6. Ý nghĩa khoa học của đề tài
2.2.2 Tổ chức xử lý thông tin theo quy trình kế toán
Tổ chức xử lý thông tin theo quy trình kế toán tại đơn vị sự nghiệp có thu bao gồm các bƣớc công việc: Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán và tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán.
2.2.2.1. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
TTYT huyện Phù Cát áp dụng Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp, ban hành theo Thông tƣ 107/2017/TT-BTC ngày 10 tháng 10 năm 2017 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính.
. Về tổ chức vận dụng mẫu chứng từ
toán đƣợc thực hiện linh hoạt hơn. Trong đó, chứng từ kế toán đƣợc phân loại và quy định cụ thể thành 2 loại: chứng từ thuộc loại bắt buộc và chứng từ đƣợc tự thiết kế.
- Đối với chứng từ thuộc loại bắt buộc: Đơn vị sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc quy định trong Thông tƣ bao gồm 4 loại sau: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, Biên lai thu tiền.
Ngoài ra, theo quy định của cơ quan Bảo hiểm xã hội áp dụng các mẫu chứng từ nhƣ: Bảng kê thanh toán chi phí khám chữa bệnh, ..
- Đối với chứng từ đƣợc tự thiết kế: Ngoài 4 loại chứng từ kế toán bắt buộc kể trên và chứng từ bắt buộc quy định tại các văn bản khác, đơn vị tự thiết kế mẫu chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhƣ: Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đi đƣờng…
Danh mục chứng từ kế toán áp dụng theo phụ lục 3.
Nhƣ vậy hệ thống chứng từ kế toán tại TTYT huyện Phù Cát đƣợc tổ chức khá chặt chẽ, tạo thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát trong nội bộ. Chứng từ đƣợc đánh số liên tục, việc ghi chép chứng từ ban đầu của TTYT cơ bản đã đƣợc thực hiện theo đúng quy trình, đảm bảo phân công hợp lý theo từng chỉ tiêu của hệ thống chứng từ kế toán.
. Về tổ chức, luân chuyển chứng từ
Thực tế ở TTYT, khi có các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thì phòng kế toán đơn vị phải tổ chức kiểm tra các điều kiện để hạch toán ban đầu đầy đủ ở tất cả các bộ phận và đây là công việc khởi đầu của quy trình kế toán. Tùy thuộc vào loại nghiệp vụ thực hiện, loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh và số lƣợng nghiệp vụ để kế toán sử dụng các loại chứng từ kế toán phù hợp.
Kết quả khảo sát cho thấy đơn vị sử dụng các chứng từ quy định tại Thông tƣ số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính về hƣớng dẫn chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp. Quá trình lập, phân loại, kiểm tra chứng từ tại đơn
vị đều đảm bảo tuân thủ quy trình luân chuyển chứng từ qua 4 bƣớc nhƣ hình 2.2 dƣới đây:
Hình 2.3: Quy trình luân chuyển chứng từ ở TTYT huyện Phù Cát
(Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán)
Bước 1: Lập, tiếp nhận chứng từ kế toán
Căn cứ vào chứng từ nguồn phát sinh của giao dịch, kế toán tiến hành tiếp nhận chứng từ kế toán, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của đơn vị đều đƣợc lập chứng từ kế toán về cơ bản theo đúng quy định của Nhà nƣớc. Tất cả các chứng từ kế toán đều tập trung ở Phòng Tài chính kế toán của đơn vị. Nhìn chung, nội dung các chứng từ kế toán đƣợc lập đều rõ ràng, đúng với từng nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Trên các chứng từ kế toán đều ghi rõ trách nhiệm từng ngƣời có liên quan đến chứng từ nhƣ ngƣời lập, ngƣời quản lý trực tiếp, chủ tài khoản,... đảm bảo thực hiện ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ, đảm bảo chứng từ có tính pháp lý cao và đúng chế độ kế toán hiện hành và là căn cứ để tiến hành các phần hành kế toán hoặc khai báo và nhập dữ liệu vào máy tính theo yêu cầu của phần mềm kế toán áp dụng.
Ngoài ra, kết quả khảo sát cũng cho thấy TTYT huyện Phù Cát đều sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán, do đó phần lớn các mẫu chứng từ có sẵn trên máy tính nhƣ Giấy rút dự toán ngân sách, Bảng thanh toán tiền lƣơng, Bảng kê chi phí khám bệnh, chữa bệnh nội trú, ngoại trú, Báo cáo chi tiết thu viện phí bệnh nhân nội trú, Báo cáo chi tiết thu viện bệnh nhân ngoại trú,… Nhân viên kế toán chỉ cần bổ sung vào chứng từ các thông tin cần thiết
Lập, tiếp nhận chứng từ kế toán Kiểm tra, ký chứng từ kế toán Phân loại, sắp xếp, định khoản và ghi sổ
Lƣu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
về nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuy nhiên, do hạn chế của phần mềm kế toán về giới hạn của số ký tự mà phần diễn giải nghiệp vụ kinh tế phát sinh đôi khi kế toán phải viết tắt hoặc quá tóm tắt nội dung nghiệp vụ dẫn đến thiếu rõ ràng trong việc phản nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh gây khó khăn cho quá trình ghi sổ kế toán cũng nhƣ công tác kiểm tra, thanh tra.
Bước 2: Kiểm tra, ký chứng từ kế toán
Sau khi chứng từ kế toán đƣợc lập, kế toán phần hành tiến hành kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi trên chứng từ kế toán; đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu có liên quan. Kế toán trƣởng thực hiện việc kiểm tra lại và ký duyệt trƣớc khi trình Thủ trƣởng ký duyệt.
Qua khảo sát thực tế tại TTYT huyện Phù Cát thì một chứng từ kế toán đều trải qua ít nhất hai lần kiểm tra: Kiểm tra lần đầu và kiểm tra lần sau.
Kiểm tra lần đầu là công việc kiểm tra của các kế toán phần hành nhằm kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp cũng nhƣ những điều kiện thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ. Đây là khâu kiểm tra rất quan trọng bởi tính kịp thời và trực tiếp của nó ngay sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Kiểm tra lần sau do Kế toán trƣởng thực hiện sau khi nghiệp vụ kinh tế đã đƣợc hoàn thành và kế toán viên đã ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ đó vào chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ kế toán.
Tuy nhiên, do chứng từ phát sinh ở TTYT tƣơng đối nhiều và do chƣa thấy hết tầm quan trọng của việc kiểm tra kế toán, cho nên việc kiểm tra chứng từ kế toán chỉ dừng lại ở nội dung nghiệp vụ, các chỉ tiêu về giá trị, số lƣợng mà chƣa chú trọng đến tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ kế toán. Bên cạnh đó, việc lập chứng từ trên máy vi tính đôi khi còn nhầm lẫn về định khoản, nguồn kinh phí, mục lục NSNN,.. không đƣợc phát hiện kịp thời. Điều này gây khó khăn cho việc tổng hợp đối chiếu sau này.
Bước 3: Phân loại, sắp xếp, định khoản kế toán và ghi sổ kế toán
Sau khi đƣợc kiểm tra, chứng từ kế toán đƣợc phân loại, sắp xếp theo các tiêu thức khác nhau tùy theo nhu cầu quản lý của mỗi đơn vị. Bên cạnh đó, các chứng từ kế toán của các đơn vị thƣờng phân tích thành 2 loại: chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp. Hiện nay hầu hết các các đơn vị đƣợc khảo sát đều đã thực hiện tin học hóa công tác kế toán nên số lƣợng chứng từ gốc thƣờng chiếm tỷ trọng lớn hơn so với chứng từ tổng hợp. Trên cơ sở sắp xếp, phân loại hợp lý, các chứng từ đã có đủ căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán. Việc ghi sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp phụ thuộc vào hình thức sổ kế toán tại các đơn vị.
Bước 4: Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
Kết quả khảo sát thực tế tại phòng kế toán cho thấy các chứng từ kế toán phát sinh hàng tháng, sau khi đã đƣợc ghi sổ kế toán hoặc nhập số liệu vào máy vi tính đều đƣợc đóng thành tập, ghi rõ bên ngoài tập chứng từ các thông tin về thời gian và số hiệu, sau đó đƣa vào lƣu trữ và bảo quản theo chế độ quy định.
Hiện nay, việc lƣu trữ chứng từ kế toán ở các đơn vị đƣợc khảo sát đều do bộ phận kế toán đảm nhận. Thời gian lƣu trữ ở phòng kế toán không quá một năm, sau đó đƣa vào nơi lƣu trữ dài hạn, thời gian lƣu trữ ở nơi lƣu trữ dài hạn đƣợc quy định chi tiết trong Luật kế toán. Điều 31 của Luật Kế toán ghi rõ: đối với những chứng từ sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính thời gian lƣu trữ tối thiểu là 10 năm. Ngoài ra do cơ sở vật chất khó khăn, chƣa có kho lƣu trữ chứng từ, nên ở các đơn vị này toàn bộ chứng từ kế toán đƣợc sắp xếp gọn gàng theo từng năm trên các giá, kệ, hoặc các tủ sắt trong phòng kế toán nên một số chứng từ không đƣợc bảo quản cẩn thận, gây tình trạng ẩm mốc, mối mọt. Thậm chí có trƣờng hợp chƣa hết hạn lƣu trữ đã bị hƣ hỏng, thất lạc hoặc chứng từ đã hết hạn lƣu trữ theo quy định vẫn
chƣa đƣợc xử lý tiêu hủy.
- Đối với quy trình luân chuyển chứng từ thu viện phí ngoại trú tại TTYT đƣợc mô tả nhƣ Sơ đồ 2.3. Theo đó, trình tự luân chuyển chứng từ nghiệp vụ thu viện ví ngoại trú gồm 6 bƣớc:
Hình 2.4: Quy trình luân chuyển chứng từ thu viện phí ngoại trú
(Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán) Bƣớc 1: Dựa trên chỉ định của bác sĩ khám bệnh, ngƣời bệnh nộp tiền. Bƣớc 2: Nhân viên thu tiền viện phí lập biên lai thu tiền viện phí cho bệnh nhân nhƣ khám bệnh, chụp X quang, xét nghiệm, siêu âm ...
Bƣớc 3: Cuối ca trực, nhân viên thu tiền tổng hợp chứng từ vào bảng kê làm căn cứ để kế toán tiền mặt lập phiếu thu tiền và nộp tiền cho thủ quỹ.
Bƣớc 4: Dựa vào bảng kê của các ca trực, kế toán tiền mặt lập phiếu thu. Bƣớc 5: Thủ quỹ thu tiền nhập quỹ tiền mặt.
Bƣớc 6: Kế toán thanh toán tập hợp, kiểm tra, phân loại chứng từ để ghi số kế toán.
- Đối với bệnh nhân nội trú
Bệnh nhân Nhân viên thu viện phí Kế toán tiền mặt
Thủ quỹ Kế toán thanh toán
Bảng kê thu viện
Hình 2.5: Quy trình luân chuyển chứng từ thu viện phí nội trú
(Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán) Hình trên đã khái quát trình tự luân chuyển chứng từ nghiệp vụ thu viện phí nội trú. Cụ thể, trình tự gồm 6 bƣớc:
Bƣớc 1: Nhân viên thu tiền lập phiếu thu tạm ứng viện phí đối với bệnh nhân vào viện điều trị nội trú hoặc lập biên lai thu tiền viện phí điều trị cho những bệnh nhân đang điều trị nội trú sau khi đã hoàn trả số tiền đã tạm gửi khi vào viện ban đầu.
Bƣớc 2: Cuối ca trực nhân viên thu viện phí tổng hợp toàn bộ chứng từ lập Bảng kê nộp tiền viện phí.
Bƣớc 3: Chuyển bảng kê viện phí nội trú đến kế toán viện phí để kiểm tra và đến kế toán tiền mặt.
Bƣớc 4: Kế toán tiền mặt lập phiếu thu. Bƣớc 5: Thủ quỹ thu tiền nhập quỹ tiền mặt
Bƣớc 6: Kế toán thanh toán tập hợp, kiểm tra, phân loại chứng từ để ghi sổ kế toán.
Đối với chi thanh toán tiền mua thuốc, vật tƣ hóa chất: Bệnh
nhân
Nhân viên thu viện phí Kế toán tiền mặt Thủ quỹ Kế toán thanh toán Bảng kê thu viện phí nội trú Phiếu thu Kế toán viện phí Lập phiếu thu tạm ứng hay biên lai
- Hàng ngày sau mỗi lần mua hàng, kế toán Dƣợc sẽ lập phiếu nhập kho và chuyển một liên của phiếu nhập kho cùng với hóa đơn GTGT của nhà cung cấp cho kế toán công nợ.
- Kế toán công nợ sẽ tiếp nhận hóa đơn từ khoa Dƣợc, phòng vật tƣ và các hóa đơn, chứng từ thanh toán khác từ các khoa, phòng chuyển lên.
- Sau đó, tiến hành phân loại hóa đơn theo từng đối tƣợng nhƣ: hàng nhập kho, hàng không qua kho, hàng trong thầu, hàng ngoài thầu, chứng từ chi tiền mặt, phân theo nguồn và hình thức thanh toán để theo dõi công nợ.
+ Đối với hàng trong thầu: kiểm tra nội dung trong từng hóa đơn để phân theo từng quyết định trúng thầu, kiểm tra ngày, tháng trên hóa đơn và phiếu nhập.
+ Đối với hàng ngoài thầu và hàng không qua kho: kiểm tra nội dung trên hóa đơn so với đề nghị mua của khoa phòng, kiểm tra ngày tháng, dự trù, báo giá, biên bản xét chọn, quyết định, hợp đồng, thanh lý theo từng hóa đơn và theo hợp đồng để làm chứng từ thanh toán.
+ Nhập số liệu theo dõi công nợ theo từng nhà cung cấp để làm báo cáo công nợ.
+ Theo dõi, báo cáo công nợ quá hạn theo thời gian.
+ Lên kế hoạch thanh toán cho các nhà cung cấp theo công nợ quá hạn. + Lập bảng kê thanh toán cho từng nhà cung cấp.
+ Chuyển chứng từ thanh toán cho kế toán kho bạc, kế toán ngân hàng để lập ủy nhiệm chi.
+ Cuối ngày căn cứ vào hóa đơn, chứng từ trong ngày để làm báo cáo công nợ hàng ngày.
Cuối tháng Kế toán công nợ căn cứ vào chứng từ nhập hàng ngày và chứng từ đã thanh toán trong tháng để giảm công nợ cho các công ty, đối chiếu số liệu với các công ty để xác định tình hình công nợ cuối tháng.
duyệt, có đầy đủ chữ ký của những ngƣời có liên quan, giá thanh toán các loại thuốc mua với giá trúng thầu đã ký kết trong hợp đồng, nhằm đảm bảo chứng từ hợp pháp, hợp lệ làm căn cứ ghi sổ. Phƣơng thức thanh toán tại TTYT chủ yếu bằng chuyển khoản qua kho bạc tùy theo trong theo hợp đồng kinh tế quy định nguồn chi trả.
Quy trình thanh toán
Hình 2.6 : Quy trình thanh toán khi hết hợp đồng
(Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán)
Kế toán công nợ Kế toán thanh toán
Lƣu
Kiểm tra và
ký duyệt Ký duyệt Ủy nhiệm chi Hợp đồng Biên bản thanh lý hợp đồng Hóa đơn GTGT Hợp đồng Biên bản thanh lý hợp đồng Hóa đơn GTGT
Ủy nhiệm chi
Ủy nhiệm chi
Kiểm tra và ký duyệt UNC, sau đó giữ lại 1 liên ủy nhiệm chi, trả lại các chứng từ cho kế toán thanh toán Bệnh
Thực hiện thanh toán cho NCC Ủy nhiệm chi
Lƣu Cập nhật vào
Thông thƣờng, thời hạn thanh toán cho nhà cung cấp đƣợc ký kết trong hợp đồng trong vòng 90 ngày kể từ ngày mua hàng. Khi gần đến hạn trả nợ quy định trong hợp đồng, kế toán công nợ sẽ chuyển hóa đơn GTGT, hợp đồng. Trƣờng hợp hết số lƣợng thuốc đặt mua trong hợp đồng thì khi đi thanh toán còn kèm theo biên bản thanh lý hợp đồng cho kế toán thanh toán.
Kế toán thanh toán sẽ căn cứ vào thủ tục trên để lập 4 liên ủy nhiệm chi trình kế toán trƣởng và Giám đốc ký duyệt.
Sau đó kế toán thanh toán mang hóa đơn GTGT, hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đồng, 4 liên ủy nhiệm chi đến Kho bạc. Kế toán kho bạc kiểm tra các chứng từ, trình Kế toán trƣởng và Giám đốc kho bạc ký vào ủy nhiệm chi, rồi đƣa lại cho kế toán thanh toán của đơn vị một liên của ủy nhiệm chi cùng với hợp đồng và hóa đơn GTGT. Khi thực hiện thanh toán xong, kế toán thanh toán sẽ nhập ủy nhiệm chi vào phần mềm và lƣu các chứng từ đó.
2.2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán