7. Kết cấu của luận văn
3.2.2. Hoàn thiện công tác xử lý thông tin
3.2.2.1. Hoàn thiện tổ chức hệ thống hệ thống chứng từ
Để giảm thiểu những sai sót xảy ra trong quá trình nhập liệu với các chứng từ tác giả kiến nghị kế toán nên nhập liệu chứng từ kho bạc vào phần mềm kế toán tự động, kết hợp kiểm tra, rà soát cẩn thận về số liệu. Sau khi tập hợp và trình ký chứng từ, kế toán nên kiểm tra một lần nữa trước khi đưa chứng từ vào lưu trữ, yêu cầu các bên liên quan bổ sung chữ ký ngay tại thời điểm kiểm tra.
85
trường theo nguyên tắc thực hiện đúng mẫu các chứng từ bắt buộc, đồng thời bổ sung các chỉ tiêu cần thiết sao cho đáp ứng được yêu cầu quản lý, kiểm soát chặt chẽ đối với các mẫu chứng từ hướng dẫn. Tác giả xin đưa ra một vài chỉ tiêu cần bổ sung đối với các mẫu chứng từ hướng dẫn như sau:
Thứ nhất, đối với chứng từ “Bảng chấm công làm thêm giờ mẫu số C9-HD”,
bảng chấm công làm thêm giờ do người chấm công và bộ phận có người chấm công ký xác nhận và trình cho Hiệu trưởng ký duyệt rồi gửi về phòng Kế toán làm căn cứ tính lương làm thêm giờ, tuy nhiên trong thực tế áp dụng các bộ phận đã lợi dụng tự chấm công để chấm thêm thời gian đi làm do bảng chấm công làm thêm giờ không có xác nhận của bộ phận kế toán hay nếu có một bộ phận khác cùng kiểm tra giám sát thì tính trung thực sẽ được hiệu quả hơn. (Phụ lục 89)
Thứ hai, đối với chứng từ “Giấy đi đường mẫu số 16-HD” các trường áp dụng
theo mẫu hướng dẫn của Thông tư 107/2017/TT-BTC, tuy nhiên trong thực tế giấy đi đường này không thể hiện số km mà cán bộ đi công tác, trong khi tính công tác phí cho cán bộ đi công tác lại căn cứ vào số km và mức tiền khoán trên 1 km để tính ra số tiền chi cho cán bộ đi công tác đó. Do đó độ chính xác khi thanh toán tiền của giấy đi đường này là chưa cao. Vì vậy, theo tác giả cần bổ sung và điều chỉnh lại một số chỉ tiêu trong giấy đi đường để phù hợp hơn với cách tính chi trả cho cán bộ đi công tác. (Phụ lục 09)
Để khắc phục tình trạng nợ chứng từ, bỏ qua chứng từ…thì kế toán nên hoàn thiện hệ thống chứng từ bao gồm cả việc hoàn thiện các thủ tục thanh toán và quy trình thanh toán. Khi các bộ phận, cá nhân có nhu cầu thanh toán chỉ cần căn cứ vào hướng dẫn thủ tục thanh toán và quy trình thanh toán để chuẩn bị bộ chứng từ thanh toán cho đầy đủ.
Tác giả đề xuất một số thủ tục thanh toán và quy trình thanh toán đối với một số nội dung chi như sau:
Thủ tục thanh toán đối với giáo viên dạy vượt giờ
86
Bảng 3.1.Bảng danh mục chứng từ thanh toán đối với giáo viên dạy vượt giờ
TT Danh mục chứng từ yêu cầu Các quy định đối với từng đối tượng lập loại chứng từ
1 Bảng kê thanh toán tiết giảng vượt
giờ Cá nhân có tiết giảng vượt giờ đề nghị
2 Bảng tổng hợp tiết giảng vượt giờ
Tổ trưởng chuyên môn lập trình Phó Hiệu trưởng phụ trách chuyên môn kiểm tra, ký duyệt
3 Thời khóa biểu, bảng phân công chuyên môn
Thư ký chi thời khóa biểu và Phó Hiệu trưởng phụ trách chuyên môn
4 Bảng duyệt tiết giảng vượt giờ theo
năm học Sở Giáo dục và Đào tạo
5 Các giấy tờ minh chứng dạy thay, ốm đau, đi công tác…
Giáo viên dạy thay và phó hiệu trưởng phụ trách chuyên môn
6 Bảng thanh toán tiết giảng vượt giờ
cho giáo viên Kế toán
Quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán tiền giảng vượt giờ
Bước 1: Căn cứ kế hoạch, thời khóa biểu và lịch phân công giảng dạy giữa giáo viên, bộ môn, các giáo viên lập bảng kê giờ giảng thực hiện trong năm học và những hồ sơ minh chứng về dạy thay, đi công tác, nghỉ ốm…chuyển tổ trưởng chuyên môn kiểm tra, xác nhận khối lượng.
Bước 2: Tổ trưởng chuyên môn lập Bảng tổng hợp thanh toán khối lượng giảng dạy vượt giờ theo năm học chuyển Phó Hiệu trưởng phụ trách chuyên môn kiểm tra, xác nhận.
Bước 3: Phó Hiệu trưởng phụ trách chuyên môn lập bảng tổng hợp tiết giảng vượt giờ trong năm học và hồ sơ minh chứng trình Sở Giáo dục và Đào tạo ký duyệt.
Bước 4: Sở giáo dục và Đào tạo căn cứ vào bảng hợp và hồ sơ minh chứng ký duyệt bảng tổng hợp tiết giảng vượt giờ cho từng bộ môn và gửi về đơn vị.
Bước 5: Kế toán tiến hành kiểm tra, xác định số giờ vượt, số tiền được thanh toán cho từng giáo viên và trình Hiệu trưởng phê duyệt và thanh toán theo quy trình thanh toán đã xây dựng.
Thủ tục thanh toán đối với viên chức đi học đào tạo, bồi dưỡng
87
Bảng 3.2.Bảng danh mục chứng từ thanh toán đối với viên chức đi học đào tạo, bồi dưỡng
TT Danh mục chứng từ yêu cầu Các quy định đối với từng đối tượng lập loại chứng từ
1 Bản gốc Quyết định cử đi học
Cá nhân đi học 2 Bảng photo Thông báo nhập học
3 Hóa đơn thu tiền học phí 4 Hóa đơn tài liệu
5 Giấy đi đường 6
Giấy xác nhận của cơ quan đào tạo bồi dưỡng không bố trí được nơi ngủ cho học viên
7 Hóa đơn thuê phòng ngủ
Quy trình thanh toán đối với viên chứng đi học đào tạo bồi dưỡng được thực
hiện theo quy trình thanh toán chung của nhà trường đã xây dựng.
Kế toán các trường cần chủ động liên hệ với đơn vị chủ quản và Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch trong việc tìm hiểu những thay đổi trong các mẫu chứng từ để tránh việc lập sai, thiếu các chỉ tiêu dẫn đến phải ký lại chứng từ, cũng như mất thời gian của kế toán.
Khi xây dựng quy trình quản lý thu chi tài chính, những quy định về trình tự, thủ tục và những giấy tờ cần thiết dán niêm yết công khai toàn nhà trường để cho cán bộ viên chức nhà trường biết và khi thực hiện thanh toán đúng quy định. Cần có sự thông báo và hướng dẫn khi có thay đổi về quy trình, thủ tục giấy tờ thanh toán. Ban Giám hiệu cần phải quy định kế toán có quyền từ chối thanh toán khi bộ chứng từ thanh toán chưa đầy đủ giấy tờ và chữ ký xác nhận của các bên liên quan.
Các trường cần phải xây dựng một kho lưu trữ tài liệu riêng để đảm bảo chứng từ không được bảo quản cẩn thận, còn để lộn xộn.
3.2.2.2. Hoàn thiện tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Căn cứ vào đặc điểm hoạt động cụ thể của từng trường, đơn vị nên mở chi tiết cho các tài khoản:
Mở tài khoản chi tiết theo từng đối tượng cho TK 2113, TK 2141. Có thể quy định mở chi tiết cho những TK này như sau:
88
TK 21131 -“Máy móc thiết bị văn phòng dùng cho hoạt động hành chính” TK 21132 - “Máy móc thiết bị văn phòng dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ”
TK 21411 - “Khấu hao tài sản cố định dùng cho hoạt động hành chính”
TK 21412 - “Khấu hao tài sản cố định dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ”
Mở tài khoản chi tiết cấp 3 cho TK 1121 cho tài khoản tiền gửi ở Kho bạc Nhà nước. Có thể quy định mở chi tiết tại đơn vị TK cấp 3 cho TK này như sau:
TK 1121.1 -“TK tiền gửi nguồn học phí công lập”
TK 1121.2 - “TK tiền gửi nguồn học phí công lập tự chủ” TK 1121.3 - “TK tiền gửi nguồn dạy thêm học thêm”
TK 1121.4 - “TK tiền gửi quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp”
Mở tài khoản chi tiết đối tượng cho TK 338 cho các khoản thu hộ chi hộ. Căn cứ vào tính chất, nội dung các khoản thu hộ chi hộ đơn vị thực hiện mở chi tiết theo từng đối tượng, có thể thực hiện như sau:
TK 338.1- "Ốm đau, thai sản": Phản ánh các khoản thanh toán ốm đau, thai sản cho người lao động.
TK 338.2- "Kinh phí công đoàn cấp trên cấp": Phản ánh khoản kinh phí công đoàn cấp trên trích chuyển lại cho công đoàn cơ sở hoạt động.
TK 338.3 - "Khen thưởng cấp trên cấp": Phản ánh khoản khen thưởng cho người lao động đạt thành tích, khen thưởng tập thể đạt thành tích hay khen thưởng học sinh đạt giải trong các kỳ thi do đơn vị chủ quản cấp về….
Để đảm bảo cho công tác quản lý phục vụ cho điều kiện áp dụng kế toán quản trị tại trường học thì việc chọn lựa và mã hóa tài khoản về doanh thu TK 531 là vấn đề cần được quan tâm. Hệ thống tài khoản phải được mã hóa một cách rõ ràng cụ thể, cung cấp đầy đủ và toàn diện các thông tin về doanh thu nhập liệu vào máy tính thì khi phải theo dõi hoặc báo cáo từng loại doanh thu sẽ được thuận tiện hơn. Đối với việc tổ chức mã hóa hệ thống tài khoản về doanh thu được thực hiện như sau:
Một là, số thứ tự thứ nhất thể hiện mã loại doanh thu như: Phiếu thu ký hiệu:
89
Hai là, số thứ tự thứ hai thể hiện mã nguồn doanh thu và được ký hiệu như
sau: Nguồn học phí: Ký hiệu HP, Nguồn thu dạy thêm, học thêm: Ký hiệu HT; Nguồn thu lệ phí tuyển sinh Đại học - cao đẳng: Ký hiệu: TS;……
Ba là, số thứ tự thứ ba thể hiện mã học kỳ thu tiền và được ký hiệu như sau:
Học kỳ 1: Ký hiệu 1; Học kỳ 2: Ký hiệu 2..
Bốn là, số thứ tự thứ tư thể hiện mã đối tượng doanh thu như: Thu học phí lớp
10A1: Ký hiệu: 101, thu học phí lớp 11A1: Ký hiệu: 111, thu học phí lớp 12A1: Ký hiệu: 121
Như vậy, việc mã hóa doanh thu được sắp xếp theo trình tự sau:
Bảng 3.3. Bảng mã hóa tài khoản doanh thu
Mã tên loại doanh thu Mã nguồn doanh thu Mã học kỳ Mã loại doanh thu
PT HP 1 101
PT HT 2 111
PT TS 1 121
3.2.2.3. Hoàn thiện tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Các trường nên hạn chế thu tiền bằng tiền mặt mà vận dụng hình thức thu tiền qua tài khoản, kết hợp sử dụng phần mềm thu học phí và phần mềm kế toán Misa để thuận tiện cho công tác mở sổ theo dõi và tiết kiệm thời gian, dễ kiểm tra, đối chiếu, hạn chế sai sót.
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, năm Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 3.1. Phần mềm thu học phí và các khoản thu khác
MÁY VI TÍNH Thông tin học sinh
PHẦN MỀM THU TIỀN
Bảng kê hóa đơn, danh sách thu
BÁO CÁO NGUỒN THU Báo cáo theo năm Báo cáo theo học kỳ Báo cáo theo lớp Hóa đơn bán hàng
90
Các trường nên sử dụng bổ sung vào hệ thống sổ sách kế toán “Sổ chi tiết các tài khoản” để thực hiện mở bổ sung các sổ theo dõi chi tiết tương ứng với các tài khoản chi tiết tài khoản BHXH, BHYT, BHTN và tổ chức lưu hành nội bộ. Sổ này sẽ được dùng để đối chiếu số liệu với “Thông báo tình hình đóng bảo hiểm tháng” mà cơ quan bảo hiểm gửi cho đơn vị hàng tháng.
Đơn vị: ……….. Mã QHNS: ………
Mẫu số: S31-H
(Ban hành kèm theo Thông tư số 107/2017/TT- BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính)
SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN
Năm: ………
Tên tài khoản: ………Số hiệu: ……… Đối tượng: ……… Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Ghi chú Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có Nợ Có A B C D E 1 2 3 4 F
Số dư đầu năm
Điều chỉnh số dư đầu năm
- Cộng phát sinh tháng - Cộng luỹ kế từ đầu năm - Sổ này có ... trang, đánh số từ trang 01 đến trang ... - Ngày mở sổ: ……….
NGƯỜI LẬP SỔ
(Ký, họ tên) KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên)
Ngày ... tháng... năm…..
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
(Ký, họ tên, đóng dấu) 3.2.2.4. Hoàn thiện công tác tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Các trường cần lập thêm báo cáo nội bộ và báo cáo quản trị để đánh giá ưu khuyết tình hình hoạt động thường xuyên, hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ của trường, từ đó có kế hoạch phát huy mặt đạt được hoặc khắc phục những nhược điểm nếu có sai sót. Tác giả đề xuất một số mẫu báo cáo quản trị như sau: Báo cáo chi tiết
91 các khoản chi phí theo từng nguồn cụ thể.
Đơn vị:
BÁO CÁO CHI TIẾT CÁC KHOẢN CHI PHÍ
Tháng năm Đơn vị tính: đồng TT Khoản chi Dự toán Thực hiện Chênh lệch Nguyên nhân Số tiền Tỷ lệ A Kinh phí ngân sách
I Chi thanh toán cá nhân II Chi công tác chuyên môn III Chi mua sắm, sửa chữa tài sản
B Chi từ học phí
I Chi thanh toán cá nhân ….
Tổng cộng
..., ngày...tháng...năm...
Người lập Thủ quỹ Kế toán Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Các trường cần nâng cao hơn nữa công tác phân tích tình hình tài chính mà cụ thể là phân tích các khoản chi để đánh giá hoạt động tài chính đã qua và lập kế hoạch xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ cho năm tới để đưa ra các mục tiêu phù hợp với hoạt động của trường. Để thực hiện công tác phân tích tài chính được hiệu quả nên được tổ chức hoạt động phân tích theo trình tự sau: Lập kế hoạch phân tích, thực hiện kế hoạch phân tích, lập báo cáo phân tích.
Lập kế hoạch phân tích: Kế hoạch phân tích cần phải được lập một cách cụ thể, các tài liệu phân tích cần được chuẩn bị đầy đủ để đảm bảo tình trung thực của kết quả phân tích. Trong khâu lập kế hoạch phân tích tài chính cần chú ý đến xác định nguồn tài liệu phân tích, chỉ tiêu phân tích, thời gian phân tích và người thực hiện
92 công tác phân tích.
Thực hiện kế hoạch phân tích: Kế toán thực hiện đối chiếu số liệu trên sổ kế toán của năm nay so với năm trước, đối chiếu số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết; Phân tích đánh giá sự biến động qua các năm của đơn vị đồng thời xem xét tình hình kinh tế chung để đánh giá được điểm mạnh yếu của đơn vị.
Lập báo cáo phân tích: Sau khi công tác phân tích được hoàn thành cần lập
báo cáo phân tích tài chính, có thuyết minh cụ thể chi tiết nội dung và kết quả số liệu phân tích của từng chỉ tiêu phân tích tài chính và nêu lên những ưu, nhược điểm trong quá trình thực hiện các chỉ tiêu phân tích, đề xuất các kiến nghị chủ yếu để thực hiện có hiệu quả các chỉ tiêu phân tích tài chính đó. Từ đó có biện pháp điều chỉnh các khoản chi, điều chỉnh cách thức hoạt động đúng quy định nhưng phù hợp hơn với đơn vị làm căn cứ xây dựng kế hooạch các năm tiếp theo.
Đơn vị: ………..
Mã QHNS: ……… Mẫu số:
BÁO CÁO KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THEO TỪNG CHI PHÍ
Năm:
STT Loại chi phí Năm
trước Năm thực hiện Chênh lệch Nguyên nhân I Chi thanh toán cá nhân
II Chi công tác chuyên môn III Chi mua sắm, sửa chữa tài sản
…..
Tổng cộng
..., ngày...tháng...năm...
Người lập Kế toán Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu) 3.2.2.5. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
93
phẩm chất đạo đức, lý luận chính trị, trình độ chuyên môn và năng lực thực tiễn. Các trường phải có chế độ đãi ngộ về lương thưởng, định hướng phát triển đối với cán bộ kế toán như các chức danh khác trong đơn vị nhằm tạo sự bình đẳng, chuyên tâm công tác và có ý chí tiến thủ phấn đấu. Thường xuyên cử nhân viên kế toán tham gia