Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán là khâu quan trọng, quyết định đến chất lượng thông tin kế toán. Vì vậy, việc hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán trong Cục cần phải được thực hiện, khắc phục những thiếu sót, tồn tại trong chứng từ kế toán theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước. Ngoài các chứng từ kế toán ban hành theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017, Thông tư 108/2018/TT-BTC ngày 15/11/2018 hướng dẫn bổ sung 12 chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị dự trữ nhà nước.
Các Chi cục Dự trữ Nhà nước trực thuộc triển khai cho kế toán, thủ kho áp dụng thống nhất các biểu mẫu chứng từ (biên bản giao nhận hàng được dùng cho hàng DTQG tạm xuất, tái nhập ..) theo qui định của Thông tư 108/2018/TT- BTC (Mẫu số C74 –HD).
Đơn vị cần phản ảnh với Tổng cục DTNN nâng cấp các phần mềm kế toán, phần mềm quản lý... để thực hiện mã hóa các chứng từ kế toán, lập chứng từ trên máy tính thông qua hệ thống mạng điện tử, như đối với chứng từ thanh toán cần mã hóa tên nhân viên, mã bộ phận, mã khách hàng, mã hình thức thanh toán; đối với chứng từ vật tư cần bổ sung thêm mã kho, mã vật tư, mã nguồn, hay mã nhà cung cấp,... nhằm tăng cường công tác quản lý qua hệ thống mạng điện tử.
Cục DTNN khu vực Nghĩa Bình nên thống nhất quy tắc mã hóa đối tượng thanh toán là công chức của đơn vị, quy định mã hóa là chữ cái đầu của họ tên người thanh toán; ví dụ: Đối tượng thanh toán là “Nguyễn Bá Dương” được mã hóa thành “NBD”; khi tiến hành nhập liệu chứng từ, kế toán chỉ nhập ký hiệu mã hóa của đối tượng thanh toán. Đối với chứng từ vật tư nên mã hóa các chứng từ theo mã thống nhất: “Mã số nội dung chứng từ được quy ước_ tháng chứng từ_hai số cuối của năm chứng từ”; ví dụ kế toán trưởng quy ước chứng từ mua nhập thóc mã hóa N_T, khi đó chứng từ “ mua thóc nhập kho
trong tháng 03 năm 2020” sẽ được mã hóa thành N-T0320.
3.1.3. Giải pháp hoàn thiện hệ thống sổ kế toán
Việc lựa chọn vận dụng hệ thống sổ kế toán khoa học, phù hợp với yêu cầu, trình độ trang bị và ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin vào trong công tác kế toán là vấn đề quan trọng hiện nay đối với các đơn vị DTNN nói chung và Cục DTNN khu vực Nghĩa Bình nói riêng. Hiện nay các đơn vị DTNN đều vận dụng hình thức theo dõi sổ sách trên phần mềm kế toán nội bộ; ngoài hệ thống sổ kế toán của Thông tư 107/2017/TT-BTC, Thông tư 108/2018/TT-BTC bổ sung thêm 08 sổ chi tiết áp dụng cho các đơn vị DTNN. Để tránh những sai sót trong quá trình lập sổ kế toán theo phần mềm kế toán nội bộ, Phòng Tài chính Kế toán cần kiểm tra, đối chiếu số liệu, khi phát hiện sai số cần báo cáo Tổng cục DTNN nâng cấp phần mềm, hiệu chỉnh để phần mềm được hoàn thiện hơn, nhằm đáp ứng tốt hơn cho công việc.
Kế toán cần mở thêm sổ theo dõi chi tiết với từng khách hàng hợp đồng mua thóc nhập kho DTQG theo chỉ tiêu của năm.
Bảng 3.1. Minh họa mẫu sổ chi tiết công nợ với khách hàng
Đơn vị: Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Nghĩa Bình Bộ phận: Tài chính kế toán
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN TIỀN MUA THÓC Tháng ...Năm:...
Loại hàng: Mua thóc dự trữ quốc gia
Khách hàng: Công ty TNHH ANH KIỆT Hợp đồng số... Đơn vị tính:... Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ
Diễn giải Số tiền Ghi chú
Số hiệu Ngày, tháng A B C D 1 2 Cộng phát sinh Lỹ kế Bình Định, Ngày...tháng...năm....
Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơnvị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)