THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI TẠI CHI CỤC THỐNG KÊ HUYỆN

7. KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI

2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI TẠI CHI CỤC THỐNG KÊ HUYỆN

HUYỆN VĨNH THẠNH, TỈNH BÌNH ĐỊNH

2.2.1. Nội dung các khoản chi tại Chi cục Thống kê huyện Vĩnh Thạnh

Các khoản chi tại Chi cục Thống kê huyện Vĩnh Thạnh bao gồm:

- Các khoản chi hành chính phục vụ hoạt động thường xuyên bộ máy các cơ quan: Khen thưởng theo chế độ, phúc lợi tập thể, thông tin, tuyên truyền, liên lạc, công tác phí, hội nghị, tổng kết, vật tư văn phòng, thanh toán dịch vụ công cộng;

- Các khoản chi nghiệp vụ mang tính thường xuyên phát sinh hàng năm: Chi nghiệp vụ chuyên môn của các ngành, chi tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn; chi thực hiện công tác quản lý ngành, lĩnh vực; chi công tác tuyên truyền, chi hỗ trợ hoạt động cho công tác Đảng, Đoàn thể trong cơ quan;

- Chi tiền lương, tiền công lao động và chi hoạt động cho lao động thường xuyên theo hợp đồng (bao gồm cả lao động hợp đồng theo Nghị định số 68/2000/NĐ-CP ngày 17 tháng 11 năm 2000 của Chính phủ về thực hiện

chế độ hợp đồng một số loại công việc trong cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp).

- Chi sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn và bảo dưỡng thường xuyên các công trình cơ sở hạ tầng; kinh phí mua sắm, thay thế trang thiết bị, phương tiện làm việc của công chức, người lao động theo quy định.

- Ngoài ra còn có các khoản chi sau đặc thù mang tính chất riêng biệt như chi thực hiện các cuộc điều tra thường xuyên ngoài các khoản chi do công chức, người lao động ngành Thống kê thực hiện, chi thực hiện các cuộc tổng điều tra thống kê, các cuộc điều tra thống kê định kỳ, đột xuất theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền và chi cho các nhiệm vụ đặc thù phát sinh không thường xuyên khác được cơ quan có thẩm quyền quyết định.

2.2.2. Thực trạng tổ chức bộ máy kiểm soát chi

Trong hoạt động nghiệp vụ của Chi cục Thống kê, hoạt động kiểm soát chi gắn liền với nghiệp vụ chi thường xuyên NSNN. Vì vậy, bộ máy kiểm soát chi thường xuyên không chỉ đơn thuần gồm các bộ phận trực tiếp thực hiện công việc kiểm soát chi mà bao gồm cả các bộ phận có liên quan trong dây chuyền chi thường xuyên NSNN. Xét dưới góc độ này, bộ máy kiểm soát chi thường xuyên tại Chi cục Thống kê huyện Vĩnh Thạnh, tỉnh Bình Định gồm:

- Chi cục Trưởng Chi cục Thống kê: có quyền quyết định cấp phát hay từ chối cấp phát các khoản chi NSNN.

- Trưởng các Bộ phận Chi cục Thống kê: chịu trách nhiệm kiểm soát các khoản chi thuộc nguồn vốn chương trình mục tiêu quốc gia, vốn sự nghiệp kinh tế.

- Bộ phận kế toán kiêm bộ phận Nông – Lâm – Thủy sản Chi cục Thống kê: kiểm soát các khoản chi thường xuyên (không thuộc chương trình mục tiêu quốc gia và vốn sự nghiệp kinh tế), thực hiện thanh toán cho đơn vị cung cấp hàng hoá, dịch vụ (đối với những khoản thanh toán không dùng tiền

mặt), hạch toán kế toán các khoản chi theo chế độ kế toán hiện hành và chi tiền mặt cho đơn vị sử dụng NSNN trong trường hợp cấp phát bằng tiền mặt.

Trong thời gian đầu mới thành lập, đội ngũ cán bộ kiểm soát chi tại Chi cục Thống kê huyện Vĩnh Thạnh nói chung còn thiếu về số lượng và yếu về chất lượng. Thời gian gần đây, được sự quam tâm của Lãnh đạo Cục Thống kê tỉnh Bình Định đối với lĩnh vực tổ chức cán bộ mà công tác tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ đã được đẩy mạnh từ đó trình độ và năng lực của đội ngũ cán bộ kiểm soát chi được nâng lên đáng kể.

Xét về trình độ chuyên môn, đội ngũ cán bộ kiểm soát chi thường xuyên đã được nâng lên cơ bản đáp ứng được nhu cầu công tác. Nhưng về trình độ ngoại ngữ và tin học thì còn khá yếu do cán bộ có tuổi đời cao và cách ly về mặt địa lý so với tỉnh. Vì vậy, phần nào không đáp ứng được yêu cầu công tác trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác nghiệp vụ ngày càng cao theo xu hướng hiện nay của ngành.

2.2.3. Thực trạng kiểm soát dự toán chi năm

2.2.3.1. Căn cứ lập dự toán chi hàng năm

Bộ phận kế toán của Chi cục sẽ tiến hành lập dự toán chi hoạt động vào tháng 9 hàng năm. Việc lập dự toán chi hàng năm sẽ dựa vào:

- Đường lối, chính sách của Đảng và Nhà Nước trong năm kế hoạch - Nhiệm vụ của ngành và đơn vị trong năm kế hoạch

- Chính sách chế độ tiêu chuẩn định mức chi tiêu hiện hành của Nhà nước - Tình hình thực hiện dự toán chi năm trước báo cáo của đơn vị.

2.2.3.2. Công tác chuẩn bị lập dự toán chi năm

- Xin ý kiến của thủ trưởng đơn vị về nhiệm vụ công tác của đơn vị trong năm kế hoạch

- Trưng cầu ý kiến của các bộ phận, tổ công tác để nắm nhu cầu chi tiêu cần thiết của các bộ phận đó trong năm kế hoạch

- Đánh giá tình hình thực hiện dự toán chi của năm trước

- Tính toán sơ bộ nhu cầu chi tiêu của đơn vị trong năm kế hoạch

2.2.3.3. Trình tự lập dự toán chi năm

- Thông qua thủ trưởng đơn vị, giao trách nhiệm cho các tổ công tác các phòng ban, lập dự trù chi tiêu của bộ phận mình

- Bộ phận tài chính kế toán lập dự toán chi của đơn vị trình lãnh đạo xét duyệt và gửi cơ quan quản lý cấp trên.

2.2.3.4. Phê duyệt dự toán chi

Sau khi dự toán chi của Chi cục huyện được Chi cục trưởng duyệt sẽ gửi về Cục Thống kê tỉnh Bình Định. Trên cơ sở dự toán chi của các Chi cục khác gửi về, Văn phòng Cục Thống kê tỉnh sẽ thực hiện tổng hợp dự toán chi của tỉnh và trình Cục trưởng duyệt, sau đó gửi về Tổng Cục Thống kê. Sau khi được Tổng Cục phê duyệt, Cục Thống kê sẽ phân bổ kinh phí về cho Chi cục huyện Vĩnh Thạnh. Kinh phí NSNN sẽ dùng để chi cho các hoạt động quan trọng phục vụ nhiệm vụ chính trị của toàn ngành Thống kê như: Tiền lương, phụ cấp và các khoản đóng góp cho công chức, người lao động, kinh phí chi thường xuyên theo định mức biên chế; kinh phí thực hiện các cuộc điều tra thống kê thường xuyên, điều tra định kỳ, điều tra thực trạng kinh tế - xã hội của 53 dân tộc thiểu số, Tổng điều tra nông thôn, nông nghiệp giữa kỳ, Tổng điều tra dân số và nhà ở... Trong năm thực hiện nếu có biến động phát sinh vượt dự toán, Chi cục huyện Vĩnh Thạnh phải giải trình và báo cáo lên Cục Thống kê tỉnh và Cục Thống kê tỉnh tổng hợp báo cáo Tổng cục Thống kê xem xét cấp bổ sung kinh phí và sẽ thực hiện điều chỉnh dự toán vào cuối năm tài chính.

2.2.3.5. Xác định kinh phí được quyết toán

Để được quyết toán, các khoản chi phí phát sinh phải có chứng từ hợp pháp, hợp lệ chứng minh để làm căn cứ cho việc thanh toán. Bộ phận kế toán

trực tiếp theo dõi và phải chịu trách nhiệm về các nội dung chi phí khi lập dự toán và tính hợp pháp của các khoản chi này khi quyết toán.

Kết thúc năm tài chính, căn cứ vào tổng hợp kết quả hoạt động chi của Chi cục huyện Vĩnh Thạnh, dựa trên định mức chi phí và kế hoạch tài chính được duyệt, Cục Thống kê tỉnh tổng hợp kinh phí được quyết toán cho toàn bộ hoạt động của Cục. Sau khi quyết toán năm được phê duyệt, nếu kinh phí còn dư thì chuyển nguồn sang năm sau sử dụng và giảm trừ số cấp phát cho năm sau, trường hợp còn thiếu Tổng Cục trình cấp có thẩm quyền phê duyệt và cấp bổ sung vào dự toán của năm liền kề với năm phê duyệt quyết toán cho Chi cục Thống kê huyện Vĩnh Thạnh.

2.2.4. Thực trạng kiểm soát các khoản chi

2.2.4.1. Chi tiền lương

- Nguyên tắc: Cục Thống kê giao dự toán theo nhiệm vụ: Tiền lương thực hiện theo lương ngạch, bậc, chức vụ và các khoản phụ cấp do Nhà nước quy định đối với đơn vị hành chính. Tiền lương, tiền công, phụ cấp lương được xác định trên cơ sở số biên chế được giao, mức lương tối thiểu theo quy định, hệ số tiền lương theo ngạch bậc, phụ cấp (nếu có) được quy định tại Thông tư số 62/2010/TT-BTC ngày 21/4/2010 của Chính phủ; Nghị định 66/2013/NĐ-CP ngày 27/6/2013.

- Quy trình kiểm soát gồm các bước sau:

+ Bước 1: Thống kê tổng hợp thực hiện việc chấm công hàng ngày cho nhân viên, cuối tháng chuyển cho Kế toán.

+ Bước 2: Kế toán tập hợp Bảng chấm công và các chứng từ liên quan. Căn cứ vào Bảng chấm công, Kế toán lập Bảng thanh toán tiền lương và các khoản phụ cấp theo lương, các khoản trích nộp theo lương và chuyển cho Chi cục trưởng. Chi cục trưởng xem xét, duyệt và ký vào Bảng lương.

toán chuyển kho bạc thanh toán qua thẻ cho chuyên viên.

Bảng chấm công tính lương ( Mẫu số C01-HD), bảng thanh toán tiền lương và các khoản phụ cấp theo lương, các khoản trích nộp theo lương ( Mẫu C02-HD) được lập đúng với biểu mẫu trong Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ tài chính.

2.2.4.2. Chi tiền làm thêm giờ

- Nguyên tắc: Việc làm thêm giờ được thực hiện khi thực sự cần thiết nhằm đảm bảo hoàn thành kế hoạch công tác ngoài chỉ tiêu, định mức được giao; hoặc thực hiện công tác đột xuất. Không thanh toán làm thêm giờ đối với thời gian làm thêm để hoàn thành chỉ tiêu, định mức công việc đã giao, đã hưởng lương, thời gian đi công tác trên đường vào ngày nghỉ. Thực hiện đúng quy định của Bộ luật Lao động: Bố trí làm thêm không quá 200 giờ/năm/người, không qua 30 giờ/tháng/người, không quá 7 giờ/ngày/người (đối với ngày nghỉ); Không thanh toán làm thêm giờ trong trường hợp cán bộ công chức kê khai làm thêm dưới 01 giờ/ ngày.

Sau khi kết thúc tháng làm việc, nếu có làm thêm giờ thì cán bộ công chức lập bản đề nghị thanh toán làm thêm giờ, trong đó bắt buộc phải kê khai số lượng công việc trong tiêu chuẩn định mức đã hoàn thành (đối với đơn vị giao số lượng việc/tháng), hoặc đã hoàn thành công việc được giao (đối với cán bộ quản lý, cán bộ tham mưu giúp việc); Số lượng công việc làm vượt định mức; hoặc thời gian được yêu cầu làm thêm đột xuất.

- Quy trình kiểm soát gồm các bước:

(1) Thống kê tổng hợp căn cứ giấy báo làm thêm giờ lên bảng chấm công làm thêm giờ gởi lên cho Kế toán.

(2) Kế toán đối chiếu xong lập bảng thanh toán tiền làm ngoài giờ trình Chi cục trưởng xem xét và phê duyệt .

Giấy rút dự toán chuyển sang kho bạc để thanh toán tiền cho chuyên viên. Giấy báo làm thêm giờ (Mẫu C08-HD) được thực hiện đúng theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ tài chính.

Bảng chấm công làm thêm ngoài giờ (Mẫu C09-HD) được thực hiện đúng theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ tài chính.

Bảng thanh toán ltiền làm thêm giờ được thực hiện theo (Mẫu C10-HD) Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Trong đó người hưởng phụ cấp ngoài giờ được tính theo hệ số lương, hệ số phụ cấp chức vụ (nếu có) và các hệ số phụ cấp khác được tính theo định mức số giờ công rõ ràng, chặt chẽ.

Bảng 2.4. TIỀN LƯƠNG, PHỤ CẤP LƯƠNG, PHỤ CẤP THÊM GIỜ TẠI CHI CỤC THỐNG KÊ HUYỆN VĨNH THẠNH ĐVT: Đồng Mục Tiểu mục Chỉ tiêu 2017 2018 2019 6000 Tiền lương 222.784.971 249.141.219 264.460.602 6001 Lương ngạch, bậc 222.784.971 249.141.219 264.460.602 6100 Phụ cấp lương 361.486.031 320.479.287 195.356.310 6101 Phụ cấp chức vụ 7.695.693 7.487.079 7.382.310 6102 Phụ cấp khu vực 14.570.000 16.410.000 16.680.000 6103 Phụ cấp thu hút 211.328.835 159.409.149 33.360.000 6106 Phụ cấp thêm giờ 4.291.380 5.133.024 6112 Phụ cấp ưu đãi nghề 47.150.538 53.405.910 55.741.890 6124 Phụ cấp công vụ 76.449.585 78.637.125 82.192.578

(Nguồn: Báo cáo quyết toán Chi cục Thống kê huyện Vĩnh Thạnh)

2.2.4.3. Chi các khoản thanh toán khác cho cá nhân

lương tăng thêm cho cán bộ viên chức:

Hàng quý, Kế toán lập chứng từ chi tạm ứng một lần lương tăng thêm cho viên.

Quy trình kiểm soát như sau:

(1) : Vào ngày 25 tháng cuối mỗi quý, căn cứ các nội quy, quy định của Chi cục Thống kê huyện Vĩnh Thạnh, tiến hành chấm công và bình xét thi đua của nhân viên theo tháng và lập Biên bản nộp về bộ phận tổng hợp.

(2): Thống kê tổng hợp kết quả bình xét thi đua của nhân viên, trình Hội đồng thi đua của Chi cục.

(3): Hội đồng thi đua của Chi Cục cũng là tất cả nhân viên của Chi cục họp xem xét và quyết định xếp loại cho từng nhân viên của Cục. Căn cứ kết quả xếp loại thi đua của Hội đồng, bộ phận tổng hợp lập biên bản gửi về kế toán để thanh toán. Kế toán thanh toán lập bảng kê thanh toán tiền lương tăng thêm cho nhân viên trình Chi cục trưởng ký duyệt và lập chứng từ chi chuyển kho bạc thanh toán cho nhân viên qua thẻ.

Để đảm bảo công bằng, động viên những người tích cực trong công tác đem lại hiệu quả, nâng cao chất lượng công việc, đánh giá đúng mức độ đóng góp, việc phân phối thu nhập được xác định theo hệ số thành tích như sau:

Loại A: Tương ứng hệ số 1,5 Loại B: Tương ứng hệ số 1 Loại C: Tương ứng hệ số 0,7 Tiêu chuẩn để bình xét : Loại A :

+ Hoàn thành vượt mức tiến độ và chất lượng công việc được giao. + Thực hiện tốt các nội quy, quy chế của cơ quan.

+ Không nghỉ làm việc quá 02 ngày công/tháng (không tính ngày nghỉ phép trong năm theo luật Lao động).

Loại B :

+ Hoàn thành tốt đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng công việc được giao. + Thực hiện tốt các nội quy, quy chế của cơ quan.

+ Không nghỉ làm việc quá 04 ngày công/tháng (không tính ngày nghỉ phép trong năm theo luật Lao động).

Loại C :

+ Không đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng công việc được giao. + Vi phạm các nội quy, quy chế của cơ quan.

+ Không nghỉ làm việc quá 04 ngày công/tháng (không tính ngày nghỉ phép trong năm theo luật Lao động).

Không xét hệ số thành tích với các trường hợp : Cán bộ viên chức nghỉ làm việc quá 11 ngày/tháng ; nghỉ sinh.

Cán bộ công chức đi học tập, đào tạo liên tục từ 6 tháng trở lên không xét A,B,C hàng tháng, được hỗ trợ 50% thu nhập tăng thêm kể từ khi có quyết định đi học.

Bảng chấm công và lịch đi công tác của các nhân viên do bộ phận tổng hợp lập, cuối tháng trình lãnh đạo phê duyệt và gửi về kế toán trước ngày 05 tháng tiếp theo để kế toán có cơ sở thanh toán lương tăng thêm.

Bảng 2.5. CÁC KHOẢN THANH TOÁN KHÁC CHO CÁ NHÂN TẠI CHI CỤC THỐNG KÊ HUYỆN VĨNH THẠNH

(Nguồn: Báo cáo quyết toán Chi cục Thống kê huyện Vĩnh Thạnh)

ĐVT: Đồng

Mục Tiểu mục Chỉ tiêu 2017 2018 2018

6400 Các khoản thanh toán

cho cá nhân 29.018.170 23.726.056 12.286.056

6404

Chi chênh lệch thu nhập thực tế so với lương ngạch bậc, chức vụ

Thời kỳ phân phối thu nhập: Hàng quý theo tính toán thực tế nguồn tiền tiết kiệm sau khi đã trừ khoản phúc lợi đã chi các dịp lễ, tết. Số tiền tiết kiệm được thanh toán cho CBCC. Tuy nhiên, mức thanh toán hàng quý cho CBCC cũng chỉ bằng khoảng 60% tổng số tiết kiệm được cả quý; phần còn lại sẽ được phân phối bổ sung vào cuối năm .

2.2.4.4. Chi thanh toán dịch vụ công cộng