7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.4. Quy trình và nội dung kiểm soát thanh toán vốn đầu tƣ XDCB
XDCB qua Kho bạc Nhà nƣớc
a. Quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB qua KBNN
Quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tƣ XDCB qua KBNN quy định việc giao dịch giữa KBNN và chủ đầu tƣ thực hiện theo nguyên tắc “một cửa”, bảo đảm giải quyết công việc nhanh chóng, thuận lợi cho đơn vị giao dịch.
Hệ thống KBNN thực hiện Quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tƣ và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tƣ theo Quyết định số 282/QĐ-KBNN ngày 20/04/2012 của Tổng Giám đốc KBNN. Bao gồm 6 bƣớc sau:
4
Hình 1.1: Sơ đồ quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tƣ XDCB của KBNN
Bƣớc 1: Cán bộ Kiểm soát chi căn cứ hồ sơ đề nghị tạm ứng, thanh
toán gửi đến của Chủ đầu tƣ thực hiện kiểm tra, lập tờ trình lãnh đạo, trình Trƣởng phòng Kiểm soát chi
Bộ phận Kế toán nhà nƣớc (2) (1) 0 (3) (5) (4) (6) Bộ phận Kiểm soát chi Chủ đầu tƣ Đơn vị thụ hƣởng Lãnh đạo KBNN
Bƣớc 2: Trƣởng phòng Kiểm soát chi NSNN kiểm tra hồ sơ, ký tờ trình lãnh đạo KBNN, Giấy đề nghị thanh toán VĐT, Giấy rút VĐT, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng VĐT (nếu có), sau đó chuyển lại hồ sơ cho cán bộ KSC để trình lãnh đạo KBNN phụ trách;
Bƣớc 3: Lãnh đạo KBNN phụ trách kiểm soát thanh toán vốn đầu tƣ xem xét, ký duyệt tờ trình lãnh đạo của phòng Kiểm soát chi và Giấy đề nghị thanh toán VĐT, sau đó chuyển trả phòng Kiểm soát chi NSNN;
Bƣớc 4: Cán bộ kiểm soát chi chuyển chứng từ cho phòng kế toán gồm Giấy đề nghị thanh toán VĐT, Giấy rút vốn đầu tƣ, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng VĐT (nếu có);
Bƣớc 5: Kế toán viên thực hiện kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ kế toán, hoạch toán, nhập các thông tin liên quan và ký trên chứng từ giấy, máy, sau đó trình Kế toán trƣởng, kế toán trƣởng kiểm tra và ký chứng từ giấy, máy sau đó trình lãnh đạo KBNN phụ trách về kế toán xem xét hồ sơ, ký duyệt chứng từ;
Bƣớc 6: Lãnh đạo KBNN phụ trách kế toán xem xét, ký duyệt Giấy rút VĐT, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (nếu có) sau đó chuyển trả hồ sơ phòng Kế toán để làm thủ tục chuyển tiền cho đơn vị thụ hƣởng
b. Nội dung công tác kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB qua
KBNN.
Nội dung kiểm soát thanh toán vốn đầu tƣ qua KBNN bao gồm:
b1. Tiếp nhận hồ sơ, chứng từ :
+ Để phục vụ cho công tác quản lý, kiểm soát thanh toán vốn đầu tƣ, chủ đầu tƣ phải gửi đến Kho bạc Nhà nƣớc nơi mở tài khoản thanh toán các tài liệu cơ sở của dự án (các tài liệu này đều là bản chính hoặc bản sao có đóng dấu sao y bản chính của chủ đầu tƣ, chỉ gửi 1 lần cho đến khi kết thúc dự án đầu tƣ, trừ trƣởng hợp phải bổ sung điều chỉnh), bao gồm:
+ Dự toán chi phí cho công tác chuẩn bị đầu tƣ đƣợc duyệt;
+ Văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật đấu thầu;
+ Hợp đồng kinh tế giữa chủ đầu tƣ và nhà thầu. - Hồ sơ thuộc giai đoạn thực hiện đầu tƣ gồm:
+ Dự án đầu tƣ xây dựng công trình(hoặc báo cáo kinh tế kỹ thuật đối với dự án chỉ lập báo cáo kinh tế kỹ thuật) và quyết định đầu tƣ của cấp có thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có);
+ Văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật đấu thầu;
+ Hợp đồng kinh tế giữa chủ đầu tƣ và nhà thầu;
+ Dự toán và quyết định phê duyệt dự toán của cấp có thẩm quyền đối với từng công việc, gói thầu áp dụng hình thức chỉ định thầu hoặc tự thực hiện và các công việc thực hiện không thông qua hợp đồng.
b2. Tiến hành kiểm soát thanh toán :
Công chức đƣợc giao nhiệm vụ kiểm soát chi tiến hành kiểm tra các điều kiện thanh toán trên cơ sở các hồ sơ, tài liệu và chứng từ thanh toán của chủ dự án gửi cơ quan KBNN, cụ thể nhƣ sau:
- Kiểm tra, đối chiếu khoản thanh toán với dự toán, đảm bảo các khoản chi đã có trong dự toán đƣợc duyệt và phải phù hợp với điều kiện của hợp đồng (đối với khoản chi có hợp đồng).
- Kiểm tra, kiểm soát các khoản thanh toán, bảo đảm chấp hành đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan Nhà nƣớc có thẩm quyền quy định. Đối với những khoản thanh toán chƣa có chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi NSNN, thì KBNN căn cứ vào dự toán đƣợc duyệt để kiểm tra, kiểm soát.
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của lệnh chuẩn chi đã đƣợc thủ trƣởng của chủ dự án hoặc ngƣời đƣợc uỷ quyền quyết định thanh toán.
Khi kiểm soát hồ sơ thanh toán, KBNN phải kiểm tra lệnh chuẩn chi của thủ trƣởng cơ quan đƣợc giao làm chủ dự án hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền (gọi chung là chủ tài khoản) đối với bất kỳ khoản thanh toán nào. Lệnh chuẩn chi của chủ tài khoản đƣợc thể hiện khi có đầy đủ chữ ký và dấu của chủ tài khoản, kế toán trƣởng của đơn vị.
- Kiểm tra trên lệnh chuẩn chi (Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tƣ, Giấy rút vốn đầu tƣ,...); Mẫu dấu, chữ ký phải phù hợp với mẫu dấu, mẫu chữ ký đã đăng ký tại cơ quan KBNN.
- Kiểm tra sự đầy đủ, tính hợp pháp, hợp lệ của các hồ sơ, chứng từ có liên quan. Các hồ sơ, chứng từ của chủ dự án gửi đến KBNN là căn cứ pháp lý để KBNN kiểm tra, kiểm soát, vì vậy mỗi khoản chi đều phải đƣợc lập đúng theo biểu mẫu quy định (đối với trƣờng hợp quy định phải lập đúng biểu mẫu) và hồ sơ chứng từ thanh toán, tạm ứng kèm theo phải bảo đảm đầy đủ và hợp pháp, hợp lệ. KBNN có trách nhiệm kiểm tra sự đầy đủ, tính hợp pháp, hợp lệ của các hồ sơ, chứng từ trƣớc khi thanh toán cho đối tƣợng thụ hƣởng.
- Kiểm tra các yếu tố liên quan đến hạch toán (Mục lục ngân sách), tùy theo từng nội dung, từng khoản chi mà chủ dự án ghi mã chƣơng, mã ngành kinh tế, mã nội dung kinh tế cho phù hợp trên chứng từ kế toán.
Trên cơ sở đó, KBNN thực hiện kiểm soát theo các chế độ, quy định của Nhà nƣớc. Căn cứ vào các mục trên, KBNN có quyền từ chối thanh toán các khoản chi mà đơn vị sử dụng vốn đầu tƣ thuộc NSNN không chấp hành đúng các quy định về kiểm soát thanh toán trên.
b3. Quyết định sau kiểm soát thanh toán:
Trên cơ sở đó, KBNN thực hiện kiểm soát hồ sơ thanh toán vốn của chủ đầu tƣ theo các chế độ, quy định của Nhà nƣớc. Nếu đủ các điều kiện nhƣ nêu trên thì KBNN thực hiện thanh toán vốn đầu tƣ (gồm tạm ứng, thanh toán
khối lƣợng hoàn thành) cho đơn vị thụ hƣởng theo quy định. Trƣờng hợp không đủ điều kiện thanh toán, thì cơ quan KBNN có quyền từ chối thanh toán các khoản thanh toán mà đơn vị sử dụng vốn đầu tƣ thuộc NSNN không chấp hành đúng các quy định về kiểm soát thanh toán trên. Và KBNN làm thủ tục thông báo từ chối thanh toán, từ chối tạm ứng, đồng thời chịu trách nhiệm về quyết định của mình.