7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.2. Nguyên tắc hoạt động của hệ thống kiểmsoát nội bộ trong các
ngân hàng thƣơng mại
Hoạt động của hệ thống KSNB phải đảm bảo các nguyên tắc sau
Thứ nhất, các rủi ro có nguy cơ ảnh hƣởng xấu đến hiệu quả và mục tiêu hoạt động của tổ chức tín dụng phải đƣợc nhận dạng, đo lƣờng, đánh giá thƣờng xuyên, liên tục để kịp thời phát hiện, ngăn ngừa và có biện pháp quản lý rủi ro thích hợp. Khi có sự thay đổi về mục tiêu kinh doanh, sản phẩm dịch vụ và hạt động kinh doanh mới, tổ chức tín dụng phải rà soát, nhận dạng rủi
ro liên quan để xây dựng, sửa đổi, bổ sung các quy trình, quy định kiểm soát nội bộ phù hợp
Thứ hai, hoạt động của hệ thống KSNB là một phần không tách rời các hoạt động hằng ngày của tổ chức tín dụng. KSNB đƣợc thiết kế, cài đặt, tổ chức thực hiện ngay trong mọi quy trình nghiệp vụ tại tất cả các đơn vị, bộ phận của tổ chức tín dụng dới nhiều hình thức nhƣ:
- Phân cấp ủy quyền rõ ràng minh bạch, bảo đảm tách bạch nhiệm vụ, quyền hạn của cá nhân, các bộ phận trong tổ chức tín dụng
- Quy định về hạn mức rủi ro cụ thể đối với từng cá nhân, bộ phận trong việc thực hiện giao dịch
- Quy trình thẩm định, chấp thuận và duyệt cho phép thực hiện giao dịch; bảo đảm một quy trình nghiệp vụ có ít nhất hai cán bộ tham gia, một ngƣời thực hiện giao dịch và một ngƣời kiểm soát giao dịch, không có cá nhân nào có thể một mình thực hiện và quyết định một quy trình nghiệp vụ, một giao dịch cụ thể, ngoại trừ những giao dịch trong hạn mức đƣợc tổ chức tín dụng cho phép phù hợp với quy định của pháp luật
Thứ ba, phân cấp ủy quyền phải đƣợc thiết lập, thực hiện hợp lý, cụ thể, rõ rang, tránh xung đột lợi ích, bảo đảm một cán bộ không đảm nhiệm cùng lúc những cƣơng vị, nhiệm vụ có mục đích, quyền lợi mâu thuẫn hoặc chồng chéo với nhau, đảm bảo mọi cán bộ trong tổ chức tín dụng không có điều kiện thao túng hoạt động, không minh bạch thông tin phục vụ cho mục đích cá nhân hoặc che giấu hành vi vi phạm quy định pháp luật và quy đinh nội bộ của tổ chức tín dụng
Thứ tƣ, đảm bảo chấp hành chế hạch toán, kế toán theo quy định và phải có hệ thống thông tin nội bộ về tài chính, về hoạt động, về tình hình tuân thủ trong tổ chức tín dụng và tình hình kinh tế, thị trƣờng bên ngoài hợp lý, tin cậy, kịp thời nhằm phục vụ cho công tác quản trị điều hành hiệu quả.
Thứ năm, hệ thống thông tin công nghệ thông tin của tổ chức tín dụng phải đƣợc giám sát, bảo vệ hợp lý, an toàn và phải có cơ chế quản lý dự phòng độc lập nhằm xử lý kịp thời những tình huống bất ngờ, bao gồm cả thiên tai, cháy, nổ, hệ thống bị xâm nhập, đảm bảo tuân thủ quy định về an toàn, bảo mật hệ thống công nghệ thông tin của ngành ngân hàng, đảm bảo hệ thống kinh doanh thƣờng xuyên, liên tục của tổ chức tín dụng.
Thứ sáu, đảm bảo cán bộ, nhân viên hiểu đƣợc tầm quan trọng của hoạt động KSNB, vai trò của từng cá nhân trong quá trình KSNB có liên quan chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao và phải thực hiện đầy đủ, hiệu quả các quy định, quy trình KSNB liên quan.
Thứ bảy, ngƣời điều hành bộ phận, đơn vị nghiệp vụ và các cá nhân có liên quan phải thƣờng xuyên xem xét, đánh giá về tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống KSNB, các tồn tại, bất cập lớn có thể gây tổn thất hoặc nguy cơ rủi ro phải đƣợc báo cáo ngay cho tổng giám đốc, hội đồng quản trị, hội đồng thành viên, ban kiểm soát.
Thứ tám, cá nhân, bộ phận ở các cấp của tổ chức tín dụng phảithƣờng xuyên, kiểm tra và tự kiểm tra việc thực hiện các quy định, quy trình nội bộ có liên quan và phải chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện hoạt động nghiệp vụ đƣợc giao trƣớc tổ chức tín dụng và trƣớc pháp luật.
Thứ chín, lãnh đạo đơn vị, bộ phận của tổ chức tín dụng phải báo cáo về kết quả tự đánh giá về hệ thống KSNB tại đơn vị mình, đề xuất biện pháp xử lý đối với những tốn tại, bất cập gửi lãnh đạo các cấp quản lý trực tiếp theo định kỳ hoặc đột xuất, theo yêu cầu của lãnh đạo cấp quản lý trực tiếp.