2.1.2.1. Cơ cấu tổ chức của công ty.
Sơ đồ II.1: Cơ cấu tổ chức của công ty Linh Trung 2.1.2.2. Nhiệm vụ các phòng ban
a. Giám đốc.
Giám đốc sẽ chịu trách nhiệm điều hành tất cả các hoạt động của công ty, có nhiệm vụ hoạch định và xây dựng các chiến lược hoạt động và phát triển của tổ chức.
b. Phòng tổ chức
Nghiên cứu, đề xuất các phương án tổ chức, mô hình quản lý phù hợp với quy định của công ty theo từng thời kỳ. Đồng thời quản lý và giám sát các sự kiện, các kế hoạch nội bộ công ty như hoạt động du lịch cho nhân viên, lên kế hoạch cho tổ hợp nhiều hoạt động khác. Duy trì nguồn lực, bảo quản cơ sở vật chất của công ty và hỗ trợ các phòng ban khác.
Thực hiện công tác về nhân sự, hợp đồng lao động, thực hiện nội quy, quy định của công ty.
Tiếp nhận những yêu cầu, thắc mắc của khách hàng và giải quyết trong quyền hạn cho phép hoặc chuyển cho bộ phận chuyên trách giải quyết..
Lập kế hoạch tuyển dụng, phát triển nguồn nhân lực, tổ chức đào tạo nguồn nhân lực định kỳ
Hoạch định nguồn nhân lực, bổ sung thay thế nhân lực khi cần thiết để đảm bảo tiến độ công việc vì sự phát triển của công ty
c. Phòng tài chính kế toán
Phụ trách công tác kế toán tài vụ và tổng hợp. Ghi nhận chi tiết mọi chi phí hoạt động mỗi ngày, các khoản thu - chi, phí tổn, lợi nhuận, doanh thu, theo dõi và chịu trách nhiệm thanh toán công nợ với các đại lý ở các quốc gia khác nhau…
Quản lý việc sử dụng hiệu quả, cân đối nguồn vốn phù hợp với chế độ, nhu cầu hoạt động kinh doanh của công ty.
Hướng dẫn thực hiện các chính sách tài chính chuyên ngành của Nhà nước. Làm báo cáo thuế và phụ trách các khoản thuế của công ty. Lập các báo cáo tài chính theo định kỳ nộp cho cơ quan Nhà nước có chức năng liên quan đúng thời gian quy định.
Ghi chép, phản ánh một cách kịp thời và chính xác số liệu hiện có của các tài sản trong doanh nghiệp.
Kiểm tra chứng từ thanh quyết toán của công ty, đảm bảo đúng nguyên tắc quản lý tài chính của nhà nước trước khi trình giám đốc duyệt.
Thường xuyên kiểm tra tỉ giá và thông báo cho mọi người trong công ty. Theo dõi công nợ để thu nợ và thanh toán kịp thời, thực hiện nghĩa vụ thanh toán quốc tế, lập kế hoạch ngân sách, tổ chức và quản lý về tiền lương, BHYT, BHXH
Báo cáo đầy đủ hiệu quả sản xuất kinh doanh hàng tháng của công ty cho ban Giám đốc.
Tính toán lương nhân viên các bộ phận.
d. Phòng kinh doanh
Lập các kế hoạch Kinh doanh và triển khai thực hiện. Thiết lập, giao dich trực tiếp với hệ thống Khách hàng..
Phối hợp với các bộ phận liên quan nhằm mang đến các dịch vụ đầy đủ nhất cho Khách hàng.
Đây là phòng ban cực kỳ quan trọng trong công ty. Nó đóng vai trò tạo nên sự thành công cho doanh nghiệp. Phòng ban kinh doanh đóng vai trò quảng bá, thúc đẩy, phân phối sản phẩm của công ty đến với khách hàng. Nhằm mục đích tăng doanh số và phát triển công ty. Đồng thời phối hợp với các bộ phận khác để
đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp cho công ty, đẩy mạnh sự phát triển của công ty.
e. Phòng xuất nhập khẩu
Chịu trách nhiệm quản lý và kiểm soát toàn bộ hoạt động xuất, nhập khẩu của doanh nghiệp phát sinh các hoạt động kinh doanh mua, bán trên phạm vi quốc tế.
Theo dõi đôn đốc việc thực hiện các hợp đồng từ khi ký đến khi hàng về kho Tổng công ty, báo cáo với giám đốc công ty những công việc phát sinh, vướng mắc vượt quá quyền hạn giải quyết của phòng.
Mua bảo hiểm hàng hóa nộp thuế nhập khẩu và hoàn thành các thủ tục nhập khẩu… Làm các thủ tục khiếu nại theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật về hàng thừa, thiếu hoặc sai chủng loại đối với nhà cung cấp ngoài nước cũng như trong nước.
Đảm bảo tài sản của công ty được sử dụng hiệu quả và sử dụng công nghệ logistics để tối ưu quy trình vận chuyển hàng hóa.
f. Phòng kỹ thuật
Giữ vai trò xây dựng và duy trì các cấu trúc, máy móc, thiết bị, hệ thống và chương trình hoạt động của máy móc, thiết bị trong các doanh nghiệp. Bộ phận này trực tiếp điều hành những việc liên quan đến kỹ thuật, công nghệ và máy móc của doanh nghiệp nhằm đảm bảo các hoạt động có liên quan đến kỹ thuật công nghệ diễn ra thuận lợi, hiệu quả.
Đồng thời, nhanh chóng sửa chữa, khắc phục các lỗi có liên quan đến công nghệ, máy móc, tiến hành bảo dưỡng theo quy định, đảm bảo hệ thống máy móc, thiết bị công nghệ làm việc suôn sẻ, không để xảy ra tình trạng gián đoạn gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
Tiến hành kiểm tra các thiết bị do khách hàng yêu cầu bảo hành theo chính sách bảo hành của công ty. Phối hợp với bộ phận xuất nhập khẩu để làm việc với nhà cung cấp yêu cầu cung cấp sản phẩm mới nếu cần.