7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.3.1. Khái niệm kiểmsoát nội bộ đối vớihuy động tiền gửi
Kiểm soát nội bộ đối với hoạt động huy động tiền gửi là toàn bộ các chính sách, các bƣớc kiểm soát và các thủ tục kiểm soát đối với hoạt động
huy động tiền gửi đƣợc thiết lập trong nội bộ ngân hàng nhằm đảm bảo ba mục tiêu:
- Hoạt động huy động tiền gửi an toàn và hiệu quả
- Hệ thống thông tin, sổ sách, báo cáo tài chính và báo cáo hoạt động huy động tiền gửi chính xác, đáng tin cậy và kịp thời.
- Đảm bảo hoạt động huy động tiền gửi trong ngân hàng tuân thủ theo đúng quy định, các cơ chế chính sách, pháp luật hiện hành, các chiến lƣợc, chính sách kinh doanh và quy trình các nghiệp vụ mà các cấp lãnh đạo quản lý và điều hành của ngân hàng đã quy định
1.3.2. Nội dung công tác kiểm soát nội bộ đối vớihuy động tiền gửi của ngân hàng thƣơng mại
Mặc dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ giữa các đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố nhƣ quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu… của từng nơi, thế nhƣng bất kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ nào cũng phải bao gồm những bộ phận cơ bản. Theo COSO, kiểm soát nội bộ bao gồm các bộ phận sau:
- Môi trƣờng kiểm soát - Đánh giá rủi ro
- Hoạt động kiểm soát - Thông tin và truyền thông
- Giám sát
a. Môi trường kiểm soát
Việc thiết lập các nhân tố môi trƣờng kiểmsoát rất quan trọng đối với lĩnh vực kinh doanh đặc biệt nhƣ ngân hàng, các nhân tố thuộc môi trƣờng kiểm soát chung chủ yếu liên quan đến quan điểm, thái độ và nhận thức cũng nhƣ hành động của các nhà quản lý trong ngân hàng. Môi trƣờng kiểm soát của một Ngân hàng thƣơng mại là toàn bộ các nhân tố tác động đến việc thiết
kế, hoạt động và sự hữu hiệu của chính sách thủ tục kiểm soát của ngân hàng gồm:
Quan điểm điều hành của Ban Giám đốc, Ban giám đốc là ngƣời đề ra
các chính sách, kế hoạch, quy chế nội bộ của ngân hàng nhƣ quy chế về thẩm quyền trách nhiệm, quy trình nghiệp vụ, chính sách khách hàng.... Quan điểm của Ban Giám đốc sẽ ảnh hƣởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức kiểm tra - kiểm soát trong ngân hàng, ảnh hƣởng trực tiếp đến sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Ví dụ, lãnh đạo theo đuổi quan điểm chấp nhận rủi ro để đạt đƣợc kế hoạch đề ra thì kế hoạch kiểm soát sẽ không đƣợc thực hiện tốt, ngƣợc lại, lãnh đạo theo đuổi quan điểm chống đỡ rủi ro thì họ tin rằng kiểm soát là một vấn đề quan trọng để giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận đƣợc
chuyênmôn hoá với những trách nhiệm và quyền hạn nhất định có mối liên hệ mật thiết với nhau nhằm thực hiện các chức năng khác nhau trong quản lý. Xây dựng cơ cấu tổ chức của ngân hàng thƣơng mại chính là sự phân chia nó thành những bộ phận với những chức năng và quyền hạn cụ thể sao cho không bị chồng chéo hoặc bỏ trống. Một cơ cấu tổ chức hợp lý, đảm bảo tách bạch giữa các chức năng, bảo đảm sự độc lập tƣơng đối giữa các bộ phận, tạo đƣợc khả năng kiểm tra kiểm soát lẫn nhau trong các bƣớc thực hiện công việc sẽ đảm bảo sự thông suốt cho các thủ tục kiểm soát đƣợc phát huy tác dụng.
kinhdoanh ngân hàng đó là con ngƣời: ngân hàng có đƣợc đội ngũ nhân viên có trình độ nghiệp vụ và đáng tin cậy thì quá trình kiểm soát sẽ có nhiều thuận lợi hơn, ngƣợc lại ngân hàng nào có những nhân viên thiếu cả “trí” và “đức” thì quá trình kiểm soát rất khó thực hiện. Chính vì vậy mà NHTM cần xây dựng và thực hiện chính sách nhân sự, phát triển nguồn nhân lực một cách tốt nhất để đƣa hoạt động ngân hàng phát triển bền vững.
Công tác kế hoạch: hơn bất kỳ đơn vị kinh doanh nào, ngân hàng cần
xâydựng các kế hoạch ngắn hạn, dài hạn và chƣơng trình hành động cụ thể về hoạt động kinh doanh, nhân sự, phát triển mạng lƣới... để trở thành một ngân hàng chuyên nghiệp, hiện đại đặc biệt là trong thời kỳ đổi mới và hội nhập ở nƣớc ta hiện nay. Việc lập và thực hiện kế hoạch đƣợc chấp hành nghiêm túc và khoa học thì đây cũng là công cụ hữu hiệu để ngân hàng thực hiện công tác kiểm soát của mình.Đối với kiểm soát huy động vốn, NHTM cần lập kế hoạch huy động vốn ngắn hạn và trong dài hạn, kế hoạch cơ cấu và phát triển nguồn vốn bền vững.
b. Đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro là quy trình để xác định và phân tích các rủi ro đối với việc hoàn thành các mục tiêu, làm cơ sở cho việc xác định xem các rủi ro đó đƣợc quản lý nhƣ thế nào.Hoạt động huy động tiền gửi tại các NHTM luôn tiềm ẩn nhiều loại rủi ro nên các nhà quản trị đều chú trọng đến việc phân tích, đánh giá và quản lý rủi ro. Đánh giá rủi ro bao gồm việc xác định mục tiêu của công tác huy động vốn, nhận dạng rủi ro, phân tích và đánh giá các rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động huy động tiền gửi.
c. Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là việc ban hành và thực hiện các chính sách và thủ tục đảm bảo cho các chỉ thị của ban lãnh đạo đƣợc thực hiện. Các chính sách
và thủ tục này giúp thực thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát rủi ro trong hoạt động huy động tiền gửi mà ngân hàng đang hay có thể gặp phải. Cụ thể:
-Ban hành chính sách, quy trình đối với các hoạt động huy động tiền gửi;
-Ban hành các quy định về tổ chức và hoạt động của ban kiểm soát nội bộ, quy trình kiểm toán nội bộ;
-Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt tài liệu, số liệu liên quan đến hoạt động huy động tiền gửi;
-Kiểm tra tính chính xác của các số liệu đƣợc tính toán; -Kiểm tra chƣơng trình ứng dụng và môi trƣờng tin học;
-Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết; -Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kê toán;
-Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài;
-So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán; -Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán; -Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch.
Các thủ tục kiểm soát đƣợc thiết lập trong đơn vị dựa trên ba nguyên tắc: nguyên tắc phân công phân nhiệm rõ ràng, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn.
- Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần đƣợc phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và nhiều ngƣời trong bộ phận. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thƣờng dễ phát hiện do có sự kiểm tra chéo.
-Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này qui định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai
phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn.
-Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo sự ủy quyền của các nhà quản lý, các cấp dƣới đƣợc giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định. Quá trình ủy quyền đƣợc tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải đƣợc phê chuẩn đúng đắn. Sự phê chuẩn đƣợc thực hiện qua hai loại: sự phê chuẩn chung và sự phê chuẩn cụ thể. Sự phê chuẩn chung đƣợc thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho cán bộ cấp dƣới tuân thủ, sự phê chuẩn cụ thể đƣợc thực hiện theo từng nghiệp vụ kinh tế riêng.
d. Thông tin và truyền thông
Các hoạt động thông tin và truyền thông giúp hỗ trợ việc xác định, nắm bắt và trao đổi các thông tin theo một hình thức và khuôn khổ thời gian tạo điều kiện cho các thành viên thực hiện các nhiệm vụ của mình. Hệ thống thông tin và báo cáo bao gồm cả hệ thống công nghệ thông tin, các cơ chế giao tiếp và các kênh thông tin giữa các cấp và các bộ phận trong ngân hàng. Hệ thống này có sự phân cấp và bao hàm cả hệ thống cảnh báo rủi ro, hệ thống bảo mật và chống xâm phạm trái phép.
e. Giám sát và sửa chữa những sai sót
Giám sát và sửa chữa những sai sót là quá trình đánh giá chất lƣợng hệ thống kiểm soát nội bộ. Việc này đƣợc thực hiện thông qua công tác giám sát từ xa và kiểm soát tại chỗ đối với hoạt động tiền gửi.
Công tác giám sát từ xa:
Công tác giám sát từ xa là việc kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện hoạt động huy động tiền gửi của các chi nhánh trên cơ sở theo dõi, phân tích dữ
liệu hoạt động trên chƣơng trình phần mềm kế toán các báo cáo nghiệp vụ của các phòng ban tại hội sở chính, sở giao dịch, chi nhánh gửi đến định kỳ hoặc theo yêu cầu đột xuất của ban lãnh đạo.Các nội dung kiểm tra bao gồm: kiểm tra giám sát tình hình hoạt động huy động tiền gửi của chi nhánh thông qua các tiêu chí nhằm phát hiện các dấu hiệu bất thƣờng, tiềm ẩn rủi ro trong hoạt huy động tiền gửi
Công tác kiểm soát tại chỗ đối với hoạt động huy động tiền gửi
Công tác kiểm soát tại chỗ đối với hoạt động huy động tiền gửi là việc kiểm tra tinh tuân thủ của các quy trinh quy định của Nhà nƣớc và của nội bộ về hoạt động huy động tiền gửi tại các đơn vị kinh doanh, các chi nhánh, kiểm tra đánh giá xem các quy trình nghiệp vụ huy động tiền gửi trên thực tế có đƣợc các cán bộ tuân thủ nghiêm túc hay không. Trên cơ sở đó kiểm soát nội bộ phát hiện những sai sót yếu kém, sơ hở hay gian lận trong quản trị huy động tiền gửi, bảo vệ an toàn những tài sản cho ngân hàng. Cũng từ đó đƣa ra những biện pháp cải thiện và hoàn thiện cơ chế điều hành, hoạt động huy động tiền gửi nói riêng hay hoạt động kinh doanh của ngân hàng nói chung. Các nội dung kiểm tra bao gồm:
- Kiểm tra hồ sơ việc chấp hành nghiêm túc chế độ kế toán;
- Kiểm tra việc hạch toán đầy đủ, chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
- Kiểm tra việc lập, lƣu trữ, bảo quản chứng từ đầy đủ, đúng quy định; - Kiểm tra việc bố trí cán bộ hậu kiểm;
- Kiểm tra việc tuân thủ nghiêm túc các quy định, quy trình nghiệp vụ tiền gửi; - Kiểm tra việc chọn mã sản phẩm tiền gửi, việc quét mẫu chữ ký của khách hàng;
- Kiểm tra việc kiểm kê, đối chiếu thẻ tiết kiệm trắng hằng ngày; - Kiểm tra việc tuân thủ các quy định trong an toàn kho quỹ;
- Kiểm tra việc quản lý mật khẩu của cán trƣởng phòng ban chức năng, của Ban giám đốc.
1.3.3. Các tiêu chí đánh giá kết quả công tác kiểm soát nội bộ hoạt động huy động tiền gửi
Việc đo lƣờng và đánh giá hiệu quả đối với các hoạt động trong các doanh nghiêp nói chung và NHTM nói riêng là rất cần thiết. Rõ ràng hiệu quả hoạt động KSNB đối với huy động tiền gửi trong NHTM là một khái niệm tƣơng đối vì nó đƣợc đánh giá bằng cách so sánh mục tiêu NHTM đặt ra khi thiết lập và duy trì KSNB (yếu tố đầu ra) đạt đƣợc và nguồn lực sử dụng cho KSNB (yếu tố đầu vào).
Yếu tố đầu vào của quả hoạt động KSNB đối với huy động tiền gửi là số lƣợng, chất lƣợng (trình độ) nhân sự làm công tác quả hoạt động KSNB đối với huy động tiền gửi, chi phí dành cho bộ phận quả hoạt động KSNB đối với huy động tiền gửi, bao gồm: thu nhập của cán bộ kiểm soát, chi phí đào tạo…; chi phí áp dụng yếu tố khoa học công nghệ vào công tác KSNB đối với huy động tiền gửi: phần mềm KSNB, chi phí trang bị máy tính cho cán bộ kiểm soát. Yếu tố đầu ra của hoạt động KSNB đối với huy động tiền gửi trong NHTM mang tính chất vô hình (tính trung thực của thông tin tài chính, khả năng dự đoán để giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra đối với hoạt động huy động tiền gửi, khả năng phát hiện kịp thời các vi phạm và kiến nghị xử lý phù hợp, hoạt động giám sát sau kiểm soát chặt chẽ, các vi phạm đƣợc chỉ ra đều đƣợc sửa chữa thích hợp,…) Do vậy, để đánh giá tính hiệu quả của hoạt động KSNB đối với huy động tiền gửi của NHTM, điều quan trọng là nhằm vào kết quả việc thực hiện quy trình của hoạt động nghiệp vụ huy động tiền gửi, các vi phạm đƣợc phát hiện và sửa chữa….hơn là đánh giá dựa vào con số cụ thể.
Để đánh giá công tác KSNB đối với huy động tiền gửi có tiết kiệm các nguồn lực trong quá trình thực hiện hay không, thông thƣờng các NHTM xem
xét về mức độ hoàn thành nhiệm vụ của KSNB và so sánh giữa chi phí cho KSNB giữa các ngân hàng với nhau. Tuy nhiên, đây thƣờng là thông tin đƣợc bảo mật của các ngân hàng, không một NHTM nào công khai các số liệu này. Do đó, đánh giá hiệu quả của hoạt động KSNB đối với huy động tiền gửi bằng cách so sánh kết quả và chi phí dành cho KSNB giữa các ngân hàng với nhau là không thực hiện đƣợc.
Để đánh giá hiệu quả hoạt động KSNB đối với huy động tiền gửi, trƣớc hết phải xác định đƣợc thƣớc đo đánh giá. Thƣớc đo phải đảm bảo phục vụ tốt cho việc đánh giá đầu ra theo mục tiêu, chiến lƣợc cũng nhƣ mối liên kết từ đầu vào đến đầu ra. Đối tƣợng đánh giá là mối quan hệ giữa yếu tố đầu vào và yếu tố đầu ra của hoạt động KSNB, nhƣ phân tích ở trên, rất phức tạp và khó đo lƣờng bằng các giá trị cụ thể. Do đó phần lớn chỉ tiêu đánh giá là chỉ tiêu định tính.
Kết quả hoạt động (yếu tố đầu ra) thƣờng đƣợc thực hiện thông qua các tiêu chí: số lƣợng, chất lƣợng và chi phí.
a. Thước đo số lượng
Phản ánh kết quả thông qua số lƣợng kết quả đầu ra cụ thể là:
- Số lƣợng các cuộc kiểm tra hoạt động huy động tiền gửi đƣợc ban kiểm soát tiến hành.
- Số lƣợng hồ sơ khách hàng, chứng từ kế toán đƣợc kiểm tra.
- Số lƣợng sai sót đƣợc phát hiện, số lƣợng các sai sót đƣợc khắc phục… Do tính phức tạp của kết quả đầu ra trong hoạt động KSNB nên thƣớc đo số lƣợng không thể phản ánh toàn bộ kết quả thu đƣợc của công tác KSNB đƣợc nên cần kết hợp với các thƣớc đo khác.
b. Thước đo chất lượng
Kết quả công tác kiểm tra, KSNB nói chung và KSNB hoạt động huy động tiền gửi nói riêng đƣợc thể hiện qua các báo cáo của đoàn kiểm tra, KSNB. Nếu các báo cáo, biên bản kiểm tra có chất lƣợng thì cho thấy công tác KSNB phát huy hiệu quả. Các báo cáo, biên bản kiểm tra càng cụ thể, rõ ràng, đi sâu vào bản chất của từng sai sót, tồn tại qua đó nhận diện dấu hiệu rủi ro để cảnh báo sớm cho chi nhánh có biện pháp xử lý kịp thời nhằm hạn chế và ngăn ngừa rủi ro thì càng có chất lƣợng.
+ Chất lƣợng nguồn vốn huy động
Sự hợp lý của cơ cấu nguồn vốn, sự cân đối giữa nguồn vốn huy động và nguồn vốn đƣợc sử dụng, tính ổn định của nguồn vốn, là ba yếu tố quan trọng