7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNGTÁC ĐÀO TẠO NGUỒN NHÂN
NHÂN LỰC TẠI CỬA KHẨU QUỐC TẾ PHÙ KƢA
3.2.1. Hoàn thiện ông tá xá định nhu cầu đào tạo
Ở trên đã phân tắch, việc xác định nhu cầu đào tạo ở cửa khẩu còn mắc phải những thiếu sót, chủ yếu dựa vào việc phân tắch tổ chức. Do vậy khi xác định nhu cầu đào tạo cần chú ý:
a. Phân tắch doanh nghiệp
Căn cứ vào các mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn, cán bộ đào tạo tiến hành xác định nhu cầu đào tạo cần thiết để thực hiện và hoàn thành kế hoạch, phƣơng hƣớng phát triển của cửa khẩu. Cửa khẩu nên xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực trung hạn và dài hạn.
Việc phân tắch nhu cầu đào tạo của cửa khẩu nên so sánh giữa nhu cầu đào tạo về lao động cần thay thế nhƣ về hƣu, chuyển công tác,Ầ để xác định những vị trắ công việc còn thiếu, bỏ trống trong thời gian đào tạo. Từ đó, cửa khẩu cân nhắc xem nên tuyển dụng nhân lực mới hay đào tạo lại cán bộ nhân viên trong công ty để bổ sung vào vị trắ đó.
b. Xây dựng bộ tiêu chuẩn cán bộ công chức tại cửa khẩu
Để xác định nhu cầu đào tạo chắnh xác thì nên dựa trên cơ sở phân tắch công việc. Việc này nhằm xác định những yêu cầu về kiến thức, kỹ năng cách thực hiện công việc và xác định kiến thức, kỹ năng và khả năng mà ngƣời lao động cần có để thực hiện công việc. Cửa khẩu nên đánh giá kết quả thực hiện công việc của ngƣời lao động để xác định đƣợc trình độ hiện có của ngƣời lao động. Từ đó tiến hành so sánh giữa trình độ hiện có của ngƣời lao động với tiêu chuẩn thực hiện công việc để xác định khoảng cách tồn tại. Nguyên nhân có thể do cá nhân ngƣời lao động (thiếu hụt về kiến thức, kỹ năng đối với công việc) thì cửa khẩu nên tổ chức đào tạo nhằm bù đắp những kiến thức, kỹ năng còn thiếu của ngƣời lao động, giúp họ hoàn thành tốt công việc. Đối với những nhân viên có kết quả thực hiện công việc tốt thì cửa khẩu nên xem xét khả năng phát triển của họ để tiến hành đào tạo nâng cao trình độ, giúp họ đảm nhận đƣợc những công việc cao hơn trong tƣơng lai. Dựa vào căn cứ trên, xác định đƣợc cần phải đào tạo ở mức độ nào cho ngƣời lao động. Nguyên nhân cũng có thể xuất phát từ cửa khẩu do chế độ tiền lƣơng chƣa hợp lý, tiêu chuẩn quy định chƣa thỏa đáng, các biện pháp tạo động lực lao
động chƣa nhiều.
Hiện nay cửa khẩu mới chỉ có bản phân công nhiệm vụ cho mỗi cá nhân. Bản phân công nhiệm vụ này mang tắnh chất của một bản mô tả công việc. Ngoài ra, chƣa có bản yêu cầu thực hiện công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc. Cửa khẩu có thể sử dụng các phƣơng pháp sau để thực hiện phân tắch công việc:
+ Phương pháp quan sát: là phƣơng pháp mà ngƣời nghiên cứu sẽ quan sát một hay một nhóm ngƣời lao động làm việc và ghi lại các thông tin: hoạt động mà ngƣời đó thực hiện, tại sao phải thực hiện và thực hiện nhƣ thế nào để hoàn thành các bộ phận khác nhau của một công việc. Trƣớc tiên cán bộ đào tạo quan sát công việc đang thực hiện của cán bộ một cách kỹ lƣỡng và có hệ thống, cố gắng xác định tất cả các bƣớc công việc đƣợc thực hiện để hoàn thành công việc. Nếu cán bộ đào tạo đã có một tài liệu mô tả một cách chi tiết về các nhiệm vụ của công việc (bản mô tả công việc) thì có thể dùng nhƣ một tài liệu hƣớng dẫn để xác định những điểm khác nhau giữa thực tế làm việc của nhân viên và yêu cầu cần hoàn thành.
+ Phương pháp phỏng vấn: Sau bƣớc quan sát, cán bộ đào tạo tiến hành phỏng vấn ngƣời cán bộ xem anh ta thực hiện công việc nhƣ thế nào để xác định lại những ghi chép của cán bộ đào tạo. Sau đó tiếp tục phỏng vấn một ngƣời thực hiện không tốt công việc tƣơng tự để tìm hiểu các vấn đề anh ta gặp phải khi thực hiện công việc. Cuối cùng thì cán bộ đào tạo trả lời vào cột ỘSự khác nhau giữa yêu cầu và thực tế thực hiện công việc của nhân viênỢ để chỉ ra nhu cầu đào tạo của cán bộ.
+ Phương pháp nhật ký công việc: Ngƣời lao động tự ghi chép lại các hoạt động của mình để thực hiện công việc. Phƣơng pháp này sẽ thu đƣợc các thông tin theo sự kiện thực tế. Cần lƣu ý việc ghi chép phải đƣợc thực hiện liên tục, nhất quán và trung thực.
Cán bộ đào tạo chỉ ra sự khác nhau giữa yêu cầu công việc với thực hiện làm việc và những thiếu sót về kỹ năng của công việc mà ngƣời cán bộ thực hiện. Cán bộ đào tạo có thể tham khảo sử dụng bảng sau đây để ghi chép lại quan sát của mình:
Bảng 3.1. Bảng so sánh giữa yêu cầu công việc và thực tế làm việc
Tên nhân viên:ẦẦẦ. Phòng ban: ẦẦẦẦ..
Cán bộ theo dõi:ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ Ngày:ẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦẦ. Các yêu cầu của công
việc Thực tế nhân viên làm
Sự thiếu hụt giữa yêu cầu và thực tế
Các nhiệm vụ đƣợc yêu cầuẦẦẦẦẦẦẦ Các kỹ năng cần thiết cho công việcẦẦẦ
Những kỹ năng hiện có Các kỹ năng còn thiếu hoặc cần phải hoàn thiện Các kiến thức cần có
cho công việcẦẦẦ
Các kiến thức và hiểu biết hiện có của nhân viên
Các kiến thức và hiểu biết cần hoàn thiện hay còn thiếu
Các quan điểm cần có khi thực hiện công việcẦẦẦẦẦẦ.
Những quan điểm thực hiện công việc của nhân viên
Các quan điểm còn thiếu hay cần hoàn thiện của nhân viên
(Nguồn: Đề xuất của tác giả)
c. Phân tắch nhân viên
Ngoài ra, việc xác định nhu cầu đào tạo nên dựa vào nguyện vọng của nhân viên bởi chắnh họ là ngƣời hiểu và biết thiếu cái gì khi thực hiện công việc. Bằng cách cho nhân viên đăng ký tham gia các khóa học vào đầu mỗi năm hoặc Ban quản lý nên chủ động xây dựng các bảng hỏi khảo sát về nhu cầu đào tạo thì việc xác định nhu cầu này sẽ đạt kết quả hơn. Mẫu phiếu khảo sát có thể tham khảo mẫu sau:
Bảng 3.2. Phiếu điều tra nhu cầu đào tạo
Phiếu dùng cho các cơ quan, đơn vị tham khảo sử dụng phục vụ cho việc tổng hợp nhu cầu để xây dựng kế hoạch tại cơ quan, đơn vị (phiếu không gửi về Sở Nội vụ hay Phòng tổ chức hành chắnh tỉnh)
Tên đơn vị:
PHIẾU ĐIỀU TRA NHU CẦU ĐÀO TẠO
Mục đắch của phiếu điều tra: nhằm thu thập các thông tin cần thiết liên quan đến công việc và các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng để đánh giá và phân tắch nhu cầu đào tạo của đội ngũ cán bộ,công chức, viên chức. Trên cơ sở đó, xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng của cơ quan đáp ứng đúng nhu cầu của cán bộ, công chức, góp phần nâng cao chất lượng công tác chuyên môn.
Rất mong nhận được sự ủng hộ và hợp tác của ông/bà.
I. THÔNG TIN CHUNG VỀ NHÂN SỰ Họ và tên:
Đơn vị ông tá : C ứ vụ:
C ứ n ông v ệ :
II. LIÊN QUAN ĐẾN CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY
Phần II nhằm mục đắch thu thập những thông tin liên quan đến công việc hàng ngày của các cán bộ, công chức, viên chức nhằm hiểu rõ hơn tắnh chất công việc của cá nhân. Những thông tin này sẽ giúp cho việc xác định đúng nhu cầu đào tạo - kiến thức và kỹ năng cần thiết cho công việc - của các cán bộ, công chức, viên chức và xác định mức độ ưu tiên đối với từng nhu cầu đào tạo (kỹ năng nào cần phải ưu tiên đào tạo trướcẦ).
Câu 1. N ững ông v ệ l ên qu n đến ng ệp vụ àn ắn , ng ệp vụ uyên môn, ỹ năng lãn đạo, quản lý(nếu ó) mà ông/bà t ƣờng t ự ện?
(Vui lòng liệt kê và đánh dấu ỘXỢ vào các cột tƣơng ứng với tần suất thực hiện).
STT Các công việc Rất ắt Thỉnh thoảng Nhiều lần 1
2 Ầ
III. NHU CẦU ĐÀO TẠO, BỒI DƢỠNG
Phần III sẽ tập trung tìm hiểu nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng của CBCC, viên chức. Các cá nhân xem xét và so sánh với công việc để tự xác định những kiến thức, kỹ năng nào cần thiết cho công việc hiện tại và tương lai của mình theo thứ tự ưu tiên. Thông tin thu được trong phần này cũng giúp cho việc tổ chức các khóa học có thời lượng, phương pháp giảng dạy phù hợp, hiệu quả và thu hút người học.
Câu 2. Trong số á á nộ ung ƣớ đây, ến t ứ , ỹ năng nào ông/bà t ấy ần t ết để nâng o ệu quả ông tá uyên môn
- Không: Không cần thiết hoặc không ảnh hƣởng tới kết quả công việc - Rất ắt: Không liên quan hoặc không ảnh hƣởng nhiều tới thực hiện công việc.
- Cần thiết: Liên quan nhiều hoặc cần thiết để thực hiện công việc
- Rất cần: Là kiến thức, kỹ năng ần p ả ó để thực hiện tốt công việc.
(Đánh dấu ỘXỢ vào ô thắch hợp)
1 ĐÀO TẠO Không Rất ắt
Cần thiết
Rất cần
Trình độ Đại học (tự ghi rõ chuyên ngành: ) Trình độ trung cấp (tự ghi rõ chuyên ngành: )
1.2 Đào tạo ngoại ngữ:
Tiếng anh cơ bản Tiếng anh nâng cao
(Đánh dấu ỘXỢ vào ô thắch hợp)
2 BỒI DƯỠNG Không Rất
ắt
Cần thiết
Rất cần
2.1 Bồi dƣỡng bắt buộc tối thiểu kiến
thức, kỹ năng chuyên ngành hàng năm cho công chức theo qui định. (Tự ghi rõ kỹ năng, nghiệp vụ liên quan đến công tác chuyên môn thƣờng thực hiện cần đƣợc bồi dƣỡng)
2.2 Bồi dƣỡng theo tiêu chuẩn chức vụ
lãnh đạo, quản lý theo qui định.
- Bồi dưỡng kiến thức kỹ năng lãnh đạo điều hành
- Bồi dưỡng kỹ năng lãnh đạo theo tiêu chuẩn chức vụ lãnh đạo cấp phòng
2.3 Bồi dƣỡng phục vụ đẩy mạnh cải
cách hành chắnh và Nâng cao chất lƣợng, hiệu quả hoạt động của chắnh quyền cơ sở; bồi dƣỡng phục vụ hội
nhập quốc tế:
- Bồi dưỡng kỹ năng hành chắnh, kỹ năng giao tiếp, đạo đức công chức, văn minh công sở.
- Bồi dưỡng tin học ẦẦẦ
2.4 Tập huấn Luật viên chức
3. Các nhu cầu đào tạo, bồi dƣỡng khác (nếu có) - Bồi dƣỡng cho cán bộ chuyên trách
- Bồi dƣỡng cho cán bộ không chuyên trách
Câu 3: Hìn t ứ bồ ƣỡng nào p ù ợp vớ ông v ệ ủ ông/bà n ất? (Đánh dấu ỘXỢ vào ô thắch hợp) TT Các loại hình Không phù hợp Phù hợp hợp Rất phù hợp
1 Khóa học có thời lƣợng 1 Ờ 2 ngày
2 Khóa học có thời lƣợng 3 Ờ 5 ngày
3 Khóa học ngắn hạn từ 1-2 tuần
4 Khóa học dài hơn 2 tuần
5 Tự học
Câu 4. P ƣơng p áp ạy và ọ nào đố vớ n ững ó bồ ƣỡng theo ông/bà là ệu quả n ất (Đánh dấu ỘXỢ vào ô thắch hợp)
Vấn đáp, trao đổi thảo luận
Thuyết trình truyền thống
Kết hợp giữa lý thuyết và thực hành
Ý kiến khác
Câu 5. Cá lớp bồ ƣỡng, đố tƣợng g ảng ạy nào t eo ông/bà là ệu quả n ất (Đánh dấu ỘXỢ vào ô thắch hợp)
Giảng viên các trƣờng ĐH, cao đẳng chuyên nghiệp
Chuyên gia trung ƣơng
Báo cáo viên thành phố, địa phƣơng
Ý kiến khác ...
Xin chân thành cám ơn Quý Ông/Bà đã dành thời gian cung cấp thông tin.
Việc xác định nhu cầu đào tạo của Cửa khẩu nên chia thành hai loại: nhu cầu đào tạo của cán bộ quản lý và nhu cầu đào tạo của nhân viên.
- N u ầu đào tạo án bộ quản lý:
Do quá trình phân tắch công việc và đánh giá thực hiện công việc cho cán bộ quản lý rất khó đo lƣờng, khó lƣợng hóa nên để xác định nhu cầu đào tạo của cán bộ quản lý, chúng ta cần phải trả lời đƣợc các câu hỏi nhƣ: Đối tƣợng tham gia đào tạo? Tiêu chuẩn ngƣời tham gia đào tạo? Các nhiệm vụ chủ yếu phải hoàn thành của cán bộ quản lý? Mức thƣờng xuyên thực hiện các nhiệm vụ công việc? Các kiến thức, kỹ năng cần thiết cho cán bộ quả lý?
Đối với việc xác định nhu cầu đào tạo cán bộ quản lý, từ việc đăng ký của các phòng, Cửa khẩu phân ra theo các loại hình đào tạo để xác định nhu cầu đào tạo cán bộ quản lý.
- N u ầu đào tạo n ân viên:
Đối với việc xác định nhu cầu đào tạo nhân viên, căn cứ trình độ chuyên môn, căn cứ nhu cầu công việc, căn cứ nhu cầu của ngƣời lao động, Ban quản lý cửa khẩu cần tổng hợp và phân loại theo mức độ đào tạo nhƣ đào tạo chuyên sâu (đào tạo nâng cao) hay đào tạo cơ bản (đào tạo mới) cho nhân viên.
+ Đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn: căn cứ vào kết quả thực hiện công việc của ngƣời lao động do ngƣời lãnh đạo trực tiếp đánh giá để xem ngƣời lao động có hoàn thành công việc hay không. Những ngƣời có kết quả
thực hiện công việc không đạt yêu cầu sẽ đƣợc cho đi học các lớp bồi dƣỡng để nâng cao trình độ đáp ứng yêu cầu công việc.
+ Đào tạo mới: đƣợc áp dụng với những nhân viên mới đƣợc tuyển dụng và do nhu cầu lao động thiếu hoặc những ngƣời từ bộ phận khác chuyển sang chƣa quen với công việc.
Ta có thể khái quát thành sơ đồ quá trình xác định nhu cầu đào tạo sau:
Sơ đồ 3.1. Quy trình xác định nhu cầu đào tạo
3.2.2. Hoàn thiện xá định mục tiêu, nộ ung đào tạo cụ thể
a. Hoàn thiện xác định mục tiêu đào tạo
Mục tiêu đào tạo của Cửa khẩu hiện nay rất chung chung, không cụ thể, chủ yếu mang tắnh chất nâng cao trình độ chuyên môn. Điều đó gây khó khăn trong công tác xác định nội dung, chƣơng trình đào tạo, đồng thời công tác đánh giá hiệu quả đào tạo cũng khó đạt hiệu quả cao. Việc xác định mục tiêu
Phân tắch ngƣời lao động:
- Kiến thức, kỹ năng - Nhu cầu cá nhân Phân tắch cửa khẩu: - Mục tiêu
- Nguồn lực
- Môi trƣờng nội bộ
Phân tắch công việc: - Yêu cầu thực hiện công việc
- Kết quả mong muốn
Nhu cầu đào tạo
Mục tiêu đào tạo Tiêu chuẩn thực
hiện công việc
Năng lực thực tế của nhân viên
Đánh giá
khoảng cách về kết quả thực hiện và kết quả
rõ ràng cho đào tạo có tác dụng làm cho học viên nhận thức đƣợc trách nhiệm của mình với Cửa khẩu và từ đó nỗ lực hơn trong quá trình đào tạo.
Trên thực tế thì mỗi khóa học đào tạo của Cửa khẩu chƣa đƣa ra những mục tiêu cụ thể cần đạt đƣợc. Các thông báo về khóa học đƣợc gửi đến cho các phòng chỉ có tên khóa học, số lƣợng ngƣời dự kiến đào tạo, thời gian, địa điểm dự kiến đào tạo. Mỗi khóa học cần thông báo mục tiêu cụ thể là sẽ cung cấp những kiến thức, kỹ năng g , yêu cầu về đối tƣợng theo học là những ai, trình độ nhƣ thế nào, sau khóa học học viên phải đạt đƣợc những gìẦ nhằm mục tiêu phấn đấu cho học viên cũng nhƣ yêu cầu đối với giáo viên. Trên cơ sở đó đánh giá chất lƣợng của khóa đào tạo đạt đƣợc ở mức độ nào, nâng cao hiệu quả của đào tạo công chức viên chức.
Để phát triển đội ngũ nhân lực trong Cửa khẩu ngày càng mạnh mẽ về chất lƣợng, Cửa khẩu cần có những mục tiêu trong ngắn hạn và dài hạn để lập kế hoạch đào tạo cụ thể trong từng thời kỳ. Mục tiêu đào tạo cần đáp ứng một số yêu cầu sau:
- Mục tiêu đƣa ra phải phù hợp với nhu cầu đào tạo, phải mang tắnh khả thi, phù hợp với đặc điểm và khả năng hiện tại của Cửa khẩu.
- Có chỉ tiêu cụ thể về phƣơng pháp để đánh giá hiệu quả đào tạo.
- Giới hạn về số lƣợng, cơ cấu học viên, thời gian chƣơng trình đào tạo, tránh đào tạo dàn trải gây lãng phắ.
- Đƣợc sự thống nhất trong toàn Cửa khẩu từ cấp lãnh đạo đến nhân viên.
- Định kỳ phải đƣợc đánh giá và điều chỉnh phù hợp với thực tiễn.
Căn cứ vào mục tiêu đào tạo cụ thể này có thể làm căn cứ cho giáo viên và học viên biết học cần phải đạt đƣợc gì sau khi kết thúc khóa học, đồng thời giúp ngƣời lao động biết công việc thực tế mong đợi điều gì.
b. Xây dựng nội dung chương trình đào tạo phù hợp
Đối với các chƣơng trình đào tạo trong Cửa khẩu, cần xây dựng chƣơng trình đào tạo cụ thể, chi tiết từng đối tƣợng, đào tạo kỹ năng gì, thời gian, địa