7. Kết cấu của đề tài
3.2.4. Hoàn thiện hệ thống thông tin và truyền thông
Qua khảo sát tìm hiểu, mặc dù không phủ nhận vai trò của CNTT, nhưng việc nhận thức về lợi ích của ứng dụng CNTT đến đâu, vai trò của CNTT tác động tới quá trình sản xuất, kinh doanh đến đâu thì công ty lại chưa có sự quan tâm đúng mức. Công ty chưa nhận thức đúng tầm và đầy đủ về vị trí, vài trò của CNTT và chưa khai thác được những lợi thế mà CNTT đem lại. Việc trang bị máy tính chỉ phục vụ soạn thảo văn bản, lưu trữ…; lãnh đạo công ty chưa thực sự quan tâm về việc ứng dụng CNTT trong phục vụ sản xuất, kinh doanh. Vì vậy, công ty cần phải nâng cao nhận thức về đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty, đặc biệt là các nhà quản lý điều hành cấp cao của công ty.
Công nghệ thông tin đóng một vai trò quan trọng trong quá trình quản trị, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, làm thay đổi cách thức hoạt động kinh doanh, phương pháp quản lý, ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức, giúp nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm tiêu hao nguyên liệu, tạo ưu thế cạnh tranh trên thị trường ngày càng tốt hơn.
Ngoài ra, để đảm bảo thông tin xuyên suốt, không bị mất mát dữ liệu, công ty cần cập nhật phần mềm diệt virus định kỳ, phổ biến các hiện tượng nhiễm virus và hướng xử lý để cán bộ nhân viên phòng ngừa và có biện pháp giải quyết kịp thời. Đồng thời, công ty cần thường xuyên đào tạo, nâng cao
nhận thức cho công nhân, người lao động trong việc thực hành quy trình quản lý, kiểm soát chất lượng sản phẩm. Đồng thời cần chủ động tham gia các hoạt động chia sẻ thông tin, cập nhật các yêu cầu về tiêu chuẩn chất lượng mới, nắm bắt nhu cầu thị trường để có chiến lược phát triển phù hợp.
3.2.5. Hoàn thiện hoạt động giám sát
Giám sát là việc theo dõi kiểm tra xem có thực hiện đúng theo những quy định không? Hoạt động giám sát trong hệ thống KSNB nhằm kiểm soát, phân tích, đánh giá tính hữu hiệu, hiệu quả trong thiết kế và vận hành hệ thống KSNB và tính phù hợp với tình hình kinh doanh của công ty. Thông qua hoạt động giám sát giúp phát hiện các khiếm khuyết trong hệ thống, từ đó có biện pháp tháo dỡ. Chính vì vậy mà các nhà quản lý điều hành cần nâng cao nhận thức về hoạt động giám sát cho các nhân viên, bộ phận, phân xưởng trong công ty. Ngoài việc thực hiện giám sát, lồng ghép vào các thủ tục kiểm soát trong các hoạt động thường nhật của nhân viên, … các nhà quản lý cần tăng cường kiểm tra đối chiếu với các báo cáo tình hình thực hiện tại bộ phận mình quản lý. Khi thực hiện hoạt động giám sát cần thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục, nội dung, xây dựng chương trình và kế hoạch giám sát phù hợp cho từng đối tượng giám sát mà không gây ảnh hưởng đến hoạt động của bộ phận khác.
Là công ty CP, nên trong cơ cấu tổ chức quản lý đều thành lập BKS theo quy định của Luật doanh nghiệp 2005. Tuy nhiên BKS vẫn chưa phát huy tính độc lập trong kiểm tra, giám sát tại công ty. Để khắc phục được nhược điểm này, các nhà quản lý cần nâng cao nhận thức về vai trò quan trọng của BKS trong việc ngăn ngừa, phát hiện sai sót, gian lận trong hệ thống KSNB. Từ đó tạo điều kiện cho BKS tiếp cận các hoạt động một cách khách quan, trung thực để có thể đưa ra biện pháp xử lý kịp thời.
Mặt khác để có thể tăng cường cho hoạt động kiểm soát định kỳ, công ty nên mời các kiểm toán viên độc lập với chi phí dịch vụ vừa phải để thực hiện kiểm toán. Hoặc về lâu dài, công ty nên tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ. Điều này giúp ích cho công ty trong việc đánh giá, thay đổi hệ thống KSNB ngày càng phù hợp khi nhà quản lý điều hành có thể trao đổi thẳng thắng và nhận được những kiến nghị bổ ích từ kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập.
3.3. Một số kiến nghị
3.3.1. Đối với ban lãnh đạo công ty
Mọi tổ chức đều mong muốn hoạt động của đơn vị mình hữu hiệu và hiệu quả, BCTC đáng tin cậy, tuân thủ pháp luật và các quy định. Tuy nhiên, luôn tiềm ẩn rủi ro là có những yếu kém hoặc sai phạm do các nhà quản lý, đội ngũ nhân viên hay bên thứ ba thực hiện gây ra thiệt hại hay giảm hiệu quả hoạt động của tổ chức. Việc xây dựng hệ thống KSNB là một trong những biện pháp rất quan trọng vì chúng giúp ngăn ngừa, phát hiện các sai phạm và yếu kém, giảm thiểu tổn thất, nâng cao hiệu quả nhằm giúp tổ chức đạt được các mục tiêu.
Để làm được điều này các nhà lãnh đạo công ty cần phải thấy nhiệm vụ nghiên cứu xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu cho công ty là trách nhiệm phải quyết tâm thực hiện trong quản lý và điều hành công ty.
Ban hành văn bản và phổ biến trong toàn thể nhân viên công ty về những quy định kiểm soát phải chấp hành. Bên cạnh đó, qua từng giai đoạn phát triển của công ty cần nghiên cứu và chỉnh sửa sao cho phù hợp với mô hình hoạt động của công ty.
Công ty cũng nên tạo môi trường kiểm soát tốt chú trọng đến tính chính trực và các giá trị đạo đức thông qua việc làm gương của các nhà lãnh đạo cấp
cao để tác động đến ý thức kiểm soát cho nhân viên và làm nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống KSNB được hữu hiệu. Nhà quản lý cấp cao phải hiểu rõ ảnh hưởng của sự trung thực, giá trị đạo đức và các yếu tố khác trong môi trường kiểm soát đến toàn bộ hệ thống.
Ban lãnh đạo công ty phải tích cực học tập trang bị kiến thức về KSNB và kiến thức về quản lý tài chính cũng như tổ chức đào tạo cho nhân viên những kiến thức và mục đích của kiểm soát để có thể thực hiện công việc của họ trong quy trình kiểm soát.
3.3.2. Đối với các phòng ban liên quan Kiến nghị với phòng kế toán Kiến nghị với phòng kế toán
Phòng kế toán với chức năng thông tin truyền thông là nơi lập và trình bày BCTC của đơn vị cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý và các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp. Chính vì vậy, cần phải thường xuyên cập nhật Luật, Thông tư, Nghị định mới ban hành để có thể phản ánh những nghiệp vụ và sự kiện cơ bản về tình hình tài chính và kết quả hoạt động cũng như dòng tiền trong kỳ kế toán của đơn vị một cách trung thực và hợp lý nhất.
Phối hợp với các Phòng ban có liên quan lập kế hoạch đối chiếu kiểm tra, rà soát chứng từ, sổ sách kế toán và thực tế phát sinh nhằm ngăn ngừa và phát hiện kịp thời các sai sót và gian lận có thể xảy ra.
Định kỳ hàng tháng, tiến hành sao lưu số liệu kế toán ra các tập tin giấy để theo dõi và lưu trữ các số liệu theo từng tháng, đối chiếu để phát hiện kịp thời các khoản chênh lệch.
Kiến nghị với phòng Kinh doanh
Phòng Kinh doanh với chức năng chính là bán hàng giúp đơn vị đạt được mục tiêu về doanh thu, thị phần hay tốc độ tăng trưởng. Sự tồn tại của đơn vị chịu ảnh hưởng đáng kể bởi mục tiêu hữu hiệu. Chính vì vậy ngoài các
nhà lãnh đạo cấp cao thì công ty cũng cần phổ biến cho toàn thể nhân viên trong phòng nắm rõ chức năng và nhiệm vụ của mình để có thể chung tay góp phần xây dựng công ty. Nhân viên phòng kinh doanh cần thường xuyên kiểm tra chất lượng nước cung cấp tạo sự hài lòng cho khách hàng. Đội thi công cần tính toán thời gian thi công tránh tình trạng nguyên vật liệu lắp ráp đường ống để ở nơi thi công mà không có người trông coi gây thất thoát hay thời tiết không thuận lợi làm giảm chất lượng nguyên vật liệu. Đội ghi thu cần phối hợp với bộ phận văn phòng kiểm tra tính chính xác của số liệu tránh những sai sót không đáng có.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Hệ thống KSNB là sản phẩm và là trách nhiệm của cấp quản lý công ty. Nhưng nó đòi sự nỗ lực của tất cả các thành viên trong công ty để làm cho nó trở nên hữu hiệu. Và một hệ thống KSNB hữu hiệu không thể được xây dụng một lần trong ngắn hạn, một sớm một chiều, xã hội phát triển, môi trường kinh doanh thay đổi kéo theo sự thay đổi của các rủi ro.
Bất kỳ hệ thống KSNB nào cũng có những hạn chế của nó do nhiều nguyên nhân khác nhau. Qua nghiên cứu thực trạng hệ thống KSNB của Công ty CP Thủy sản Bình Định, tác giả đã đưa ra định hướng hoàn thiện trên cơ sở phù hợp với đặc điểm, quy mô của công ty là thuộc nhóm doanh nghiệp vừa và nhỏ, phù hợp với thực tiễn tại đơn vị, và phù hợp với định hướng phát triển kinh tế và ngành thủy sản tại Bình Định.
Theo một quy trình như vậy, trong chương 3 tác giả đã đề xuất một số giải pháp như đã trình bày để khắc phục các điểm yếu của hệ thống KSNB tại Công ty CP Thủy sản Bình Định. Có thể các điểm yếu này chưa ảnh hưởng tới công ty, nhưng việc khắc phục nó để hoàn thiện hệ thống là cần thiết để giảm thiểu thiệt hại trong tương lai. Các giải pháp tác giả đưa ra hướng đến mục tiêu ngăn ngừa gian lận và sai sót. Nếu như chỉ tập trung vào các thủ tục để phát hiện và xử lý gian lận thì Công ty sẽ tốn chi phí gấp nhiều lần cho sự thất thoát tài sản và cho các kiểm soát.
KẾT LUẬN
Thế giới đang trong quá trình toàn cầu hóa, khu vực hóa nền kinh tế. Tiến trình toàn cầu hóa mở ra cho các quốc gia phát triển và đang phát triển những cơ hội thúc đẩy tăng trưởng kinh tế và phát triển xã hội. Nó vừa là cơ hội vừa là thách thức đối với các công ty, doanh nghiệp của Việt Nam trong công cuộc tìm được chỗ đứng của mình trên thị trường quốc tế. Chính vì vậy một hệ thống KSNB vững mạnh đang là một nhu cầu bức thiết. KSNB là một hoạt động thường nhật không thể thiếu trong quản trị doanh nghiệp được áp dụng tại bất kỳ doanh nghiệp nào, không phân biệt quy mô hay lĩnh vực hoạt động. Hệ thống KSNB thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Nói cách khác hệ thống KSNB là hệ thống của tất cả những gì mà một tổ chức cần làm để có được những điều muốn tránh. Ngày nay, các doanh nghiệp đã và đang nhận thức rõ tầm quan trọng của KSNB, bởi vì một hệ thống KSNB hiệu quả sẽ giúp DN tránh được những rủi ro ngoài kỳ vọng và là nền tảng giúp DN hoạt động hiệu quả, an toàn và bền vững.
Qua tìm hiểu, quan sát và đánh giá hệ thống KSNB tại Công ty CP Thủy sản Bình Định, thông qua các yếu tố môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông, giám sát cho thấy Công ty CP Thủy sản Bình Định đã tạo được môi trường kiểm soát khá tốt, đảm bảo thực hiện cho các hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông được thông suốt, giúp cho đạt được mục tiêu mà công ty đặt ra. Tuy nhiên do còn hạn chế về vốn, quy mô, năng lực quản lý, tài chính, sản xuất thấp, khả năng cạnh tranh chưa cao nên chưa đầu tư cho CNTT, hệ thống máy tính, chính sách nhân sự và phân công, phân nhiệm chưa rõ ràng.
Tuy nhiên, việc hạn chế, sai sót trong quá trình nghiên cứu là không thể tránh khỏi. Em xin kính mong nhận được sự đóng góp của quý Thầy, quý Cô để có thể hoàn thiện nghiên cứu của mình hơn.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] Bộ môn Kiểm toán (2012),Kiểm soát nội bộ,Trường Đại học Kinh tế TPHCM: Nhà xuất bản Phương Đông.
[2] Bộ môn Kiểm toán (2014),Kiểm toán,Trường Đại học Kinh tế TP HCM: Nhà xuất bản Kinh tế Tp.Hồ Chí Minh.
[3] Nguyễn Thị Thanh Hương (2014), “Hoàn thiện hệ thống KSNB tại công ty TNHH Đồng Tâm”, Luận văn thạc sĩ, Đại học kinh tế Tp.Hồ Chí Minh.
[4] Nguyễn Thị Ngọc Hương (2010) “Thiết lập các quy trình KSNB trong hệ thống KSNB cho các công ty dệt may địa bàn Tp.Hồ Chí Minh”, Luận văn thạc sĩ, Đại học kinh tế Tp.Hồ Chí Minh.
[5] Hoàng Thị Thanh Thủy (2010), “Hoàn thiện hệ thống KSNB tại công ty tài chính dầu khí Việt Nam”, Luận văn thạc sĩ, Đại học Đà Nẵng. [6] Nguyễn Ngọc Hậu (2010) “Hoàn thiện hệ thống KSNB tại công ty du lịch
– thương mại Kiên Giang” của tác giả, Luận văn thạc sỹ, Đại học kinh tế Tp.Hồ Chí Minh.
[7] Nguyễn Thị Thủy (2016), “Các nhân tố ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp chế biến thủy sản tỉnh Khánh Hòa”, luận văn thạc sĩ, Trường Đại học Kinh tế Tp.Hồ Chí Minh.
PHỤ LỤC
PL 01: BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY SẢN BÌNH ĐỊNH
Họ và tên người trả lời:... Điện thoại: ... Bộ phận: ... Chức vụ: ...
A. PHẦN GIỚI THIỆU
Kính chào Quý Anh/Chị
Tôi tên là: Nguyễn Thị Minh Phụng là học viên cao học ngành Kế toán của trường Đại học Quy Nhơn. Hiện nay, tôi đang thực hiện đề tài nghiên cứu “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty CP Thủy sản Bình Định”.
Với mục đích nghiên cứu, tôi cần thu thập dữ liệu liên quan đến tình hình kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần Thủy sản Bình Định thông qua việc xây dựng bảng câu hỏi khảo sát.
Những câu trả lời khách quan của Quý Anh/Chị là những đóng góp vô cùng quý giá cho đề tài của tôi. Các thông tin, ý kiến trả lời cho bảng câu hỏi của Quý Anh/Chị sẽ được hoàn toàn bảo mật. Vì vậy, rất mong nhận được sự hợp tác của anh/chị.
Xin chân thành cám ơn sự hợp tác của Quý Anh/Chị
B. BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT S T T Câu hỏi Trả lời Có Không
A. MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT I. Tính chính trực và giá trị đạo đức
1 Công ty có xây dựng các quy tắc, chuẩn mực đạo đức, ứng xử cho toàn thể nhân viên không? 2 Công ty có thiết lập mục tiêu về tuân thủ pháp
luật, quy định của Nhà nước không?
3 Công ty có đặt ra yêu cầu tạo áp lực khiến nhân viên phải làm trái quy định không?
4 Ban lãnh đạo có thực thi tính chính trực và giá trị đạo đức trong công việc không?
5
Công ty có đưa ra các quy định xử phạt thích hợp đối với quy tắc ứng xử, nội quy công ty không?
6
Số lượng nhân viên, người lao động có được phân bổ tương xứng với khối lượng công việc tại từng bộ phận không?
7 Nhân viên có hài lòng về sự minh bạch của các thông tin trong công ty không?
II. Năng lực và chính sách nhân sự
8
Việc tuyển dụng của công ty có đảm bảo công khai, minh bạch và thống nhất về quy trình không?
9
Nhà quản lý, nhân sự chủ chốt về tài chính hay KSNB có bị thay thế thường xuyên, nghỉ việc bất ngờ, thay thế liên tục?
10
Khi tuyển dụng nhân sự công ty có chú trọng đến việc xem xét về chuyên môn, đạo đức của nhân viên không?
11 Việc phân công nhiệm vụ trong công ty có đúng người đúng việc hay không?
dụng quỹ khen thưởng một cách hợp lý không? 13 Nhân viên trong công ty có thể đảm nhiệm
nhiều công việc khác nhau không?
III. Hội đồng quản trị và BKS
14 Công ty có thành lập BKS độc lập không?
15
Các thành viên của hội đồng quản trị có đủ kiến