7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.1. Về môi trƣờng kiểmsoát
Xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong hệ thống NHCT và phổ
biến những quy định đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp. Đảm bảo mọi cán bộ, nhân viên của NHCT phải quán triệt đƣợc tầm quan trọng của hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ; vai trò của từng cá nhân trong quá trình kiểm tra, kiểm soát nội bộ có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của bản thân họ và phải tham gia thực hiện một cách đầy đủ và có hiệu quả các quy định, quy trình kiểm tra, kiểm soát nội bộ liên quan.
Nhấn mạnh tầm quan trọng của hệ thống KSNB, coi đây là một trong
những giải pháp mang tính chiến lƣợc lâu dài đồng thời là đòi hỏi cấp thiết hiện nay. Thƣờng xuyên tổ chức những cuộc gặp mặt giữa Ban giám đốc và lãnh đạo các bộ phận chức năng và giữa lãnh đạo phòng kiểm soát nội bộ với lãnh đạo các bộ phận chức năng để trao đổi kinh nghiệm, bàn bạc và giải
quyết những vấn đề khó khăn và vƣớng mắc trong quá trình vận hành.
Câp nhật, hệ thống hóa các văn bản pháp luật. Để có một môi trƣờng
kiểm soát nội bộ hoàn thiện, các phòng ban chức năng cần phải chú trọng đến việc cập nhật, hệ thống hóa các văn bản pháp luật từ đó xây dựng, thiết lập các chính sách, quy trình nội bộ đảm tuân thủ các quy định của pháp luật, đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý nhằm: giảm thiểu rủi ro, chống gian lận đem lại an toàn hiệu quả cho hoạt động ngân hàng. Trong các chính sách, quy trình đó phải thiết kế cài đặt các chốt kiểm soát đầy đủ, hợp lý hiệu quả, đảm bảo các nguyên tắc: phân công phân nhiệm rõ ràng, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn.
Xây dựng chính sách đào tạo theo hướng chuyên môn hóa, cán bộ làm
nghiệp vụ nào phải đƣợc đào tạo chuyên sâu vào nghiệp vụ đó, riêng cán bộ làm công tác kiểm tra phải đào tạo vừa chuyên sâu một mặt nghiệp vụ vừa phải nắm khái quát các hoạt động khác của ngân hàng để có cái nhìn tổng quan và thấy đƣợc môi liên hệ giữa các khâu trong quy trình nghiệp vụ. Muốn vậy ngân hàng phải xây dựng các chính sách:
+ Chính sách tuyển dụng: Xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn về chuyên môn, đạo đức nghề nghiệp. Công tác tuyển dụng phải đảm bảo trung thực khách quan nhằm tuyển dụng đƣợc các cán bộ đủ năng lực, trình độ, đạo đức.
+ Chính sách đào tạo: Thƣờng xuyên mở các lớp, ngắn ngày về nghiệp vụ, nhận diện rủi ro cho các cán bộ tác nghiệp (giao dịch viên, kiểm soát viên, thủ quỹ, hậu kiểm…), các lớp đào tạo kỹ năng kiểm toán, phát hiện sai sót, gian lận, đánh giá hệ thống KSNB theo từng mảng nghiệp vụ, đơn vị…để khuyến nghị, tƣ vấn đối với đơn vị đƣợc kiểm toán đồng thòi đạo tạo công tác đảm bảo chất lƣợng cuộc kiểm toán đối với toàn bộ kiểm toán viên nội bộ.
+ Chính sách đãi ngộ: Có chế tài thƣởng phạt công bằng minh bạch nhằm khuyến khích nhân viên trong công tác nghiệp vụ. Chế tài thƣởng phạt
cũng có tác dụng trong việc ngăn ngừa, phát hiện gian lận, sai sót trong ngân hàng, khuyến khích nhân viên tự hoàn thiện việc thực hiện nhiệm vụ, có ý thức tuân thủ đúng các quy định, có ý thức nhắc nhở và tố giác những hành vi sai phạm trong ngân hàng. Do đó, việc thiết lập đƣợc một chế tài thƣởng phạt công bằng và minh bạch sẽ là động lực thúc đẩy, nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu rủi ro.
+ Chính sách tạo môi trƣờng làm việc: Xây dựng và tạo lập đƣợc mội trƣờng làm việc tốt nhất: tâm lý ổn định, cống hiến, gắn bó với toàn thể cán bộ trong ngân hàng.
Đối với việc Ban KTKSNB phê duyệt chƣa kịp thời hoặc không đúng với mục tiêu ban đầu của cơ sở thì phòng kiểm soát nội bộ tại chi nhánh phải có những đề xuất với Ban KTKSNB, với Tổng giám đốc để cải thiện.
Ban hành văn bản quy định tất cả các cá nhân, các bộ phận ở mọi cấp
của NHCT phải thƣờng xuyên, liên tục kiểm tra và tự kiểm tra việc thực hiện các quy định, quy trình nội bộ có liên quan; đồng thời có văn bản hƣớng dẫn thực hiện việc kiểm tra và tự kiểm tra, quy định trƣởng các bộ phận chức năng có trách nhiệm báo cáo kết quả thực hiện theo định kỳ hoặc đột xuất cho Giám đốc chi nhánh, ban giám đốc tại chi nhánh cần có sự quan tâm hơn đến cán bộ kiểm soát.
Mặc dù không trực thuộc chi nhánh nhƣng đây là bộ máy giúp hạn chế những rủi ro cho chi nhánh. Chính vì vậy, ban giám đốc cần kiến nghị lên ban KTKSNB về những nội dung sau:
Cần phải có những quy định cụ thể nhƣ việc điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, đề bạt, quy hoạch cán bộ… để đảm bảo quyền lợi cho cán bộ kiểm soát từ đó họ mới có thể yên tâm công tác.
Nên giao cho chi nhánh việc giám sát cán bộ của phòng kiểm soát để đảm bảo cán bộ phòng kiểm soát tuân thủ đúng quy định của Ban KTKSNB.
Tránh tình trạng phòng kiểm soát quản lý cán bộ lỏng lẻo, từ đó ảnh hƣởng đến việc thực hiện chƣơng trình nhiệm vụ mà Tổng giám đốc đề ra.
Đề nghị Ban KTKSNB bổ sung thêm cán bộ cho phòng kiểm soát để tránh tình trạng một cán bộ phải đảm nhiệm quá nhiều công việc làm cho chất lƣợng công việc không đảm bảo.
Ban KTKSNB cần nghiên cứu để xây dựng tính pháp lý và tiến hành các biện pháp nhằm đảm bảo sự độc lập trong hoạt động của phòng kiểm soát nội bộ đặt tại các chi nhánh.
Các giải pháp đối với phòng kiểm soát nội bộ tại chi nhánh
Tổ chức rà soát lại các văn bản quy phạm pháp luật, quy trình nghiệp vụ liên quan đến hoạt động kiểm tra kiểm soát, cũng nhƣ hệ thống kiểm tra kiểm soát nội bộ để và kiến nghị lên Tổng giám đốc, Ban KTKSNB, giám đốc chi nhánh, để bổ sung, chỉnh sửa kịp thời nhằm hoàn thiện các văn bản quy phạm pháp luật, các quy trình, quy định về kiểm soát nội bộ.
Nâng cao vai trò trách nhiệm trong việc quản lý, điều hành mọi mặt hoạt động của phòng, phân công nhiệm vụ cụ thể và đôn đốc theo dõi kết quả thực hiện của từng cán bộ.
Nắm bắt tổng thể mọi mặt hoạt động kinh doanh của chi nhánh thông qua các hoạt động kinh doanh, các cuộc họp giao ban phản ánh hoạt động kinh doanh của chi nhánh và của các phòng ban chức năng, nắm tình hình và chủ trƣơng của ban lãnh đạo chi nhánh về kế hoạch phát triển kinh doanh, rồi từ đó xây dựng các kế hoạch kiểm tra phù hợp, đặc biệt phải chú trọng đến các hoạt động trọng tâm, trọng điểm, các mặt hoạt động thƣờng xảy ra rủi ro nhƣ: tín dụng, kế toán, ngân quỹ. Đồng thời chú trọng đi sâu kiểm tra, phát hiện, đánh giá rủi ro.
Tăng cƣờng hoạt động cảnh báo, đề xuất kiến nghị, giúp ban lãnh đạo chi nhánh có biện pháp xử lý kịp thời, tránh các trƣờng hợp khi xảy ra vấn đề
nghiêm trọng thì mới tiến hành xử lý.