Tại Vikomed đang áp dụng quản lý rủi ro theo tiêu chuẩn ISO 14971:2019 – Áp dụng quản lý rủi ro cho trang thiết bị y tế.
Vậy Quản trị rủi ro là gì?
- Quản trị rủi ro là quá trình xác định, đánh giá, theo dõi và kiểm soát các rủi ro hoặc tận dụng tối đa cơ hội thông qua việc áp dụng hợp lý, khoa học và tiết kiệm các nguồn lực của doanh nghiệp. Mục tiêu cuối cùng của quản trị rủi ro là giúp doanh nghiệp có thể thực hiện đúng hướng tất cả các kế hoạch và chiến lược kinh doanh.
- Rủi ro của doanh nghiệp có thểđến từ nhiều nguồn khác nhau như rủi ro về tài chính, rủi ro về nguồn nguyên vật liệu, rủi ro về nguồn nhân lực, rủi ro về sản xuất, …
- Những rủi ro này có thểđến từ chính doanh nghiệp, liên quan đến vấn đề
về quản lý, văn hóa doanh nghiệp, chếđộđãi ngộ, … cũng có thểđến từ bên ngoài như sự biến động kinh tế, điều kiện tự nhiên, xu hướng phát triển, xu hướng tiêu dùng, sự phát triển của công nghệ kỹ thuật, … - Tương tự rủi ro, cơ hội mà doanh nghiệp có thể tận dụng cũng có thểđến
từmôi trường bên trong và bên ngoài doanh nghiệp như trình độ của nhân
viên, ý tưởng sáng tạo, hiệu quả sản xuất, nhu cầu của người tiêu dùng, xu
hướng phát triển của thịtrường, … Tầm quan trọng của quản trị rủi ro
- Tạo ra một môi trường làm việc an toàn và bảo mật cho tất cả nhân viên và khách hàng.
- Tăng tính ổn định của hoạt động kinh doanh.
- Bảo vệ doanh nghiệp khỏi những sự kiện có hại, rủi ro từmôi trường. - Bảo vệ tất cả những người có liên quan và tài sản khỏi bị tổn hại. - Tiết kiệm phí bảo hiểm không cần thiết.
Vai trò của quản trị rủi ro trong doanh nghiệp: - Giúp doanh nghiệp tổ chức hoạt động ổn định
Trên khái niệm đã trình bày, quản trị rủi ro được thực hiện thông qua việc sử dụng một cách hợp lý, khoa học và tiết kiệm các nguồn lực của doanh nghiệp: nguồn lực tài chính, nguồn nhân lực, tài sản vật chất và các nguồn lực vô hình.
Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải tìm cách tổ chức các công việc, hoạt động có liên quan đến các nguồn lực này một cách thật
hợp lý. Từđó, toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp cũng sẽ được đi vào
quy củ và ổn định.
- Giúp doanh nghiệp thực hiện mục tiêu sứ mệnh, chiến lược kinh doanh. Muốn đạt được sứ mệnh và mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra thì những kế
hoạch, chiến lược mà nhà quản trị vạch ra cần được thực hiện một cách trôi chảy và thành công nhất. Đểlàm được điều này thì tất các các nguồn lực cần tận dụng một cách tốt nhất, đạt được sự phối hợp ăn ý nhất, đồng thời phải đảm bảo sựđón nhận của thịtrường như dự báo.
Tuy nhiên, thịtrường lại biến động thường xuyên và rất khó nắm bắt nên các nhà quản trị cần dự báo được những biến động này để đề ra được
phương án xử lý phù hợp nhất. Đó có thểlà cơ hội giúp doanh nghiệp đến
nhanh hơn với mục tiêu của mình, cũng có thểlà “cơn giông bão” mà
doanh nghiệp phải tìm cách vượt qua an toàn. - Giúp các nhà quản trịđưa ra các quyết định đúng đắn
Quản trị rủi ro liên quan trực tiếp đến các chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp và người chịu trách nhiệm chính là các nhà quản trị. Nếu có thể dựbáo được rủi ro hoặc cơ hội chính xác, các nhà quản trị có thểđưa
ra những quyết định đúng đắn hơn, những chiến lược hiệu quảhơn nhằm
đạt được những mục tiêu đã đề ra.
Trong thời kỳ cạnh tranh gay gắt như hiện nay, quản trị rủi ro càng thể
hiện được vai trò của mình. Doanh nghiệp nào càng nắm bắt rủi ro và cơ
hội nhanh, có các biện pháp ứng phó phù hợp thì sẽcó cơ hội chiến thắng càng cao.
Quy trình quản trị rủi ro tại Vikomed
Sau khi đã tìm hiểu về khái niệm quản trị rủi ro là gì cùng vai trò của quản trị rủi ro, chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu về quy trình quản trị rủi ro đang áp
dụng tại Vikomed bao gồm 7 bước sau:
46 (1)Bước 1: Thiết lập bối cảnh
Dựđoán tất cảcác trường hợp có thể xảy ra trong tương lai. Các tiêu chí sẽ được sử dụng đểđánh giá rủi ro cũng cần được thiết lập và cấu trúc của phân tích phải được xác định.
(2)Bước 2: Nhận diện rủi ro
Tìm hiểu môi trường trong công ty, tìm hiểu thông tin thịtrường để xác
định các rủi ro mà công ty có thể gặp phải. Sau đó liệt kê chúng vào một danh sách theo từng loại riêng. Công ty cần xác định các rủi ro tiềm ẩn có thểảnh
hưởng tiêu cực đến một quy trình hoặc dự án cụ thể của công ty. (3)Bước 3: Phân tích rủi ro
Khi các loại rủi ro cụ thểđược xác định, công ty sẽxác định khảnăng xảy ra của chúng cũng như hậu quả của chúng. Mục tiêu của phân tích rủi ro là để
hiểu rõ hơn về từng trường hợp cụ thể của rủi ro và cách nó có thểảnh hưởng đến các dự án và mục tiêu của công ty.
(4)Bước 4: Đánh giá rủi ro
Rủi ro sau đó được đánh giá thêm sau khi xác định khảnăng xảy ra tổng thể của rủi ro kết hợp với hậu quả tổng thể của nó. Sau đó, công ty có thểđưa ra
quyết định về việc liệu rủi ro có thể chấp nhận được hay không, xác suất xảy ra của từng rủi ro nhằm tìm kiếm những giải pháp khắc phục hiệu quả nhất.
(5)Bước 5: Kiểm soát rủi ro và Giảm thiểu rủi ro
Dựa trên mức độđánh giá rủi ro, các công ty cần lên kế hoạch để kiểm soát, giảm thiểu chúng bằng cách sử dụng các biện pháp kiểm soát rủi ro cụ thể.
Trong bước này, các công ty đánh giá rủi ro được xếp hạng cao nhất của họ
và phát triển một kế hoạch để giảm bớt chúng bằng cách sử dụng các biện pháp kiểm soát rủi ro cụ thể. Các kế hoạch này bao gồm các quy trình giảm thiểu rủi ro, chiến thuật phòng ngừa rủi ro và kế hoạch dựphòng trong trường hợp rủi ro xảy ra.
(6)Bước 6: Đánh giá mức rủi ro tổng thể / Giám sát rủi ro
Một phần của kế hoạch giảm thiểu bao gồm theo dõi cả rủi ro và kế hoạch tổng thểđể liên tục theo dõi các rủi ro mới và hiện có. Quy trình quản lý rủi ro tổng thểcũng cần được xem xét và cập nhật cho phù hợp. Ởbước này cũng bao
gồm công tác báo cáo quản lý rủi ro đã đạt được.
(7)Bước 7: Theo dõi thông tin sản xuất và sau sản xuất
Thông tin về trang thiết bị y tế của công ty sẽđược thu thập và xem xét hoặc các thiết bịtương tựtrong giai đoạn sản xuất và sau sản xuất, bao gồm:
- Các cơ chếmà thông tin được tạo ra bởi người vận hành, người dùng hoặc những người chịu trách nhiệm vềcài đặt, sử dụng và bảo trì thiết bị y tế được thu thập và xử lý.
- Tiêu chuẩn mới hoặc tiêu chuẩn được cập nhật
Công ty cũng thu thập và xem xét thông tin công khai có sẵn về các thiết bị
Các phương pháp quản lý rủi ro mà Vikomed đang áp dụng:
Sau khi các rủi ro cụ thể của công ty được xác định và quá trình quản lý rủi
ro đã được thực hiện, dưới đây là một số phương pháp quản lý khác nhau mà công ty hiện đang áp dụng đối với các loại rủi ro khác nhau:
(1)Phòng tránh rủi ro
Một chiến lược phòng tránh rủi ro được thiết kếđể làm giảm thiểu càng nhiều mối đe dọa càng tốt để tránh những hậu quả và thiệt hại cho doanh nghiệp.
(2)Giảm thiểu rủi ro
Giảm thiểu thiệt hại mà một số rủi ro có thểgây ra có đối với các quy trình của công ty, điều này đạt được bằng cách điều chỉnh các khía cạnh nhất định của kế hoạch dự án tổng thể hoặc quy trình của công ty hoặc bằng cách giảm phạm vi của nó.
(3)Chia sẻ rủi ro
Đôi khi, hậu quả của rủi ro có thểđược chia sẻ hoặc phân bổ giữa một số người tham gia dự án hoặc bộ phận kinh doanh. Rủi ro cũng có thểđược chia sẻ
với bên thứ ba, chẳng hạn như nhà cung cấp hoặc đối tác kinh doanh.
48 (4)Giữ lại rủi ro
Một số vấn đề công ty quyết định rủi ro là đáng giá từ quan điểm kinh doanh, và quyết định giữ rủi ro và đối phó với mọi nguy cơ tiềm ẩn. Công ty
thường sẽ giữ lại một mức rủi ro nhất định nếu lợi nhuận dự kiến của dự án lớn
hơn chi phí rủi ro tiềm tàng của dựán đó.
Một trong những công cụ quản lý rủi ro được áp dụng tại Vikomed là FMEA (Failure Mode of Effect and Analysis – Phân tích tác động và hình thức sai lỗi). Hãy cùng tìm hiểu thông qua ví dụ cụ thể của bộ phận sản xuất tại Vikomed
Bảng 2. 4 Bảng Phân tích rủi ro của bộ phận sản xuất theo FMEA
Hệ số rủi ro (RPN) = Mức độ nghiêm trọng * Khảnăng phát sinh * Khả năng phát hiện
RPN = S * O * D
Kết quảRPN được điền vào các hạng mục tương ứng ở bảng FMEA Bảng 2.5. Bảng tiêu chuẩn chấp nhận rủi ro tổng thể: Phân loại Tiêu chí chấp nhận rủi ro tổng thể Có cần biện pháp rủi ro RPN< 40 Có thể chấp nhận S≥7 và D>4 là ngoại lệ Không cần 40<=RPN<=125 D≤4 Có thể chấp nhận Không cần D>4 Không thể chấp nhận Cần (áp dụng biện pháp giảm giá trị O hoặc D)
Phân loại Tiêu chí chấp nhận rủi ro tổng thể Có cần biện pháp rủi ro RPN>125 Không thể chấp nhận Cần (áp dụng biện pháp giảm giá trị O hoặc D) S≥7 D≤4 Có thể chấp nhận Không cần D>4 Không thể chấp nhận Cần (áp dụng biện pháp giảm giá trị O hoặc D)