Hệ thống sổ kế toán tại Cục được áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ trên phần mềm kế toán nội bộ của toàn ngành Dự trữ bao gồm các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết theo quy định của chế độ kế toán hiện hành. Bên cạnh đó Cục sử dụng thêm một số loại sổ thống nhất với hệ thống tài khoản kế toán chi tiết nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý của Lãnh đạo Cục. Về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu quản lý của kế toán tài chính trong việc lập các mẫu sổ bắt buộc.
Qua khảo sát thực tế cho thấy, Cục đã vận dụng các mẫu sổ kế toán theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017, Thông tư 108/2018/TT-BTC ngày 15/11/2018 của Bộ Tài chính và các văn bản hướng dẫn khác để xây dựng và quy định danh mục sổ áp dụng cho Cục gồm các loại sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG, KHO BẠC Từ ngày 01/01/2020 đến ngày 31/12/2020
Nơi mở tài khoản giao dịch: Kho bạc Nhà nước Tỉnh Bình Định Số hiệu tài khoản tại nơi gửi: 9523.1.1055666
Đơn vị tính: đồng. Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số tiền Ghi lại Số hiệu Ngày
tháng Gửi vào Rút ra Còn lại
Số dư đầu kỳ 220.097.135.680 210.137.925.800
11/11/2020 157 11/11/2020 Trả tiền mua, bán thóc còn thừa cho bà Lê Thị Trâm (Hợp đồng
số 112/2020/CNB ngày 15/10/2020) 5.140.800 11/11/2020 159 11/11/2020 Trả tiền mua, bán thóc còn thừa cho bà Gian Thị Hoa (Hợp đồng
số 101/2020/CNB ngày 14/10/2020) 7.718.000 11/11/2020 161 11/11/2020 Trả tiền mua, bán thóc còn thừa cho Hộ kinh doanh Phạm Thị
Yến (Hợp đồng số 113/2020/CNB ngày 15/10/2020 5.134.000 16/11/2020 163 16/11/2020 Trả tiền mua, bán thóc còn thừa cho Cửa hành lương thực Nghĩa
Hành (Hợp đồng số 119/2020/CNB ngày 23/10/2020) 5.174.800 17/11/2020 165 17/11/2020 Trả tiền mua, bán thóc còn thừa cho Cửa hành lương thực Nghĩa
Hành (Hợp đồng số 111/2020/CNB ngày 15/10/2020) 8.037.600 04/12/2020 171 04/12/2020 TT nộp hoàn ứng bán lương thực (mã nguồn 13, mã dự phòng
502) 9.928.004.680
Cộng phát sinh trong kỳ 220.097.135.680 220.097.135.680
Cộng lũy kế từ đầu năm 220.097.135.680 220.097.135.680
Số dư cuối kỳ
Ngày 31 tháng 12 năm 2020
Người lập
(Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu ) Thủ trưởng đơn vị
Đơn vị:Cục DTNN khu vực Nghĩa Bình
Mã QHNS: 2011
Mấu số: S12 – H
Ngoài các mẫu sổ theo quy định, Cục còn sử dụng một số mẫu chi tiết tự lập để theo dõi đối với các chỉ tiêu cần theo dõi chi tiết làm căn cứ cho việc lập báo cáo kế toán quản trị đáp ứng yêu cầu quản lý của Lãnh đạo Cục. Ví dụ như công chức tạm ứng đi công tác hoặc phục vụ hoạt động đơn vị, nhằm theo dõi các khoản tạm ứng, đã thanh toán và còn phải thanh toán.
Minh họa mẫu sổ theo dõi tạm ứng của CBCC:
SỔ THEO DÕI TẠM ỨNG – TÀI KHOẢN 141 Họ và tên: Nguyễn Nhật Trường
Đơn vị: Văn phòng Cục
Đơn vị tính: đồng.
CHỨNG TỪ
DIỄN GIẢI NỢ CÓ SỐ DƯ
SỐ NGÀY
Số dư đầu năm 2020 0
62 07/8/2020 Tạm ứng đi công tác 10.000.000
Tư 27 23/9/2020 Thanh toán chi phí công
tác 6.619.000 53 23/9/2020 Thu hồi tạm ứng 3.381.000 Cộng phát sinh quý III/2020 10.000.000 10.000.000
Lũy kế từ đầu năm 10.000.000 10.000.000
Số dư cuối năm 2020 0 0
Ngày 31 tháng 12 năm 2020
Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Việc ghi sổ chỉ được thực hiện khi chứng từ gốc đã được kiểm tra đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ, kế toán thực hiện định khoản kế toán theo nội dung kinh tế phát sinh, số tiền vào các sổ kế toán.
cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu trên các giao diện thiết kế sẵn cho từng loại chứng từ. Theo quy trình của phần mềm kế toán, những thông tin này sẽ được tự động cập nhật lên các sổ tổng hợp và sổ chi tiết liên quan. Tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán có thể yêu cầu chương trình thực hiện thao tác khóa sổ và lập báo cáo kế toán, sau đó in sổ kế toán, báo cáo kế toán theo quy định. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo tính chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Cuối kỳ, sau khi hoàn tất việc ghi sổ, đối chiếu, khóa sổ kế toán, kế toán tiến hành in ra giấy toàn bộ số liệu sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và đóng thành quyển.
Công tác mở sổ, khóa sổ kế toán được thực hiện đúng theo niên độ kế toán. Sổ kế toán được mở vào ngày 01/01 dương lịch và khóa sổ vào ngày 31/01 dương lịch năm sau (tháng 1 được là tháng chỉnh lý).
Sổ kế toán được in và đóng quyển 1 lần vào kết thúc niên độ kế toán. Kế toán tổng hợp kiểm tra tính chính xác của số liệu, đối chiếu giữa các sổ và tiến hành trình ký Kế toán trưởng, Lãnh đạo.
Sổ kế toán được lưu trữ và bảo quản theo quy định lưu trữ tài liệu kế toán tương tự như lưu trữ chứng từ kế toán.