6. Ý nghĩa khoa học của đề tài
3.2.2 Hoàn thiện xử lý thông tin theo quy trình kế toán
3.2.2.1 Hoàn thiện vận dụng hệ thống chứng từ
Tổ chức tốt chứng từ kế toán sẽ tạo lập hệ thống thông tin hợp pháp cho việc thực hiện có hiệu quả công tác quản lý, đồng thời nâng cao tính pháp lý của công tác kế toán ngay từ giai đoạn đầu.
- Khi thanh toán, kế toán phải kiểm tra các bộ phận có liên quan khi nộp hay nhận tiền phải điền đầy đủ thông tin họ và tên các chứng từ kế toán. Khi tất cả các thông tin trên các chứng từ đƣợc thể hiện đầy đủ, rõ ràng thì đó mới là một bộ chứng từ hoàn chỉnh.
- Để giúp việc kiểm tra chứng từ kế toán thuận lợi và chính xác, cần phải xây dựng phƣơng pháp phân loại và sắp xếp chứng từ một cách hợp lý. Hiện nay TTYT huyện Phù Cát sử dụng phần mềm trên máy tính, việc ghi chép kế toán cũng đồng nghĩa với việc nhập thông tin kinh tế tài chính vào phần mềm.
- Việc lƣu trữ bảo quản chứng từ ở TTYT huyện Phù Cát cần thực hiện nghiêm chỉnh theo các quy định hiện hành. Bên cạnh đó việc lƣu trữ chứng từ trong các TTYT chƣa đƣợc khoa học và việc bảo quản vẫn chƣa đƣợc đảm bảo cho chất lƣợng chứng từ, số lƣợng chứng từ đƣợc lƣu trữ đến nay đã quá lớn. Vì vậy cần mở thêm kho lƣu trữ chứng từ mới khóa sổ trong vòng 5 năm gần nhất, Việc lƣu trữ chứng từ phải đảm bảo tính khoa học và đặc biệt là dễ tìm kiếm khi cần thiết. TTYT phải tinh lọc chứng từ kế toán, xác định những chứng từ nào đã đủ thời hạn và theo quy định cần phải hủy bỏ.
Bên cạnh việc phải in, lƣu trữ và bảo quản các chứng từ kế toán theo quy định, việc lƣu trữ chứng từ trên máy tính cũng cần phải thực hiện. Hàng năm, TTYT nên lƣu trữ toàn bộ các thông tin ra các thiết bị lƣu trữ khác nhƣ đĩa, thiết bị nhớ, USB..
- Giảm bớt các nghiệp vụ chi tiền mặt ví dụ nhƣ chuyển chi tiền phẫu thuật, thủ thuật, tiền hoạt động từ dịch vụ xã hội hóa, các khoản chi cho con ngƣời khác...từ chi tiền mặt sang chi từ tiền gửi ngân hàng, hạn chế thanh toán bằng tiền mặt, chuyển tất cả các nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng, kho bạc. Đây cũng là một biện pháp tăng cƣờng kiểm tra kế toán vì một nghiệp vụ, đồng thời có nhiều bên cùng kiểm tra thì tính chính xác của nghiệp vụ đó sẽ đƣợc nâng cao.
3.2.2.2.Hoàn thiện vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Để đánh giá hiệu quả hoạt động của từng khoa TTYT huyện Phù Cát nên tiến hành hạch toán các khoản thu-chi phí theo từng khoa, từng bộ phận. Tất cả các khoản thu phát sinh tại khoa nào thì tập hợp mở tài khoản doanh thu của khoa đó, tƣơng tự với các chi phí cũng vậy, phát sinh tại khoa nào thì mở tài khoản chi phí của khoa đó. Trên các chứng từ phát sinh liên quan đến thu, chi cần ghi rõ cho hoạt động của khoa, phòng hoặc bộ phận cụ thể. Đơn vị cần mở các tài khoản theo dõi doanh thu và chi phí theo từng khoa cụ thể nhƣ sau:
Căn cứ vào tình hình sử dụng thuốc và vật tƣ y tế từng khoa sử dụng do kế toán kho cung cấp coi mỗi khoa là một trung tâm chi phí. Mở các tài khoản 152- Ngoại, 152- Nội….để theo dõi lƣợng thuốc, hóa chất từng khoa sử dụng. Đồng thời căn cứ vào số tiền thu đƣợc từ khám và điều trị, coi mỗi khoa nay cũng là các trung tâm doanh thu. Kế toán mở các tài khoản 511- Ngoại, 511- Nội….. Việc hạch toán chi tiết doanh thu, chi phí sẽ giúp cho nhà quản lý nhìn thấy ngay bộ phận nào, khoa nào làm ra nhiều chênh lệch từ đó có biện pháp tác động phù hợp. Khi ghi sổ chi tiết không những giúp kế toán tổng hợp và kế toán phần hành có thể đối chiếu qua lại lẫn nhau mà nó còn giúp cho các thông tin kế toán còn đƣợc đáp ứng kịp thời đúng quy định.
Đơn vị cần xác định rõ những hoạt động nào thuộc hoạt động ngoài khám chữa bệnh, từ đoá đƣa ra phƣơng pháp theo dõi, hạch toán phù hợp. Các hoạt động dịch vụ này cần phải nộp thuế theo quy định của pháp luật về thuế, phải đảm bảo đầy đủ hoá đơn chứng từ theo quy định. Khi phát sinh các khoản thu từ hoạt động dịch vụ này hạch toán vào bên có của tài khoản 531, khi phát sinh các khoản chi từ các hoạt động này hạch toán vào bên nợ tài khoản 631. Cuối kỳ kết chuyển chênh lệch thu- chi từ hoạt động sản xuất kinh doanh này vào tài khoản 421 .
3.2.2.3.Hoàn thiện tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán
Việc hoàn thiện hệ thống tổ chức sổ kế toán theo hƣớng:
- Đảm bảo sử dụng hệ thống sổ kế toán tƣơng đối thống nhất đối với các đơn vị có sử dụng kinh phí từ ngân sách Nhà nƣớc, việc thiết kế các mẫu sổ và trình tự ghi chép vào sổ kế toán vừa phải đảm bảo yêu cầu quản lý vừa phù hợp với hệ thống tài khoản, phƣơng pháp hạch toán với những báo cáo kế toán sẽ đƣợc xây dựng.
- Hệ thống sổ phải khoa học, đơn giản, dễ làm, dễ hiểu, dễ đối chiếu, tiện cho việc kiểm tra và thuận lợi cho việc ứng dụng tin học hoá vào công tác kế toán. Để khắc phục những điểm tồn tại và hoàn thiện hệ thống sổ kế toán theo hƣớng thống nhất và khoa học chỉ nên thống nhất áp dụng một hình thức kế toán. Việc quyết định một loại hình thức kế toán để từ đó có thể thiết kế ra phần mềm kế toán để cho tất cả các đơn vị hành chính sự nghiệp nói chung và các đơn vị sự nghiệp trong ngành y tế nói riêng có thể áp dụng là một vấn đề có ý nghĩa chiến lƣợc. Ngoài việc nhằm củng cố công tác kế toán nhà nƣớc, tăng chất lƣợng các thông tin kế toán, nó còn tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra, kiểm soát của các cơ quan chức năng, cơ quan quản lý cấp trên đối các hoạt động của đơn vị. Bên cạnh đó là việc tiết kiệm lớn các chi phí đầu tƣ cho công nghệ thông tin của các đơn vị cũng nhƣ toàn xã hội.
Hình thức kế toán đƣợc thống nhất áp dụng phải có điều kiện là một hình thức kế toán đơn giản thích hợp với mọi đơn vị hạch toán đặc biệt thuận lợi khi ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán. Theo quan điểm của luận văn, hình thức kế toán đáp ứng các điều kiện trên là hình thức kế toán Nhật ký chung.
Hình thức Nhật ký chung gồm các sổ: Sổ Nhật ký chung, Sổ cái tài khoản, Các sổ chi tiết. Sổ Nhật ký chung đƣợc sử dụng để ghi chép toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo thứ tự thời gian phát sịnh nghiệp vụ và định khoản các nghiệp vụ đó. Sổ cái tài khoản đƣợc mở và theo dõi các tài khoản cấp 1 đƣợc sử dụng trong đơn vị, các sổ kế toán chi tiết nhằm quản lý và theo dõi từng đối tƣợng kế toán cụ thể. Với kế toán máy lúc này các sổ kế toán đƣợc mang ý nghĩa nhƣ một hệ thống thông tin đã đƣợc phân loại và hệ thống hoá để phục vụ cho công tác quản lý và việc lập báo cáo. Hình thức kế toán Nhật ký chung là hình thức kế toán đã đƣợc áp dụng phổ biến ở rất nhiều quốc gia trên thế giới nhƣ: Mỹ, Anh, Canada, Pháp, Óc… Đây cùng là điểm thuận lợi cho để áp dụng hình thức nhằm hƣớng tới sự phù hợp của kế toán Việt Nam với hoạt động kế toán quốc tế.
3.2.3.4. Hoàn thiện tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo tài chính
Hệ thống báo cáo tài chính đối với các cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp hiện nay đƣợc áp dụng theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC. Về cơ bản hệ thống BCTC này đã có nhiều thay đổi theo hƣớng đơn giản và hợp lý hơn trƣớc về nội dung biểu mẫu, phƣơng pháp lập tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vị trong công tác quyết toán tài chính đặc biệt trong điều kiện có nhƣng thay đổi về cơ chế, chính sách tài chính. Tuy nhiên trong quá trình các đơn vị thực hiện lập các báo cáo tài chính hiện nay cũng đã bộc lộ khá rõ một số bất cập, chƣa phù hợp và gây khó khăn cho các đơn vị, cụ thể nhƣ tại biểu B02H - Biểu tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng còn có
nhiều chỉ tiêu chƣa rõ ràng và thiếu một số chỉ tiêu nên khi lập báo cáo tài chính ở nhiều đơn vị chƣa có sự thống nhất. Chẳng hạn nhƣ Chỉ tiêu kinh phí chƣa sử dụng kỳ trƣớc chuyển sang ở Phần Kinh phí hoạt động thiếu chi tiết: phần kinh phí dƣ tại đơn vị do đơn vị đã rút dự toán ngoài kho bạc nhƣng chƣa quyết toán và thanh toán với Kho bạc, kinh phí dƣ dự toán ngoài Kho bạc do đơn vị chƣa rút dự toán. Đồng thời với sự chi tiết của chi tiêu này thì chỉ tiêu Kinh phí chƣa sử dụng chuyển sang kỳ sau và các chỉ tiêu tƣơng ứng ở phần Kinh phí đơn đặt hàng của Nhà nƣớc, Kinh phí dự án, Kinh phí đầu tƣ XDCB cũng cần phải chi tiết. Vậy với những chỉ tiêu này cần thiết đƣợc cơ quan chức năng cấp trên cụ thể là Bộ Tài chính cần xem xét và sửa đổi bổ sung lại. Bên cạnh đó trong điều kiện các đơn vị sự nghiệp có thu ngày càng phải chủ động trong việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, tổ chức bộ máy đặc biệt đối với công tác quản lý tài chính thì tại mỗi đơn vị cũng cần thiết phải tự xây dùng cho mình những báo cáo kế toán quản trị dựa trên những hoạt động của đơn vị nhằm phục vụ cho công tác quản trị nội bộ của đơn vị mình. Chính những báo cáo kế toán quản trị này sẽ là những báo cáo là căn cứ rất quan trọng và kịp thời phục vụ việc đƣa ra các quyết định, định hƣớng phát triển của toàn đơn vị.
Đặc biệt, trong điều kiện cơ chế tự chủ tài chính nhƣ hiện nay với mỗi TTYT việc đánh giá kết quả sử dụng các nguồn lực tài chính là rất quan trọng do vậy ngoài những báo cáo tài chính theo quy định cần thiết các bệnh viện nên có những báo cáo kế toán quản trị. Những báo cáo này không phải nhất thiết lập cuối kỳ kế toán mà có thể lập theo yêu cầu quản lý, tuỳ thuộc vào mỗi thời điểm để phục vụ cho việc đƣa ra các quyết định quản lý thích hợp. Việc xây dựng các bản báo cáo kế toán tài chính và báo cáo kế toán quản trị của bệnh viện là một công việc cần thiết trong công tác tổ chức kế toán bệnh viện nhằm mục đích cung cấp các thông tin tài chính đầu ra cần thiết về các
hoạt động của bệnh viện. Điều đó cũng đòi hỏi những báo cáo kế toán này phải lập kịp thời đúng thời hạn và kịp thời và đảm bảo yêu cầu về tính khách quan và minh bạch.
Bên cạnh những báo cáo kế toán không thể thiếu việc phân tích các báo cáo tài chính - một công việc rất quan trọng trong công tác quản lý tài chính của đơn vị. Nhƣng hiện nay công việc này rất nhiều đơn vị lại chƣa đƣợc thực hiện tốt, điều này do nhiều nguyên nhân: chƣa nhận thức đƣợc tầm quan trọng của việc phân tích báo cáo tài chính cũng nhƣ hoạt động tài chính trong đơn vị, khả năng phân tích tài chính còn hạn chế ở nhiều cán bộ tài chính kế toán, nhu cầu sử dụng thông tin còn hạn chế... Ở nhiều TTYT huyện Phù Cát, việc phân tích các thông tin tài chính hiện nay mới chỉ dừng lại ở phƣơng pháp so sánh chủ yếu ở việc phân tích ngang so sánh đơn thuần các chỉ tiêu tài chính chẳng hạn nhƣ: so sánh về kinh phí thực hiện của năm nay so với năm trƣớc và so với kế hoạch, so sánh các kết quả thực hiện giữa các năm…Nhƣ vậy, với điều kiện thực hiện cơ chế tự chủ hiện nay của các đơn vị sự nghiệp có thu nói chung và của các TTYT huyện Phù Cát nói riêng thì các hoạt động của các TTYT huyện Phù Cát sẽ không còn đơn thuần nhƣ trƣớc: là chỉ thực hiện các nhiệm vụ Nhà nƣớc giao bằng nguồn kinh phí Ngân sách cấp và các khoản thu sự nghiệp... Mà hiện nay hoạt động của các TTYT huyện Phù Cát đã đƣợc mở rộng nhiều, ngoài việc thực hiện nhiệm vụ do Nhà nƣớc giao, các TTYT huyện Phù Cát đƣợc phép tổ chức các hoạt động dịch vụ phù hợp với chuyên môn, đƣợc phép liên doanh liên kết theo quy định… gắn liền với việc mở rộng hoạt động là các nguồn lực tài chính của các bệnh viện cũng đƣợc mở rộng: các khoản thu dịch vụ, các khoản vay hoạt động, các khoản thu đƣợc từ các hoạt động liên doanh...
Nhƣ vậy có rất nhiều thay đổi tác động đến hoạt động của các bệnh viện đặc biệt là hoạt động tài chính. Riêng với các bệnh viên công lập trên địa
bàn Hà Nội là những bệnh viện có nhiều điều kiện thuận lợi nên càng phải là những bệnh viện đi đầu trong việc tự chủ và phải tự đảm bảo toàn bộ chi phí hoạt động thƣờng xuyên thanh đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo chi phí hoạt động. Điều này đặt ra cần thiết phải thực hiện việc phân tích BCTC nói riêng và phân tích tình hình tài chính của đơn vị nói chung để từ kế quản phân tích xác định đƣợc những điểm còn tồn tại, hạn chế, những kết quả đã đạt đƣợc, những điểm thuận lợi để từ đó có căn cứ xây dựng những kế hoạch những định hƣớng và những quyết định cụ thể để phát triển TTYT huyện Phù Cát.
Việc phân tích báo cáo tài chính có thể thông qua rất nhiều chỉ tiêu khác nhau nhƣ: Chỉ tiêu về hiệu quả hoạt động, về khả năng thanh toán, khả năng sinh lời của tài sản, về cấu trúc tài chính của đơn vị… Nhƣng hiện nay cơ quan chức năng cần phải xây dựng đƣợc một hệ thống chỉ tiêu phân tích khoa học dễ sử dụng để giúp các đơn vị có căn để thực hiện việc phân tích. Đồng thời dù phân tích báo cáo tài chính với quy mô nhỏ hoặc với các chỉ tiêu phân tích khác nhau thì các TTYT huyện Phù Cát cũng nên phân tích theo những trình tự nhất định nhƣ:
- Phải xác định đƣợc mục tiêu phân tích - Xây dựng chƣơng trình phân tích
- Sƣu tầm, xử lý các số liệu và tính toán số liệu - Tổng hợp kết quả và rót ra nhận xét
- Lập báo cáo kết quả phân tích.
Bên cạnh việc lập BCTC, việc phân tích các chỉ tiêu trên BCTC phục vụ cho việc điều hành quản lý TTYT huyện Phù Cát cần thiết phải thực hiện việc công khai minh bạch các BCTC theo đúng Quyết định 192/2004/QĐ-TT về Quy chế công khai tài chính với các đơn vị dự toán. Việc công khai minh bạch các thông tin kinh tế tài chính của TTYT huyện Phù Cát sẽ vừa phục vụ cho việc kiểm tra giám sát quá trình sử dụng kinh phí, tài sản của Nhà nƣớc
giúp phát hiện và ngăn chặn kịp thời các hành vi vi phạm chế độ quản lý tài chính đặc biệt là nâng cao tính trách nhiệm và hiệu quả trong việc quản lý tài chính của các TTYT huyện Phù Cát.