Hiện nay, chế độ kế toán cho các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp được áp dụng theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về Hướng dẫn Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp.
Các Cục Dự trữ Nhà nước khu vực ngoài việc áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 107/2017/TT-BTC, phải tuân thủ chế độ kế toán DTQG tại Thông tư 108/2018/TT-BTC.
Một số đặc điểm kế toán liên quan đến các phần hành kế toán cơ bản được tóm lược sau đây:
1.3.5.1. Kế toán thu
Các khoản thu và doanh thu phát sinh tại đơn vịDTNN nước gồm doanh thu do NSNN cấp; thu từ nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài; thu từ phí được khấu trừ và để lại.
a. Doanh thu do ngân sách cấp
Tài khoản được sử dụng là TK 511. Tài khoản này dùng để phản ánh số thu hoạt động do NSNN cấp gồm: thu thường xuyên, thu không thường xuyên, thu nghiệp vụ dự trữ quốc gia và thu hoạt động khác.
Đối với các khoản thu hoạt động do NSNN cấp, khi đơn vị rút dự toán sử dụng cho hoạt động của đơn vị, đơn vị phản ánh vào thu hoạt động do NSNN cấp, trừ một số trường hợp sau:
Đối với các khoản thu chưa đủ điều kiện ghi nhận ngay như rút tạm ứng hoặc ngân sách cấp bằng Lệnh chi tiền vào tài khoản tiền gửi dự toán…, kế toán mở sổ tài khoản 337 – Tạm thu để theo dõi tài khoản này. Khi nào đủ điều kiện ghi nhận doanh thu thì kết chuyển qua tài khoản 511.
Kinh phí từ nguồn NSNN dùng để đầu tư, mua sắm TSCĐ hoặc mua NVL nhập kho xuất dùng dần, không ghi nhận ngay vào các khoản thu hoạt động do NSNN cấp tại thời điểm tiếp nhận mà được ghi nhận là một khoản
nhận trước chưa ghi thu. Đơn vị ghi thu phù hợp với tình hình thực tế sử dụng tài sản, NVL, CCDC (khi đơn vị xuất kho NVL sử dụng hoặc tính hao mòn/ khấu hao TSCĐ phản ánh vào chi phí thì cuối năm phản ánh vào thu hoạt động do NSNN cấp tương ứng với số đã tính hao mòn/ trích khấu hao hoặc số NVL đã xuất trong kỳ).
Kế toán mở sổ chi tiết các khoản thu cho phù hợp với yêu cầu quản lý của từng khoản thu, từng ngành để theo dõi các khoản thu của từng loại theo từng hoạt động.
Tài khoản này có 3 tài khoản cấp 2:
-Tài khoản 5111 – Thường xuyên: Phản ảnh tình hình tiếp nhận, sử
dụng nguồn thu do NSNN cấp để chi thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên tại đơn vị
-Tài khoản 5112 – Không thường xuyên: Phản ảnh tình hình tiếp nhận,
sử dụng nguồn thu do NSNN cấp để chi thực hiện các nhiệm vụ không thường xuyên tại đơn vị.
- Tài khoản 5113 – Thu nghiệp vụ dự trữ quốc gia: phản ánh số thu hoạt
động do NSNN cấp để thực hiện nghiệp vụ dự trữ quốc gia
-Tài khoản 5118 – Thu hoạt động khác: Phản ảnh các khoản thu hoạt động
khác được để lại mà đơn vị được cơ quan có thẩm quyền giao dự toán (hoặc không giao dự toán) yêu cầu phải báo cáo quyết toán theo Mục lục NSNN.
b. Doanh thu từ thu viện trợ, vay nợ nước ngoài
Kế toán dùng tài khoản 512 để phản ánh việc tiếp nhận, sử dụng nguồn viện trợ không hoàn lại hoặc nguồn vay nợ nước ngoài do đơn vị làm chủ dự án.
Các khoản viện trợ, vay nợ nước ngoài mà đơn vị tiếp nhận và sử dụng được ghi nhận là doanh thu và chi phí của đơn vị. Riêng trường hợp sử dụng nguồn viện trợ để đầu tư, mua sắm TSCĐ, NVL, CCDC nhập kho (xuất dùng dần) là khoản kinh phí cấp một lần nhưng đơn vị sử dụng trong nhiều năm (hoặc
xuất sử dụng dần trong năm) được ghi nhận là một khoản nhận trước chưa ghi thu thông qua tài khoản 336. Khi xuất dùng hoặc khấu hao, kế toán ghi tăng thu viện trợ.
Tài khoản này có 2 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 5121 – Thu viện trợ: Phản ánh tình hình tiếp nhận và sử dụng
nguồn thu từ các khoản viện trợ không hoàn lại.
-Tài khoản 5122 – Thu vay nợ nước ngoài: Phản ánh tình hình tiếp nhận
và sử dụng tình hình vay nợ nước ngoài.
c. Yêu cầu thông tin phục vụ quản lý
Kế toán các khoản thu cung cấp thông tin theo dõi các khoản thu theo đúng quy định của nhà nước, giúp cho nhà quản lý kiểm soát được các nguồn thu để thực hiện việc chi tiêu tại đơn vị.
Theo dõi chi tiết các nguồn thu giúp nhà quản lý đánh giá các khoản thu kịp thời để có phản hồi lên cơ quan cấp trên, theo dõi chi tiết các khoản thu phí được khấu trừ hoặc để lại đơn vị, qua đó có cơ sở để thực hiện giao khoán chi ở các đơn vị dự toán dựa vào hoạt động.
Theo dõi chi tiết doanh thu còn cung cấp cho nhà quản lý thông tin chi tiết về nguồn kinh phí có được sử dụng đúng mục đích, nội dung dự toán phê duyệt, định mức của Nhà nước đã quy định hay không.
1.3.5.2. Kế toán chi phí
Các khoản chi của đơn vị hành chính bao gồm các khoản chi về hoạt động; chi viện trợ vay nợ nước ngoài; chi quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh; và nguồn khác.
a. Chi phí hoạt động do NSNN cấp
Kế toán dùng tài khoản 611 để phản ảnh các khoản chi chỉ mang tính chất hoạt động thường xuyên, không thường xuyên và chi nghiệp vụ DTQG theo dự toán chi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Hạch toán vào tài khoản này những khoản chi thuộc dự toán hàng năm của đơn vị. Đơn vị phải theo dõi chi tiết thường xuyên, chi không thường xuyên và chi nghiệp vụ DTQG để xử lý các khoản kinh phí tiết kiệm theo quy định của chế độ tài chính hiện hành.
Trường hợp chi hoạt động từ dự toán được giao phải đồng thời hạch toán có TK 008 – Dự toán chi hoạt động; chi từ kinh phí cấp bằng Lệnh chi tiền thực chi phải đồng thời hạch toán Có TK 012 – Lệnh chi tiền thực chi; chi từ nguồn kinh phí được khấu trừ, để lại phải đồng thời hạch toán Có TK 014 – Phí được khấu trừ để lại.
Trường hợp chi từ nguồn NSNN cấp bằng Lệnh chi tiền tạm ứng không hạch toán bút toán đồng thời vào bên có TK 013 – Lệnh chi tiền tạm ứng.
Đơn vị phải mở sổ chi tiết tài khoản 611, phân loại rõ chi thường xuyên và chi không thường xuyên và chi nghiệp vụ DTQG. Mở các sổ chi phí hoạt động do ngân sách cấp như: sổ cái TK 611, Bảng tổng hợp tình hình kinh phí.
Tài khoản này có 3 tài khoản cấp 2:
-Tài khoản 6111 – Thường xuyên: Phản ánh các khoản chi thường xuyền
như chi tiền lương, tiền công, và chi phí khác cho nhân viên; chi hoạt động chuyên môn, chi quản lý.
-Tài khoản 6112 – Không thường xuyên: Phản ảnh các khoản chi thực
hiện nhiệm vụ không thường xuyên của đơn vị
-Tài khoản 6113 – Chi nghiệp vụ dự trữ quốc gia: Phản ảnh các khoản
chi thực hiện nhiệm vụ không thường xuyên của đơn vị
b. Chi phí từ nguồn viện trợ vay nợ nước ngoài
Kế toán dùng tài khoản 612, tài khoản này dùng để phản ánh số chi từ nguồn viện trợ không được hoàn lại và chi từ nguồn vay nợ của nước ngoài do đơn vị làm chủ dự án (trực tiếp điều hành, trực tiếp chi tiêu).
toán phải theo dõi chi tiết chi phí theo từng chương trình, dự án và tập hợp chi phí theo yêu cầu quản lý.
Đơn vị phải mở sổ chi tiết tài khoản 612 theo hai nội dung viện trợ và vay nợ nước ngoài; mở sổ chi tiết theo từng chương trình, dự án riêng biệt để quản lý. Cuối năm kết chuyển chi phí này sang tài khoản 9111 để xác định kết quả.
Tài khoản này có 2 tài khoản cấp 2:
-Tài khoản 6121 – Chi từ nguồn viện trợ: Phản ánh các khoản chi từ
nguồn viện trợ không hoàn lại của nước ngoài.
-Tài khoản 6122 – Chi từ nguồn vay nợ nước ngoài: Phản ảnh các khoản
chi từ nguồn vay nợ nước ngoài.
c. Yêu cầu thông tin phục vụ quản lý
Kế toán các khoản chi phí cung cấp cho nhà quản lý thông tin các khoản chi phí, đồng thời theo dõi đúng định mức chi phí, giúp đơn vị kiểm soát các khoản chi, đánh giá kết quả hoạt động cũng như dòng tiền tại đơn vị. Theo dõi chi tiết chi phí hoạt động, cung cấp cho nhà quản lý về nguồn kinh phí sử dụng có đúng mục đích hay không, sử dụng chi phí đúng định mức, dự toán được duyệt, hợp lý nhằm phát huy hiệu quả của từng nguồn kinh phí trong việc phân tích chi tiết tình hình sử dụng các nguồn kinh phí.
1.3.5.3. Kế toán tài sản cố định
a. Nguyên tắc kế toán
Kế toán dùng các tài khoản TK 211 – TSCĐ hữu hình; 213 – TSCĐ vô hình; TK 214 – Khấu hao và hao mòn TSCĐ; TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang. Các tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của toàn bộ TSCĐ hữu hình của đơn vị theo nguyên giá.
Nguyên giá TSCĐ chỉ được thay đổi theo quy định hiện hành. Khi phát sinh nghiệp vụ làm thay đổi nguyên giá TSCĐ đơn vị thực hiện lập biên bản ghi rõ căn cứ thay đổi nguyên giá; đồng thời xác định lại các chỉ tiêu nguyên
giá, giá trị còn lại, giá trị hao mòn lỹ kế của TSCĐ để điều chỉnh sổ kế toán và thực hiện hạch toán kế toán theo quy định.
Giá trị TSCĐ hữu hình phản ánh trên TK 211 theo nguyên giá. Kế toán phải theo dõi chi tiết nguyên giá của từng TSCĐ, tùy thuộc vào quá trình hình thành, nguyên giá TSCĐ được xác định trong từng trường hợp cụ thể.
Khi mua TSCĐ từ dự toán được giao trong năm (kể cả nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài, nguồn thu hoạt động khác được để lại), hoặc từ nguồn phí được khấu trừ, để lại:
Đối với tổng tiền đã chi (rút ra) liên quan trực tiếp để hình thành TSCĐ (nguyên giá của TSCĐ): Hạch toán các tài khoản ngoài bảng (TK 008, TK 012, TK 014, TK 018). Đối với nguồn hình thành TSCĐ được hạch toán vào các TK 36611, TK 36621, TK 36631.
TSCĐ hình thành từ nguồn thu nào thì khi tính khấu hao/ hao mòn sẽ được kết chuyển từ TK 366 – Các khoản nhận trước chưa ghi thu sang các TK doanh thu của các hoạt động tương ứng. TSCĐ sử dụng cho hoạt động gì thì tính khấu hao mòn được phản ánh vào tài khoản chi phí của hoạt động đó.
Việc phản ánh giá trị hao mòn của TSCĐ được thực hiện đối với tất cả TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình hiện có ở đơn vị mỗi năm một lần vào tháng 12, trước khi khóa sổ kế toán hoặc bất thường.
Tài khoản 241 “Xây dựng cơ bản dở dang” áp dụng cho các đơn vị có hoạt động đầu tư XDCB trong trường hợp kế toán hoạt động đầu tư XDCB phản ánh chung trên cùng hệ thống sổ kế toán của đơn vị. Sổ chi tiết được mở cho từng công trình, ở mỗi công trình, hạng mục phải hạch toán chi tiết theo từng loại chi phí đầu tư. Kế toán phải theo dõi được số lũy kế từ khi công trình khởi công đến khi hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng và quyết toán được duyệt.
vào các tài khoản chi phí có liên quan trong một kỳ kế toán hoặc có thể phân bổ cho các kỳ kế toán. Trường hợp các dự án nâng cấp TSCĐ thì chi phí đó được ghi tăng nguyên giá của TSCĐ. Chi phí sửa chữa thường xuyên không hạch toán vào chi phí nâng cấp TSCĐ mà hạch toán vào các tài khoản chi phí có liên quan khác.
TSCĐ phải được theo dõi chi tiết cho từng đối tượng ghi TSCĐ, theo từng loại TSCĐ và địa điểm bảo quản, quản lý và sử dụng TSCĐ. Đơn vị có trách nhiệm thực hiện kiểm kê định kỳ hàng năm, báo cáo cơ quan tài chính cấp trên để thống nhất số liệu hạch toán giữa kết quả kiểm kê và sổ sách.
b. Yêu cầu thông tin phục vụ quản lý
Những thông tin của kế toán tài sản cung cấp cho nhà quản lý về nguồn hình thành, tình hình biến động tài sản, phân bổ tài sản,…giúp nhà quản lý giám sát chặt chẽ việc đầu tư, mua sắm, trang bị các TSCĐ tại đơn vị hiệu quả, đánh giá chính xác kết quả đầu tư và hiệu quả hoạt động của đơn vị.
1.3.5.4. Kế toán vật tư, hàng hóa
a. Nguyên tắc kế toán
Các tài khoản phản ánh là TK 152, 153, 156, 157 và 158. Kế toán phải chấp hành đầy đủ các quy định về quản lý nhập xuất kho NVL, CCDC, hàng hóa, tất cả đều phải làm đầy đủ thủ tục cân đo đong đếm và bắt buộc phải lập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Thủ kho phải mở sổ hoặc thẻ kho để theo dõi, mỗi loại NVL, CCDC, hàng hóa được theo dõi riêng biệt từng loại, trên thẻ kho ghi rõ tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính.
Kế toán mở sổ chi tiết NVL, CCDC, hàng hóa ghi chép cả về số lượng, giá trị từng thứ NVL, CCDC, hàng hóa nhập, xuất, tồn kho. Mỗi tài khoản NVL, CCDC, hàng hóa được lập một bảng riêng, chỉ theo dõi NVL, CCDC thực tế nhập, xuất qua kho, không hạch toán đối với trường hợp mua về sử dụng ngay.
ứng với nguồn đó (TK 3661,3662, 3663, 3664), khi xuất kho sử dụng tính vào chi phí tương ứng với từng hoạt động ( TK 611, 612, 614, 642).
Hạch toán nhập, xuất, tồn kho phải theo giá thực tế. Việc xác định giá thực tế dùng làm căn cứ để ghi sổ kế toán được quy định từng trường hợp cụ thể như sau:
Giá thực tế nhập kho:
Dùng cho hoạt động hành chính, dự án hoặc sử dụng cho hoạt động đầu tư XDCB được tính theo giá mua thực tế ghi trên hóa đơn (gồm cả thuế GTGT). Các chi phí có liên quan đến việc mua (chi phí thu mua, vận chuyển, bốc xếp,…) được ghi trực tiếp vào các tài khoản chi phí liên quan đến việc sử dụng NVL, CCDC, hàng hóa (các tài khoản loại 6 hoặc tài khoản loại 2: TK 241 – XDCB dở dang) mua về nhập kho.
Giá thực tế xuất kho:
Có thể áp dụng một trong các phương pháp: giá thực tế bình quân gia quyền; giá thực tế nhập trước, xuất trước; giá thực tế đích danh. Bên cạnh đó, NVL, CCDC, hàng hóa được mua bằng nguồn nào thì phải phản ảnh vào nguồn đó mặc dù có thể sử dụng cho các mục đích khác nhau.
b. Yêu cầu thông tin phục vụ quản lý
Kế toán cung cấp chính xác, đầy đủ những thông tin cần thiết cho nhà quản lý về tình hình biến động của NVL, CCDC, hàng hóa từ khâu thu mua đến khâu sử dụng, cũng như giúp cho nhà quản lý có những định hướng để ra quyết định chính xác và kịp thời trong quá trình mua dự trữ, sử dụng hay sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Minh họa một số nghiệp vụ kế toán DTQG chủ yếu tại phụ lục 2.