7. Kết cấu của đề tài
3.2. HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾTOÁN TẠI BẢO HIỂM XÃ
XÃ HỘI HUYỆN PHÙ CÁT
3.2.1. Chứng từ kế toán
Các mẫu chứng từ thu cần tách riêng chỉ tiêu thu BHXH vào từng quỹ thành phần nhƣ: quỹ Hƣu trí tử tuất, quỹ ốm đau thai sản, quỹ tai nạn lao động bệnh nghề nghiệp;
Một số mẫu chứng từ chi trả cũng cần phải sửa đổi, bổ sung để phù hợp với quy định hiện hành nhƣ: Mẫu chứng từ kế toán nhƣ C72a-HD Danh sách chi trả lƣơng hƣu và trợ cấp BHXH hàng tháng; C72b-HD Danh sách truy lĩnh lƣơng hƣu và trợ cấp BHXH do thay đổi về chế độ mức hƣởng, C72c-HD Danh sách chi trả lƣơng hƣu và trợ cấp bảo hiểm hàng tháng do điều chỉnh mức hƣởng các chế độ bảo hiểm theo quy định của Nhà nƣớc phải điều chỉnh để phù hợp với quy định mới nhƣ: bỏ nội dung “Phần IV. Quỹ Bảo hiểm thất nghiệp”, gộp Quỹ BHXH tự nguyện và Quỹ BHXH bắt buộc thành Quỹ BHXH.
Bổ sung Mẫu C72d-HD Danh sách chi trả trợ cấp BHTN; Mẫu C72e- HD Danh sách chi trả lƣơng hƣu, trợ cấp BHXH hàng tháng cho ngƣời hƣởng thực hiện các Quyết định khấu trừ.
3.2.2. Tài khoản kế toán, sổ kế toán
- Về tổ chức tài khoản kế toán
Cần bổ sung thêm tài khoản hạch toán đối với nguồn kinh phí, chi hoạt động năm sau và một số tài khoản ngoại bảng theo dõi các khoản còn phải trả cho ngƣời hƣởng, thanh toán thù lao cho tổ chức, cá nhân làm đại lý;
Cần có tài khoản hạch toán đối với tài sản cố định đƣợc đƣa vào sử dụng nhƣng chƣa đƣợc cấp trên phê duyệt quyết toán;
82
Mở thêm tài khoản thu cho từng đơn vị dự toán: Tại BHXH tỉnh, huyện và BHXH Việt Nam để khi tổng hợp số thu toàn Ngành không bị trùng lặp.
Cần mở tài khoản phân biệt riêng từng cấp quản lý để theo dõi các khoản thu hồi chi sai về phải thu hồi, đã thu hồi và còn phải thu hồi; theo dõi riêng kinh phí KCB BHYT và kinh phí chi BHXH.
- Về tổ chức hệ thống sổ kế toán:
Cần mở sổ kế toán theo dõi đƣợc đối tƣợng lâu ngày không lĩnh tạm dừng cắt khỏi bảng lƣơng trợ cấp BHXH, các sổ chi tiết nhƣ sổ TSCĐ, công cụ dụng cụ tại Bảo hiểm xã hội huyện.
Tại BHXH huyện mở sổ chi tiết để theo dõi đƣợc số nợ BHXH, BHYT, BHTN cho từng đối tƣợng.
3.2.3. Lập báo cáo và báo cáo quyết toán
Các nội dung trên Thuyết minh báo cáo tài chính cần đƣợc trình bày một cách chi tiết và cụ thể hơn để các đối tƣợng quan tâm và các cơ quan chức năng có thể nắm rõ hơn. Một số khoản mục trên Bảng cân đối tài khoản cần đƣợc chi tiết nhƣ lấy ví dụ: Trong Bảng cân đối tài khoản và Thuyết minh BCTC các khoản phải thu, phải trả khác với số dƣ cuối năm, nhƣng đơn vị cũng không chi tiết đƣợc khoản phải trả này là của các đối tƣợng nào do vậy nên mở chi tiết danh mục hoặc chi tiết TK cấp 4 cấp 5 để chi tiết từng loại đối tƣợng.
Tại BHXH huyện cần phải có sự phối kết hợp giữa các bộ phận thƣờng xuyên, liên tục để đem lại hiệu quả cao: giữa bộ phận thu và bộ phận kế toán, bộ phận thu xác định số phải nộp BHXH cho các đơn vị phải xác định đúng số, đúng thời điểm để tính lãi đơn vị phải nộp do nộp chậm BHXH theo Luật BHXH.
Cần phải thuyết minh báo cáo tài chính, phân tích, giải thích số liệu, nguyên nhân tăng giảm trên báo cáo. Thuyết minh báo cáo tài chính cần giải trình các nội dung phân tích, đánh giá những nguyên nhân, tồn tại để ngƣời đọc báo cáo hiểu đúng tình hình tài chính của đơn vị.
83
3.2.4. Kiểm tra kế toán và công khai tài chính
Để công tác kiểm tra nội bộ các đơn vị đƣợc phát huy hiệu quả cần phải thực hiện một số nội dung sau:
Thứ nhất, phải thành lập bộ phận làm công tác kiểm tra nội bộ có thể là các cán bộ kiêm nhiệm nhƣng ít nhất phải có một cán bộ chuyên trách có trình độ, năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức nghề nghiệp. Bộ phận này cần đƣợc thành lập và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo đơn vị.
Thứ hai, phải xây dựng quy chế kiểm tra cụ thể và phổ biến đến toàn bộ các bộ phận phụ trách kế toán cũng kế toán của BHXH huyện. Trong quy chế ngoài việc quy định cụ thể vai trò trách nhiệm của bộ phận kiểm tra nội bộ, cá nhân đối với hoạt động kiểm tra nội bộ cần phải có quy định cụ thể lĩnh vực hoạt động của đơn vị, cơ cấu bộ máy quản lý, thời gian làm việc của các bộ phận chức năng, quy chế và quản lý tài chính đặc biệt là quản lý chi các chế độ BHXH, chi thanh toán chi phí KCB BHYT, thu BHXH BB,…
Thứ ba, phải xây dựng kế hoạch kiểm tra cụ thể, rõ ràng và đƣa ra ngay từ đầu năm đồng thời phổ biến cho toàn bộ cán bộ công nhân viên của đơn vị đƣợc biết.
Thứ tƣ, kiểm tra xong phải báo cáo và công khai kết quả kiểm tra. Quá trình kiểm tra nếu có phát hiện sai sót cần phải đề xuất biện pháp để sửa chữa và điều chính cho kịp thời.
Thứ năm cần ban hành quy chế phân cấp và quản lý tài chính cụ thể cho các đơn vị trực thuộc, trên cơ sở đó xây dựng cơ chế kiểm soát các hoạt động tài chính đối với cấp dƣới đảm bảo tính thống nhất toàn đơn vị, chấp hành chính sách của Nhà nƣớc, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực tài chính.
3.2.5. Áp dụng CNTT trong công tác kế toán
Để đảm bảo đƣợc yêu cầu khối lƣợng công việc ngày một lớn, việc tăng cƣờng cơ sở vật chất, hiện đại hóa trang thiết bị làm việc, đƣa ứng dụng tin học vào công tác kế toán nhằm nâng cao chất lƣợng quản lý tài chính là
84
việc làm hết sức cần thiết đối với đơn vị. Do đó, cần có các giải pháp sau: Một là, cần thƣờng xuyên nâng cao trình độ CNTT trong cho đội ngũ nhân viên kế toán.
Cần tổ chức các lớp về đào tạo tin học để cập nhật kiến thức tin học nâng cao đáp ứng yêu cầu thực tế cho nhân viên phụ trách kế toán của đơn vị. Bên cạnh đó các đơn vị cũng cần tuyển chọn một cán bộ CNTT tại phòng nghiệp vụ kế toán để hỗ trợ, xử lý kịp thời những vƣớng mắc khi sử dụng phần mềm kế toán và trong thực hiện quản lý tài chính đƣợc kịp thời, hiệu quả, tiết kiệm thời gian.
Hai là, chủ động đầu tƣ cơ sở vật chất về thiết bị CNTT.
Xây dựng phần mềm kế toán hoàn chỉnh và thực sự đáp ứng đƣợc những quy định của chế độ kế toán hiện hành cũng nhƣ yêu cầu thực tế của công việc.
Ba là, xây dựng và hoàn thiện việc ứng dụng CNTT theo hƣớng hiện đại hóa, tích hợp các phần mềm kế toán (phần mềm kế toán thuế thu nhập cá nhân, phần mềm nhập thu BHXH của ngân hàng, phần mềm kế toán tài sản cố định, phần mềm thu, phần mềm chế độ, phần mềm giám định BHYT...) vào một phần mềm kế toán tổng hợp, thanh toán thống nhất để dễ sử dụng, quản lý.