7. Kết cấu của đề tài
3.3.3. Kếtoán chi quản lý BHXH, BHYT,BHTN
Về việc lập và tiếp nhận chứng từ: Bảo hiểm xã hội huyện Phù Cát cần xây dựng quy trình cụ thể đối với những nghiệp vụ phát sinh thƣờng xuyên giúp chứng từ luân chuyển qua các cá nhân, phòng nghiệp vụ đƣợc nhất quán về trình tự thực hiện; xác định trách nhiệm của các thành phần tham gia vào mỗi khâu của luân chuyển chứng từ, giúp thời hạn luân chuyển chứng từ giữa các phòng nghiệp vụ, cá nhân trong đơn vị xử lý kịp thời, không xảy ra mâu thuẫn giữa các bên. Ngoài ra chứng từ xử lý kịp thời tại các phòng nghiệp vụ, cá nhân còn làm cho công tác ghi sổ kế toán, xử lý thông tin và cung cấp thông tin cho điều hành quản lý lập báo cáo của đơn vị đƣợc kịp thời. Một số quy trình phổ biến.
Sơ đồ 3.1. Sơ đồ chi tạm ứng, thanh toán
(2) (1) Ngƣời đề nghị tạm ứng, thanh toán Phụ trách bộ phận Giám đốc Kế toán trƣởng Thủ quỹ, chuyển khoản (5) (3) (4) (4) (6) Kế toán thanh toán (5) (3)
87
Bƣớc 1: Ngƣời tạm ứng lập Giấy đề nghị tạm ứng (C32-HD), ngƣời thanh toán lập giấy đề nghị thanh toán (C37-HD) trình phụ trách phòng ký .
Bƣớc 2: Phụ trách bộ phận ký xác nhận chuyển kế toán thanh toán. Bƣớc 3: Kế toán thanh toán kiểm tra số dƣ tạm ứng xác nhận số dƣ trình kế toán trƣởng, nếu số dƣ tạm ứng lớn thì đề nghị ngƣời tạm ứng thanh toán số đã ứng trƣớc khi xác nhận số dƣ trình kế toán trƣởng. Kế toán thanh toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ thanh toán nếu đầy đủ trình kế toán trƣởng ký, nếu chứng từ chƣa hợp lệ, thiếu thì trả lại ngƣời đề nghị để bổ sung chứng từ.
Bƣớc 4: Kế toán trƣởng kiểm tra số dƣ tạm ứng theo xác nhận của kế toán thanh toán, tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ nếu thiếu đề nghị bổ sung, đủ ký trình giám đốc phê duyệt.
Bƣớc 5: Giám đốc kiểm tra nếu đồng ý duyệt số tiền đƣợc ứng, số tiền đƣợc thanh toán chuyển kế toán thanh toán, nếu không đồng ý thì không ký duyệt trả lại cho ngƣời tạm ứng, ngƣời thanh toán.
Bƣớc 6: Kế toán thanh toán căn cứ số tiền đƣợc duyệt trên Giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán lập phiếu chi (C31-BB) chuyển thủ quỹ chi tiền hoặc ủy nhiệm chi chuyển khoản, lập giấy thanh toán tạm ứng (C33-BB) đối với những khoản hoàn ứng, sắp xếp phân loại đƣa vào lƣu trữ.
* Quy trình này giúp kiểm soát và hoàn chỉnh chứng từ chặt chẽ hơn, giúp cho chứng từ khi trình lên kế toán trƣởng, giám đốc đầy đủ, đúng mẫu, hợp lý, hợp pháp và theo đúng nguyên tắc. Thanh toán lƣơng cho cán bộ công nhân viên:
88
Sơ đồ 3.2. Sơ đồ quy trình thanh toán tiền lƣơng
Bƣớc 1: Các tổ nghiệp vụ nộp bảng chấm công cho Kế toán.
Bƣớc 2: Bộ phận kế toán kiểm tra bảng chấm công về biểu mẫu, ngày công đúng quy định không. Nếu đúng làm bảng thanh toán tiền lƣơng chuyển kế toán thanh toán, sai thì trả lại bảng chấm công cho phòng chức năng làm lại.
Bƣớc 3: Kế toán thanh toán kiểm tra bảng thanh toán lƣơng về công thức tính tiền lƣơng, các khoản khấu trừ lƣơng, kiểm tra số ngày công đƣợc thanh toán trên bảng chấm công. Nếu đúng chuyển Kế toán trƣởng phê duyệt, sai trả lại kế toán thanh toán điều chỉnh.
Bƣớc 4: Kế toán trƣởng kiểm tra toàn bộ chứng từ, nếu đúng ký trình (1) (4) Bảng chấm công (Bộ phận văn phòng) Kế toán thanh toán Kế toán trƣởng (2) (3) (3) Giám đốc
Kế toán thanh toán (4)
89
lãnh đạo ký duyệt, sai thì trả lại kế toán thanh toán điều chỉnh.
Bƣớc 5: Thủ trƣởng đơn vị kiểm tra chứng từ nếu đúng ký duyệt, sai thì trả kế toán điều chỉnh.
* Giúp kiểm soát tránh những sai sót trong quá trình lập bảng thanh toán tiền lƣơng, tiền công nhƣ khấu trừ lƣơng đóng các loại bảo hiểm, trừ tiền lƣơng theo số ngày nghỉ trên bảng chấm công không đúng quy định… Hoàn thiện chứng từ chi hoạt động theo biểu mẫu hƣớng dẫn Quyết định số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính về Chế độ kế toán HCSN và Thông tƣ 178/2012/TT-BTC ngày 23/10/2012 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính về Chế độ kế toán BHXH.