7. Kết cấu của đề tài
2.3. Một số đánh giá
2.3.1. Môi trường kiểm soát
Ưu điểm
Công ty tạo được môi trường văn hóa làm việc năng động, chuyên nghiệp, luôn đề cao tính chính trực và các giá trị đạo đức. Thể hiện qua từng cử chỉ, lời nói và tác phong làm việc của Ban lãnh đạo, cũng thể hiện qua các nội quy, các buổi họp với nhau.
Ban lãnh đạo và nhà quản lý cũng thực hiện tốt nội quy công ty như đi làm đúng giờ, thực hiện tốt các công việc. Công ty ban hành các văn bản, quy tắc, nội quy liên quan đến đạo đức và phổ biến đến từng nhân viên trong toàn công ty.
Hầu hết các nhà quản lý trong đơn vị đều nêu gương về tính trung trực và đạo đức trong hành động , lời nói cho nhân viên học tập và noi theo.
Khi tuyển dụng nhân sự, công ty có chú trọng đến việc xem xét chuyên môn, đạo đức của nhân viên.
Công ty bố trí nhân sự vào các vị trí theo đúng chuyên môn được đào tạo. Công ty có ban hành quy chế khen thưởng và sử dụng hợp lý quỹ khen thưởng và quỹ phúc lợi.
Ban kiểm soát của công ty độc lập với các bộ phận khác trong doanh nghiệp.
Các thành viên của hội đồng quản trị là những người có kinh nghiệm lâu năm, có năng lực, kiến thức và đủ kinh nghiệm để điều hành bộ máy công
ty một cách tốt nhất. Ban lãnh đạo luôn được cung cấp thông tin đầy đủ và kịp thời để giám sát các mục tiêu quản lý, hoạt động và tình hình tài chính của công ty. Cơ cấu tổ chức hiện tại khá phù hợp với bản chất tình hình hoạt động của công ty. Có sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm đối với từng hoạt động cụ thể, đối với các cấp bậc cần báo cáo. Định kỳ, công ty có điều chỉnh lại cơ cấu tổ chức để phù hợp với môi trường kinh doanh của doanh nghiệp.
Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm, công ty vẫn còn tồn tại một số khuyết điểm: Việc tuyển dụng của công ty chưa thật sự hợp lý, ưu tiên tuyển dụng những người có quen biết với Ban Giám đốc.
Biến động nhân sự ở vị trí quản lý xảy ra nhiều, các Trưởng Phó phòng ban hoặc các nhân vật chủ chốt của công ty thường là người thân quen của Ban lãnh đạo nên đôi khi chuyên môn và năng lực chưa đủ đáp ứng để giải quyết công việc, vì thế việc chuyển công tác hoặc nghỉ làm của các nhân viên này thường xảy ra. Bên cạnh đó, công việc tại đơn vị quá nhiều và thời gian xử lý rất gấp nên tạo áp lực đối với nhân viên và đặc biệt là các nhân sự chủ chốt của công ty nên cũng ảnh hưởng đến việc xin nghỉ hoặc chuyển công tác.
Việc phân công, phân nhiệm chưa thật sự đúng người đúng việc. Một người có thể đảm nhiệm nhiều khâu trong công ty, dễ dẫn đến sự gian lận phát sinh. Khối lượng công việc có người không có việc gì để làm, có người lại ôm đồm quá nhiều dẫn đến sẽ xuất hiện sai sót.
Hoạt động của BKS chưa thực sự hiệu quả. Thành viên BKS của đơn vị vẫn chưa thật sự độc lập trong việc kiểm tra mà chịu sự chi phối của Ban Giám đốc, kiểm soát cũng như báo cáo vẫn còn mang tính cá nể chưa phản ánh hết các sai sót trong quá trình hoạt động của đơn vị.
nhiệm của từng phòng ban, từng bộ phận đối với từng hoạt động cũng như mối quan hệ giữa các phòng ban. Khi có thay đổi hoặc thêm mới phòng ban cũng không được cập nhật bằng văn bản mà chỉ trao đổi bằng miệng, điều này dẫn đến sự chồng chéo trong công việc.
Nguyên nhân
Qua khảo sát tại công ty, có thể nhận thấy môi trường kiểm soát của công ty còn nhiều hạn chế như đã trình bày. Môi trường kiểm soát phụ thuộc vào ý thức của từng nhân viên, tuy nhiên nguyên nhân chính là do các nhà quản lý cấp cao chưa ý thức được tầm quan trọng của việc kiểm soát, vẫn còn sự cả nể trong công ty, mặc dù đã quan tâm đến việc xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu nhưng do chưa được hướng dẫn cụ thể nên công ty chưa tạo ra được một sắc thái chung tác động đến ý thức của mọi nhân viên trong toàn đơn vị.
2.3.2. Đánh giá rủi ro
Ưu điểm
Công ty có lập ra kế hoạch kinh doanh hàng năm và các mục tiêu cụ thể cho từng phòng ban.
Công ty có xây dựng cơ chế nhận diện các rủi ro từ bên trong (chính sách pháp luật, biến động nền kinh tế) lẫn bên ngoài (thay đổi nhân sự, hệ thống thông tin). Do vậy, công ty thường xuyên phân tích, đánh giá rủi ro; đặt ra những biện pháp để đối phó rủi ro và thực hiện nghiêm túc những biện pháp đó.
Nhược điểm
Mặc dù đã đặt ra mục tiêu hàng năm nhưng công ty chưa truyền đạt điều này đến phần lớn nhân viên cũng như chưa đưa ra phương án để hoàn thành mục tiêu đó.
Những đơn đặt hàng chủ yếu là ở trong nước, ít có những đơn hàng nước ngoài. Vì vậy, công ty vẫn chưa có nhiều kinh nghiệm giao dịch quốc tế.
Nguyên nhân
Kế hoạch hàng năm chỉ được truyền đạt đến một bộ phận trưởng, phó phòng, nhân viên công ty chưa nắm được một phần do người lao động không chú ý tới mục tiêu hoạt động của công ty, chủ yếu làm việc là chính.
Công ty cổ phần Thủy sản Bình Định thuộc nhóm các doanh nghiệp vừa và nhỏ, khả năng tài chính còn hạn hẹp, chưa có sự liên kết giữa các doanh nghiệp cùng ngành nghề nên ít có các giao dịch quốc tế. Không nắm bắt được các thông lệ, rào cản kỹ thuật, trách nhiệm pháp lý cũng là một trong những nguyên nhân khiến công ty ít có giao dịch quốc tế.
2.3.3. Hoạt động kiểm soát
Ưu điểm
Ban Giám đốc thường xuyên kiểm tra các hoạt động của công ty, để nắm được những điểm yếu cần khắc phục.
Công ty định kỳ phân tích số liệu liên quan đến hoạt động của ngành, thị trường, thông tin đối thủ,…Bộ phận KCS luôn cử người kiểm tra các loại nguyên vật liệu trước khi nhập kho cũng như các thành phẩm sau khi chế biến để tránh trường hợp những sản phẩm không đạt chất lượng đến tay người tiêu dùng.
Phân xưởng sản xuất đã đề ra các quy trình sản xuất của từng loại sản phẩm và luôn theo dõi thực hiện đúng theo quy trình đã đặt ra, đảm bảo đủ, đúng tiến độ hoàn thành đơn hàng.
Các nghiệp vụ liên quan tới mua hàng đều được phân công một cách tách biệt, rõ ràng, phải làm theo các thủ tục mà công ty đề ra để tránh các gian lận có thể xảy ra.
Việc đặt ra kế hoạch thu mua, đặt cọc trước khi mua hàng được công ty thực hiện thường xuyên, công ty còn chọn nhiều NCC để có đủ lượng hàng, không để sản xuất bị gián đoạn.
Bán một đơn hàng lớn, không thể tránh khỏi tình trạng trả chậm. Vì vậy, công ty có chính sách cho các khách hàng trả chậm, chiết khấu,… Nhưng trước công ty có những hoạt động xác minh tài chính của khách hàng trước khi cho khách hàng mua trả chậm. Ngoài ra, công ty có chính sách giá cả phù hợp, lựa chọn phân khúc thị trường để buôn bán những sản phẩm khác nhau nhằm đem lại lợi ích tối đa cho công ty.
Nhược điểm
Việc xác định nhu cầu mua hàng hóa còn mang tính chủ quan, chưa có phương pháp xác định khoa học, hợp lý. Cụ thể, Trưởng phòng kinh doanh, dựa trên cơ sở mức tồn kho, kinh nghiệm dự đoán nhu cầu thị trường và đặc điểm của hàng hóa vận chuyển mà xác định mức đặt hàng theo ước lượng riêng của mình. Điều này hoàn toàn mang nặng tính chủ quan của người thực hiện. Công ty chỉ dựa trên mức độ kinh nghiệm và xác định nhu cầu thị trường mà xác định lượng đặt hàng và lượng hàng tồn kho tại công ty, thiếu sự liên kết với nhà cung cấp bên ngoài.
Việc mua hàng của công ty chủ yếu do trưởng phòng kinh doanh tự liên hệ với NCC để mua hàng. Công ty chưa có bộ phận mua hàng riêng chịu trách nhiệm đảm bảo cung cấp đầu vào.
Nguyên nhân
Việc mua hàng chủ yếu trưởng phòng kinh doanh dựa vào mức tồn kho, kinh nghiệm dự đoán của bàn thân để đặt hàng. Việc lựa chọn NCC dựa trên sự quen biết, người quen nhờ vả chứ không theo quy định rõ ràng.
Có một phần nhân viên được tuyển dụng là do quen biết với Ban lãnh đạo, nên một số người vẫn chưa làm việc theo đúng nhịp độ của công ty. Dẫn đến việc những người làm được việc sẽ phải kiêm nhiệm nhiều khâu. Điều này dễ làm phát sinh gian lận. Việc cho khách mua trả chậm và không lập dự phòng phải thu khó đòi chủ yếu dựa trên sự tin tưởng cũng như sau khi điều
tra tình hình tài chính của khách hàng.
2.3.4. Thông tin và truyền thông
Ưu điểm
Thông tin và truyền thông không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát của công ty. Chính vì thế các trưởng bộ phận và nhân viên thường xuyên cập nhật thông tin quan trọng cho Ban lãnh đạo.
Công ty đã sử dụng các phần mềm để hỗ trợ cho quá trình nhập liệu và xử lý thông tin. Các nhà quản lý cũng rất quan tâm tới các thông tin truyền thông bên ngoài như sự thay đổi của luật pháp, chính sách, đối thủ cạnh tranh, ....
Nhược điểm
Dịch vụ quảng cáo chưa thực sự được chú trọng, website công ty không thường xuyên cập nhật thông tin mới.
Những thay đổi về chính sách hay quy định mới về an toàn lao động công ty chưa phổ biến thông tin kịp thời.
Nhân viên còn e dè chưa dám đưa ra ý kiến của mình vì cả nể, ngại va chạm nên thông tin báo cáo lên trên còn chưa thực sự chính xác vì trưởng các bộ phận thường là người quen của Ban lãnh đạo..
Các phòng ban chưa lập báo cáo hoạt động và tình hình sử dụng tài sản… đến Ban giám đốc để kiểm tra đối chiếu.
Nguyên nhân
Hệ thống thông tin và truyền thông của công ty còn nhiều thiếu sót là do các nhà quản lý chưa chú trọng đến việc thiết kế hệ thống thông tin đảm bảo chất lượng. Chưa nhận thức được vai trò và tính hữu ích của thông tin trong việc kiểm soát công ty nên từ đó vẫn chưa xây dựng được phương tiện truyền thông hay cách thức truyền thông hữu hiệu.
2.3.5. Giám sát
Ưu điểm
Hàng năm, công ty đều được độc lập tiến hành kiểm toán và đưa ra ý kiến đánh giá cũng như tư vấn cho đơn vị. Điều này giúp đơn vị có thể điều chỉnh kịp thời các sai sót cũng như tìm ra các yếu kém trong các hoạt động của đơn vị để có biện pháp xử lý cho phù hợp.
Nhược điểm
Hệ thống KSNB của công ty chưa thật sự tạo điều kiện cho các nhân viên và các bộ phận giám sát lẫn nhau trong công việc hàng ngày.
Việc giám sát thường xuyên tại đơn vị chưa thật sự tốt. Các trưởng phó phòng ban ít khi giám sát công việc của nhân viên trong phòng, dẫn đến khi nhân viên gây ra sai sót thì các Trưởng phó phòng ban mới biết.
Nguyên nhân
Việc phản ánh đánh giá kết quả hoạt động của nhân viên còn tùy vào cảm tính của quản lý bộ phận, chưa có sổ theo dõi nhân viên, đánh giá nhân viên một cách thường xuyên.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Chương 2 đã trình bày thực trạng hệ thống KSNB tại Công ty CP Thủy sản Bình Định thông qua việc sử dụng bảng câu hỏi khảo sát hệ thống KSNB để đánh giá.
Về cơ bản, Ban lãnh đạo cũng đã thiết lập được hệ thống KSNB. Tuy nhiên do hệ thống này mới đi vào hoạt động nên vẫn còn tồn tại nhiều khuyết điểm làm dẫn đến các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hoạt động điều này làm cho hệ thống chưa đạt được hiệu quả tối ưu.
Bên cạnh đó, Công ty CP Thủy sản Bình Định đã đạt được một số thuận lợi như sau:
Ban lãnh đạo đã ý thức được tầm quan trọng của hệ thống KSNB
Có lập kế hoạch kinh doanh, mục tiêu cụ thể từng năm để từ đó cố gắng hoàn thành mục tiêu đặt ra.
Trên cơ sở đó, chương tiếp theo tác giả sẽ trình bày một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại công ty nhằm giúp cho hệ thống KSNB của công ty hoạt động hiệu quả hơn, từ đó góp phần giúp đơn vị đạt được mục tiêu đề ra.
CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY SẢN BÌNH ĐỊNH