7. Kết cấu của đề tài
2.2.2. Nội dung tổ chức công tác kế toán tại Bảo hiểm xã hội huyện
Hoài Ân
2.2.2.1. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán
* Nội dung và mẫu chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán áp dụng tại Bảo hiểm xã hội huyện thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toán năm 2003 và Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước, các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán và các quy định theo Thông tư số 178/2012/TT-BTC ngày 23/10/2012 của Bộ Tài chính về Hướng dẫn kế toán áp dụng cho Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
* Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán
Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng tại Bảo hiểm xã hội huyện Hoài Ân, gồm:
- Chứng từ kế toán ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ Tài chính;
- Chứng từ kế toán đặc thù theo Thông tư số 178/2012/TT-BTC ngày 23/10/2012 của Bộ Tài chính về hướng dẫn kế toán áp dụng cho BHXH Việt Nam.
Danh mục chứng từ kế toán (Phụ lục số 2.1)
* Lập chứng từ kế toán
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động tại Bảo hiểm xã hội huyện đều phải lập chứng từ kế toán, chứng từ làm căn cứ để thanh quyết toán chế độ BHXH, hoàn trả tiền đã đóng BHXH, BHYT tự nguyện của
33
đối tượng tham gia... được chuyên viên các bộ phận lập; đối với hoạt động thường xuyên phát sinh tại Bảo hiểm xã hội huyện do bộ phận hành chính phụ trách thực hiện làm đề nghị thanh toán một lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chuyên viên kế toán xác định loại chứng từ kế toán phù hợp để lập chứng từ trên máy vi tính.
Nội dung chứng từ rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh; không viết tắt; số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số; chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Sau khi lập chứng từ của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, kế toán in ra và lưu cùng với chứng từ gốc đi kèm của nghiệp vụ kinh tế tài chính đó. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được kế toán phản ánh bằng Việt Nam đồng.
* Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán
Tất cả các chứng từ kế toán do bộ phận hành chính văn phòng Bảo hiểm xã hội huyện lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán phải kiểm tra toàn bộ chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra, xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:
- Bước 1: Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán
Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị, kế toán phải lập chứng từ kế toán.Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mối nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Hiện nay, việc sử dụng phần mềm kế toán trong công tác lập chứng từ đã giúp cho việc lập chứng từ kế toán tại Bảo
Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán Kiểm tra, ký chứng từ kế toán Phân loại, sắp xếp, định khoản và ghi số kế toán Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
34
hiểm xã hộ huyện Hoài Ân tương đối thuận lợi, hạn chế được sai sót không đáng có của việc lập chứng từ bằng tay, hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán được sử dụng đảm bảo theo đúng quy định.
- Bước 2: Kiểm tra, ký chứng từ kế toán
Kế toán viên, kế toán trưởng tiếp nhận chứng từ và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các thông tin trên chứng từ, nếu đảm bảo, kế toán ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc ký duyệt theo quy định. Tuy nhiên vẫn còn nhiều trường hợp người đề nghị thanh toán trực tiếp mang chứng từ kế toán trình chuyên viên, kế toán trưởng sau đó trình tiếp Giám đốc ký xong nộp về phòng kế toán.
- Bước 3: Phân loại, sắp xếp, định khoản và ghi sổ kế toán
Kế toán viên khi nhận chứng từ gốc, sắp xếp chứng từ kế toán theo Phiếu thu, Phiếu chi, Chuyển khoản,...và phân loại theo nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ: Chứng từ tiền mặt; chứng từ chuyển khoản; chứng từ chuyển BHXH, BHYT, KPCĐ, lao động, tiền lương... theo thứ tự, thời gian, thực hiện định khoản và ghi sổ kế toán. Chứng từ thuộc mỗi phần hành kế toán được nhập dữ liệu bằng cách định khoản vào phần mềm kế toán. Khi nhập máy để ghi sổ đều được mã hóa theo từng phần hành đó.
- Bước 4: Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
Việc lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán do bộ phận kế toán đảm nhận. Các chứng từ kế toán trên cơ sở đã phân loại, sau khi đã được in ra, có chữ ký đầy đủ theo quy định của pháp luật thì được đóng thành tập và được đưa vào lưu trữ, bảo quản theo quy định của chế độ kế toán. Tuy nhiên, phòng kế toán chưa bố trí được kho để lưu chứng từ kế toán.
* Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;
35
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán. Đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chê độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho…), đồng thời báo cáo ngay bằng văn bản cho Giám đốc biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành.
Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
* Sử dụng, quản lý và in biểu mẫu chứng từ kế toán
Bảo hiểm xã hội huyện Hoài Ân sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ Tài chính và bổ sung 37 chứng từ kế toán được quy định tại Thông tư số 178/2012/TT-BTC ngày 23/10/2012 của Bộ Tài chính, hướng dẫn kế toán áp dụng cho Bảo hiểm xã hội Việt Nam và các văn bản pháp luật khác.
Mẫu chứng từ in sẵn được bảo quản cẩn thận, không để hư hỏng, mục nát. Séc và giấy tờ có giá được quản lý như tiền.
Đối với các biểu mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn, thì có thể mua hoặc tự thiết kế mẫu, tự in, nhưng phải đảm bảo đúng các nội dung theo quy định.
Có thể nói, số lượng chứng từ kế toán của cơ quan đã phản ánh được nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị. Hệ thống danh mục chứng từ kế toán được ban hành theo đúng chế độ kế toán và các quy định hiện hành và được đơn vị áp dụng đầy đủ theo đúng quy định.
2.2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
36
Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian. Tài khoản kế toán phản ảnh và kiểm soát thường xuyên, liên tục, có hệ thống quá trình thu và sử dụng các quỹ BHXH, BHYT; tình hình về tài sản và sử dụng tài sản; tình hình thu, chi hoạt động; kết quả hoạt động và các khoản khác ở đơn vị Bảo hiểm xã hội.
Tài khoản kế toán được mở cho từng đối tượng kế toán có nội dung kinh tế riêng biệt. Bộ Tài chính quy định thống nhất hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho ngành Bảo hiểm xã hội từ trung ương đến địa phương; quy định thống nhất về loại tài khoản, số lượng tài khoản, ký hiệu, tên gọi và nội dung ghi chép của từng tài khoản. So với Chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp, Chế độ kế toán Bảo hiểm xã hội có một số tài khoản kế toán đặc thù của ngành cụ thể như sau:
- Tài khoản đặc thù loại 3 - Thanh toán: Phản ánh các nghiệp vụ thanh toán về thu, chi BHXH giữa các đơn vị trong ngành BHXH; các nghiệp vụ thanh toán giữa các đơn vị bảo hiểm với đại diện chi trả xã, thị trấn, bưu điện và các nghiệp vụ thanh toán giữa đơn vị BHXH với các cơ sở khám chữa bệnh về các khoản chi phí khám chữa bệnh cho bệnh nhân tham gia BHYT.
- Tài khoản đặc thù loại 4 - Nguồn kinh phí: Tài khoản loại này dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động và quyết toán các quỹ BHXH, BHYT, BHTN của đơn vị Bảo hiểm xã hội.
- Tài khoản đặc thù loại 5 - Các khoản thu BHXH, BHYT, BHTN: Tài khoản loại này dùng để phản ánh tất cả các khoản thu BHXH, BHYT, BHTN phát sinh theo phân cấp quản lý thu theo chế độ tài chính quy định tại đơn vị Bảo hiểm xã hội huyện.
- Tài khoản đặc thù loại 6 - Các khoản chi BHXH, BHYT, BHTN: Dùng để phản ánh các khoản chi BHXH, BHYT, BHTN cho người hưởng,
37
cho đại lý thu, đại lý chi trả; chi quản lý BHXH, BHYT, BHTN cho viên chức tại đơn vị.
Danh mục hệ thống tài khoản kế toán (Phụ lục số 2.2)
Hệ thống tài khoản kế toán Bảo hiểm xã hội gồm các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản và các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản.
Các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo các đối tượng kế toán gồm tàỉ sản, nguồn hình thành tài sản và quá trình sử dụng tài sản tại đơn vị HCSN
* Phân loại hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán gồm 7 loại, từ Loại 1 đến Loại 6 là các tàỉ khoản trong Bảng cân đối tài khoản và Lọại 0 là các tài khoản ngoài Bảng cân đối tài khoản.
- Tài khoản cấp 1 gồm 3 chữ số thập phân;
- Tài khoản cấp 2 gồm 4 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện) - Tàỉ khoản cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2);
- Tài khoản cấp 3 gồm 5 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện Tk cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2, chữ số thứ 5 thể hiện Tài khoản cấp 3); - Tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản được đánh số từ 001 đến 017 Chi tiết các loại tài khoản sử dụng tại đơn vị:
Số
TT Nhóm TK Ký hiệu tài khoản
1 Loại 1 111,112,113,121,152,153,155. 2 Loại 2 211,213,214,221,241. 3 Loại 3 311, 312, 331, 332, 333, 334, 335, 336, 341, 342, 343, 344, 351, 352, 353, 354. 4 Loại 4 411, 412, 413,421, 422, 431, 441, 461, 462, 464, 466, 471, 472, 473, 474, 476. 5 Loại 5 511, 512, 521, 531, 571, 572,573,574, 575, 579
38
6 Loại 6 631, 642, 643, 661, 662, 664, 671, 672, 673, 674, 675
7 Loại 0 001, 002, 004, 005, 006, 007, 008, 009, 010, 011, 013, 014, 015, 016, 017
* Tổ chức vận dụng hạch toán kế toán một số phần hành cụ thể tại Bảo hiểm xã hội huyện Hoài Ân
** Tiếp nhận kinh phí và sử dụng kinh phí của Bảo hiểm xã hội tỉnh cấp
- Đối với nguồn kinh phí chi hoạt động
Phản ánh tình hình tiếp nhận, sử dụng và quyết toán nguồn kinh phí nhằm duy trì và đảm bảo cho sự hoạt động theo chức năng của các đơn vị hành chính sự nghiệp. Nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị Bảo hiểm xã hội huyện do Bảo hiểm xã hội tỉnh cấp theo dự toán giao hàng năm.
+ Nhận kinh phí từ BHXH tỉnh cấp tiến hành nhập tăng nguồn kinh phí được sử dụng các hoạt động, mua sắm, sửa chữa.., hạch toán tài khoản 461
+ Sử dụng kinh phí chi từ nguồn kinh phí hoạt động: Kế toán chi cho hoạt động thể hiện trên tài khoản 661, tài khoản này phản ánh các khoản chi mang tính chất hoạt động thường xuyên và không thường xuyên theo dự toán chi đã được duyệt như: Chi dùng cho công tác nghiệp vụ, chuyên môn và chi quản lý bộ máy hoạt động của cơ quan Bảo hiểm xã hội từ Trung ương đến địa phương, các khoản chi phí hoạt động này được trang trãi bằng nguồn kinh phí hoạt động được trích từ chênh lệch thu lớn hơn chi hoạt động đầu tư tài chính, do NSNN cấp hoặc cấp trên cấp, do nhận viện trợ, tài trợ..
Hàng quý, kế toán đơn vị phải làm thủ tục quyết toán tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí quản lý hoạt động với Bảo hiểm xã hội tỉnh. Cuối năm, số kinh phí được cấp sử dụng chưa hết được chuyển sang năm sau; đối với những khoản phải chi mà đơn vị chưa chi trong năm (được thuyết minh cụ thể trên BCTC), còn lại sẽ trừ vào dự toán của năm sau.
39
Sơ đồ số 2.2 Kế toán quá trình tiếp nhận và sử dụng kinh phí hoạt động tại bảo hiểm xã hội huyện
(Nguồn trích dẫn từ sách chế độ kế toán BHXH Việt Nam)
- Nguồn kinh phí chi BHXH, BHYT, BHTN
Nguồn kinh phí chi BHXH, BHYT, BHTN của đơn vị do Bảo hiểm xã hội tỉnh cấp theo dự toán đã phê duyệt đầu năm và được điều chỉnh trong năm theo số chi thực tế đối với quỹ BHXH, BHTN; đối với quỹ BHYT dự toán được cấp theo đầu thẻ BHYT đăng ký khám chữa bệnh tại cơ sở khám chữa bệnh ban đầu, nếu trong năm vượt dự toán giao thì cơ sở khám chữa bệnh
431 334 111, 112, 152 … Chi bộ máy TX Tạm trả thu nhập tăng thêm Tạm trích quỹ khen Thưởng, phúc lợi
từ tiền tiết kiệm Chi hoạt động
Khi báo cáo quyết toán được Cấp có thẩm quyền phê duyệt Tỉnh cấp kinh phí Địa phương hỗ trợ 112 5111, 5118
Thu khác tại Huyện 461
661
40
phải giải trình cụ thể, cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh tiến hành kiểm tra thẩm định, nếu hợp lý trình Bảo hiểm xã hội Việt Nam phê duyệt cấp bổ sung, nếu không hợp lý thì cơ sở khám chữa bệnh không được chấp nhận số chi khám chữa bệnh vượt dự toán.
+ Tiếp nhận nguồn kinh phí chi BHXH, BHYT, BHTN
Khi nhận kinh phí chi BHXH, BHYT, BHTN từ cấp trên cấp, kế toán hạch toán vào tài khoản 354, nếu có thu hồi trùng cấp chi sai BHXH, BHYT, BHTN của năm trước, kế toán hạch toán vào tài khoản 3426
+ Sử dụng nguồn kinh phí chi BHXH, BHYT, BHTN
++ Chi lương hưu và trợ cấp BHXH do Ngân sách nhà nước hạch toán tài khoản 664
++ Chi lương hưu và trợ cấp BHXH từ nguồn Quỹ BHXH bắt buộc hạch toán tài khoản 671
++ Chi lương hưu và trợ cấp BHXH từ nguồn Quỹ BHXH tự nguyện hạch toán vào tài khỏa 672
++ Chi thanh toán khám, chữa bệnh BHYT từ nguồn Quỹ BHYT hạch toán vào tài khoản 673
++ Chi trợ cấp thất nghiệp từ nguồn quỹ thất nghiệp hạch toán vào tài khoản 674
Cuối năm nếu báo cáo chi các loại trợ cấp từ các các quỹ BHXH, BHYT, BHTN cho các đối tượng chưa được duyệt, kế toán kết chuyển từ tài khoản năm nay sang năm trước theo tài khoản cấp 2 của từng loại quỹ chi BHXH, BHYT, BHTN.