Các công cụ quản lý chất lượng tại công ty Liên doanh Y học Việt Hàn gắn liền với các quá trình tại Công ty Liên doanh Y học Việt Hàn, cụ thểnhư sau:
2.2.1 Công cụ SWOT
Mô hình SWOT là công cụ phân tích kinh doanh nổi tiếng được Vikomed áp dụng trong tổ chức của mình nhằm cải thiện tình hình kinh doanh bằng những
định hướng đúng đắn và xây dựng nền tảng phát triển. SWOT là từ viết tắt của bốn từ tiếng Anh cấu thành nên bốn yếu tố của công cụ: Strength (Điểm mạnh),
Weakness (Điểm yếu), Opportunity (Cơ hội) và Threat (Thách thức).
Vikomed nhận định rằng SWOT là bước quan trọng hình thành mục tiêu và chiến
lược kinh doanh của doanh nghiệp theo yêu cầu của mô hình ISO. Thông qua việc thực hiện công cụ SWOT sẽ xác lập được tôn chỉ hoạt động của doanh nghiệp, phân tích nội tại của tổ chức. Từđó hình thành đường lối đúng đắn trong việc áp dụng hệ thống tiêu chuẩn ISO một cách hiệu quả cho bản thân công ty.
Vikomed đã tiến hành đánh giá các yếu tố Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội và Thách thức cho từng quá trình trong hệ thống quản lý chất lượng theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 13485. Trong đó, Điểm mạnh và Điểm yếu được xem là hai yếu tố nội bộ có thểtác động bởi nỗ lực của bản thân mình. Còn Cơ hội và Thách thức là hai yếu tố khách quan bên ngoài mà công ty khó có thể kiểm soát được.
Việc áp dụng công cụ SWOT sẽđánh giá toàn bộcác quá trình được nhận dạng, nhận biết cụ thể trong hệ thống quản lý chất lượng. Từđó xây dựng mục tiêu, giải pháp kiểm soát, đánh giá kết quả của từng quá trình và tổng thể hệ
thống chất lượng của doanh nghiệp nhằm đáp ứng hiệu quả cho quá trình áp dụng ISO 13485.
SWOT sẽ thực hiện phân tích bốn yếu tốStrength (Điểm mạnh), Weakness
(Điểm yếu), Opportunity (Cơ hội), Threat (Thách thức). Giúp Vikomed xác định mục tiêu chiến lược, hướng đi cho công ty. Nội dung của phân tích SWOT sẽ bao
28 gồm sáu khía cạnh về: Sản phẩm, Khách hàng, Quy trình, Phân phối, Quản lý, Tài chính.
(1)Điểm mạnh (STRENGTH)
Là những tố chất nổi trội xác thực và rõ ràng được xem là lợi thế kinh doanh của Vikomed. Các yếu tố vềđiểm mạnh có tính duy trì, xây dựng và là
đòn bẩy thúc đẩy hoạt động, bao gồm:
- Lịch sửhình thành lâu đời: Vikomed được thành lập từnăm 2007 với sự hợp tác giữa Hàn Quốc và Viện Laser Việt Nam. Trong suốt 15 năm
phát triển, Vikomed đã thành một thương hiệu quen thuộc với nhiều dòng sản phẩm X-Quang đa dạng, chất lượng cũng như sự tin cậy trong
lòng khách hàng trong nước và thế giới.
- Lợi thế vềtrình độ chuyên môn: Không chỉcó ban lãnh đạo tài tình với tầm nhìn chiến lược, Vikomed còn có những cam kết rất chắc chắn trong áp dụng mô hình quản lý tiên tiến, đội ngũ nhân viên giầu kinh nghiệm với hơn 15 năm trong lĩnh vực X-Quang đến từ các phòng ban: phòng Nghiên cứu và Phát triển (R&D), Mua bán (Purchasing), Sản xuất (Production), Lắp đặt và chăm sóc khách hàng (Customer Service), đặc biệt là đội ngũ bán hàng (Sale & Marketing).
- Công nghệ, kỹ thuật hiện đại: Vikomed là nhà sản xuất duy nhất và số
một về thiết bị chuẩn đoán hình ảnh trong lĩnh vực trang thiết bị y tế
(thiết bị X-Quang) tại Việt Nam và trong khu vực Đông Nam Á.
Sản phẩm của Vikomed tuân thủ theo tiêu chuẩn quốc tếnhư tiêu chuẩn ISO 13485:2016, chứng nhận FDA.
- Nền tảng kinh doanh vững chắc: Vikomed có mối quan hệ, nền tảng kinh doanh chặt chẽ với Bộ Y tế, các bệnh viện cấp trung ương, và địa
phương trên khắp 63 tỉnh thành của Việt Nam như: bệnh viện Bạch Mai, bệnh viện Nhi trung ương, bệnh viện Chợ Rẫy, v.v. Văn phòng chính, nhà máy và văn phòng đại diện có mặt ở cả ba miền Bắc – Trung – Nam là Hà Nội – Đà Nẵng – HồChí Minh, Vikomed luôn đáp ứng
được nhu cầu của khách hàng mọi lúc, mọi nơi.
- Các mối quan hệđối tác chiến lược: Sản phẩm của Vikomed có được uy tín, quan tâm và có mối quan hệđối tác chiến lược của rất nhiều tổ
chức uy tín trên thế giới, ví dụnhư:
+ Hợp tác với tổ chức EDCF - Hàn Quốc xây dựng và cung cấp thiết bị
cho bệnh viện 500 giường ở thành phố Yên Bái, tổng mức đầu tư
38,000,000 USD;
+ Hợp tác với tổ chức Jica – Nhật Bản xây dựng và cung cấp thiết bị
cho bệnh viện Đa khoa tỉnh Tây Ninh, tổng mức đầu tư 5,000,000
USD;
+ Hợp tác với tổ chức KFW – Đức xây dựng bệnh viện Yên Bái ởVăn
- Khảnăng nắm bắt xu hướng thịtrường của doanh nghiệp: trước diễn biến phức tạp của dịch Covid-19, các bệnh viện dã chiến ở các địa
phương rất thiếu các trang thiết bị sàng lọc, chuẩn đoán các tổn thương
hô hấp đểcó phác đồđiều trị khẩn cấp. Vikomed đã khẩn trương lập kế
hoạch sản xuất và xin cấp phép lưu hành thiết bị X-Quang di động phục vụ sàng lọc Covid-19 tại các bệnh viện dã chiến như: Bắc Giang, Bắc
Ninh và đặc biệt cung cấp sốlượng lớn cho các khu vực phía Nam, với sốlượng trên 50 máy, góp phần đóng góp không nhỏ trong công tác phòng chống dịch bệnh của cảnước.
- Tiêu chí hoạt động: Vikomed đi đầu trong việc nâng cao sức khỏe cộng
đồng và phát triển công nghệ dựa trên công nghệ tiên tiến của mình;
đóng góp cho xã hội bằng cách tạo ra nhiều cơ hội làm việc; xây dựng
văn hóa doanh nghiệp lấy con người làm đầu.
(2)Điểm yếu (WEAKNESS)
Là những yếu tố tiêu cực vềđặc điểm của Vikomed hoặc những đặc thù khiến công ty yếu thếhơn so với đối thủ, bao gồm:
- Những quy trình, quy định chưa phù hợp, ví dụnhư quy trình làm việc giữa bộ phận bán hàng (sale) và bộ phận nhà máy chưa được đồng bộ
về thời gian giao hàng cho khách của sale và thời gian sản xuất của nhà máy; quy trình về thiết kế và phát triển chưa phù hợp với yêu cầu của ISO 13485 (yêu cầu phải lưu lại hồ sơ thiết kế - Design history file,
đánh giá thử nghiệm, ...), quy trình tương tác giữa các phòng ban trong
nhà máy còn vướng mắc, chưa rõ ràng.
- Sự hạn chế về chất lượng nhân công và kinh nghiệm của chuyên viên,
do nhà máy đặt ở Khu công nghiệp Hòa Lạc nên nhân công chất lượng cao rất khó tìm, chủ yếu là lao động phổ thông nhưng tác phong làm
Hình 2.3. Sản phẩm và công nghệ của Vikomed trong phóng sự VTV1 ngày 14/8/2021
30 việc cũng chưa đáp ứng được yêu cầu của công ty. Mặt khác, cũng có
một số chuyên viên trẻ mới vào ở các phòng như R&D, QLCL, Sản xuất nên kinh nghiệm cũng còn thiếu dẫn đến đôi khi thiết kế ra phải sửa đổi liên tục, thiết kếchưa được tối ưu hóa, …
- Thiếu hệ thống đào tạo quy trình bài bản: việc đào tạo ởcông ty cũng
mới manh nha hình thành, người mới vào chủ yếu học theo kinh nghiệm của những người cũ đi trước, công ty cũng đã nhận thấy điểm yếu này và đang xây dựng lộtrình, quy trình đào tạo bài bản để khắc phục.
- Tồn tại những yếu tốdư thừa, gây lãng phí trong sản xuất: công ty có một sốmáy cũ đã lâu không sử dụng gây ra lãng phí, làm cho tài sản cố định rất cao, ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm. Ngoài ra, như đã đề
cập ởtrên đôi khi thiết kếchưa được tối ưu, sản xuất chưa được đồng bộcũnggây lãng phí. Đôi khi hàng sản xuất ra chưa bán được ngay làm tồn kho cũng là yếu tốgây dư thừa.
(3)Cơ hội (OPPORTUNITY)
Gồm những yếu tố môi trường bên ngoài mà Vikomed có thể kiểm soát,
khai thác chúng để mang lại những lợi thếkinh doanh như:
- Các xu hướng phát triển của thịtrường: Vikomed nhận thấy rằng với thị trường Việt Nam với dân số hơn 90 triệu dân, tuổi thọ trung bình
ngày càng tăng là cơ hội rất lớn để phát triển lĩnh vực trang thiết bị y tế,
dưới đây là dự báo thịtrường bán hàng của công ty giai đoạn từ 2021
đến 2025.
- Nền kinh tếthay đổi mang hướng phát triển do đó nhu cầu của người dân trong việc chăm sóc sức khỏe ngày càng cao, việc này góp phần
đưa sản phẩm của Vikomed vào đời sống gần hơn.
- Xuất hiện các công nghệ mới: ngoài sản phẩm X-Quang thường quy ra, xuất hiện các công nghệ mới như: máy chụp X-Quang di động thuận
Hình 2.4. Dự báo thịtrường bán hàng tới năm 2025 của Vikomed (nguồn Vikomed.vn)
tiện trong các bệnh viện dã chiến di chuyển nhanh, gọn, độ chính xác cao; máy chụp chiếu X-Quang C-Arm phục vụ cho các thao tác soi, chụp và can thiệp trong chấn thương, chỉnh hình, kiểm soát vùng tổn
thương.
- Những chính sách mới có lợi cho tổ chức: Nhà nước và Bộ Y tếđã có
những chính sách rất tích cực đểưu tiên việc sản xuất và lắp ráp hàng
trong nước, nghịđịnh số36/2016/NĐ-CP về quản lý trang thiết bị Y tế
ra đời đầu năm 2016 cũng đã giúp các công ty hoạt động vềlĩnh vực trang thiết bị y tế nói chung và Vikomed nói riêng rất thuận lợi trong việc kinh doanh, sản xuất hàng trong nước.
(4)Thách thức (THREAT)
Là những trở ngại mang lại tác động tiêu cực, gây ảnh hưởng cho Vikomed. Mức độảnh hưởng của chúng sẽ tùy thuộc vào khảnăng ứng biến của doanh nghiệp. Các yếu tốnguy cơ thường gặp:
- Sự biến động của thị trường: Cùng với sự phát triển của ngành, thị trường thiết bị y tế của Việt Nam đã phát triển ổn định trong những
năm gần đây, đạt mức 781.8 triệu đôla Mỹtrong năm 2015 và dự kiến cán mốc 1,095 triệu đôla Mỹ vào năm 2019. Tuy vậy, 95% các sản phẩm trên thịtrường hiện tại đều là nhập khẩu, đặc biệt là trong các phân khúc cao cấp như sản phẩm chẩn đoán hình ảnh (chủ yếu nhập khẩu từ Nhật Bản, Đức). Tính đến thời điểm năm 2015, các nhà sản xuất nội địa mới chỉđáp ứng được nhu cầu cho các vật tư y tếcơ bản
như giường bệnh hay các thiết bị sử dụng một lần như là khẩu trang y tế, dây truyền dịch, bơm tiêm, vv…
- Sự cạnh tranh gay gắt về thị phần: hiện nay Vikomed cũng gặp không ít
đối thủ cạnh tranh đến từ Trung Quốc hoặc Hàn Quốc cả về mặt mẫu mã và giá cả. Giá của sản phẩm đến từ Hàn Quốc chào đến cửa bệnh viện nhiều khi cũng ngang ngửa với sản phẩm sản xuất ởtrong nước. Về mặt chất lượng thì có các đối thủđến từ Nhật Bản, Đức…
32 - Các công nghệ, kỹ thuật trở nên lỗi thời, hiện nay công nghệ X-Quang
đang ngày càng phổ biến, thịtrường gần như bão hòa, đòi hỏi Vikomed
cũng phải nghiên cứu công nghệ mới, tìm nước đi mới cho mình trong
tương lai.
Qua công cụ SWOT đã thấy bối cảnh của Vikomed (bên trong và bên ngoài) từ đó xác định mục tiêu trong tương lai, nhiện vụ và hành động để đạt
được mục đích đề ra. Vikomed nhận ra rằng thịtrường về X-Quang ởtrong nước
đang ngày càng bị cạnh tranh khốc liệt cả về giá cả lẫn chất lượng từcác đối thủ đến từ Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản, Đức và Mỹ, nên việc tìm ra thịtrường
nước ngoài là vấn đề cần phải thực hiện ngay thông qua việc lấy chứng nhận CE marking cho sản phẩm để có thể xuất khẩu sản phẩm ra nước ngoài, mà mục tiêu ngắn hạn là xuất khẩu ra các nước trong khu vực Đông Nam Á.