3.4.2.1. Nhận và kiểm tra chứng từ.
Bộ chứng từ sẽ do bên xuất khẩu làm và gửi bản nháp cho nhập khẩu kiểm tra và xác nhận trước khi phát hành bản chính.
Dựa trên PI và hợp đồng Hyundai sẽ đóng hàng và phát hành CIPL nháp gửi cho bộ phận XNK Linh Trung kiểm tra một lần nữa, thông thường sẽ được gửi cùng lịch tàu.
Các Nội dung chính cần quan tâm khi kiểm tra CIPL:
Thông tin người nhập khẩu – xuất khẩu: Shipper:
HYUNDAI ELECTRIC & ENERGY SYSTEMS CO., LTD.
First Tower 5th floor, 55, Bundang-ro, Bundang-gu, Seongnam-si, Gyeonggi-do, Republic of Korea.
Consignee:
LINH TRUNG CO., LTD
NO 26-28-30 LANE 71 LANG HA STR, THANH CONG COMMUNE, BA DINH DIST, HA NOI, VIET NAM
Cảng xếp hàng/ Port of Loading: Busan Seaport, South Korea
Cảng dỡ hàng/ Final destination: Haiphong, Vietnam
Số invoice/ Ngày invoice: 20017932 – 26/08/2020
Điều kiện Incoterm: CFR, Hải Phòng.
Số lượng hàng hóa, tên hàng, trị giá phải khớp với PI
Đối với packing list kiểm tra tương tự như invoice. Sau khi phát hành Final CIPL,
Hyundai sẽ cung cấp bản draft B/L trước khi phát hành Final B/L. Linh Trung sẽ kiểm tra và đối chiếu với CIPL và phản hồi lại để Hyundai tiến hành phát hành Final B/L.
Các nội dung cần lưu ý khi kiểm tra B/L, các thông tin này đều cần phải khớp với CIPL.
Thông tin Shipper, Consignee Tên tàu, cảng đi, cảng đến Tên hàng chung
Số Invoice, ngày Invoice Grossweight, Measurement
Ngày lên tàu (đúng với lịch trình, nếu thay đổi sẽ được thông báo trước) Nếu như có sai sót hoặc cần bổ sung bất cứ thông tin gì thì cần phải liên lạc với Hyundai yêu cầu bổ sung trước ngày hàng lên tàu. Đến ngày hàng lên tàu Final B/L (B/L Surrendered) sẽ được phát hành. Hyundai sẽ gửi Final B/L và draft C/O ưu đãi form KV hưởng thuế ưu
đãi đặc biệt cho Linh Trung kiểm tra và xác nhận.
Việc kiểm tra KVCO rất quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến thuế của doanh
nghiệp khi nhập hàng hóa. Do đó phải kiểm tra rất tỉ mỉ và cẩn thận. Các nội dung cần lưu ý khi kiểm tra KVCO như sau:
Shipper, consignee Điểm đi, điểm đến
Chuyến tàu/ chuyến bay; ngày khởi hành (đối chiếu với SBL)
Kiểm tra tên hàng, mã hàng, HS code từng mục: số kiện, số lượng, net weight, gross weight.
Số invoice, ngày invoice phải khớp với bill và invoice.
Kiểm tra kỹ cả net weight & gross weight, Gross weight ở cột 9 phải khớp với gross weight ở cột 7 (KVCO đính kèm)
KVCO sẽ được đóng dấu “Issued retroactively” nếu quá 3 ngày làm việc kể từ ngày tàu chạy.
Nếu thông tin có bất kỳ sai sót Linh Trung cần liên hệ Hyundai để tiến hành sửa đổi thông tin. Sau khi hai bên đã xác nhận KVCO sẽ được phát hành. Sau khi KVCO được phát hành, Hyundai sẽ tiếp tục gửi draft của các chứng từ còn lại C/O normal và CQ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
C/O normal là C/O thường do phòng thương mại VCCI Hàn Quốc cấp nhằm mục đích chứng nhận hàng được xuất xứ từ Hàn (Linh Trung sẽ cấp cho khách hàng khi giao hàng, lưu trữ chứng từ kiểm tra hậu thông quan)
CQ là giấy chứng nhận chất lượng và số lượng do nhà máy Hyundai cung cấp nhằm mục đích chứng nhận hàng đảm bảo số lượng và chất lượng.
Sau khi xác nhận chính xác, toàn bộ chứng từ sẽ được Hyundai chuyển phát nhanh DHL về văn phòng để phục vụ cho việc thông quan và lưu trữ chứng từ.
3.4.2.2. Làm thủ tục và ủy quyền làm thông quan hàng hóa.
Linh Trung sẽ nhận được thông báo hàng đến từ đại lý hãng tàu trước ngày hàng về từ 1-2 ngày, kèm Debit Note các khoản chi phí cần thanh toán qua email.
Linh Trung sẽ kiểm tra lại thông tin chứng từ một lần nữa và thanh toán các
chi phí theo yêu cầu trước khi tiến hành mở tờ khai.
Thông thường Linh Trung sẽ tiến hành mở tờ khai vào ngày tàu cập cảng để tránh trường hợp thời gian thay đổi.
Vì Linh Trung không có bộ phận chuyên nghiệp về nghiệp vụ thông quan hàng hóa. Do đó, Linh Trung phối hợp với đối tác Công ty Giao Nhận, ủy quyền lên tờ khai, thông quan và lấy hàng cho Linh Trung.
Các chứng từ cần chuẩn bị để gửi cho FWD qua email như sau:
Hợp đồng ngoại thương Invoice
Packing
Phụ lục tờ khai (Bao gồm: mô tả chi tiết hàng hóa, mã Hs code, số lượng, trị giá, xuất xứ)
Surrendered Bill KVCO
Thông báo hàng đến
Fwd sẽ cử nhân viên chứng từ tiến hành mở tờ khai điện tử, trước khi truyền chính thức sẽ gửi bản nháp đã được tính thuế cho Linh Trung kiểm tra lại cụ thể các nội dung cần lưu ý như sau:
Shipper, consignee
Loại hình tờ khai: A11 (nhập kinh doanh tiêu dùng) Địa điểm xếp hàng, địa điểm dỡ hàng
Địa điểm lưu kho
Số invoice, ngày invoice
Số vận đơn, ngày vận đơn Tàu vận chuyển, ngày hàng đến Số cân, kiện, số container. Incoterms
Tổng trị giá hóa đơn
Phương thức thanh toán TT Thuế nhập khẩu
Số và ngày KVCO (nếu có). Nếu nợ C/O phải ghi rõ ở phần ghi chú: Doanh nghiệp xin nợ C/O form KV
Số, ngày hợp đồng
Thông tin hàng hóa: HS code, số lượng…
Kiểm tra chính xác các thông tin và xác nhận truyền chính thức với FWD. Sau khi truyền chính thức FWD sẽ gửi thông báo nộp thuế cùng tờ khai kết quả phân luồng cho Linh Trung tiến hành nộp thuế. (Thuế cần được nộp trước khi lấy hàng).
Có 3 cấp độ phân luồng: Luồng xanh:
Xanh phải đăng ký: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Chỉ cần đóng thuế và cán bộ hải quan kiểm tra chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan “Đã làm thủ tục hải quan” vào tờ khai
Xanh thông quan: Miễn kiểm tra hồ sơ, hàng hóa và cũng không cần dấu của lãnh đạo. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Luồng vàng: Miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, hồ sơ chuyển qua bộ phận tính giá thuế để kiểm tra chi tiết hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ được chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan “Đã làm thủ tục hải quan” vào tờ khai nhập khẩu.
Luồng đỏ: Hồ sơ được chuyển qua bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa. Tuỳ tỷ lệ phân kiểm hóa của lãnh đạo chi cục mà chủ hàng xuất trình 5%, 10% hay 100% hàng để hải quan kiểm tra.
Tờ khai của lô hàng này cho kết quả phân luồng vàng – Miễn kiểm tra thực tế. Linh Trung sẽ gửi bộ chứng từ cho FWD ủy quyền thông quan tại cảng và lấy hàng bao gồm:
Hợp đồng, bill, invoice, packing list sao y (mỗi loại 1 bản) + 3 giấy giới thiệu (nội dung: lấy lệnh, làm thủ tục hải quan, lấy hàng). Thông thường C/O form ưu đãi sẽ phải gửi bản gốc cho hải quan kiểm tra. Tuy nhiên C/O form KV thuộc diện form C/O điện tử do đó chỉ cần đính kèm lên phần mềm khai hải quan điện tử. Bản gốc Doanh nghiệp lưu trữ tại hồ sơ – phục vụ kiểm tra sau thông quan.
Trong quá trình FWD làm thủ tục thông quan Linh Trung có thể kiểm tra trạng thái của lô hàng trên website hải quan tại mục tra cứu tờ khai hải quan.
Nhập chính xác thông tin
lô hàng để kiểm tra tình trạng lô hàng đã thông quan hay chưa. Sau khi hàng được thông quan FWD sẽ thông báo ngày trả hàng cùng với thông tin người giao hàng cho Linh Trung.