7. Kết cấu của đề tài
3.2.4. Phát triển hệ thống thông tin và truyền thông
Giải pháp về công nghệ và thiết bị máy móc
Thứ nhất, BIDV đã xây dựng hệ thống phần mềm mới nhằm đáp ứng các nhu cầu quản lý trong giao dịch kinh doanh ngoại tệ. Tuy nhiên phần mềm này vẫn còn một số hạn chế như: dữ liệu quá khứ vì ngày dữ liệu là ngày hôm trước, dữ liệu chưa thể hiện một số tiêu chí đặc thù, … Để khai thác và sử dụng phần mềm hiệu quả, tác giả đề xuất các giải pháp sau:
- BIDV Quy Nhơn nên thường xuyên tổ chức lấy ý kiến từng phòng, bộ phận về hệ thống phần mềm đang sử dụng để kịp thời báo cáo HSC khắc phục các lỗi trong giao dịch.
- Thường xuyên tổ chức các lớp đào tạo thực hành về phần mềm nhằm có hướng dẫn cụ thể, chi tiết đối với các sản phẩm phát sinh mới trước khi áp dụng. Đào tạo bắt buộc về phần mềm cho các nhân viên liên quan bộ phận kinh doanh ngoại tệ nhằm thực hiện nhanh và hạn chế sai sót trong giao dịch.
- Ban hành quy định và trách nhiệm cụ thể cho tổ điện toán thuộc phòng QLNB. Bộ phận này có nhiệm vụ phát triển hệ thống báo cáo, kết xuất dữ liệu thông tin từ phần mềm phục vụ công tác chuyên môn và quản trị điều hành.
Thứ hai, BIDV Quy Nhơn cần tăng cường hệ thống điện thoại ghi âm để tránh những nhầm lẫn trong quá trình giao dịch mua bán ngoại tệ. Trên
thực tế, mỗi ngày, cán bộ kinh doanh ngoại tệ thực hiện rất nhiều giao dịch qua các phương tiện giao dịch khác nhau như Reuters Dealing, Reuters Messenger hay điện thoại. Điều này dẫn đến trường hợp một trong hai bên giao dịch có thể không thừa nhận giao dịch do không có bằng chứng giao dịch, hoặc xác nhận giao dịch khác với thỏa thuận giao dịch ban đầu. Vì vậy, cần tăng cường hệ thống điện thoại có ghi âm để hạn chế những trường hợp rủi ro kể trên.
Thứ ba, Theo đúng chuẩn mực quốc tế, hệ thống giao dịch (Reuters Dealing) phải nằm ở khu vực biệt lập, chỉ có cán bộ thuộc bộ phận giao dịch mới được phép ra vào khu vực giao dịch. Điều này nhằm tránh trường hợp cán bộ thuộc bộ phận khác sử dụng hệ thống giao dịch gây thiệt hại cho hoạt động của ngân hàng. Tại BIDV Quy Nhơn, bộ phận KDNT thuộc phòng QLNB, hệ thống giao dịch nằm chung với các khu vực khác trong phòng QLNB. Vì vậy, để giảm thiểu rủi ro này, tác giả đề xuất chuyển hệ thống giao dịch sang một phòng biệt lập hoặc thực hiện vách ngăn có thông báo “vô phận sự miễn vào”.
Giải pháp về hệ thống mạng nội bộ
Để các thông tin truyền đạt từ cấp lãnh đạo đến nhân viên đảm bảo kịp thời, nhanh chóng. BIDV cần cải thiện quy trình cung cấp thông tin như sau:
- Những thông tin chỉ đạo không mang tính bảo mật giữa các cấp lãnh đạo hoặc mang tính chất phổ biến rộng rãi, thì cần thực hiện chia sẻ trực tiếp cho tất cả CBNV liên quan thông qua hình thức email, cập nhật trên hệ thống thông tin văn phòng điện tử để nắm bắt kịp thời đáp ứng công việc một cách hiệu quả.
- Đối với bảng điện tử tại các phòng giao dịch trực tiếp với khách hàng, ngân hàng đề xuất với BIDV xây dựng hệ thống công nghệ thông tin mang tính tự động hóa cao, khi có sự thay đổi tỷ giá bộ phận KDNT của chi nhánh
chỉ cần nhập vào chương trình thì có thể truyền tải cập nhật đến tất cả bảng điện tử của các phòng liên quan nhằm tăng tính kịp thời, chính xác.
- Cần khắc phục nhanh sự cố rớt mạng, nghẽn tắc đường truyền gây gián đoạn trong việc xử lý nghiệp vụ. Đề xuất với trung tâm công nghệ thông tin hỗ trợ nâng cấp, sửa chữa, hạn chế thiệt hại.
- Tăng cường hoạt động của đường dây nóng cho phép nhân viên, khách hàng báo cáo về hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho ngân hàng, giúp ngân hàng phát hiện nhanh chóng để có phương án đối phó kịp thời.
Giải pháp về quảng bá sản phẩm dịch vụ, thương hiệu
- Phương pháp tiếp thị tại quầy là giải pháp mang lại hiệu quả cao mà tiết kiệm được chi phí. Cán bộ giao dịch trực tiếp với khách hàng cần nắm vững nghiệp vụ và nắm bắt nhu cầu của khách hàng để khai thác và tiếp thị.
- Ngân hàng cần thành lập riêng một tổ nghiệp vụ chuyên tiếp thị bán các sản phẩm dịch vụ của ngân hàng trong đó có sản phẩm kinh doanh ngoại tệ. Hoạt động của tổ nghiệp vụ có thể tại quầy, ngoài quầy, … gắn liền trách nhiệm và quyền lợi với nhau nhằm tạo cơ chế động lực thúc đẩy cán bộ thực hiện hiệu quả nhưng đi kèm biện pháp chế tài đối với các trường hợp vi phạm. - Tăng cường các hình thức quảng cáo, quảng bá như tờ rơi, poster, bản điện tử, email, tin nhắn điện thoại, … tạo “ấn tượng tốt” với khách hàng để khách hàng biết và sử dụng dịch vụ.
- Ngoài ra Ban giám đốc nên ban hành văn bản cụ thể hướng dẫn cho khách hàng biết khi cần có thể phản ánh ở đâu, bộ phận nào tiếp nhận và thời gian và cách thức giải quyết như thế nào những phản ánh đó. Thành lập bộ phận độc lập với chức năng thu thập thông tin, kiểm tra thông tin, những phản ánh của khách hàng, như vậy mới có hướng giải quyết kịp thời, giúp cho
khách hàng có thể yên tâm khi sử dụng dịch vụ của Ngân hàng.