7. Kết cấu của đề tài
2.3. CÔNG TÁC KẾTOÁN TẠI BHXH HUYỆN PHÙ CÁT, TỈNH BÌNH
BÌNH ĐỊNH
2.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại BHXH huyện Phù Cát
BHXH huyện Phù Cát là đơn vị dự toán cấp 3, bộ phận kế toán có kế toán trƣởng và kế toán viên. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung.
Hình 2.2. Tổ chức bộ máy kế toán tập trung
(Nguồn BHXH huyện Phù Cát) Kế toán trƣởng Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng,… Kế toán thanh toán, tiền lƣơng… Kế toán tài sản cố định, thuế,…
54
Phân công nhiệm vụ cụ thể cho bộ phận kế toán
Kế toán trƣởng phụ trách chung là ngƣời tham mƣu cho Giám đốc Bảo hiểm xã hội huyện và chịu trách nhiệm với lãnh đạo, cơ quan tài chính về tình hình hoạt động tài chính của đơn vị; tổng hợp chung và lập báo cáo tài chính.
Kế toán viên thực hiện theo dõi, hạch toán các khoản thu nguồn kinh phí cấp trên cấp, thu BHXH, BHYT, BHTN; các khoản chi nhƣ chi cho cá nhân, TSCĐ kế toán NH, KB theo dõi thanh toán lƣơng, các khoản trích theo lƣơng, thanh toán chế độ BHXH nhƣ ốm đau, thai sản, TNLĐ BNN và các hoạt động cơ quan chi bằng tiền mặt hay chi qua kho bạc, ngân hàng; theo dõi TSCĐ, công cụ, dụng cụ, vật tƣ.
Song song với việc phân công cụ thể trách nhiệm của từng nhân viên kế toán, trong bộ phận luôn có sự phối hợp chặt chẽ với nhau và thực hiện các công việc khác do Giám đốc Bảo hiểm xã hội huyện phân công.
Một số văn bản hiện hành áp dụng trong công tác tài chính tại BHXH huyện Phù Cát
Luật Bảo hiểm xã hội số 58/2014/QH13 ngày 20/11/2014;
Luật Bảo hiểm y tế số 25/2008/QH12 ngày 14/11/2008; Luật số 46/2014/QH13 ngày 13/6/2014 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Bảo hiểm y tế;
Quyết định số 595/QĐ-BHXH của BHXH Việt Nam ngày 14 tháng 4 năm 2017 Ban hàng quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN, Bảo hiểm tai nạn lao động - Bệnh nghề nghiệp; Quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT;
Thông tƣ số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính về chế độ kế toán hành chính sự nghiệp;
Thông tƣ số 102/2018/TT-BTC của Bộ Tài chính: Hƣớng dẫn kế toán áp dụng cho Bảo hiểm xã hội Việt Nam;
55
tác phí, chế độ chi hội nghị;
Quy chế chi tiêu nội bộ tại Bảo hiểm xã hội huyện Phù Cát.
2.3.2. Chứng từ kế toán
Trình tự luân chuyển chứng từ bao gồm các bƣớc: khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán trƣởng sẽ phân công kế toán viên lập chứng từ kế toán theo các chỉ tiêu lao động tiền lƣơng, chỉ tiêu vật tƣ, chỉ tiêu TSCĐ, chỉ tiêu tiền tệ và các chỉ tiêu khác theo quy định hiện hành. Đồng thời kế toán trƣởng sẽ quy định quy trình luân chuyển với các loại chứng từ theo trình tự luân chuyển chứng từ ở đơn vị đƣợc tiến hành qua 4 bƣớc sau:
Bƣớc 1: Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán
+ Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của đơn vị BHXH đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
+ Nội dung chứng từ phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
+ Chữ viết trên chứng từ rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
+ Chữ viết trên chứng từ không tẩy xóa, không viết tắt.
+ Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.
+ Chứng từ kế toán phải đƣợc lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ.
Hiện nay việc sử dụng phần mềm kế toán trong công tác lập chứng từ đã giúp cho việc lập chứng từ kế toán tại BHXH huyện Phù Cát tƣơng đối thuận lợi, hạn chế đƣợc sai sót không đáng có của việc lập chứng từ bằng tay, hệ thống
Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán Kiểm tra, ký chứng từ kế toán Phân loại, sắp xếp, định khoản và ghi số kế toán Lƣu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
56
biểu mẫu chứng từ kế toán đƣợc sử dụng đảm bảo theo đúng quy định. Bƣớc 2: Kiểm tra và ký chứng từ kế toán
+ Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;
+ Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán; Đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác liên quan;
+ Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. Sau khi kiểm tra đầy đủ các yếu tố đảm bảo theo quy định thì ký chứng từ, trình lãnh đạo phê duyệt. Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ.
Bƣớc 3: Phân loại, sắp xếp, định khoản và ghi sổ kế toán
Phân loại chứng từ thu, chứng từ chi; Sắp xếp theo ngày, tháng phát sinh, theo nội dung nghiệp vụ phát sinh, mỗi kế toán phụ trách từng phần hành có nhiệm vụ vào sổ kế toán theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế phát sinh.
Bƣớc 4: Lƣu trữ và bảo quản chứng từ kế toán Ghi sổ quản lý:
Căn cứ chứng từ thu, chi; giấy báo nợ, giấy báo có nhập phần mềm từng nghiệp vụ phát sinh theo ngày, tháng.
Bảo quản, lƣu trữ chứng từ:
Chứng từ kế toán phải đƣợc đơn vị bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lƣu trữ.
* Trình tự luân chuyển chứng từ một số nghiệp vụ tại BHXH huyện Phù Cát
Trình tự luân chuyển chứng từ thu BHXH của các đơn vị
57
bộ quản lý đơn vị tại phòng Quản lý thu (mẫu D02-TS) sau đó đơn vị nộp số tiền phải đóng BH vào Tk thu của BHXH huyện tại Ngân hàng, kho bạc, hàng ngày kế toán phụ trách hạch toán tiền thu BHXH căn cứ giấy báo có của ngân hàng, kho bạc gửi đến, kế toán kiểm tra đúng nội dung nộp tiền BHXH của đơn vị, mã đơn vị thuộc BHXH huyện quản lý và kế toán hạch toán vào phần mềm kế toán (chi tiết theo mã đơn vị) sau đó chuyển dữ liệu sang phần mềm thu để đƣợc xác nhận là đơn vị đã đóng BHXH, BHYT, BHTN kết thúc quá trình nhập thu kế toán thực hiện lƣu chứng từ.
Trình tự luân chuyển chứng từ chi chế độ BHXH (ốm đau, thai sản...) cho các đơn vị thuộc BHXH huyện quản lý:
Căn cứ danh sách C70b - HD do bộ phận Chế độ BHXH chuyển sang bộ phận kế, kế toán chi thực hiện kiểm tra, căn cứ xác nhận kết quả đóng BHXH của đơn vị trên phần mềm thu; Nếu đơn vị đã thực hiện đóng đủ tiền tính đến thời điểm chi trả chế độ BHXH cho NLĐ tại đơn vị, kế toán chi thực hiện lập Ủy nhiệm chi chuyển tiền vào TK của ngƣời hƣởng.
Chi trợ cấp BHXH 1 lần cho ngƣời hƣởng chế độ BHXH tại đơn vị ta thực hiện các bƣớc: Tiếp nhận hồ sơ giải quyết chế độ BHXH 1 lần do bộ phận chế độ BHXH chuyển sang theo danh sách mẫu số 21B-HSB (kèm theo quyết định chi trả từng ngƣời và cơ sở dữ liệu).
Tất cả các đơn vị BHXH đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc trong chế độ kế toán BHXH ban hành theo Thông tƣ 102/2018/TT-BTC của Bộ Tài chính; Chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác.
2.3.3. Tài khoản kế toán, sổ kế toán
2.3.3.1. Tài khoản kế toán
Bảo hiểm xã hội huyện Phù Cát vận dụng hệ thống tài khoản kế toán đảm bảo theo đúng Chế độ kế toán BHXH quy định. Tài khoản kế toán đƣợc
58
vận dụng phù hợp với đặc điểm phân loại tài sản, các khoản công nợ và nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị. So với Chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp, Chế độ kế toán BHXH có một số tài khoản kế toán đặc thù của ngành.
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho cơ quan BHXH huyện, gồm có tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản và tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản. Các tài khoản kế toán ban hành theo Thông tƣ số 107/2017/TT-BTC, và Thông tƣ Thông tƣ 102/2018/TT-BTC áp dụng cho các cơ quan BHXH.
Có các loại tài khoản nhƣ sau:
Loại TK 1: Tiền, vật tƣ và các khoản phải thu đặc thù của ngành
+ Loại TK loại 1 dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động các loại tiền, vật tƣ và các khoản phải thu của đơn vị.
+ Các loại tiền của đơn vị bao gồm: tiền mặt (kể cả tiền Việt Nam, các loại ngoại tệ) hiện có tại đơn vị; tiền đang chuyển; tiền gửi ở ngân hàng hoặc Kho bạc.
+ Vật tƣ của đơn vị bao gồm các loại nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, công cụ, dụng cụ, sử dụng cho hoạt động của đơn vị.
+ Các khoản phải thu nghiệp vụ chuyên môn ngành BHXH
Tài khoản 139- Phải thu của các đối tƣợng đóng bảo hiểm: Tài khoản này phản ánh các khoản phải thu và tình hình thanh toán các khoản phải thu về các loại bảo hiểm, lãi chậm đóng các loại bảo hiểm; phải thu về số chi sai các chế độ bảo hiểm của đối tƣợng; phải thu bảo hiểm của đối tƣợng quân nhân, công an nhân dân và các khoản phải thu bảo hiểm khác.
Tài khoản 142- Phải thu nghiệp vụ thanh toán quỹ bảo hiểm: Tài khoản này sử dụng cho BHXH huyện phản ánh quan hệ phải thu nghiệp vụ quỹ bảo hiểm giữa cơ quan BHXH cấp trên với cơ quan BHXH cấp dƣới hoặc ngƣợc lại về các hoạt động nghiệp vụ bảo hiểm.
59
các khoản phải thu về hoạt động đầu tƣ quỹ nhƣ tiền lãi đầu tƣ tài chính; cổ tức, lợi nhuận đƣợc chia và các khoản phải thu khác.
Tài khoản 175- Chi các loại bảo hiểm của tỉnh, huyện: Tài khoản này sử dụng cho BHXH tỉnh, BHXH huyện để phản ánh số chi các loại bảo hiểm từ quỹ bảo hiểm và NSNN đảm bảo cho các đối tƣợng chi tiết:
Tài khoản 17521 - Chi BHXH bắt buộc từ quỹ: Các khoản chi ốm đau, thai sản, dƣỡng sức phục hồi sức khỏe sau thai sản, hƣu trí, tử tuất, tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp;
Tài khoản 17523 - Chi BHYT số thực tế thanh, quyết toán chi phí BHYT cho các cơ sở KCB có ký hợp đồng với cơ quan BHXH và thanh toán trực tiếp cho ngƣời bệnh tham gia BHYT;
Tài khoản 17524 - Chi BHTN các khoản chi trợ cấp thất nghiệp, hỗ trợ học nghề, trích đóng BHYT.
Tài khoản 17525 - Chi BHXH do Ngân sách Nhà nƣớc đảm bảo: các khoản chi trả lƣơng hƣu, trợ cấp tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp, tử tuất, trích đóng BHYT;
Loại TK 2: Tài sản cố định
Loại TK 2 phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động các lại TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình theo chỉ tiêu nguyên giá và giá trị đã hao mòn, đồng thời phản ánh tình hình thực hiện công tác đầu tƣ XDCB đang diễn ra ở đơn vị.
Loại TK 3: Thanh toán
Loại TK 3 phản ánh các nghiệp vụ thanh toán về thu, chi các loại BH giữa các đơn vị trong ngành BH; Các nghiệp vụ thanh toán giữa các cơ quan BHXH với các đại diện chi trả, các đƣơn vị sử dụng lao động, đơn vị khám chữa bệnh, trƣờng học, cơ sở dạy nghề về các khoản chi trả cho các đối tƣợng hƣởng các loại BH; Các nghiệp vụ thanh toán giữa đơn vị với các đơn vị, tổ chức, cá nhân bên ngoài về quan hệ mua, bán, cung cấp vật tƣ, hàng hóa, dịch
60
vụ, TSCĐ và các quan hệ thanh toán giữa đơn vị với Nhà nƣớc về số thuế phải nộp, giữa đơn vị với cấp trên hoặc cấp dƣới về các khoản phải nộp, phải cấp; Giữa đơn vị với cán bộ, công chức, viên chức về tiền lƣơng, tiền công và các khoản khác.
Các tài khoản dặc thù ngành BHXH
Tài khoản 335- Tạm thu các loại bảo hiểm, lãi chậm đóng: Tài khoản này dùng cho BHXH huyện để phản ánh các khoản tạm thu các loại bảo hiểm, lãi chậm đóng và các khoản tạm thu khác (nếu có) phát sinh tại cơ quan BHXH.
Tài khoản 339- Phải trả của các quỹ bảo hiểm: Tài khoản này phản ánh các khoản phải trả giữa cơ quan BHXH huyện với các tổ chức, cá nhân là đối tƣợng có trách nhiệm đóng các loại bảo hiểm.
Tài khoản 342- Phải trả nghiệp vụ thanh toán quỹ bảo hiểm: Tài khoản này sử dụng cho BHXH huyện phản ánh quan hệ phải trả nghiệp vụ quỹ bảo hiểm giữa cơ quan BHXH cấp trên với cơ quan BHXH cấp dƣới hoặc ngƣợc lại về các hoạt động nghiệp vụ bảo hiểm.
Tài khoản 343- Thanh toán về chi bảo hiểm với các đơn vị ngoài ngành: Tài khoản này sử dụng ở BHXH tỉnh, BHXH huyện để phản ánh các khoản thanh toán với đại diện chi trả; đơn vị sử dụng lao động; cơ sở khám chữa bệnh; cơ sở dạy nghề; trƣờng học; cơ quan lao động và các khoản phải thanh toán khác.
Tài khoản 375- Thu các loại bảo hiểm của huyện: Tài khoản này sử dụng BHXH huyện để phản ánh số thu các loại bảo hiểm và lãi chậm đóng các loại bảo hiểm trên địa bàn huyện.
Loại TK 4: Nguồn kinh phí
+ Loại TK 4 Loại tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tài khoản nguồn của đơn vị hành chính, sự nghiệp bao gồm nguồn
61
vốn kinh doanh; chênh lệch tỷ giá hối đoái; thặng dƣ (thâm hụt) lũy kế, các quỹ và nguồn cải cách tiền lƣơng.
+ Tại Bảo hiểm xã hội huyện Phù Cát sử dụng tài khoản 43182 quỹ phúc lợi của đơn vị.
TK ngoài bảng: Theo yêu cầu thực tế hệ thống TK của BHXH huyện Phù Cát đã mở thêm một số TK ngoài bảng so với hệ thống TK quy định nhƣ sau:
TK0821: Chi hoạt động thƣờng xuyên
TK0822: Chi hoạt động không thƣờng xuyên 2.3.2.2. Sổ kế toán
BHXH huyện Phù Cát mở sổ kế toán, ghi chép, quản lý, bảo quản, lƣu trữ sổ kế toán theo đúng quy định ban hành theo Thông tƣ số 107/2017/TT- BTC, Thông tƣ 102/2018/TT-BTC ngày 14/11/2018 về việc hƣớng dẫn kế toán áp dụng cho BHXH, bổ sung 16 sổ kế toán chi tiết áp dụng cho các cơ quan BHXH.
Danh mục, sổ kế toán đƣợc quy định tại Phụ lục số 03 “Hệ thống sổ kế toán Bảo hiểm xã hội Việt Nam” .
Danh mục số kế toán đƣợc quy định tại phụ lục 03 Thông tƣ 102/2018/TT-BTC.
Tổ chức ghi chép sổ kế toán
BHXH huyện Phù Cát đã ứng dụng phần mềm kế toán phù hợp với các tiêu chuẩn, điều kiện quy định của Bộ Tài chính và thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu quy định cho từng mẫu sổ. Cuối kỳ kế toán sau khi đã hoàn tất việc khoá sổ cho từng loại sổ, kế toán tiến hành in ra giấy toàn bộ sổ kế toán tổng hợp và chi tiết, đóng thành từng quyển, làm các thủ tục pháp lý theo quy định, sau đó lƣu trữ theo quy định.
Sổ kế toán gồm hai loại: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. BHXH huyện Phù Cát mở đầy đủ các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán
62
chi tiết và thực hiện đầy đủ, đúng các quy định của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái về nội dung, trình tự và phƣơng pháp ghi chép đối với từng mẫu sổ kế toán theo quy định.
Hình thức ghi sổ kế toán: kế toán máy, in sổ theo hình thức Nhật ký - Sổ Cái.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy đƣợc thể hiện
Sơ đồ 3.1: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy
Trình tự ghi sổ theo hình thứ kế toán máy
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, xác định TK ghi nợ, TK ghi có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin đƣợc nhập vào máy