Hiện nay, Cục DTNN khu vực Nghĩa Bình là một trong những đơn vị đi đầu trong ngành Dự trữ tổ chức hạch toán ban đầu một cách quy củ và chặt chẽ, thực hiện công tác lập chứng từ theo đúng yêu cầu của chế độ kế toán, đáp ứng kịp thời và đầy đủ các yếu tố bắt buộc và hướng dẫn theo quy định.
Các đơn vị dự toán cấp 2 thuộc Tổng cục DTNN đều sử dụng phần mềm Kế toán nội bộ ngành Dự trữ của Bộ Tài chính nên một số chứng từ được lập trên máy tính theo đúng mẫu biểu quy định của Bộ Tài chính, đảm bảo nhanh gọn, dễ dàng, chính xác.
2.2.6.1. Kế toán thu hoạt động (kế toán nguồn kinh phí)
a. Đặc điểm phản ánh thu hoạt động do ngân sách cấp
Kinh phí hoạt động thường xuyên được giao tự chủ hàng năm gồm các nội dung chi chủ yếu: chi thanh toán cá nhân; chi quản lý hành chính và nghiệp vụ chuyên môn, chi mua sắm sửa chữa thường xuyên và các khoản chi có tính chất thường xuyên khác.
Nguồn kinh phí không thường xuyên được giao để thực hiện các nội dung: chi nghiệp vụ chuyên môn (nhập, xuất, bảo quản, cứu trợ, viện trợ hàng DTQG); chi cải tạo sửa chữa lớn kho tàng, trụ sở, chi ứng dụng công nghệ thông tin; chi mua sắm tài sản; chi đào tạo bồi dưỡng CBCC…Trong đó chi nghiệp vụ chuyên môn là nội dung chi chủ yếu, chiếm tỷ trọng lớn trong kinh phí được dự toán giao. Hằng năm Tổng cục DTNN giao dự toán các nguồn kinh phí được thực hiện ba đợt: giao dự toán đầu năm (tháng 1 hoặc tháng 2); điều chỉnh dự toán lần thứ nhất vào tháng 9 và điều chỉnh lần cuối vào tháng 11.
Kế toán đơn vị theo dõi trên sổ chi tiết theo từng nguồn thu hoạt động do ngân sách nhà nước cấp để thực hiện chế độ giao khoán, giao tự chủ đúng định mức.Tại đơn vị kế toán sử dụng các tài khoản phản ánh gồm:
TK 5111 – Thường xuyên
Tk 5112 – Không thường xuyên
Tk 5113 – Thu nghiệp vụ dự trữ quốc gia TK 5118 – Thu hoạt động khác
Và TK ghi đơn 008 – Dự toán chi hoạt động (chi tiết tài khoản tương ứng) Để theo dõi và quyết toán số kinh phí hoạt động thực nhận, kế toán mở sổ chi tiết các nguồn kinh phí được cấp theo chương, loại, khoản, nhóm mục, tiểu mục quy định trong Mục lục NSNN để theo dõi về việc tiếp nhận và sử dụng theo từng nguồn hình thành. Các sổ chi tiết gồm: sổ chi tiết nguồn kinh
phí chi thường xuyên, sổ chi tiết nguồn kinh phí không thường xuyên và sổ chi tiết nguồn kinh phí nghiệp vụ DTQG.
Cuối ngày 31/12 kỳ kế toán năm, kế toán ghi chuyển thu hoạt động năm vào TK xác định kết quả (Nợ TK511/ Có TK 911).
Tổng cục Dự trữ Nhà nước Mẫu số S31– H
Cục DTNN KV Nghĩa Bình (Ban hành kèm theo Thông tư 107/2017/TT-BTC
ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính)
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Từ ngày 01/01/2020 đến ngày 31/12/2020
Tài khoản: Thu nghiệp vụ dự trữ quốc gia Số hiệu: 5113
Đơn vị tính: đồng. Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Số bút
toán Diễn giải
Tài khoản Đ/Ư Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày. tháng Nợ Có A B C D E F 1 2 G Số dư đầu kỳ: 10.678.776.935
01/07/2020 378 01/07/2020 298973 TT chi phí quản lý điều hành phục vụ công tác nhập
gạo năm 2020 ( hóa đơn số 0004566; 29/6/2020) 61131 4.654.000 01/07/2020 379 01/07/2020 298983 TT chi phí quản lý điều hành phục vụ công tác nhập gạo năm 2020 (hóa đơn số 0004563; 28/6/2020) 61131 6.908.000 01/07/2020 380 01/07/2020 298989 TT chi phí quản lý điều hành phục vụ công tác nhập
gạo năm 2020 (hóa đơn 0043183 ngày 22/6/2020) 61131 5.732.000 31/12/2020 966 31/12/2020 418554 Kết chuyển 5113-9111 911 301.043.435
31/12/2020 967 31/12/2020 418555 Kết chuyển 5113-9111 911 9.909.378.930 31/12/2020 969 31/12/2020 418557 Kết chuyển 5113-9111 911 485.648.570
Cộng phát sinh trong kỳ: 10.696.070.935 10.696.070.935
Cộng lũy kế từ đầu năm: 10.696.070.935 10.696.070.935
Số dư cuối kỳ: Ngày 31 tháng 12 năm 2020 Người ghi sổ (Ký. họ tên) Kế toán trưởng (Ký. họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký. họ tên. đóng dấu)
b. Cung cấp thông tin
Kế toán đơn vị đã cung cấp thông tin theo dõi tất cả các nguồn kinh phí được ngân sách cấp, qua đó giúp lãnh đạo đơn vị kiểm soát tất cả các nguồn kinh phí, định hướng phân bổ dự toán cho các đơn vị trực thuộc được dễ dàng hơn.
2.2.6.2. Kế toán chi phí
a. Đặc điểm phản ánh chi phí
Dự toán được Tổng cục Dự trữ phân bổ và giao hàng năm cho đơn vị là dự toán chi thường xuyên và dự toán chi không thường xuyên, trong đó bao gồm các nội dung chi như sau:
+ Chi hoạt động bộ máy quản lý. + Chi nhập, xuất hàng dự trữ quốc gia. + Chi bảo quản hàng dự trữ quốc gia.
+ Chi xuất hàng dự trữ quốc gia viện trợ, cứu trợ. + Chi cải tạo, sửa chữa lớn kho tàng trụ sở.
+ Chi đầu tư xây dựng. + Chi mua sắm tài sản.
+ Chi đào tạo bồi dưỡng CBCC.
Trong các nội dung chi trên, nội dung chi đầu tư xây dựng thuộc dự toán chi đầu tư phát triển hoặc dự toán chi thường xuyên hỗ trợ đầu tư xây dựng; chi hoạt động bộ máy quản lý thuộc dự toán chi thường xuyên giao thực hiện chế độ tự chủ; các nội dung chi còn lại thuộc dự toán chi thường xuyên không giao thực hiện chế độ tư chủ hoặc dự toán chi không thường xuyên.
Tại đơn vị kế toán đã sử dụng các tài khoản để phản ánh gồm: TK 6111 – Chi thường xuyên.
TK 6113 – Chi nghiệp vụ dự trữ quốc gia.
TK 61131 – Chi phí nhập hàng dự trữ quốc gia. TK 61132 – Chi phí xuất hàng dự trữ quốc gia. TK 61133 - Chi phí bảo quản hàng dự trữ quốc gia.
TK 61134 – Chi phí xuất hàng dự trữ quốc gia cứu trợ, hỗ trợ, viện trợ.
Khi xác định nghiệp vụ chi phí phát sinh, kế toán hạch toán Nợ TK 611…/ Có TK chi phí liên quan. Khi đủ chứng từ thanh toán, ghi: Nợ TK liên quan/ Có TK 511. Đồng thời ghi Có TK 008 (nếu rút dự toán).
Kế toán đơn vị đã mở sổ các chi tiết chi theo từng nguồn kinh phí theo niên độ kế toán, đảm bảo khớp đúng giữa hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, giữa sổ kế toán với chứng từ kế toán. Các sổ chi tiết gồm: sổ chi tiết chi phí thường xuyên, sổ chi tiết chi phí không thường xuyên, sổ chi tiết chi nghiệp vụ DTQG, sổ chi tiết chi phí nhập hàng DTQG, sổ chi tiết chi phí xuất hàng DTQG, sổ chi tiết chi phí bảo quản hàng DTQG, sổ chi tiết chi phí xuất hàng DTQG cứu trợ, hỗ trợ, viện trợ.
Cuối năm, kết chuyển chi phí hoạt động do NSNN cấp sang Tài khoản 911”xác định kết quả”, ghi: Nợ TK 911-xác định kết quả
Có TK 611- Chi phí hoạt động
Cục DTNN KV Nghĩa Bình (Ban hành kèm theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính)
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Từ ngày 01/01/2020 đến ngày 31/12/2020
Tài khoản: Chi phí nhập hàng DTQG Số hiệu:61131
Đơn vị tính: đồng
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ
Số bút
toán Diễn giải
Tài khoản Đ/Ư Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày. tháng Nợ Có A B C D E F 1 2 G Số dư đầu kỳ: 836.828.482
Điều chỉnh số dư đầu kỳ:
02/12/2020 189 02/12/2020 370622 TT tiền công tác phí (phục vụ công tác nhập phao tròn)
11118 434.400 02/12/2020 781 02/12/2020 369956 TT tiền mua nhiên liệu cho xe ô tô thực hiện công tác
nhập thóc 5113 21.830.500 10/12/2020 807 10/12/2020 375188 Thanh toán tiền công tác phí phục vụ kiểm tra nhập phao
tròn 5113 4.340.000 17/12/2020 825 17/12/2020 379167 TT tạm ứng số 07 (Chi phí xăng xe phục vụ công tác
nhập gao) 1411 7.645.000 31/12/2020 910 31/12/2020 397416
Chi phí giám sát thi công xây dựng cải tạo SCTX kho tàng năm 2020 p/v N-X hàng DTQG - CCDTNN Quy Nhơn, CCDTNN Tây Sơn, CCDTNN Quảng Ngãi
5113 25.262.000
31/12/2020 974 31/12/2020 418583 KC 61131-> 911 911 896.340.382
Cộng phát sinh trong kỳ: 896.340.382 896.340.382
Cộng lũy kế từ đầu năm: 896.340.382 896.340.382
Số dư cuối kỳ: Ngày 31 tháng 12 năm 2020 Người ghi sổ (Ký. họ tên) Kế toán trưởng (Ký. họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký. họ tên. đóng dấu)
b. Cung cấp thông tin
Kế toán đơn vị đã cung cấp chi tiết về các khoản chi, qua đó giúp cho lãnh đạo thực hiện kiểm soát các khoản chi có đúng định mức của nhà nước, đánh giá kết quả hoạt động, đánh giá tiến độ thực hiện dự toán. Đồng thời giúp cho lãnh đạo thông tin về các nguồn kinh phí có được sử dụng đúng mục đích và hiệu quả không.
2.2.6.3. Kế toán tài sản cố định
a. Đặc điểm phản ánh
Tài sản cố định tại đơn vị được hình thành là những tư liệu vật chất, có đủ điều kiện về giá trị và thời gian sử dụng theo quy định trong chế độ quản lý tài chính (trừ trường hợp đặc biệt có quy định riêng đối với một số tài sản đặc thù). Ngoài các tài sản như nhà, đất, kho hàng tại Cục còn có các loại tài sản chuyên dùng như quạt cao áp ly tâm, xe nâng hàng, máy phát điện, cân bàn điện tử, máy hàn nhựa….
Kế toán đơn vị đã tuân thủ quy định về việc ghi nhận TSCĐ là những tư liệu lao động có giá trị lớn (từ 10 triệu đồng trở lên) và có thời gian sử dụng từ 01 năm trở lên. Giá trị TSCĐ phản ánh theo nguyên giá, tại đơn vị TSCĐ được hình thành từ 03 nguồn và nguyên giá TSCĐ được xác định như sau:
Nguyên giá tài sản cố định hình thành từ mua sắm
Giá mua Chiết khấu chi phí vận chuyển,
Nguyên giá = (hóa đơn bao - hoặc giảm giá + bốc dỡ, cải tạo, nâng cấp gồm cả thuế ) (nếu có)
Nguyên giá tài sản cố định hình thành từ đầu tư xây dựng
Là giá trị quyết toán đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy chế quản lý đầu tư và xây dựng hiện hành.
Nguyên giá tài sản cố định được điều chuyển đến
Giá trị chi phí thu hồi, chi phí vận chuyển,
Nguyên giá = tài sản ghi - phế liệu, thuế, phí + bốc dỡ, cải tạo, nâng cấp trong biên bản (nếu có)
bàn giao
Việc tính hao mòn TSCĐ tại Cục được thực hiện mỗi năm một lần, chốt số liệu vào ngày 31/12 và thực hiện trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng. Việc trích khấu hao này được thực hiện từ khi nhận bàn giao và đưa vào sử dụng.
Kế toán theo dõi chi tiết TSCĐ theo đúng phương pháp phân loại đã được quy định nhằm phục vụ có hiệu quả cho công tác quản lý, đó là:
TK 2111 – Nhà cửa, vật kiến trúc. TK 2112 – Phương tiện vận tải. TK 2113 – Máy móc thiết bị. TK 2114 – Thiết bị truyền dẫn.
TK 2115 – Thiết bị đo lường thí nghiệm. TK 2118 – Tài sản cố định hữu hình khác.
Tổng cục Dự trữ Nhà nước Mẫu số S31– H
Cục DTNN KV Nghĩa Bình (Ban hành kèm theo Thông tư 107/2017/TT-BTC
ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính)
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Từ ngày 01/01/2020 đến ngày 31/12/2020 Tài khoản: Nhà cửa Số hiệu:21111
Đơn vị tính: đồng.
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ
Số bút
toán Diễn giải
Tài khoản Đ/Ư Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày. tháng Nợ Có A B C D E F 1 2 G Số dư đầu kỳ: 22.465.982.000 15/12/2020 997 15/12/2020 420196
K/c chi phí dở dang Nhà kho 13A - Kho Dự trữ Dung Quất, Chi cục DTNN Quảng Ngãi theo QĐ số 569/QĐ- CDTNB ngày 15/12/2020
2413 13.410.000.000
31/12/2020 998 31/12/2020 420231
HT giảm TS Nhà kho 13A Kho DTQG điều chuyển cho Chi cục DTNN Quảng Ngãi theo QĐ số 569/QĐ- CDTNB ngày 15/12/2020
36611 13.410.000.000
Cộng phát sinh trong kỳ: 13.410.000.000 13.410.000.000
Cộng lũy kế từ đầu năm: 13.410.000.000 13.410.000.000
Số dư cuối kỳ: 22.465.982.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2020 Người ghi sổ (Ký. họ tên) Kế toán trưởng (Ký. họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký. họ tên. đóng dấu)
Căn cứ vào báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ hàng năm của kế toán cũng như sử dụng các tài khoản cấp 2 để chi tiết, phân loại các loại tài sản, kế toán đơn vị đã giúp cho lãnh đạo Cục thông tin về nguồn hình thành, chủng loại, số lượng, tỷ kệ khấu hao, giá trị còn lại. Các thông tin này giúp cho lãnh đạo Cục giám sát chặt chẽ việc đầu tư mua sắm và sử dụng tài sản của đơn vị, đánh giá chính xác hiệu quả sử dụng tài sản của từng bộ phận.
2.2.6.4. Kế toán vật tư, hàng hóa
a. Đặc điểm phản ánh
Tại đơn vị có các loại vật tư hàng hóa gồm:
Nguyên liệu, vật liệu: màng PVC, PP dùng để kê lót gạo, thóc, ống nhựa hút khí, keo dán màng PVC, PP, các khóa van ống dẫn khí phục vụ bảo quản gạo, thóc.
Công cụ, dụng cụ: các CCDC hành chính như bàn, ghế… Ngoài ra CCDC phục vụ chuyên môn nghiệp vụ như máy Kert để đo độ ẩm thóc, máy hút khí dùng hút độ ẩm trong các lô gạo, thóc,…
Vật tư, hàng dự trữ: gạo, thóc, xuồng cứu hộ cứu nạn, nhà bạt cứu sinh, phao tròn, phao bè, thiết bị chữa cháy,…
Qua nghiên cứu thực tế tại đơn vị thì nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vật tư, CCDC, hàng hóa kế toán đều tiến hành các thủ tục nhập, xuất kho và hạch toán vào khác tài khoản nêu trên.
Đặc thù của ngành là hàng dự trữ lưu kho, điều này dẫn đến kế toán luôn theo dõi chặt chẽ các thủ tục nhập xuất, các thông tin về giá mua, giá bán, số lượng tồn kho, các quy định về định mức hao hụt, định mức bảo quản hàng DTQG. Vật tư hàng dự trữ phải luôn đảm bảo ở mức dự trữ tồn kho và thực hiện công tác nhập, xuất luân phiên đổi hàng theo quy định hiện hành.
Kế toán hàng hóa DTQG gia phản ánh giá vốn thực tế bình quân do cơ quan có thẩm quyền xác định sau khi kết thúc đợt mua hàng dự trữ. Giá vốn
Giá vốn thực tế bình Tổng giá mua thực tế của mỗi loại hàng hóa quân của từng loại hàng hóa =
dự trữ quốc gia Tổng khối lượng mỗi loại hàng hóa nhập kho
Khi xuất thóc gia công và nhận gạo về kho dự trữ, kế toán ghi nhận theo giá trị thóc đã đem gia công. Giá trị một đơn vị tính của gạo được quy đổi từ giá trị của số thóc đem gia công và số lượng gạo nhận về theo định mức
Giá vốn thực tế của 1 Tổng giá trị thóc xuất kho
đơn vị gạo nhận về =
sau khi gia công Số lượng gạo nhận về theo định mức
Kế toán vật tư hàng hóa theo dõi phân loại vật tư, CCDC đã được quy định đó là:
TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
TK 153 – Công cụ, dụng cụ
TK 157 – Hàng dự trữ quốc gia
TK 1571 – Hàng dự trữ quốc gia trực tiếp bảo quản TK 1572 – Hàng dự trữ quốc gia thuê bảo quản
TK 158 – Hàng dự trữ quốc gia tạm xuất
TK 1581 – Hàng dự trữ quốc gia xuất gia công
TK 1582 – Hàng dự trữ quốc gia xuất luân phiên đổi hàng TK 1583 – Hàng dự trữ quốc gia tạm xuất sử dụng
Tổng cục Dự trữ Nhà nước Mẫu số S31– H
Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Nghĩa Bình (Ban hành kèm theo Thông tư 107/2017/TT- BTC
ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính)
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Từ ngày 01/01/2020 đến ngày 31/12/2020 Tài khoản: Công cụ, dụng cụ Số hiệu:153
Đơn vị tính: đồng
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ
Số bút