7. Kết cấu của đề tài
2.1.3. Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ tổ chức quản lý của Công ty
Chú thích: Quan hệ chức năng
Quan hệ trực tuyến
Chức năng và nhiệm vụ cơ bản các bộ phận quản lý
Đại hội đồng cổ đông: Đây là bộ phận đứng đầu của một Công ty CP, tất cả các cổ đông có quyền kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động của Công ty. Đại hội đồng cổ đông sẽ quyết định cao nhất mọi kế hoạch, phương án kinh doanh, đầu tư, trích lập các quỹ…
Hội đồng quản trị: Gồm có Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các thành viên. Hội đồng quản trị do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, chịu trách nhiệm cao nhất
Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Giám Đốc P.Giám đốc PX SX chế biến PX SX phụ trợ Phòng kỹ thuật KCS Phòng tổ chức hành chính Phòng kinh doanh Phòng kế toán
việc thực thi nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông, cũng như mọi thắng lợi và sự thất bại trong sản xuất kinh doanh của Công ty mà đứng đầu là Chủ tịch Hội đồng quản trị.
BKS: Gồm có kiểm soát viên trưởng và các thành viên. Kiểm soát viên trưởng do BKS bầu ra.
Giám đốc Công ty: Là người được Hội đồng quản trị ủy nhiệm quản lý và điều hành trực tiếp các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật với những việc làm của mình khi Hội đồng quản trị giao quyền quyết định, cũng như sự phát triển hay thất bại trong kinh doanh trước Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông.
Phó Giám đốc điều hành: Là người chịu trách nhiệm sau Giám đốc trong sự điều hành trực tiếp các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, có trách nhiệm mọi hoạt động của Công ty khi Giám đốc đi vắng, bàn bạc và đề xuất mọi phương án giá cả với Giám đốc để đưa ra quyết định tốt nhất có lợi cho Công ty.
Phòng Tài chính kế toán: Tổ chức thanh toán đúng theo quy định, kiểm soát, kiểm tra mọi giá thành của nguyên liệu, vật tư…thật chính xác nhằm giúp cho ban lãnh đạo Công ty có những thông tin và đánh giá chính xác trong hiệu quả kinh doanh.
Phòng Kinh doanh: Chịu trách nhiệm tiếp nhận và phản hồi những thông tin về các sản phẩm sản xuất từ ban Giám đốc cũng như từ khách hàng như: giá cả, mẫu mã, kiểu dáng, giao nhận, các thủ tục xuất nhập khẩu…
Phòng Tổ chức hành chính: Thực hiện chuyên môn quản lý nhân sự, tổ chức các đợt tuyển dụng lao động, đào tạo nghề cho công nhân, lao động và tiền lương cũng như các chế độ bảo hiểm và trợ cấp.
Phòng Kỹ thuật KCS: Nhiệm vụ chính của phòng là quản lý chất lượng sản phẩm, đề ra các quy trình công nghệ sản xuất chế biến…
Phân xưởng sản xuất: Có phân xưởng sản xuất chính: hàng đông, hàng khô và phân xưởng sản xuất phụ trợ như ở phần kết cấu sản xuất.
2.1.4. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Sơ đồ 2.2. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán Công ty
Chú thích: Quan hệ chức năng
Quan hệ trực tuyến
Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm tổ chức và điều hành kế toán tại Công ty, chịu trách nhiệm tính tiền lương tiền thưởng và phụ cấp, tính giá thành sản phẩm, đồng thời kiểm tra đối chiếu toàn bộ số phát sinh ở các kế toán và các sổ chi tiết, lập báo cáo tài chính cuối kỳ.
Kế toán nguyên vật liệu: Tập hợp các chứng từ gốc về nguyên vật liệu lên Sổ chi tiết, theo dõi số lượng, đơn giá nhập kho và tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu trong kỳ.
Kế toán BHXH, BHYT, KPCĐ, TSCĐ: Có trách nhiệm trích bảo hiểm và KPCĐ theo quy định, tính và trích khấu hao TSCĐ…
Kế toán bán hàng: Có nhiệm vụ xuất hóa đơn và lập Bảng tổng hợp Kế toán trưởng kiêm
kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế toán bán hàng Kế toán BHXH, BHYT,… Kế toán NVL Kế toán tiền mặt, TGNH
hàng bán trong kỳ đối với từng khách hàng.
Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: Theo dõi tình hình thu chi và gửi ngân hàng phản ánh số dư kịp thời lên tài khoản nhằm giúp cho nhà quản lý có biện pháp kịp thời trong vấn đề thu chi.
Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu chi tiền theo chứng từ hợp lệ, hằng ngày lập báo cáo quỹ tiền mặt, tình hình thu chi trong ngày.
2.1.5. Hình thức kế toán và chế độ kế toán áp dụng tại công ty
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung. Toàn bộ công tác kế toán từ phiếu thu, phiếu chi hàng ngày, ghi sổ chi tiết đến sổ tổng hợp, lập các báo cáo quyết toán, kiểm tra kế toán đều được thực hiện ở phòng kế toán.
Hình thức kế toán mà Công ty đang áp dụng
Bộ phận kế toán Công ty hiện đang áp dụng kế toán thủ công và kế toán máy đối với hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ”.
Quy trình ghi sổ trên máy tại Công ty
Sơ đồ 2.3. Sơ đồ ghi sổ kế toán Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
Đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ kế toán
PHẦN MỀM KẾ TOÁN
-BCTC
-Báo cáo kế toán quản trị Sổ kế toán: - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết Máy vi tính Bảng tổng hợp Chứng từ kế toán cùng loại
Hằng ngày, kế toán căn cứ vào Chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Phần mềm sẽ được tự động nhập vào các sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào, kế toán thực hiện thao tác khóa sổ và lập BCTC. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với BCTC sau khi đã in ra giấy.
Phần mềm kế toán Công ty áp dụng là: Phần mềm Excom Một số chính sách kế toán khác tại Công ty
- Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng theo Quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ban hành ngày 20/06/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Niên độ kế toán: 01/01 đến 31/12.
Kỳ kế toán: Tháng và quý.
Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Giá thực tế xuất kho theo phương pháp nhập trước – xuất trước. TSCĐ được ghi nhận theo nguyên giá.
Phương pháp khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng.
2.1.6. Những thuận lợi và khó khăn của công ty
Công ty là một trong những đơn vị chế biến thủy sản có truyền thống của tỉnh, chất lượng sản phẩm luôn được khách hàng nhập khẩu tại các thị trường Hàn Quốc, EU đánh giá cao. Với định hướng “Chất lượng sản phẩm là hàng đầu” nên Công ty luôn có một số lượng khách hàng truyền thống chấp nhận mua giá tốt nhằm phục vụ cho đối tượng trung và cao cấp nên sản lượng chế biến được giữ vững. Ngoài ra, Ban lãnh đạo công ty đã linh hoạt trong
việc phát triển thị trường mới sang Đài Loan, ASean bước đầu đã có khách hàng nhập khẩu và sẽ phát triển trong thời gian đến tạo hiệu quả cho hoạt động sản xuất kinh doanh trong thời gian đến.
Tuy nhiên, Công ty vẫn còn gặp rất nhiều khó khăn trong việc sản xuất kinh doanh:
Đối với thị trường trong nước: Công tác thu mua nguyên liệu phải cạnh tranh gay gắt với thương lái Trung Quốc ngay trên tỉnh nhà; Thương lái Trung quốc luôn mua cao hơn doanh nghiệp từ 5.000đ/kg-10.000đ/kg vì họ có lợi thế thuê lại các xưởng gia công chế biến tại Phú yên mà không chịu bất cứ trách nhiệm về BHXH, BHYT đối với người lao động và thuế đối với nhà nước khi xuất khẩu theo con đường tiểu ngạch. Công ty cũng phải chịu thêm sự cạnh tranh về giá với nguyên liệu tôm miền Tây giá luôn thấp hơn tôm Miền Trung từ 3000đ/kg-5000đ/kg nên lợi thế tôm miền Trung về màu sắc và mùi vị không còn được phát huy khi chào giá trên thị trường thế giới, giá xuất khẩu tôm tại miền Trung không còn chênh lệch nhiều so với tôm miền Tây như trước
Đối với thị trường xuất khẩu: Hiện nay con tôm Việt Nam chịu sự cạnh tranh rất lớn về chất lượng và giá cả từ các thị trường nguyên liệu tôm lớn tại Châu Á như Ấn độ, Bangladet, Indonexia, Thailand…..nên giá bán ngày càng giảm, sản lượng tiêu thụ thấp. Thị trường xuất khẩu lớn của Việt Nam là Mỹ, Hàn Quốc, EU ngày càng khó khăn vì phải chịu nhiều rào cản kỹ thuật như kháng sinh, vi sinh, hạn ngạch nhập khẩu….đã ảnh hưởng lớn đến sản lượng tiêu thụ sản phẩm của Việt nam. Hơn nữa, tập quán kinh doanh cũng có sự thay đổi thay vì tập trung về chất lượng và màu sắc thì nhà nhập khẩu tập trung về giá mua nhằm tăng sự cạnh tranh với các thị trường tôm giá rẻ. Size tôm cũng tập trung về size nhỏ nên chi phí sản xuất tại doanh nghiệp tăng dẫn đến hiệu quả kinh doanh giảm.
Vì điều kiện sản xuất đặc thù của ngành thủy sản thu nhập không cao nên việc tìm kiếm nguồn lao động ngày càng khó khăn. Việc mở rộng sản
xuất không phát triển được.
2.2. Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty Cổ phần Thủy sản Bình Định Bình Định
2.2.1. Thực trạng về môi trường kiểm soát
Dựa vào các nguyên tắc theo báo cáo COSO 2013 , tác giả đã khảo sát các nhân tố như: Tính chính trực và giá trị đạo đức; Năng lực và chính sách nhân sự; Hội đồng quản trị và BKS; Cơ cấu tổ chức và phân định quyền hạn, trách nhiệm của công ty, kết quả khảo sát cho thấy:
Bảng 2.1. Tính chính trực và giá trị đạo đức S T T Câu hỏi Số phiếu gửi đi Số phiếu nhận về Trả lời Có Không 1
Công ty đã ban hành bằng văn bản các quy tắc, chuẩn mực ứng xử, đạo đức cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty chưa?
50 50 90% 10%
2 Công ty có thực hiện giảm áp lực để nhân
viên giảm sai sót và gian lận ? 50 50 20% 80%
3
Nhà quản lý có đặt lợi ích của công ty lên hàng đầu thông qua việc thực hiện tính chính trực và giá trị đạo đức qua lời nói và hành động cụ thể không?
50 50 60% 40%
4 Công ty đưa ra các quy định xử phạt thích
hợp đối với quy tắc ứng xử, nội quy công ty ? 50 50 62% 38%
5
Số lượng công nhân viên có được phân bổ tương xứng với khối lượng công việc tại các bộ phận không?
50 50 75% 25%
6
Công ty có thông báo cho tất cả các nhân viên biết hành vi nào được chấp nhận và hành vi nào không được chấp nhận không?
50 50 80% 20%
7 Nhân viên có hài lòng về sự minh bạch của
các thông tin trong công ty không? 50 50 56% 44%
Kết quả khảo sát cho thấy, việc ban hành bằng văn bản các quy tắc, chuẩn mực ứng xử, đạo đức cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty hầu hết đều đồng ý là có. Nhưng bên cạnh đó vẫn còn 10% là không có. Điều này cho thấy rằng không phải tất cả nhân viên trong công ty điều biết về vấn đề này. Mẫu gửi phiếu đánh giá là ngẫu nhiên các nhân viên trong công ty, cả nhân viên văn phòng lẫn công nhân, có một bộ phận không công nhân không lưu ý dẫn đến việc 10% trả lời không.
Để hoàn thành nhiệm vụ đặt ra của công ty, người lao động sẽ chịu nhiều áp lực từ cấp quản lý vì số lượng công việc nhiều và thời gian xử lý không đủ nếu không cố gắng. Qua khảo sát cho thấy 80% cán bộ công nhân viên đều nhận thấy mình bị áp lực, điều này dễ dẫn tới hành vi làm qua loa, không kỹ dẫn tới sai sót hoặc gian lận. Nguyên nhân có thể do cán bộ công nhân còn chưa làm việc với hết mình, cảm thấy công ty luôn tạo áp lực quá mức.
Về vấn đề nhà quản lý có đặt lợi ích của công ty lên hàng đầu thì kết quả cho thấy vẫn còn 40% người không đồng ý điều này cho thấy nhà quản lý vẫn chưa thực hiện tính chính trực và đạo đức qua lời nói và hành động trong quá trình quản lý.
Công ty có đưa ra biện pháp xử phạt thích hợp với quy tắc ứng xử, nội quy công ty. Tuy nhiên, mức xử phạt còn chung và vẫn còn chưa cụ thể vì 20% nhân viên không biết vi phạm thì bị xử phạt như thế nào. Mức kỉ luật thông thường là cắt giảm lương, cắt giảm khen thưởng tùy thuộc vào từng trường hợp và do Hội đồng kỉ luật quyết định. Vì mức kỉ luật do Hội đồng kỉ luật quyết định nên còn mang nhiều cảm tính. Vì vậy một số nhân viên cảm thấy có sự phân biệt và không công bằng đối với một số nhân viên là người thân quen với nhà quản lý khi bị vi phạm.
Bảng 2.2. Năng lực và chính sách nhân sự S T T Câu hỏi Số phiếu gửi đi Số phiếu nhận về Trả lời Có Không 1
Việc tuyển dụng của công ty có đảm bảo công khai, minh bạch và thống nhất về quy trình không?
50 50 46% 54%
2
Công ty sử dụng bảng mô tả công việc yêu cầu rõ kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí?
50 50 72% 28%
3
Khi tuyển dụng nhân sự công ty có chú trọng đến việc xem xét về chuyên môn, đạo đức của nhân viên không?
50 50 80% 20%
4
Việc phân công nhiệm vụ trong công ty có đúng người đúng việc hay không?
50 50 52% 48%
5 Công ty có ban hành quy chế khen
thưởng, kỷ luật rõ ràng không? 50 50 72% 28%
6
Nhân viên trong công ty có thể đảm nhiệm nhiều công việc khác nhau không?
50 50 62% 38%
(Nguồn: Nghiên cứu của tác giả)
Qua kết quả khảo sát cho thấy về việc chính sách nhân sự chưa được đảm bảo lắm, chỉ có 54% người khảo sát cho thấy rằng việc tuyển dụng nhân sự của công ty là đảm bảo về công khai, minh bạch và thống nhất về quy trình tuyển dụng. Quá trình tuyển dụng do nhu cầu từ các phòng ban đề nghị lên,
nhưng thực tế cho thấy quá trình này còn có sự chưa tốt lắm, vì còn 46% ý kiến khảo sát là chưa đảm bảo về sự công khai, minh bạch.
Dựa theo bảng khảo sát ta thấy được, công ty có sử dụng bảng mô tả công việc về việc yêu cầu về kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí. Bảng mô tả công việc này cũng giúp tránh được sự chồng chéo, đùn đẩy công việc lẫn nhau giữa các nhân viên trong công ty. Cũng dựa trên bảng mô tả công việc này, phòng nhân sự sẽ tiến hành tuyển dụng dựa trên các tiêu chí về: năng lực, trình độ chuyên môn, đạo đức để làm việc tại công ty. Việc tuyển dụng do Giám đốc đơn vị quyết định và có quy chế tuyển dụng kèm theo yêu cầu cụ thể cho từng công việc như trình độ ngoại ngữ, độ tuổi, vi tính và kinh nghiệm. Chẳng hạn, đối với vị trí kế toán phải đảm bảo trình độ đại học chính quy chuyên ngành kế toán, với bộ phận kinh doanh phải tốt nghiệp đại học chuyên ngành quản trị kinh doanh, có ngoại hình, có khả năng thuyết phục khách hàng. Tuy nhiên, vẫn còn 37,5% không biết rõ về yêu cầu công việc cho từng vị trí, lý do là vẫn còn một số trường hợp quen biết không