7. KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Chi cục Thống kê huyện Vĩnh Thạnh
2.1.2.1. Chức năng
- Là cơ quan trực thuộc Cục Thống kê tỉnh, tổ chức hoạt động thống kê theo kế hoạch công tác của Cục Thống kê và lĩnh vực cung cấp thông tin kinh tế - xã hội, phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành của lãnh đạo, Đảng chính quyền địa phương.
- Chi cục Thống kê có tư cách pháp nhân, có dấu riêng, có trụ sở làm việc và được mở tài khoản tại Kho bạc nhà nước theo quy định của pháp luật.
2.1.2.2. Nhiệm vụ
- Thực hiện báo cáo thống kê tình hình kinh tế - xã hội tháng, quý, năm và nhiều năm, đánh giá mức độ hoàn thành 1 số chỉ tiêu chủ yếu về kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội ở địa phương.
- Tổ chức thu thập, xử lý, tổng hợp thông tin báo cáo thống kê trên cơ sở các cuộc điều tra, tổng điều tra thống kê theo phương pháp và hướng dẫn của Tổng cục Thống kê.
- Tổng hợp báo cáo kết quả điều tra do các phòng Ban, xã, phường, thị trấn thuộc huyện cung cấp.
- Thực hiện công bố, cung cấp thông tin thống kê kinh tế- xã hội thuộc hệ thống chỉ tiêu kinh tế cấp huyện cho Cục thống kê và cho địa phương.
- Phối hợp với thanh tra Cục thống kê và các phòng nghiệp vụ Cục thống kê thực hiện kiểm tra, thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo việc chấp hành luật thống kê của các tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Chi cục Thống kê huyện Vĩnh Thạnh
Ghi chú: Quan hệ trực tiếp Quan hệ phối hợp
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Chi cục Thống kê huyện Vĩnh Thạnh
(Nguồn: Tổng cục Thống kê)
Chi cục trưởng Phó Chi cục trưởng Bộ phận công nghiệp - xây dựng Bộ phận Thương mại - Giá - Giao thông vận tải Bộ phận Dân số - Văn xã (XHMT) Tổng hợp chung Bộ phận Nông - Lâm - Thủy sản (Kiêm kế toán)
2.1.4. Tổ chức công tác kế toán tại Chi cục Thống kê huyện Vĩnh Thạnh
2.1.4.1. Bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán tại Chi cục Thống kê huyện Vĩnh Thạnh bao gồm: Kế toán trưởng, kế toán viên và thủ quỹ. Trong đó:
- Kế toán trưởng là người tham mưu trực tiếp báo cáo cho lãnh đạo Chi
cục về tình hình hoạt động tài chính của Chi Cục Thống kê huyện Vĩnh Thạnh. Chịu trách nhiệm trực tiếp tổ chức và điều hành hoạt động của bộ máy kế toán đồng thời chịu trách nhiệm về thực hiện chế độ Tài chính của Nhà nước.
- Kế toán viên: Có nhiệm vụ tổng hợp số liệu theo yêu cầu chung của toàn đơn vị, thực hiện ghi sổ nhật ký cho các phần hành và lập báo cáo kế toán theo định kỳ hoặc theo yêu cầu đột xuất.
- Thủ quỹ: Làm nhiệm vụ theo dõi kiểm soát tiền mặt tại Chi cục Thống kê huyện Vĩnh Thạnh.
2.1.4.2. Hình thức ghi sổ, chứng từ, tài khoản, sổ sách, báo cáo
* Hình thức ghi sổ: Chi cục Thống kê huyện Vĩnh Thạnh đang áp dụng chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Hiện tại Chi cục sử dụng phần mềm kế toán Misa Mimosa.Net 2019. Phần mềm này là phần mềm kế toán HCSN đáp ứng tốt mọi nghiệp vụ kế toán cho Chi cục, tích hợp được nhiều chức năng khác nhau như: kế toán thuế, kế toán tiền lương, kế toán tổng hợp, ….các chức năng này được thiết lập chặt chẽ và liên thông với nhau một cách hợp lý giúp việc phân tích các kết quả kế toán được dễ dàng. Chi cục đang ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung.
2.1.5. Tình hình chi tại Chi cục Thống kê huyện Vĩnh Thạnh
Chi cục Thống kê huyện Vĩnh Thạnh là cơ quan chuyên môn thực hiện chức năng quản lý nhà nước. Nguồn kinh phí của Chi cục được Cục Thống kê
phân bổ hàng năm được tính toán trên cơ sở biên chế được giao hàng năm cho Chi cục. Kinh phí được bố trí để chi trả cho các hoạt động thường xuyên hàng năm như: Chi lương, các khoản phụ cấp, phúc lợi, các khoản thanh toán cá nhân, dịch vụ công cộng, công tác phí ( bao gồm cả công tác phí các cuộc điều tra thường xuyên)..; chi thường xuyên, kinh phí sữa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn và các khoản chi thường xuyên khác phát sinh tại đơn vị. Sau khi nhận được kinh phí Cục Thống kê giao, kế toán sẽ chi và quyết toán kịp thời nguồn kinh phí được sử dụng trong năm.Tình hình thực hiện các nội dung chi giai đoạn 2017 – 2019 được thể hiện thông qua bảng 2.1.
Bảng 2.1: CƠ CẤU NGUỒN CHI NĂM 2017 - 2019
Đơn vị tính: VND
TT Nội dung
Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%) 1 Nguồn kinh phí chi thường xuyên (Tự chủ) 705.597.000 59,90 705.157.000 75,21 542.969.000 43,95 2 Nguồn kinh phí chi không thường xuyên 472.379.000 40,10 232.468.000 24,79 692.502.000 56,05 Tổng cộng 1.177.976.000 100 937.625.000 100 1.235.471.000 100
(Nguồn: Chi cục Thống kê huyện Vĩnh Thạnh tỉnh Bình Định)
Từ số liệu Bảng 2.1 trên ta thấy cả về tỷ trọng và số tuyệt đối, nguồn chi thay đổi theo năm. Đặc biệt năm 2019 tỷ trọng nguồn kinh phí chi không thường xuyên tăng là do có hoạt động tổng điều tra dân số và nhà ở trên phạm vi toàn quốc, tăng 31,26% (56,05% - 24,79%) so với năm 2018 và tăng 15,95% (56,05% - 40,10%) so với năm 2017. Năm 2019 nguồn kinh phí chi
thường xuyên giảm do tình hình phát triển chung nền kinh tế - xã hội của không chỉ trong tỉnh mà còn toàn quốc nên Chi cục cũng phải giảm biên chế, chi tiêu cá nhân, giảm 11, 26% (75,21%- 43,95%) so với năm 2018 sau khi đã có sự tăng trưởng vượt bậc vào năm 2018, tăng 14,29% (75,21% - 59,90%). Sự tăng đột biến ở đây là của năm 2018 tăng 13% so với năm 2017 là do năm 2018 là nguồn kinh phí cấp về để chuẩn bị cho công tác Tổng điều tra Dân số và nhà ở 2019, các công tác như tuyên truyền, công tác lập bảng kê… và một số hoạt động khác của cuộc điều tra trong kế hoạch của ngành.
Cụ thể, các khoản chi thường xuyên (tự chủ) của Chi cục Thống kê huyện Vĩnh Thạnh tỉnh Bình Định giai đoạn 2017 – 2019 được tổng hợp như sau:
Bảng 2.2: CƠ CẤU CÁC KHOẢN CHI THƯỜNG XUYÊN NĂM 2017 – 2019
Đơn vị tính: VND
TT Nội dung
Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%) 1 Chi TT cá nhân 586.333.169 83,10 572.523.317 81,19 478.709.880 88,17 2 Chi dịch vụ 69.860.679 9,90 41.507.647 5,89 32.437.838 5,97 3 Các khoản chi khác 49.403.152 7,00 91.126.036 12,.92 31.821.282 5,86 4 Chi mua sắm, sửa chữa TSCĐ - - Tổng cộng 705.597.000 100,00 705.157.000 100,00 542.969.000 100,00
(Nguồn: Chi cục Thống kê huyện Vĩnh Thạnh tỉnh Bình Định)
Bảng 2.2. cho thấy, các khoản chi thường xuyên tại Chi cục Thống kê tập trung vào 4 nhóm: Chi thanh toán cho cá nhân, Chi dịch vụ, Các khoản chi khác và Chi mua sắm, sửa chữa TSCĐ nhưng giai đoạn 2017 – 2019 không phát sinh khoản chi mua sắm, sửa chữa TSCĐ.
Chi thanh toán cho cá nhân thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng các khoản chi thường xuyên tại Chi cục Thống kê: 83,10% năm 2017; 81,19% năm 2018 và 88,17% năm 2019 chứng tỏ Chi cục đã đầu tư chính đáng cho hoạt động nâng cao năng suất lao động, nghiệp vụ chuyên môn mặc dù năm 2019 đã có sự giảm đáng kể về số tuyệt đối, giảm 162,188,000 đồng so với năm 2018 và giảm 162,628,000 đồng.
Các khoản chi không thường xuyên bao gồm: Thanh toán tiền tuyên truyền BCĐ xã, TT; Thanh toán tiền hoạt động BCĐ xã,TT; Thanh toán tiền chuyên môn nghiệp vụ được tổng hợp trong Bảng 2.3 sau:
Bảng 2.3: CƠ CẤU CÁC KHOẢN CHI KHÔNG THƯỜNG XUYÊN NĂM 2017 - 2019
Đơn vị tính: VND
TT Nội dung
Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%) 1 TT tiền tuyên truyền BCĐ xã, TT 41.546.000 8,80 32.089.510 13,80 36.335.000 5,25 2 TT tiền hoạt động BCĐxã,TT 140.406.115 29,72 35.819.000 15,41 256.860.280 37,09 3 TT tiền chuyên môn nghiệp vụ 290.426.885 61,48 164.559.490 70,79 399.306.720 57,66 Tổng cộng 472.379.000 100 232.468.000 100 692.502.000 100
(Nguồn: Chi cục Thống kê huyện Vĩnh Thạnh tỉnh Bình Định)
Các khoản chi không thường xuyên của Chi cục Thống kê huyện Vĩnh Thạnh tỉnh Bình Định chủ yêu sử dụng chi cho nghiệp vụ chuyên môn về thống kê, điều tra…được thể hiện ở Bảng 2.3. như trên. Mặc dù về số tuyệt đối có tăng so với năm 2018 là 234,747,230 đồng và tăng so với năm 2017 là 108,879,835 đồng nhưng lại giảm về tỷ trọng, cụ thể giảm so với năm 2017 là 3,82% và giảm so với năm 2018 là 13,13%. Chứng tỏ hoạt động chuyên môn
của Chi cục hoạt động có hiệu quả và được tập trung chuyên môn vào năm 2019 do có cuộc tổng điều tra dân số và nhà ở năm 2019 không chỉ ở huyện Vĩnh Thạnh tỉnh Bình Định mà là tổng điều tra trên cả nước.
2.1.6. Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Chi cục Thống kê huyện Vĩnh Thạnh, tỉnh Bình Định
2.1.6.1. Môi trường kiểm soát
Nhận thức rõ hoạt động của Ngành Thống kê là không vì mục tiêu lợi nhuận như các loại hình doanh nghiệp khác, mục tiêu hoạt động của Ngành là đáp ứng yêu cầu đánh giá, dự báo tình hình, hoạch định chiến lược, xây dựng kế hoạch, quy hoạch chính sách, quản lý, điều hành phát triển kinh tế - xã hội; đáp ứng yêu cầu kiểm tra, giám sát việc thực hiện chiến lược, kế hoạch, chính sách phát triển kinh tế - xã hội và đáp ứng nhu cầu sử dụng thông tin thống kê của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Do vậy cán bộ viên chức phải xác định rõ mục tiêu của Ngành là phục vụ các cơ quan quản lý nhà nước, người dân khi có yêu cầu về thông tin để làm nền tảng cho chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Chi cục trưởng nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát chi tốt sẽ tạo sự phát triển bền vững cho các hoạt động chi NSNN tại Chi cục huyện Vĩnh Thạnh, tỉnh Bình Định.
Tính trung thực và tôn trọng giá trị đạo đức của nhà lãnh đạo và đội ngũ nhân viên trong chi cục sẽ ảnh hưởng đến thái độ cư xử, chuẩn mực trong công việc của họ. Tinh thần tôn trọng đạo đức thể hiện qua tất cả các cá nhân, mọi cá nhân phải tuân thủ các điều lệ, quy định và đạo đức về cách thức ứng xử của cán bộ công chức Nhà nước. Đồng thời, phải cho công chúng thấy được tinh thần này trong sứ mệnh và trong tiêu chuẩn đạo đức của tổ chức công thông qua các văn bản chính thức.
2.1.6.2. Đánh giá rủi ro
Chi cục Thống kê huyện Vĩnh Thạnh, tỉnh Bình Định thực hiện chi NSNN theo quy định của Nhà nước về sử dụng nguồn kinh phí từ NSNN cấp. Vì vậy, Chi cục chưa thực sự quan tâm nhiều đến các rủi ro trong hoạt động chi. Đơn vị chưa phân tích và đánh giá một cách đầy đủ các rủi ro liên quan đến hoạt động chi tại đơn vị. Đơn vị chưa xây dựng quy trình giám sát, phát hiện, ngăn ngừa và đối phó với các rủi ro có thể ra. Việc đánh giá rủi ro chủ yếu mang tính chủ quan, cảm tính cá nhân của cán bộ chi.
2.1.6.3. Hoạt động kiểm soát
Chi cục Thống kê huyện có sự phân công phân nhiệm vụ giữa các cấp xét duyệt và những người thực hiện nghiệp vụ, đảm bảo tính độc lập giữa các bộ phận thực hiện nghiệp. Việc xét duyệt và phê chuẩn được quy định chặt chẽ theo qui định của ngành. Một công việc đảm bảo xét duyệt bởi hai người. Chi cục trưởng là người kiểm soát trực tiếp về tài chính, việc chuyển tiền được thực hiện định kỳ 3 tháng/ lần và có sự kiểm tra đối chiếu chặt chẽ giữa Chi cục và Cục
2.1.6.4. Thông tin và truyền thông
Chi cục Thống kê huyện đã chú trọng đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lưu trữ và giải quyết công việc. Đơn vị sử dụng công nghệ thông tin trong việc lưu trữ dữ liệu, cập nhật các văn bản mới nhất lên trang nội bộ để nhân viên nắm bắt kịp thời, đưa các thủ tục, hồ sơ, biểu mẫu lên trang Web để người lao động tham khảo, tìm hiểu.
2.1.6.5. Hoạt động giám sát
Hoạt động tự giám sát của Chi cục Thống kê huyện Vĩnh Thạnh được thực hiện thông qua việc giám sát quản lý tại từng phòng ban, chủ yếu là trưởng các bộ phận tự giám sát bộ phận của mình, chưa có sự giám sát giữa các bộ phận với nhau, giữa các cán bộ, nhân viên với nhau.
của Cục thống kê tỉnh Bình Định.
Tuy nhiên, công tác kiểm tra giám sát vẫn còn một số tồn tại như:
- Số lượng cán bộ, nhân viên tại đơn vị ít nhưng khối lượng công việc lại nhiều nhiều nên chưa thực hiện tốt công tác kiểm soát nội bộ tại đơn vị. Đội ngũ cán bộ kiểm tra, giám sát chưa đủ trình độ để đáp ứng nhu cầu kiểm tra, giám sát để có thể phát hiện hết các sai phạm, gian lận có thể xảy ra.
- Hoạt động kiểm tra giám sát thường theo định kỳ và số lần kiểm tra ít. Việc kiểm tra chủ yếu thực hiện qua các đợt duyệt quyết toán hàng quý, chủ yếu kiểm tra việc giải quyết thu chi có đúng chế độ hay không về mặt chứng từ, chưa đi sâu vào việc chứng từ đó có thực tế hay không hoặc chi có đúng đối tượng hay không.
2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI TẠI CHI CỤC THỐNG KÊ HUYỆN VĨNH THẠNH, TỈNH BÌNH ĐỊNH HUYỆN VĨNH THẠNH, TỈNH BÌNH ĐỊNH
2.2.1. Nội dung các khoản chi tại Chi cục Thống kê huyện Vĩnh Thạnh
Các khoản chi tại Chi cục Thống kê huyện Vĩnh Thạnh bao gồm:
- Các khoản chi hành chính phục vụ hoạt động thường xuyên bộ máy các cơ quan: Khen thưởng theo chế độ, phúc lợi tập thể, thông tin, tuyên truyền, liên lạc, công tác phí, hội nghị, tổng kết, vật tư văn phòng, thanh toán dịch vụ công cộng;
- Các khoản chi nghiệp vụ mang tính thường xuyên phát sinh hàng năm: Chi nghiệp vụ chuyên môn của các ngành, chi tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn; chi thực hiện công tác quản lý ngành, lĩnh vực; chi công tác tuyên truyền, chi hỗ trợ hoạt động cho công tác Đảng, Đoàn thể trong cơ quan;
- Chi tiền lương, tiền công lao động và chi hoạt động cho lao động thường xuyên theo hợp đồng (bao gồm cả lao động hợp đồng theo Nghị định số 68/2000/NĐ-CP ngày 17 tháng 11 năm 2000 của Chính phủ về thực hiện
chế độ hợp đồng một số loại công việc trong cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp).
- Chi sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn và bảo dưỡng thường xuyên các công trình cơ sở hạ tầng; kinh phí mua sắm, thay thế trang thiết bị, phương tiện làm việc của công chức, người lao động theo quy định.
- Ngoài ra còn có các khoản chi sau đặc thù mang tính chất riêng biệt như chi thực hiện các cuộc điều tra thường xuyên ngoài các khoản chi do công chức, người lao động ngành Thống kê thực hiện, chi thực hiện các cuộc tổng điều tra thống kê, các cuộc điều tra thống kê định kỳ, đột xuất theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền và chi cho các nhiệm vụ đặc thù phát sinh không thường xuyên khác được cơ quan có thẩm quyền quyết định.
2.2.2. Thực trạng tổ chức bộ máy kiểm soát chi
Trong hoạt động nghiệp vụ của Chi cục Thống kê, hoạt động kiểm soát chi gắn liền với nghiệp vụ chi thường xuyên NSNN. Vì vậy, bộ máy kiểm soát