7. Kết cấu của đề tài
3.3.4. Kếtoán tài sản cố định
* Về việc lập và tiếp nhận chứng từ:
Chứng từ mua sắm hình thành tài sản nên lập thành ít nhất 2 bản (có thể photo đối với chứng từ gốc nhƣ hóa đơn, biên bản bàn giao TSCĐ cấp trên cấp) để ngoài chứng từ gốc lƣu chứng từ thanh toán, tăng TSCĐ thì kế toán theo dõi TSCĐ vẫn có hồ sơ phục vụ việc theo dõi, trích khấu hao, lập báo cáo.
Công tác kế toán TSCĐ nhất là việc mua sắm TSCĐ phục vụ công việc chuyên môn còn nhiều thiếu sót, do đó đơn vị phải quy định cụ thể quy trình mua sắm TSCĐ, đảm bảo tính khách quan, minh bạch.
90
Sơ đồ 3.3. Sơ đồ mua sắm TSCĐ số lƣợng ít, giá trị nhỏ
Bƣớc 1: Các bộ phận chức năng khi có nhu cầu mua sắm TSCĐ để thay thế TSCĐ cũ bị hƣ hỏng, hoặc trang bị mới thì làm giấy đề nghị trình Giám đốc BHXH huyện Phù Cát phê duyệt;
Bƣớc 2: Khi phê duyệt đề nghị mua sắm TSCĐ chuyển bộ phận kế toán xem xét cân đối nguồn kinh phí, nếu đảm bảo kinh phí thì giám đốc duyệt chi, không đủ thì trả lại bộ phận chức năng;
Bƣớc 3: Giám đốc BHXH huyện phê duyệt đồng ý chuyển bộ phận hành chính tiến hành mua sắm TSCĐ, không đồng ý mua sắm TSCĐ chuyển trả bộ phận chức năng;
Bƣớc 4: Bộ phận hành chính căn cứ phê duyệt của Giám đốc tiến hành thông báo để các đơn vị cung cấp báo giá, Giám đốc duyệt chọn đơn vị có giá thấp nhất và có cùng chủng loại. Tiến hành ký hợp đồng mua sắm, biên bản
(6) Giám đốc Bộ phận kế toán Bộ phận hành chính
Chi tiền, chuyển khoản (1) (3) (3) (4) (6) (5) (7) Bộ phận chức năng (2)
91
nghiệm thu, thanh lý hợp đồng, biên bản bàn giao tài sản cho bộ phận hoặc cá nhân trực tiếp sử dụng;
Bƣớc 5: Chuyển toàn bộ hồ sơ mua sắm TSCĐ cho bộ phận kế toán để thanh toán cho nhà cung cấp;
Bƣớc 6:Bộ phận kế toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ mua sắm TSCĐ, nếu đúng đủ trình Giám đốc duyệt thanh toán; thiếu, sai chuyển trả bộ phận hành chính bổ sung, điều chỉnh;
Bƣớc 7: Kế toán thanh toán trả tiền mặt hoặc chuyển khoản cho nhà cung cấp.
Chứng từ kế toán bao gồm: Giấy đề nghị, tối thiểu 03 báo giá chọn một nhà cung cấp có phê duyệt của Giám đốc, Hợp đồng mua bán, nghiệm thu bàn giao, thanh lý hợp đồng, biên bản giao nhận TSCĐ, hóa đơn của nhà cung cấp. Kế toán thanh toán căn cứ hồ sơ mua sắm TSCĐ đã hoàn thành tiến hành nhập tăng TSCĐ, làm thẻ TSCĐ.
Về việc lập và tiếp nhận chứng từ: Chứng từ mua sắm hình thành tài sản nên lập thành ít nhất 2 bản (có thể photo đối với chứng từ gốc nhƣ hóa đơn, biên bản bàn giao TSCĐ cấp trên cấp) để ngoài chứng từ gốc lƣu chứng từ thanh toán, tăng TSCĐ thì kế toán theo dõi TSCĐ vẫn có hồ sơ phục vụ việc theo dõi, trích khấu hao, lập báo cáo.
Công tác kế toán TSCĐ nhất là việc mua sắm TSCĐ phục vụ công việc chuyên môn còn nhiều thiếu sót, do đó đơn vị phải quy định cụ thể quy trình mua sắm TSCĐ, đảm bảo tính khách quan, minh bạch.