước một, ký kết hợp đồng công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng. Bước hai, đăng ký giao dịch bảo đảm tại cơ quan Tài nguyên và Môi trường. Bước ba, thực hiện việc giải ngân khoản vay tại tổ chức tín dụng.
Với mỗi một bước như vậy, người dân phải thực hiện các thủ tục khác nhau, mất nhiều thời gian, công sức, tiền bạc để thực hiện. Để đơn giản hóa thủ tục hành chính, cần có quy định sự liên thông về thủ tục giữa các cơ quan liên quan (Cơ quan thuế, Kho bạc, Công an, đăng ký giao dịch bảo đảm, Văn phòng đăng ký đất đai),
Hơn nữa, Chưa xây dựng được cơ chế phối hợp nghiệp vụ và chia sẻ thông tin giữa các tổ chức hành nghề công chứng và Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất về tài sản giao dịch; chưa tạo được cơ chế liên thông giữa các tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan thuế, cơ quan đăng ký giao dịch bảo đảm, Văn phòng đăng ký đất đai khi thực hiện các thủ tục hành chính đối với các giao dịch về bất động sản. Điều này dễ dẫn đến tình trạng rủi ro trong hoạt động công chứng như: Một số tài sản giao dịch nhiều lần được công chứng ở nhiều tổ chức hành nghề công chứng khác nhau. Sự phối hợp giữa cơ quan quản lý nhà nước về công chứng với các cơ quan đăng ký giao dịch bảo đảm, Văn phòng đăng ký đất đai chưa chặt chẽ dẫn đến việc quản lý nhà nước thiếu thông tin và hiệu quả chưa cao.