6. Ý nghĩa khoa học của đề tài
1.2.3. Tổ chức vận dụng các yếu tố của hệ thống kế toán
a. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán
Hiện nay, các đơn vị sự nghiệp công lập có thu căn cứ vào hệ thống chứng từ kế toán do Bộ Tài chính ban hành theo Thông tƣ số 107/2017/TT- BTC ngày 10/10/2017 [1]. Việc vận dụng hệ thống chứng từ do Bộ Tài chính ban hành phải thực hiện đúng nguyên tắc, căn cứ, quy trình lập và mẫu biểu theo quy định đối với chứng từ bắt buộc. Trong quá trình thực hiện, các đơn vị không đƣợc sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc. Bên cạnh đó, các đơn vị đƣợc tự thiết kế mẫu chứng từ kế toán cần thiết phục vụ cho việc
Kế toán đơn vị cấp trên Kế toán trƣởng Kế toán các hoạt động tại cấp trến Kế toán các đơn vị trực thuộc hạch toán tập trung Bộ phận tổng hợp báo cáo từ đơn vị trực thuộc Bộ phận kiểm tra kế toán Đơn vị kinh tế trực thuộc Nhân viên hạch toán ban đầu tại cơ
sở trực thuộc
Đơn vị kế toán phân tán tại đơn vị trực
phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mẫu chứng từ tự thiết kế phải đáp ứng tối thiểu 7 nội dung quy định tại Điều 16 Luật kế toán [24], phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị.
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán là công việc khởi đầu của toàn bộ quy trình kế toán và có ý nghĩa quyết định đối với tính trung thực, khách quan của số liệu kế toán và báo cáo kế toán, đồng thời thông tin kế toán ban đầu là căn cứ kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị.
Về nội dung, tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán đƣợc hiểu là tổ chức việc ban hành, ghi chép chứng từ, kiểm tra, luân chuyển và lƣu trữ tất cả các loại chứng từ kế toán sử dụng trong đơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin, kiểm tra thông tin đó phục vụ cho ghi sổ kế toán và tổng hợp kế toán. Xét theo mục đích, thì tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán chính là thiết kế hệ thống thông tin ban đầu trên hệ thống các loại chứng từ đƣợc luân chuyển theo một trật tự xác định nhằm các mục đích quản lý và thực hiện các giai đoạn tiếp theo của quá trình hạch toán. Nhƣ vậy nếu nhƣ tổ chức hợp lý, khoa học hệ thống chứng từ kế toán sẽ có ý nghĩa nhiều mặt về pháp lý, về quản lý và về kế toán.
Trên cơ sở xác định loại chứng từ kế toán phù hợp với nội dung của từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán còn phải xác định chứng từ cần sử dụng thuộc loại bắt buộc hay hƣớng dẫn để lập, tổ chức luân chuyển, quản lý và sử dụng cho đúng chế độ và phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của đơn vị.
Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phận kế toán phải kiểm tra toàn bộ chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra, xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bƣớc sau: Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán; Kế toán viên, kế toán trƣởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình thủ trƣởng đơn vị ký duyệt theo quy định trong từng mẫu chứng từ (nếu có); Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán; lƣu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. Việc xác định nội dung từng bƣớc công việc trong quy trình lập và lƣu chuyển chứng từ trong đơn vị SNCL phải căn cứ vào điều kiện, đặc điểm cụ thể của từng đơn vị, về tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán, về tổ chức hệ thống thông tin kế toán và yêu cầu quản lý của đơn vị cũng nhƣ đặc thù của từng loại chứng từ kế toán.
Tuy nhiên về nguyên tắc chung, Kế toán trƣởng hoặc Phụ trách kế toán đơn vị cần phải xác định rõ mối quan hệ giữa các bộ phận có liên quan đến mỗi một giai đoạn luân chuyển của từng loại chứng từ. Qua đó, khi xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ phải quy định rõ nội dung công việc, quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận có liên quan trong quá trình luân chuyển các loại chứng từ ở đơn vị.
b. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán trong các đơn vị sự nghiệp. Theo giáo trình “Kế toán Hành chính sự nghiệp” năm 2010 của Trƣờng Đại học Lao động xã hội “hệ thống tài khoản kế toán gồm các tài khoản kế toán cần sử dụng. Hệ thống tài khoản kế toán được dùng để phân loại, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế theo từng đối tượng kế toán.”
Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản hay vận dụng phƣơng pháp tài khoản kế toán là một phƣơng pháp đặc trƣng của kế toán nhằm hệ thống hóa thông tin kế toán. Theo chế độ kế toán HCSN, hệ thống tài khoản kế toán đơn vị sự nghiệp công lập phải đƣợc xây dựng theo nguyên tắc dựa vào bản chất và nội dung hoạt động của đơn vị nhằm: Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý và kiểm soát chi quỹ ngân sách nhà nƣớc, vốn, quỹ công, đồng thời thỏa mãn
yêu cầu quản lý và sử dụng kinh phí của từng lĩnh vực, từng đơn vị hành chính sự nghiệp;
-Phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh của các đơn vị hành chính sự nghiệp thuộc mọi loại hình, mọi lĩnh vực, phù hợp với mô hình tổ chức và tính chất hoạt động;
-Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin bằng các phƣơng tiện tính toán thủ công (hoặc bằng máy vi tính...) và thỏa mãn đầy đủ nhu cầu của đơn vị và của cơ quan Nhà nƣớc.
-Điều 23 Luật Kế toán số 88/2015/QH3 quy định: “đơn vị phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài Chính quy định để chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị”. Nhƣ vậy quan điểm này đƣợc xây dựng dựa trên nguyên tắc các đơn vị kế toán phải tuyệt đối tuân thủ các quy định của Nhà nƣớc đồng thời khi thiết lập hệ thống tài khoản cần tính đến những sự phù hợp với hoạt động của đơn vị.
-Từ những quan điểm trên có thể cho thấy rằng tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán trong một đơn vị kế toán thực chất phải là việc xác lập mô hình thông tin phù hợp với nhu cầu quản lý nhất định. Trong quá trình đó, các đơn vị cần xem xét đến tính phù hợp với cơ chế và chế độ quản lý hiện hành nhƣ quy định về kết cấu, nội dung ghi chép của tài khoản và thống nhất quan hệ ghi chép giữa các tài khoản.
Do nhu cầu sử dụng thông tin của nhiều đối tƣợng khác nhau, hệ thống tài khoản kế toán cần đƣợc xây dựng trên cơ sở tuân thủ chuẩn mực sẽ làm cho thông tin kế toán cung cấp có tính dễ hiểu và có thể so sánh đƣợc. Mặt khác, trong quá trình tổ chức hệ thống tài khoản kế toán các đơn vị sự nghiệp phải tôn trọng tính đặc thù của đơn vị hạch toán về hình thức sở hữu, quy mô hoạt động, lĩnh vực hoạt động… Những đặc điểm này có ảnh hƣởng đáng kể đến số lƣợng tài khoản sử dụng cũng nhƣ mức độ chi tiết của từng tài khoản.
Nhờ đó tổ chức hệ thống tài khoản kế toán có tác dụng phản ánh và hệ thống hóa đƣợc các đối tƣợng đa dạng của kế toán, xây dựng hệ thống thông tin kinh tế tài chính cần thiết cho các đối tƣợng sử dụng trên cơ sở tiết kiệm các khoản hao phí về lao động sống và lao động vật hoá cho việc tổ chức hệ thống sổ kế toán sau này.
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng trong các đơn vị sự nghiệp công lập có thu hiện nay đƣợc thực hiện theo Chế độ kế toán HCSN ban hành kèm theo Thông tƣ số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính [1]. Hệ thống tài khoản kế toán đơn vị sự nghiệp gồm 9 loại: loại 1, loại 2, loại 3, loại 4, loại 5, loại 6, loại 7, loại 8, loại 9 và các tài khoản ngoài bảng.
Hệ thống tài khoản đƣợc quy định đến tài khoản cấp 2. Các đơn vị sự nghiệp công lập có thu căn cứ vào hệ thống tài khoản Bộ Tài chính quy định để lựa chọn các tài khoản áp dụng trong đơn vị mình cho phù hợp với đặc điểm, quy mô, lĩnh vực hoạt động, đảm bảo hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Ngoài ra, trong điều kiện tự chủ tài chính, để đề ra những quyết định phù hợp, các đơn vị sự nghiệp công lập có thu cần có nhu cầu lớn về thông tin quản lý tài chính, quản lý các khoản thu, chi.
Bên cạnh đó, trong trƣờng hợp các đơn vị sự nghiệp công lập có thu sử dụng phần mềm kế toán, công việc quan trọng là hệ thống tài khoản kế toán phải đƣợc mã hóa trên cơ sở số hiệu tài khoản kế toán do chế độ quy định đƣợc bổ sung thêm các số hoặc kết hợp chữ và số hoặc dùng hệ thống ký tự chữ để mã hóa các tài khoản chi tiết đến cấp 4, cấp 5, cấp 6,… đảm bảo tính thống nhất trong toàn đơn vị; đáp ứng yêu cầu có thể chỉnh sửa, bổ sung linh hoạt.
c. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán
-Tổ chức hệ thống sổ kế toán là việc lựa chọn các loại sổ chuyên môn dùng để theo dõi, ghi chép, hệ thống và lƣu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian liên quan
đến đơn vị. Trong môi trƣờng kế toán thủ công, sổ sách kế toán tồn tại dƣới hình thức trang sổ đƣợc đóng thành quyển. Trong môi trƣờng kế toán ứng dụng công nghệ thông tin, sổ kế toán tồn tại dƣới dạng các tập tin hoặc cơ sở dữ liệu gắn với những phần mềm tính toán và xử lý cơ sở dữ liệu.
-Hiện nay, các cơ quan hành chính sự nghiệp đều phải mở sổ kế toán để ghi chép, hệ thống và lƣu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán theo quy định của Luật kế toán và Thông tƣ số 107/TT-BTC ngày 10 tháng 10 năm 2017 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính[1]. Tùy vào điều kiện và đặc điểm của đơn vị có thể lựa chọn một trong các hình thức kế toán: Nhật ký - Sổ cái; Nhật ký chung; Chứng từ ghi sổ, hình thức kế toán trên máy vi tính.
- Hệ thống sổ kế toán bao gồm sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Sổ tổng hợp dùng để phân loại, tổng hợp thông tin kinh tế tài chính theo nội dung kinh tế. Sổ kế toán chi tiết dùng để theo dõi chi tiết các thông tin tùy theo yêu cầu của quản lý của đơn vị và cung cấp thông tin kinh tế tài chính để lập các báo cáo kế toán.
Nội dung tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm:
- Thiết lập biểu mẫu: Việc thiết lập các loại sổ và mẫu biểu của mỗi loại sổ cần đảm bảo những yêu cầu:
+ Phải thể hiện đƣợc cả thông tin tổng hợp lẫn thông tin chi tiết theo yêu cầu quản lý liên quan đến các đối tƣợng kế toán.
+ Phải đƣợc ngƣời có thẩm quyền trong đơn vị phê duyệt trƣớc khi đƣa vào sử dụng cho công tác kế toán.
+ Phải đƣợc cập nhật thông tin để hệ thống sổ luôn đáp ứng đƣợc yêu cầu ghi chép và lƣu trữ thông tin.
Xây dựng mối quan hệ giữa các sổ: Việc xây dựng mối quan hệ giữa các sổ phải dựa trên các nguyên tắc:
+ Có thứ tự: Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì kế toán phải ghi vào sổ nào trƣớc, ghi vào sổ nào sau…
+ Có thể kiểm soát: Khi có sự biến động của các đối tƣợng kế toán, nhân viên kế toán cần phải theo dõi đối tƣợng đó ở những sổ nào, mức độ chi tiết ra sao?
+ Có thể đối chiếu, kiểm tra: Khi muốn xác định tính chính xác của số liệu trên sổ kế toán ở bộ phận này thì ngƣời kiểm tra có thể lấy số liệu đó từ những sổ nào để đối chiếu. Việc thiết lập mối quan hệ giữa các sổ giúp cho tổ chức công tác kế toán vận hành trôi chảy.
+ Xây dựng các hình thức kế toán: Hình thức kế toán là những hƣớng dẫn cụ thể cho việc tổ chức hệ thống sổ kế toán. Tùy theo qui mô, đặc điểm, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán và khả năng trang bị các phƣơng tiện hỗ trợ kỹ thuật tính toán mà xây dựng hình thức kế toán cho phù hợp. Trong môi trƣờng kế toán thủ công, do kỹ thuật tính toán bị hạn chế nên thƣờng có nhiều hình thức kế toán đƣợc áp dụng. Trong môi trƣờng kế toán ứng dụng công nghệ thông tin, sổ kế toán tồn tại dƣới dạng các tập tin hoặc cơ sở dữ liệu gắn với những phần mềm tính toán và xử lý cơ sở dữ liệu. Do đó, quá trình tổ chức sổ sách kế toán đƣợc thực hiện trong quá trình thiết kế và cài đặt các thiết lập cho phần mềm kế toán.
d.Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán
Báo cáo tài chính của đơn vị HCSN dùng để tổng hợp tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí ngân sách nhà nƣớc của đơn vị hành chính, sự nghiệp, đƣợc trình bày chi tiết theo mục lục ngân sách nhà nƣớc để cung cấp cho cơ quan cấp trên, cơ quan tài chính và cơ quan có thẩm quyền khác. Thông tin trên báo cáo phục vụ cho việc đánh giá tình hình tuân thủ, chấp hành quy định của pháp luật về ngân sách nhà nƣớc và các cơ chế tài chính khác mà đơn vị chịu trách nhiệm thực hiện, là căn cứ quan trọng giúp cơ quan
nhà nƣớc, đơn vị cấp trên và lãnh đạo đơn vị kiểm tra, đánh giá, giám sát và điều hành hoạt động tài chính, ngân sách của đơn vị.
Theo Thông tƣ 107/TT-BTC ngày 10 tháng 10 năm 2017 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính các đơn vị HCSN có trách nhiệm lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán vào cuối mỗi kỳ kế toán để cung cấp thông tin cho các đối tƣợng sử dụng thông tin trong đơn vị và ngoài đơn vị gồm các nội dung sau:
Các đơn vị kế toán cấp dƣới phải lập, nộp báo cáo tài chính quý, năm và nộp báo cáo quyết toán cho đơn vị kế toán cấp trên, cơ quan Tài chính và cơ quan Thống kê đồng cấp, Kho bạc Nhà nƣớc nơi đơn vị giao dịch để phối hợp kiểm tra, đối chiếu, điều chỉnh số liệu kế toán liên quan đến thu, chi ngân sách nhà nƣớc và hoạt động nghiệp vụ chuyên môn của đơn vị. Các đơn vị kế toán cấp trên có trách nhiệm kiểm tra, xét duyệt báo cáo quyết toán cho đơn vị kế toán cấp dƣới và lập báo cáo tài chính tổng hợp từ các báo cáo tài chính năm của các đơn vị kế toán cấp dƣới và các đơn vị kế toán trực thuộc.
Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách phải lập đúng theo mẫu biểu quy định (theo mẫu trong Thông tƣ 107/TT-BTC ngày 10/10/2017), lập và nộp đúng thời hạn tới nơi nhận báo cáo. Hệ thống chỉ tiêu báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách phải phù hợp và thống nhất với chỉ tiêu dự toán năm tài chính và mục lục ngân sách nhà nƣớc, đảm bảo có thể so sánh đƣợc giữa số thực hiện với số dự toán và giữa các kỳ kế toán với nhau.