7. Kết cấu của đề tài
1.2.3. Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục đối phó với rủi ro và đảm bảo đạt đƣợc mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị.
Để đạt đƣợc hiệu quả, hoạt động kiểm soát phải nhất quán, phù hợp giữa các thời kỳ, có hiệu quả, đáng tin cậy, dễ nhận biết và liên hệ trực tiếp đến mục tiêu kiểm soát. Hoạt động kiểm soát bao gồm các loại hoạt động kiểm soát phòng ngừa và phát hiện rủi ro. Hoạt động kiểm soát bao gồm:
* Thủ tục phân quyền và xét duyệt: Việc thực hiện các nghiệp vụ đƣợc đảm bảo bởi ngƣời đƣợc ủy quyền theo trách nhiệm và phạm vi của họ. Ủy quyền là cách thức chủ yếu để đảm bảo rằng những nghiệp vụ có thực mới đƣợc phê duyệt đúng theo yêu cầu của ngƣời lãnh đạo.
* Phân chia trách nhiệm: Để hạn chế rủi ro về việc sai sót, lãng phí, những hành vi cố ý làm sai và rủi ro không ngăn ngừa kịp thời thì một bộ phận hay cá nhân nào đƣợc giao một công việc từ lúc bắt đầu cho đến khi kết thúc. Trách nhiệm của từng cá nhân phải đƣợc giao một cách có hệ thống để đảm bảo cho việc kiểm tra đƣợc hiệu quả. Có 5 trách nhiệm chủ yếu gồm ủy quyền, phê chuẩn, ghi chép, xử lý và đánh giá các nghiệp vụ.
* Kiểm soát việc quản lý, sử dụng tài sản và sổ sách: Việc quản lý, sử dụng tài sản và sổ sách phải đƣợc giới hạn trong từng cá nhân đƣợc giao trách nhiệm quản lý, sử dụng tài sản. Trách nhiệm của ngƣời quản lý tài sản thể hiện qua chứng từ, hàng hóa tồn kho, sổ sách ghi chép. Kiểm soát việc quản lý tài sản làm hạn chế rủi ro lạm dụng hoặc làm thất thoát tài sản của Nhà nuớc.
* Kiểm tra: Các nghiệp vụ và sự kiện phải đƣợc kiểm tra trƣớc và sau khi thực hiện.
* Đối chiếu: Sổ sách phải đƣợc đối chiếu với các chứng từ theo định kỳ.
* Rà soát việc thực hiện các hoạt động: Việc thực hiện rà soát các hoạt động đƣợc dựa trên các chuẩn mực nguyên tắc cơ bản, đánh giá hiệu quả và
tính hữu hiệu. Nếu thực hiện việc rà soát cho thấy các hoạt động không phù hợp với các tiêu chuẩn, mục tiêu của tổ chức thì quy trình thực hiện cần phải rà soát lại để đƣa ra những cải tiến cần thiết.
* Rà soát việc điều hành, xử lý các hoạt động: Việc điều hành, xử lý các hoạt động nên đƣợc rà soát theo định kỳ để đảm bảo mọi việc luôn tuân thủ theo nguyên tắc, chính sách, thủ tục và những yêu cầu khác.
* Giám sát nhân viên (hƣớng dẫn, huấn luyện và giao việc, xem xét, chấp thuận): Việc giám sát một cách chặt chẽ giúp đảm bảo rằng mục tiêu của tổ chức sẽ đƣợc thực hiện.
Ngƣời giám sát phải cung cấp cho nhân viên những hƣớng dẫn cần thiết và huấn luyện cho họ để đảm bảo rằng sự lãng phí, sai sót và những hành động sai trái đƣợc giảm thiểu tối đa và làm cho các nhà lãnh đạo trực tiếp hiểu đƣợc và đạt đƣợc kết quả.
1.2.4. Thông tin và Truyền thông
* Thông tin
Điều kiện đầu tiên để đảm bảo thông tin thích hợp và đáng tin cậy là thông tin phải đƣợc ghi chép, sao chụp kịp thời, phân loại chính xác các nghiệp vụ và sự kiện; đƣợc chuyển bằng những biểu mẫu và lộ trình bảo đảm nhân viên thực hiện đúng chức năng trong KSNB. Do đó, hệ thống KSNB đòi hỏi tất cả các nghiệp vụ phải đƣợc lập các chứng từ đầy đủ.
Một hệ thống thông tin thích hợp là phải tạo ra các báo cáo về hoạt động, tài chính, những vấn đề khác giúp hỗ trợ cho việc điều hành và kiểm soát những hoạt động. Nó không chỉ bao gồm những dữ liệu bên trong mà còn xem xét, đánh giá các thông tin từ bên ngoài, những điều kiện và hoạt động cần thiết để quyết định và báo cáo.
* Truyền thông
trên xuống cấp dƣới, từ cấp dƣới lên cấp trên và giữa các bộ phận với nhau, thông tin xuyên suốt trong toàn bộ tổ chức.
Các cá nhân nhận đƣợc thông báo từ nhà lãnh đạo cấp cao một cách rõ ràng về trách nhiệm của mình trong KSNB. Họ phải hiểu đƣợc vai trò, nhiệm vụ của mình đối với hệ thống KSNB, đối với các thành viên khác trong tổ chức. Ngoài ra, cũng cần có sự truyền thông hiệu quả từ bên ngoài tổ chức.
1.2.5. Giám sát
Giám sát là quá trình của ngƣời quản lý đánh giá chất lƣợng, hoạt động của hệ thống KSNB nhằm kiểm tra, xác định hệ thống KSNB có đang vận hành đảm bảo theo thiết kế và cần phải điều chỉnh lại những gì để phù hợp với tình hình thực tế của từng giai đoạn. Công tác tiến hành giám sát đƣợc thực hiện thƣờng xuyên, định kỳ hoặc đột xuất.
Giám sát thƣờng xuyên: Đƣợc lập kế hoạch thực hiện cho những hoạt động thông thƣờng và lặp lại của tổ chức. Bao gồm những hoạt động quản lý và giám sát mang tính chất định kỳ ngay trong quá trình thực hiện của các CBCC trong công việc hàng ngày.
Giám sát định kỳ: Phạm vi và tần suất trong việc giám sát định kỳ phụ thuộc vào sự đánh giá mức độ rủi ro cũng nhƣ hiệu quả của thủ tục giám sát thƣờng xuyên. Giám sát định kỳ đƣợc bao phủ toàn bộ trong đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống KSNB và đảm bảo KSNB đạt kết quả tốt nhất trên các phƣơng pháp và thủ tục.
1.3. NỘI DUNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI NGÂN SÁCH NHÀ NƢỚC TRONG KHU VỰC CÔNG
KSNB chi NSNN của phòng Tài chính - Kế hoạch huyện là quá trình cơ quan tự thực hiện thẩm định, kiểm tra, kiểm soát các khoản chi NSNN, các chế độ, chính sách, tiêu chuẩn và định mức chi NSNN quy định trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật nhằm đảm bảo việc chi NSNN nâng cao hiệu
quả, đúng mục đích, tiết kiệm và đáp ứng đầy đủ nhu cầu công việc thực tế tại địa phƣơng.
- Văn bản pháp lý làm cơ sở kiểm soát chi thƣờng xuyên: Luật Ngân sách nhà nƣớc năm 2015; Nghị định số 163/2016/NĐ-CP ngày 21/12/2015; Thông tƣ số 342/2016/TT-BTC; Thông tƣ số 108/2008/TT-BTC.
- Văn bản pháp lý làm cơ sở kiểm soát chi đầu tƣ phát triển: Luật Đấu thầu ngày 26/11/2013; Luật Đầu tƣ công ngày 18/6/2014; Luật Xây dựng ngày 18/6/2014; Nghị định số 63/2014/NĐ-CP; Nghị định số 32/2015/NĐ- CP; Nghị định số 37/2015/NĐ-CP; Nghị định số 59/2015/NĐ-CP ngày 18/6/2015; Nghị định số 46/2015/NĐ-CP.
KSNB chi NSNN tại Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện phải đảm bảo 04 nội dung cơ bản gồm: Quy trình thẩm định kế hoạch và dự toán thu, chi ngân sách; Quy trình thẩm định, phân bổ dự toán; Quy trình kiểm soát thực hiện dự toán và Quy trình thẩm định quyết toán thu, chi ngân sách.
1.3.1. Quy trình kiểm soát chi đầu tƣ xây dựng cơ bản
Quy trình thẩm định công tác lập kế hoạch đầu tƣ XDCB và dự toán thu, chi ngân sách.
- Thẩm định kế hoạch đầu tƣ XDCB: Qua xem xét kế hoạch đầu tƣ XDCB đó có cần thiết chƣa, dự án có đem lại lợi ích cho địa phƣơng hay không, quy trình thực hiện XDCB nhƣ thế nào,...
- Dự toán thu, chi ngân sách (theo quy định của nhà nƣớc và các văn bản pháp lý): Tiến hành lập dự toán thu, chi cho kế hoạch đầu tƣ XDCB; căn cứ theo quy định của nhà nƣớc, các văn bản pháp lý và hƣớng dẫn của ngành XDCB để lập dự toán kinh phí cho kế hoạch XDCB đảm bảo hợp lý.
Quy trình thẩm định phân bổ dự toán: Tiến hành thẩm định phân bổ dự toán cho kế hoạch đầu tƣ XDCB và dự toán chi đầu tƣ XDCB. CBCC chuyên trách về XDCB sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ so với quy trình
thủ tục về đầu tƣ XDCB và trình tự các công trình đƣợc ƣu tiên bố trí vốn theo quy định hiện hành về quản lý XDCB. Sau đó dự thảo mức phân bổ vốn đầu tƣ XDCB của từng dự án cho lãnh đạo phòng xem xét và dự kiến phƣơng án phân vốn. Phòng tham mƣu UBND huyện lập tờ trình cho HĐND huyện xem xét và thông qua. Nếu kế hoạch vốn đƣợc HĐND huyện thông qua thì UBND huyện sẽ ban hành quyết định giao kế hoạch vốn đầu tƣ XDCB cho các chủ đầu tƣ.
Quy trình kiểm soát thực hiện dự toán: Kiểm soát kế hoạch đầu tƣ XDCB và kiểm soát dự toán chi đầu tƣ XDCB. Phòng Kế hoạch - Tài chính huyện yêu cầu các chủ đầu tƣ căn cứ vào kế hoạch vốn đƣợc giao và tình hình thực hiện XDCB để đề xuất chi ngân sách, cấp dự toán giải ngân vốn. Trong quá trình thực hiện, định kỳ tiến hành đối chiếu, kiểm tra với số liệu KBNN về tình hình giải ngân vốn cho đầu tƣ XDCB.
Quy trình thẩm định quyết toán kế hoạch đầu tƣ XDCB và quyết toán thu, chi ngân sách: Tiếp nhận hồ sơ của chủ đầu tƣ đề nghị thẩm định quyết toán vốn đầu tƣ hoàn thành, tiến hành kiểm tra sơ bộ thành phần và nội dung theo quy định. Sau đó, tiến hành thẩm định hồ sơ quyết toán và ra số liệu tổng hợp quyết toán. Đồng thời dự thảo báo cáo kết quả thẩm định, tờ trình và quyết định trình UBND huyện phê duyệt quyết toán vốn đầu tƣ hoàn thành.
1.3.2. Quy trình kiểm soát chi thƣờng xuyên
Quy trình thẩm định công tác chi thƣờng xuyên và dự toán thu, chi ngân sách: Trên cơ sở dự toán thu, chi ngân sách đã lập để kiểm tra, đối chiếu và thẩm định kế hoạch chi thƣờng xuyên của đơn vị sử dụng ngân sách có đảm bảo, phù hợp với dự toán hay không.
Quy trình thẩm định phân bổ dự toán: Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện tiếp nhận hồ sơ đề nghị thẩm định phân bổ dự toán của đơn vị dự toán. Sau đó, Phòng tiến hành thẩm định hồ sơ dự toán, kiểm tra tính hợp lệ của hồ
sơ trên cơ sở đúng chế độ, chính sách, tiêu chuẩn, định mức chi NSNN do Chính phủ hoặc cơ quan có thẩm quyền quy định. Việc kiểm soát này sẽ ngăn ngừa và loại bỏ các những khoản chi tiêu không đúng chế độ quy định, không đúng mục đích, tiêu chuẩn, định mức và đơn giá. Sau đó, lãnh đạo Phòng duyệt hồ sơ dự toán và thông báo kết quả đã thẩm định cho đơn vị sử dụng ngân sách.
Quy trình kiểm soát thực hiện dự toán: Đơn vị sử dụng ngân sách lập hồ sơ đề xuất chi ngân sách (theo đúng nội dung công việc, theo tháng, quý...), Phòng tiến hành kiểm tra hồ sơ cụ thể theo từng nội dung dự toán đã đƣợc phê duyệt, sau đó lãnh đạo Phòng phê duyệt và chuyển hồ sơ cấp dự toán chi cho đơn vị sử dụng ngân sách. Đơn vị sử dụng ngân sách thực hiện rút dự toán chi tại KBNN, định kỳ đơn vị sử dụng ngân sách lập, nộp bảng đối chiếu tình hình sử dụng ngân sách cho Phòng để kiểm tra và đối chiếu.
Quy trình thẩm định quyết toán: Đơn vị sử dụng ngân sách nộp hồ sơ báo cáo quyết toán cho Phòng. Phòng tiến hành kiểm tra hồ sơ báo cáo quyết toán và thẩm định quyết toán năm, sau đó lãnh đạo Phòng phê duyệt. Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện lƣu hồ sơ thẩm định quyết toán và chuyển thông báo quyết toán cho đơn vị sử dụng ngân sách.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1
Chƣơng 1 đã trình bày những lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ chi NSNN, các yếu tố cơ bản của kiểm soát nội bộ và quy trình kiểm soát nội bộ chi thƣờng xuyên và chi đầu tƣ phát triển qua Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện Tây Sơn, tỉnh Bình Định.
Những vấn đề đƣợc trình bày ở Chƣơng 1 sẽ là cơ sở cho việc phân tích và đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi NSNN tại Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện Tây Sơn ở Chƣơng 2.
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI NGÂN SÁCH NHÀ NƢỚC TẠI PHÒNG TÀI CHÍNH