7. Kết cấu của luận văn
1.3.2. Tổ chức quá trình xử lý thông tin
1.3.2.1. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Theo Luật kế toán: Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
20
Tổ chức chứng từ kế toán là tổ chức việc ghi chép chứng từ, kiểm tra, luân chuyển và lưu trữ tất cả các loại chứng từ kế toán được sử dụng trong đơn vị nhằm phục vụ cho ghi sổ kế toán và tổng hợp kế toán.
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập bao gồm những nội dung như sau:
Thứ nhất, xác định danh mục chứng từ kế toán áp dụng ở đơn vị.
Hiện nay, chứng từ kế toán dùng cho đơn vị sự nghiệp công lập được áp dụng theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán hành chính sự nghiệp. Theo đó, các đơn vị sự nghiệp công lập đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc quy định trong Thông tư này. Trong quá trình thực hiện, các đơn vị không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc. Bao gồm: Phiếu thu C40-BB; Phiếu chi C41-BB; Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng C43-BB; Biên lai thu tiền C45-BB.
Ngoài các chứng từ bắt buộc, các đơn vị sự nghiệp công lập được phép tự thiết kế mẫu chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuy nhiên mẫu chứng từ tự thiết kế phải đáp ứng tối thiểu 7 nội dung quy định tại Điều 16 Luật Kế toán như sau: Tên và số hiệu của chứng từ kế toán; Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; Tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ; Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán. Đối với mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát. Séc, Biên lai thu tiền và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền.
Thứ hai, tổ chức lập chứng từ kế toán.
Tổ chức lập chứng từ kế toán là quá trình sử dụng các chứng từ đã được lựa chọn trong danh mục chứng từ của đơn vị và sử dụng các phương tiện phù hợp để ghi các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào chứng từ. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế,
21
tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định. Nội dung nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; Số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế thì nội dung các liên phải giống nhau.
Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán. Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ. Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; Phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.
Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán hoặc ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó, chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.
Thứ ba, tổ chức ký trên chứng từ kế toán
Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký. Chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán
22
trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện và phải ký theo từng liên.
Thứ tư, tổ chức kiểm tra chứng từ
Nhằm đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của thông tin kế toán trên chứng từ, nhân viên kế toán có trách nhiệm kiểm tra nội dung nghiệp vụ đã được phản ánh trên chứng từ. Bộ phận kế toán cần tổ chức kiểm tra chứng từ chặt chẽ những chứng từ đã tập hợp trước khi ghi sổ kế toán và phải quy định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, từng nhân viên kế toán trong việc kiểm tra thông tin trên chứng từ kế toán. Khi kiểm tra chứng từ kế toán cần phải kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra tính chính xác, trung thực của các chỉ tiêu về số lượng và giá trị của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và kiểm tra việc ghi chép các yếu tố cần thiết của chứng từ kế toán để đảm bảo tính pháp lý.
Thứ năm, tổ chức luân chuyển chứng từ
Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ kế toán do trưởng phòng tài chính kế toán hoặc kế toán trưởng quy định từ khâu lập chứng từ, kiểm tra, ký chứng từ kế toán. Nếu có chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và con số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra, ghi sổ phải trả lại hoặc báo cáo cho nơi lập chứng từ biết để làm lại, làm thêm thủ tục và điều chỉnh, sau đó làm căn cứ ghi sổ. Sau đó tiến hành phân loại, sắp xếp chứng từ và ghi sổ kế toán.
Thứ sáu, bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán
Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán. Sau khi được ghi sổ kế toán các chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn phòng kế toán để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu. Khi kết thúc năm, chứng từ được chuyển sang lưu trữ theo quy định. Tùy theo từng loại tài liệu mà thời gian lưu trữ quy định có thể khác nhau. Chứng từ được phép tiêu hủy khi hết thời hạn lưu trữ theo quy định.
1.3.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Theo điều 4 của Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 hướng dẫn chế độ kế toán hành chính sự nghiệp.“Tài khoản kế toán phản ánh thường xuyên, liên
23
sách nhà nước cấp và các nguồn kinh phí khác; Tình hình thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoản khác ở các đơn vị hành chính sự nghiệp”[3].
Theo điều 23 của Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 quy định:
“Đơn vị kế toán phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định để chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng ở đơn vị mình. Đơn vị kế toán được chi tiết các tài khoản kế toán đã chọn phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị”[14].
Như vậy, tài khoản kế toán là bộ phận quan trọng của hệ thống kế toán. Để tổ chức tốt hệ thống tài khoản kế toán cần phải thực hiện các nội dung sau:
Một là, phân loại hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán trong
các đơn vị sự nghiệp công lập được áp dụng theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 hướng dẫn chế độ kế toán hành chính sự nghiệp. Các loại tài khoản trong bảng gồm tài khoản từ loại 1 đến loại 9, được hạch toán kép (hạch toán bút toán đối ứng giữa các tài khoản). Tài khoản trong bảng dùng để kế toán tình hình tài chính (gọi tắt là kế toán tài chính), áp dụng cho tất cả các đơn vị, phản ánh tình hình tài sản, công nợ, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, thặng dư (thâm hụt) của đơn vị trong kỳ kế toán. Loại tài khoản ngoài bảng gồm tài khoản loại 0, được hạch toán đơn (không hạch toán bút toán đối ứng giữa các tài khoản). Các tài khoản ngoài bảng liên quan đến ngân sách nhà nước hoặc có nguồn gốc ngân sách nhà nước (TK 004, 006, 008, 009, 012, 013, 014, 018) phải được phản ánh theo mục lục ngân sách nhà nước, theo niên độ (năm trước, năm nay, năm sau) (nếu có) và theo các yêu cầu quản lý khác của ngân sách nhà nước.
Trường hợp một nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến tiếp nhận, sử dụng: Nguồn ngân sách nhà nước cấp; Nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài; Nguồn phí được khấu trừ, để lại thì kế toán vừa phải hạch toán kế toán theo các tài khoản trong bảng, đồng thời hạch toán các tài khoản ngoài bảng, chi tiết theo mục lục ngân sách nhà nước và niên độ phù hợp.
Hai là, lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản: Các đơn vị hành chính, sự nghiệp
căn cứ vào Hệ thống tài khoản kế toán ban hành tại Thông tư này để lựa chọn tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị. Đơn vị được bổ sung tài khoản kế toán trong các
24
trường hợp sau: Được bổ sung tài khoản chi tiết cho các tài khoản đã được quy định trong danh mục hệ thống tài khoản kế toán. Trường hợp bổ sung tài khoản ngang cấp với các tài khoản đã được quy định trong danh mục hệ thống tài khoản kế toán.
Bên cạnh đó, trong trường hợp các đơn vị sự nghiệp công lập sử dụng phần mềm kế toán, thì hệ thống tài khoản kế toán phải được mã hóa trên cơ sở số hiệu tài khoản kế toán được bổ sung thêm các số hoặc sử dụng ký hiệu chữ hoặc kết hợp chữ và số để mã hóa các tài khoản chi tiết đến cấp 4, cấp 5, cấp 6,… đáp ứng yêu cầu có thể chỉnh sửa, bổ sung linh hoạt.
1.3.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Theo điều 5 của Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 hướng dẫn chế độ kế toán hành chính sự nghiệp “Đơn vị hành chính, sự nghiệp có tiếp nhận, sử
dụng: Nguồn ngân sách nhà nước cấp; Nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài; Nguồn phí được khấu trừ, để lại phải mở sổ kế toán để theo dõi riêng theo Mục lục NSNN và theo các yêu cầu khác để phục vụ cho việc lập báo cáo quyết toán với ngân sách nhà nước và các cơ quan có thẩm quyền” [3].
Như vậy, sổ kế toán là phương tiện để cập nhật và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng chỉ tiêu kinh tế và đối tượng kế toán. Để tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán nhằm cung cấp thông tin cho công tác quản lý; Nhân viên kế toán phải thực hiện việc ghi sổ kế toán trong mối quan hệ giữa các nội dung sau:
Một là, lựa chọn hình thức ghi sổ kế toán: Các đơn vị sự nghiệp công lập đều
phải mở sổ kế toán, ghi chép, quản lý, bảo quản và lưu trữ sổ kế toán theo quy định của Luật kế toán và chế độ kế toán hành chính sự nghiệp. Tùy vào từng đặc điểm của đơn vị có thể lựa chọn một trong các hình thức ghi sổ kế toán như sau: Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ cái, Chứng từ ghi sổ và Kế toán trên máy vi tính. Đơn vị kế toán được phép lựa chọn một trong bốn hình thức sổ kế toán phù hợp với loại hình đơn vị và trình độ kế toán. Tuy nhiên, phải thuân thủ mọi nguyên tắc cơ bản quy định cho hình thức sổ kế toán đã lựa chọn về: Loại sổ, số lượng, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ, trình tự và kỹ thuật ghi chép các loại sổ kế toán.
25
chọn hình thức ghi sổ phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý, kế toán tiến hành ghi sổ kế toán chi tiết theo từng các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán theo yêu cầu quản lý mà Sổ Cái chưa phản ánh chi tiết. Tổng hợp số liệu sổ kế toán chi tiết lập các sổ kế toán tổng hợp: Gồm sổ nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian và sổ cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế.
Quá trình ghi sổ kế toán được thực hiện như sau:
Thứ nhất, mở sổ kế toán: Sổ kế toán phải được mở ngay sau khi có quyết định
thành lập và bắt đầu hoạt động của đơn vị kế toán. Sổ kế toán được mở đầu năm tài chính, ngân sách mới để chuyển số dư từ sổ kế toán năm cũ chuyển sang và ghi ngay nghiệp vụ kinh tế, tài chính mới phát sinh thuộc năm mới. Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán ghi bằng tay trước khi sử dụng hoặc ký duyệt vào sổ kế toán chính thức sau khi in ra từ máy vi tính.
Sổ kế toán phải được đóng thành quyển. Nếu sổ kế toán được lập trên phương tiện điện tử thì vẫn phải in sổ kế toán tổng hợp ra giấy, đóng thành quyển và phải làm đầy đủ các thủ tục quy định. Các sổ kế toán còn lại, nếu không in ra giấy, mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì Thủ trưởng đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm để bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.
Thứ hai, ghi sổ kế toán: Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán,
phải đảm bảo số và chữ rõ ràng, liên tục có hệ thống, không được viết tắt, không ghi chồng đè, không được bỏ cách dòng. Trường hợp ghi sổ kế toán thủ công, phải dùng mực không phai, không dùng mực đỏ để ghi sổ kế toán. Khi ghi hết trang sổ phải cộng số liệu của từng trang để mang số cộng trang trước sang đầu trang kế tiếp. Nếu không ghi hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi, không tẩy xóa, cấm dùng chất hóa học để sửa chữa.
Thứ ba, khóa sổ kế toán: Khóa sổ kế toán là việc cộng sổ để tính ra tổng số
phát sinh bên Nợ, bên Có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản kế toán hoặc tổng số thu, chi, tồn quỹ, nhập, xuất, tồn kho. Đơn vị phải khóa sổ kế toán trước khi lập báo